Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Zuid-Limburg

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. Afdelingshoofd: een afdelingshoofd van de Omgevingsdienst, bedoeld in artikel 6 van de Regeling Organisatie Omgevingsdienst Zuid-Limburg 2024;

• b. Budget: toegekende financiële middelen binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting, bestemd voor het realiseren van een bepaald doel binnen een bepaalde termijn;

• c. Budgethouder: een functionaris van de Omgevingsdienst aan wie op grond van zijn functie een budget wordt toegekend en die daarmee bevoegd is tot besteding van het budget;

• d. Budgethouder A: Directeur van de Omgevingsdienst;

• e. Budgethouder B: Afdelingshoofden;

• f. Directeur: de directeur van de Omgevingsdienst;

• g. Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst;

• h. Omgevingsdienst: het openbaar lichaam Omgevingsdienst Zuid-Limburg (ODZL).

Artikel 2 Aanwijzing van budgethouders

• 1. Budgethouder A is budgethouder van de budgetten, die door het Algemeen Bestuur via de begroting zijn toegekend en legt daarover verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur.

• 2. Budgethouders B zijn budgethouder van de budgetten, die door de directeur aan hem of haar zijn toegekend en leggen daarover verantwoording af aan de directeur.

• 3. Voor het aanwijzen van vervangers gelden de volgende richtlijnen:

  • a. Budgethouder A wordt vervangen overeenkomstig de door het dagelijks bestuur vastgestelde vervangingsregeling voor de directeur;

  • b. Budgethouders B worden vervangen door de directeur.

Artikel 3 Limieten

• 1. De bevoegdheid tot het aangaan van contractuele en financiële verplichtingen en het doen van betalingen is:

  • a. Voor budgethouder A, die zijn of haar bevoegdheid rechtstreeks van het bestuur krijgt, niet gelimiteerd;

  • b. Voor budgethouders B gelimiteerd tot een bedrag van € 25.000,- excl. BTW;

• 2. De budgethouder handelt bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd of vast te leggen in:

  • a. deze Budgethoudersregeling;

  • b. het Mandaatbesluit van het dagelijks bestuur en de voorzitter aan de directeur van de Omgevingsdienst Zuid-Limburg;

  • c. het Onder mandaatbesluit van de directeur van de Omgevingsdienst Zuid-Limburg aan afdelingshoofden;

  • d. het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

  • e. de Financiële verordening.

Artikel 4 Algemene verplichtingen en rechten

• 1. De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering van de budgetten die aan hem zijn toegewezen. In dat kader is hij verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de besteding van deze budgetten.

• 2. De budgethouder mag alleen ten laste van een budget, in verband met een opdrachtverlening, verplichtingen aangaan indien hij daartoe bevoegd is op grond van het Mandaatbesluit of een ondermandaatbesluit nadat hij een verplichting (VPL) heeft vastgelegd in de financiële administratie en een VPL-nummer heeft ontvangen.

• 3. In afwijking van het gestelde in het tweede lid geldt de VPL-verplichting niet bij bedragen onder de € 1.000,- excl. BTW en niet voor de aanstelling van medewerkers in vaste dienst. Verder kan de budgethouder met expliciete toestemming van de directeur ten laste van een budget een verplichting aangaan zonder dat deze is vastgelegd in de financiële administratie.

Artikel 5 Overige instructies

• 1. De budgethouder draagt zorg voor de besteding van de aan hem toevertrouwde budgetten in overeenstemming met de taakgestelde resultaten waarvoor de budgetten dienen. Tevens draagt de budgethouder zorg voor een adequate organisatie van de processen en activiteiten nodig voor het verwezenlijken van de taakgestelde resultaten.

• 2. De budgethouder informeert - met inachtneming van de geldende verslagleggingsrichtlijnen - de naasthogere budgethouder (voor de budgethouder A is dit het dagelijks bestuur) tijdig omtrent de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van de toegekende budgetten. Dit betreft (verwachte) overschrijdingen van de lasten op totaalniveau en/of onderschrijding van de baten op totaalniveau zowel als afwijkingen in de bijbehorende taakgestelde resultaten.

Artikel 6 Condities/beperkingen

• 1. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar, in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget.

• 2. Per budgethouder kunnen – voor zover niet strijdig met de algemene regeling budgethouders en/of andere algemene regels - aan de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht door de directeur.

Artikel 7 De uitvoering van het budget

• 1. De budgethouder neemt alle noodzakelijke initiatieven ter tijdige uitvoering van zijn budget.

• 2. Bij de uitvoering houdt de budgethouder rekening met alle geldende randvoorwaarden en besluiten en met relevante ontwikkelingen.

• 3. Waar nodig stuurt de budgethouder bij of neemt initiatieven om tot een bijstelling van de geldende randvoorwaarden of besluiten te komen.

Artikel 8 Het aangaan van verplichtingen

• 1. Bij het aangaan van verplichtingen dient de budgethouder ter uitvoering van zijn budget de volgende randvoorwaarden in acht te nemen:

  • a. de verplichting moeten redelijk zijn en passen binnen de goedgekeurde begroting;

  • b. het aangaan van raamovereenkomsten is voorbehouden aan de directeur;

• 2. Indien één verplichting ten laste van meer budgetten van verschillende budgethouders wordt aangegaan wordt, tenzij anders aangegeven, voor de verdere afhandeling de budgethouder van de grootste bijdrage budgethouder voor het totaalbedrag.

Artikel 9 Verantwoording

• 1. Budgethouder A legt periodiek (voortgangsrapportage & jaarstukken) aan het dagelijks bestuur verantwoording af over de uitvoering van de budgetten die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

• 2. Budgethouders B leggen periodiek verantwoording af over de uitvoering van de budgetten die onder hun verantwoordelijkheid vallen op een zodanig tijdstip dat Budgethouder A tijdig kan voldoen aan de verplichting in het eerste lid.

Artikel 10 Informatie

• 1. De afdeling Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van alle door de budgethouder aangereikte financiële gegevens die van belang zijn voor de begrotingsvoorbereiding, -uitvoering en verantwoording van alle budgetten.

• 2. De afdeling Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een adequate informatievoorziening.

• 3. De afdeling Bedrijfsvoering biedt in het kader van de opstelling van een voortgangsrapportage en de jaarstukken de budgethouder voor alle budgetten, waarvoor hij verantwoordelijk is, de noodzakelijke informatie.

• 4. De budgethouder is bevoegd alle in de financiële administratie over zijn budgetten vastgelegde gegevens te raadplegen.

Artikel 11 Instructies

De directeur is bevoegd instructies vast te stellen welke de budgethouder in acht dient te nemen bij de uitoefening van het budgethouderschap.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als: Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Zuid-Limburg.