Hotspotmonitor 2025

Inleiding

Een hotspotmonitor is een instrument dat wordt gebruikt om specifieke onderwerpen of thema’s binnen de informatiehuishouding van een organisatie als ‘hotspots’ aan te wijzen. Het doel hiervan is om archiefbescheiden die betrekking hebben op deze onderwerpen uit te zonderen van vernietiging, zodat deze behouden blijven voor evaluatie, onderzoek en/of beleidsontwikkeling.

De wettelijke grondslag voor de hotspotmonitor is artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit 1995. Hierin staat dat een selectielijst moet bevatten: “een opsomming van de criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen.” De hotspotmonitor voorziet hierin en fungeert als aanvullend instrument op de selectielijst.

Binnen Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland wordt de hotspotmonitor jaarlijks vastgesteld door het Strategisch Informatieoverleg (SIO). Dit orgaan beoordeelt welke onderwerpen als hotspot worden aangemerkt op basis van vooraf bepaalde criteria. Onderwerpen kunnen door verschillende afdelingen of belanghebbenden worden aangedragen en worden vervolgens door het SIO beoordeeld en vastgesteld.

Documenten die als hotspot zijn aangemerkt, worden blijvend bewaard en uiteindelijk overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Criteria voor aanwijzing als hotspot

Een onderwerp kan als hotspot worden aangemerkt als het voldoet aan minimaal één van de volgende vier criteria:

• 1. Grote maatschappelijke of bestuurlijke impact: Het onderwerp heeft aanzienlijke gevolgen voor de samenleving, bestuurlijke besluitvorming of beleid.

• 2. Relevantie voor toekomstige verantwoording of evaluatie: De informatie is van belang voor toekomstige verantwoording, beleidsvorming of evaluatie van besluiten.

• 3. Betrokkenheid van meerdere partijen en complexiteit: Het onderwerp kent meerdere betrokken partijen en een complexe besluitvorming.

• 4. Publieke of juridische gevoeligheid: De informatie is gevoelig vanwege juridische, ethische of publieke belangen.

Overzicht van vastgestelde hotspots

Hieronder volgt een lijst met onderwerpen die voor de Hotspotmonitor 2025 zijn vastgesteld. Per hotspot wordt een korte toelichting gegeven, de periode waarvoor deze geldt en de relevante criteria die van toepassing zijn.

	Onderwerp	Periode	Toelichting	Criteria
1	Covid-19	2020-2025	Impact op volksgezondheid, economie en beleidsmaatregelen	1,2,3,
2	Vluchtelingen	2022-2026	Toename van migratie en opvangvraagstukken	1,3,4
3	Oekraïne	2022-2027	Geopolitieke gevolgen en impact op energie en veiligheid	1,2,4

Proces van vaststelling en actualisatie

Het proces van vaststelling van de hotspotmonitor verloopt als volgt:

• 1. Aanmelding van onderwerpen: Onderwerpen kunnen worden aangedragen door afdelingen of belanghebbenden binnen de organisatie.

• 2. Beoordeling door SIO: Het SIO beoordeelt of het onderwerp voldoet aan de criteria en stelt vast of het als hotspot wordt opgenomen.

• 3. Vastlegging en publicatie: De goedgekeurde onderwerpen worden opgenomen in de hotspotmonitor en gecommuniceerd binnen de organisatie. Daarnaast wordt de hotspotmonitor openbaar gepubliceerd, zodat inzichtelijk is welke onderwerpen als hotspot zijn aangemerkt en waarom deze worden bewaard. Dit draagt bij aan de transparantie van het selectiebeleid, conform de uitgangspunten van overheidsorganisaties.

• 4. Jaarlijkse evaluatie en actualisatie: De lijst wordt jaarlijks herzien en geactualiseerd op basis van nieuwe ontwikkelingen of gewijzigde inzichten.

Met deze hotspotmonitor wordt geborgd dat relevante informatie behouden blijft en op een gestructureerde wijze wordt beheerd binnen de informatiehuishouding van de organisatie.