Nota Activabeleid VRU

Het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Utrecht;

gelet op:

• artikel 212 lid 2 onder a Gemeentewet; en

• artikel 7 Financiële Verordening VRU

gehoord:

de beraadslaging;

besluit:

• 1. de Nota activabeleid VRU zoals vastgesteld op 9 november 2020 en de bijbehorende gewijzigde tabel afschrijvingstermijnen zoals vastgesteld op 11 oktober 2023 in te trekken; en

• 2. de Nota Activabeleid VRU vast te stellen.

1 Inleiding

In deze nota worden nadere regels gegeven ten aanzien van het investeren, waarderen en afschrijven van activa zoals bedoeld in de financiële verordening VRU. De wettelijke basis is zoals hierna beschreven.

1.1 Kader

In de Gemeentewet, die volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen ook van toepassing is op de veiligheidsregio’s, is opgenomen dat de raad (en bij een gemeenschappelijke regeling het algemeen bestuur) het financiële beleid vaststelt. Artikel 212 lid 2 letter a. van de Gemeentewet bepaalt dat in de door het algemeen bestuur vast te stellen financiële verordening in ieder geval de regels voor waardering en afschrijving van activa zijn opgenomen.

In de financiële verordening VRU is in artikel 7 (waardering en afschrijving vaste activa) bepaald dat de waarderingsgrondslagen van de immateriële en materiële vaste activa en daarbij behorende methodiek en de termijnen worden opgenomen in de nota activabeleid VRU.

Deze nota activabeleid bakent de formele kaders af, waarbinnen het dagelijks bestuur alsmede de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de kadernota, de begroting en de jaarrekening. Van de afschrijvingstermijnen die in bijlage 1 van deze nota zijn opgenomen kan in bijzondere situaties bij een begroting(swijziging) worden afgeweken.

1.2 Leeswijzer

Hoofdstuk 2 bevat het beleid ten aanzien van activeren en afschrijven vaste activa, de berekening van rente en kapitaallasten en de bepalingen ten aanzien van investeringen. In hoofdstuk 3 volgt een toelichting op het beleid en worden begrippen nader omschreven en gedefinieerd. Bijlage 1 bevat de afschrijvingstermijnen van materiële en immateriële vaste activa.

2 Beleid

De onderstreepte begrippen worden nader uitgewerkt in hoofdstuk 3.

2.1 Activeren en waarderen

• A. Activa wordt gewaardeerd (zie waarderen) op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 63 lid 1 BBV), verminderd met ontvangsten van derden en afschrijvingen.

• B. Aanschaffingen met een meerjarig nut met een aanschafwaarde/verkrijgingsprijs vanaf € 10.000 worden geactiveerd. Voor aanschaffingen met een meerjarig nut met een aanschafwaarde/verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 is activering toegestaan als dit bedrijfsmatig gewenst is ¹

• C. Kleding wordt niet geactiveerd voor zover deze op de persoon wordt uitgeleverd en niet wordt hergebruikt.

• D. Mobiele telefoons worden niet geactiveerd.

• E. Onderhoudskosten worden niet geactiveerd. Uitzonderingen hierop zijn renovaties en verbouwingen van bedrijfsgebouwen en revisies waarbij de verwachte gebruiksduur van de activa wordt verlengd met minimaal 2 jaar.

• F. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden op de waardering in mindering gebracht.

• G. Uren van eigen personeel worden niet geactiveerd.

• H. Reserves mogen niet in mindering worden gebracht op een investering.

• I. Activa wordt geactiveerd inclusief BTW.

• J. Voor materiële vaste activa, immateriële activa en financiële vaste activa zijn verschillende waarderingsgrondslagen van toepassing.

2.2 Afschrijven van activa

• A. De VRU werkt met lineaire afschrijving.

• B. De afschrijvingstermijnen die gelden voor nieuwe activa zijn opgenomen in bijlage 1 (zie afschrijven). Bij activa die niet is opgenomen in bijlage 1, tweedehands activa en revisies geldt dat de (resterende) gebruiksduur leidend is voor de afschrijvingstermijn.

• C. De restwaarde wordt bij de bepaling van de afschrijvingsbedragen op nihil gesteld.

• D. De VRU past de componentenbenadering toe bij het activeren met de daarbij behorende afschrijvingstermijnen.

• E. De afschrijving start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief.

• F. Materieel met een restwaarde wordt in principe verkocht via een (openbare) veiling, tenzij door of namens het dagelijks bestuur expliciet anders wordt besloten.

• G. Duurzame waardevermindering wordt op het moment van constatering onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar ten laste van het resultaat gebracht.

2.3 Berekening rente

• A. De berekening van rente start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief.

• B. De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari en wordt jaarlijks ten laste van de exploitatie gebracht.

2.4 Egalisatiereserve kapitaallasten

• A. Via het meerjarig investeringsplan wordt gestuurd op een meerjarig evenwicht tussen de begrote en gerealiseerde kapitaallasten (afschrijving en rente). Om de kosten van afschrijving en rente over de jaren te egaliseren wordt gebruik gemaakt van een egalisatiereserve. Tekorten op de kapitaallasten worden aan deze reserve onttrokken. Overschotten worden aan deze reserve gedoteerd.

• B. Boekwinst (opbrengst activa) of -verlies (versnelde afschrijving) bij afstoten van activa wordt ten gunste van de exploitatie gebracht en vervolgens via een dotatie/onttrekking gemuteerd in de reserve egalisatie kapitaallasten.

2.5 Investeringsbevoegdheid

• A. Autorisatie van de geplande investeringen vindt plaats door vaststelling van de begroting.

• B. Het meerjarig investeringsplan maakt onderdeel uit van de begroting.

• C. Het investeringsbudget wordt door of namens het dagelijks bestuur voor 2 jaar ter beschikking gesteld. Daarna zal dit budget, indien noodzakelijk, opnieuw door het dagelijks bestuur worden verlengd.

• D. Indien het investeringsbudget ontoereikend blijkt, kan door of namens het dagelijks bestuur worden ingestemd met een uitbreiding van het budget van maximaal 10% op voorwaarde dat dit wordt gedekt binnen de bestaande begroting.

• E. De ondermandaatregeling VRU is leidend voor het aangaan van investeringsverplichtingen. Bij een negatief advies (financiële kaders, nota activabeleid VRU en inkoop/rechtmatigheid) wordt het investeringsvoorstel voorgelegd aan het directieteam van de VRU.

3. Nadere uitwerking begrippen

Activa	Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut: deze investeringen bieden mogelijkheden om middelen te genereren en/of te verhandelen. Investeringen met maatschappelijk nut (komt bij de VRU niet voor): deze investeringen hebben die mogelijkheden, onder economisch nut genoemd, niet. Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen en saldo agio en disagio (art. 63 BBV). Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief (art. 60 BBV). Bijdragen aan activa in eigendom van derden. Financiële vaste activa Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen. Leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen. Overige verstrekte langlopende leningen. Overige uitzettingen met een looptijd langer dan één jaar.
Afschrijven	Jaarlijks vermindert de waarde van een investering. Deze vermindering wordt afschrijving genoemd. Deze waardedaling wordt veroorzaakt door technische slijtage (technische levensduur) en/of economische veroudering (economische levensduur). Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering. Deze gebruiksduur bepaalt dan ook de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. De afschrijving wordt berekend door het investeringsbedrag (in het jaar nadat het actief gereed is gemeld) te delen door de afschrijftermijn (zie bijlage 1).
BBV	Besluit Begroting en Verantwoording. Regelgeving omtrent het opstellen van begrotingen en jaarrekeningen van provincies en gemeenten.
Bijdragen aan derden	Bijdragen aan derden mogen worden geactiveerd als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: Er moet sprake zijn van een investering door een derde; De investering moet bijdragen aan de aan de VRU opgedragen publieke taak; De derde moet zich verplicht hebben tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen; De bijdrage moet kunnen worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft, of de VRU de mogelijkheid heeft recht te doen gelden op de activa die samenhangen met de investering (bijv. middels pandrecht of hypotheekrecht). Als vast staat dat aan alle voorwaarden wordt voldaan moet de VRU de bijdrage behandelen als was het actief in kwestie in bezit van de VRU.
Bijdragen van derden	Hieronder vallen onder andere de subsidies van het Rijk en de provincie.
Componenten benadering	De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kunnen de gebruiksduren namelijk verschillen. Bij toepassing van deze benadering worden afzonderlijke vervangingen opnieuw geactiveerd.
Kleding	Bijvoorbeeld uniformen, t-shirts, hemden, sokken, schoenen en blushandschoenen.
Lineaire afschrijving	Het afschrijven volgens een vast percentage van de aanschafprijs. Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag is gelijk, terwijl de rentelasten jaarlijks afnemen. Dit laatste betekent dat de kapitaallasten (afschrijving + rente) jaarlijks een dalend verloop laten zien.
Onderhouds-kosten	Klein onderhoud Dit keert jaarlijks terug en moet daarom uit de jaarlijkse budgetten worden bekostigd. Activering van de kosten is niet mogelijk. Groot onderhoud Het gaat om zaken die eens in de zoveel jaar moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het (buiten) schilderwerk van een gebouw. Ook voor deze lasten geeft het BBV geen mogelijkheden tot activering. De keuze bestaat hierbij uit dekking van de kosten via exploitatie, dan wel de vorming van een voorziening. Revisie Dit betreft het opknappen van activa met de intentie om de gebruiksduur significant te verlengen (minimaal 2 jaar). Renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen Renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen worden wel apart geactiveerd.
Rente	Voor de toerekening van rente aan de individuele activa wordt aansluiting gezocht met de notitie rente 2023 (commissie BBV, december 2023), die met ingang van begrotingsjaar 2025 in werking treedt. Hierin is het volgende opgenomen: De omslagrente wordt berekend door de aan de taakvelden toe te rekenen rente (in euro’s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa + voorraad gronden die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de individuele activa + voorraad gronden. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting (voor)gecalculeerde omslagrentepercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond.
Restwaarde	De restwaarde vertegenwoordigt de schatting van de opbrengstwaarde tegen het huidige prijspeil, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief.
Waarderen	In het BBV is voorgeschreven dat activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 63 lid 1 BBV). De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. Ook kunnen de door derden in rekening gebrachte personele kosten die een directe relatie hebben met de vervaardiging van het actief (bijvoorbeeld ontwikkeling van software) wel worden geactiveerd.
Waarderings-grondslagen	De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de afschrijvingen. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief worden, conform artikel 62 BBV, in mindering gebracht op de boekwaarde van de investering. De eventuele kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht, agio wordt direct ten gunste van de exploitatie gebracht. De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de afschrijvingen. Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen worden - voor zover de VRU de bevoegdheid heeft tot het verstrekken ervan - gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs. De bijdragen aan activa in eigendom derden worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs, verminderd met de afschrijvingen. Deze bijdragen worden lineair afgeschreven. Deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur,

Utrecht, 2 december 2024,

S.A.M. Dijksma

voorzitter

J.R. Donker

secretaris

Bijlage 1 Tabel afschrijvingstermijnen

De afschrijvingstabel is van toepassing op investeringen na 1 januari 2025.

De onderstaande opsomming is niet uitputtend. Voorts blijft het in incidentele gevallen, bijvoorbeeld als de werkelijke levensduur sterk afwijkt, mogelijk af te wijken van de genoemde afschrijvingstermijnen.

Soort actief	Sub-indeling soort actief	Afschrijvingstermijn
Onderzoek en ontwikkeling	Onderzoek en ontwikkeling van een actief	Maximaal 5 jaar (conform artikel 64 lid 5 BBV)
Toelichting: kosten ter voorbereiding van een investering worden niet geactiveerd, maar gaan ten laste van de exploitatie.

Afschrijvingstermijnen immateriële vaste activa

Soort actief	Activagroep	Afschrijvings-termijn	Toelichting
Gronden en terreinen	Gronden en terreinen posten	N.v.t.	Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven
Bedrijfsgebouwen	Gebouwen (nieuwbouw)	40 jaar
	Renovatie en verbouwing	25 jaar
	Overige bouwkundige aanpassingen	15 jaar
	Gebouwgebonden technische installaties	15 jaar
Inventaris bedrijfsgebouwen	Inventaris algemeen	10 jaar	Bedden, fitnessapparatuur, garderoberekken, kledinglockers, kantoor- en overig meubilair
	Inventaris werkplaats	20 jaar	Bokken, kolombrug, olie-aftapsysteem, werkkast, uitlaatafzuiging
		15 jaar	Brug (groot en klein), draaibank, keytracer-systeem, multizaagtafel, werkbank, slangenwasmachine, was- en droogmachines, adembeschermingsinstallatie, compressor
		10 jaar	Testapparatuur (passend bij te testen activa), airco-servicestation, pomptestunit, pulslasapparaat, stuurkogelpers, speciaal gereedschap
		5 jaar	Testapparatuur (passend bij te testen activa), gereedschapskarren, hogedrukreiniger
ICT-middelen	Centrale omgeving	5 jaar	Backup, housing, servers, storage, switches, systeemsoftware, virtualisatie, samenwerken
	Kantoor automatisering	5 jaar	Documentbewerking, documentbeheer, projecten, schema maken
	Netwerk	5 jaar	Beheer tooling, firewall, routers, switches, TV-abonnement, verbindingen, WAN-apparatuur, WLAN access points, WLAN controllers
	Randapparatuur	5 jaar	Camera’s, MPF, presentatiemiddelen, TV
	Primaire applicatie	5 jaar	Brandweerrepressie, crisisbeheersing, GHOR, GEO, koppeling, materieel beheer, opleiden en oefenen, risicobeheersing
	Secundaire applicatie	5 jaar	Documentbeheer, HRM/financieel, ICT Beheer, procesmanagement, samenwerken, websites/communicatie, BI- en rapportagetools
	Telefonie	5 jaar	Centrale lijnen, mobiele abonnementen, mobiele telefoons, vaste telefoons
	Data werkplek	4 jaar	Desktop, KVM-switches, landing place mobiel, landing place vast, laptop, MIFI-apparatuur, monitor, overige tablets, tablet Windows, thin client
Operationele dienstvoertuigen	Tankautospuiten	20 jaar	Basis, compact, CCFM
	Redvoertuigen	15 jaar	Autoladder, autoladder knik, hoogwerker
	Hulpverleningsvoertuig	15 jaar	HV wegvariant, HV terreinvaardig
	Haakarmvoertuigen	15 jaar	Haakarmvoertuig wegvariant, haakarmvoertuig terreinvaardig
	Schuimblusvoertuig	15 jaar
	Mobiele Commando Units	15 jaar	Bestelbus, vrachtwagen met opbouw
	Overige operationele voertuigen	15 jaar	Overige operationele voertuigen (bijv. waterwagen)
	Waterongevallenbestrijdingsvoertuig	10 jaar	Duiken, oppervlakteredding
	Operationele bestelbus	10 jaar	Hoogteredding, grof en extreem geweld, patiëntenvervoer terrein, rietenkap brandbestrijding, hulpverlening vee en grote huisdieren, verzorging klein
	Piketvoertuigen	8 jaar	Piketauto wegvariant, piketauto terreinvaardig, piketbestelbus wegvariant, piketbestelbus terreinvaardig
Ondersteunende dienstvoertuigen	Vrachtwagen	15 jaar	Haakarmvoertuig bedrijfsvoering, overige vrachtwagens bedrijfsvoering
	Personenbus	10 jaar	Normaal, verlengd
	Personenauto	8 jaar	Miniklasse (A), compacte klasse (B), compacte middenklasse (C), middenklasse (D), MPV (J en K), SUV (L en M)
	Bestelauto	8 jaar	Bestelauto enkele cabine, bestelauto dubbele cabine
	Bestelbus	8 jaar	Bestelbus enkele cabine, bestelbus dubbele cabine, chassis met opbouw
Overig operationeel materieel	Haakarmbakken operationeel	20 jaar	Haakarmbak en bijbehorende verreiker, haakarmbak technische hulpverlening (THV), verlichting, haakarmbak overig en haakarmbak voor grootwatertransport (WTS1500)
		15 jaar	Adembescherming (ABH), arbeidshygiëne, basisontsmettingseenheid (BOE), brandstof, olie en smeermiddelen (BOS), bronpomp (6m3) (BPH), sanitair unit, schuimvormend middel (SVM), verzorgingsunit, waterbassin (24m3) (WBH), watertank (12m3) (WTH)
	Operationele aanhangers	15 jaar	Motorspuitaanhanger, overige operationele aanhanger
	Vaartuigen	15 jaar	Vaartuig waterongevallen, vaartuig overig en bijbehorende trailer
Overig ondersteunend materieel	Haakarmbakken ondersteunend	20 jaar
	Ondersteunende aanhangers	15 jaar
	Heftrucks	15 jaar
	Motoren, scooters en fietsen	6 jaar
Operationeel materiaal	Slangen en watervoerende armaturen (SWA)	15 jaar	Slangen, straalpijpen, watervoerende armaturen, overige armaturen en watervoerend materiaal
	Kleine blusmiddelen	15 jaar	Sproeischuimblusser, poederblusser en CO2-blusser
	Materiaal QRT, valbeveiliging en hijs- en hulpmiddelen	10 jaar	Materiaal hoogteredding en brandweeroptreden bij grof en extreem geweld, valbeveiliging en hijs- en hulpmiddelen
	Klein motorgereedschap (KMG), elektrisch (hand)gereedschap	10 jaar	Overdrukventilator, motorkettingzaag, multizaag met accu, dompelpomp
	Redgereedschap (RG)	10 jaar	Schaar hydraulisch, spreider hydraulisch, ram hydraulisch, ram steun, pedaalknipper of minischaar, pomp hydraulisch en slangen hydraulisch
	AED	10 jaar
	Adembeschermende middelen (ABM)	10 jaar	Ademluchttoestel, ademluchtcilinder op ademlucht-toestel, volgelaatsmasker, blushelm
	Chemiepakken en toebehoren (OGS)	8 jaar	Chemicaliën-pak, chemicaliën-laarzen, chemicaliën-werkhandschoenen, set t.b.v. aankleden chemicaliën-pak (o.a. overall, slippers, zeil)
	Bluskleding, kleding jeugdbrandweer	8 jaar	Bluspakken en schouderstukken
	Beschermende middelen	8 jaar	HV-en zaaghelmen, redvesten, waadpakken, handschoenen hoge spanning
	Verlichting	8 jaar	Handlampen, laadhouders en werkplekverlichting
	Overige materialen voertuigen	8 jaar	Stabilisatiemateriaal, obstakelverlichting, verkeerskegels, handgereedschap en overige materialen
	Duiktoestellen en uitrusting duiker	7 jaar	Duikapparatuur (o.a. duiktoestellen, -cilinders en -maskers) en persoonlijke uitrusting duikers
	Meters	5 jaar	Explosiegevaarmeter (4-gasmeter), CO-meter, oppervlaktetemperatuurmeter, persoonlijke dosismeter, RA-meter
	Verbindingsmiddelen en navigatieapparatuur	5 jaar	Portofoon C2000, portofoon (object), mobilofoon, navigatieapparatuur, inbouwmiddelen en (tweeweg)pagers
	Warmtebeeldcamera (WBC)	5 jaar
Ondersteunend materiaal	Materiaal vakbekwaamheid	15 jaar
		10 jaar
		8 jaar
		5 jaar