Regeling nevenwerkzaamheden Veiligheidsregio Groningen

Algemene uitgangspunten

Samen werken we aan veiligheid. Iedere dag, steeds beter. Dat doen we professioneel, daadkrachtig, betrouwbaar en verbonden. Voor de inwoners, voor Groningen. In ons DNA zit dat we deelnemen in meerdere netwerken en vaak niet enkel één functie vervullen. Voor vrijwilligers zijn de werkzaamheden voor de Veiligheidsregio Groningen (de VRG) juist het werk ‘ernaast’.

De VRG waardeert het in algemene zin positief wanneer werknemers naast het werk bij de VRG (bestuurlijke) functies vervullen in verschillende (maatschappelijke) organisaties of instellingen en is trots op haar vrijwilligers die zich naast hun hoofdwerkzaamheden inzetten voor de VRG. Toch zijn er soms redenen waarom nevenwerkzaamheden niet verenigbaar zijn met het werken voor de VRG als betrouwbare en transparante overheidswerkgever, of je nu in dagdienst werkt, als beroepsbrandweer, als vrijwilliger of piketmedewerker. Daarop ziet deze regeling. Deze regeling helpt bovendien voorkomen dat werknemers (onbedoeld) in situaties van belangenverstrengeling terechtkomen, wat hun professionele integriteit en reputatie kan schaden.

Kader

Het kader van deze regeling wordt gevormd door:

Ambtenarenwet (artikel 125quinquies)

De Ambtenarenwet bepaalt dat voorschriften vastgesteld moeten worden ten aanzien van nevenwerkzaamheden. Onderwerpen die aan bod moeten komen zijn:

• De melding en de registratie van nevenwerkzaamheden die de belangen van de dienst (de VRG) raken;

• Openbaarmaking van nevenwerkzaamheden van bepaalde ambtenaren, zoals de directeur en de commandant brandweer/plaatsvervangend directeur;

• Een verbod op nevenwerkzaamheden waardoor de goede vervulling van de functie of de goede functionering van de openbare dienst niet in redelijkheid zou zijn verzekerd.

Arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio Groningen (artikel 15:1e, 15:1f en 15:1g)

De bepalingen vanuit de Ambtenarenwet zijn eveneens opgenomen in artikel 15:1e Arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio Groningen. Artikel 15:1f voegt daaraan toe dat het een ambtenaar is verboden om financiële belangen te hebben, effecten te bezitten en transacties in effecten te verrichten waardoor de goede vervulling van zijn functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staan met zijn functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. In artikel 15:1g is opgenomen dat het de werknemer is verboden middellijk of onmiddellijk deel te nemen aan aannemingen en leveringen ten behoeve van de openbare dienst.

HR-visie

Onze HR-visie beschrijft hoe we met elkaar samenwerken en wat we in die samenwerking van elkaar verwachten.

Artikel 1 Begripsbepaling

• a) Werknemer: de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid onder a en aaa, Arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio Groningen.

• b) Nevenwerkzaamheden: alle al dan niet betaalde werkzaamheden c.q. bezigheden die de werknemer buiten zijn functie bij de Veiligheidsregio Groningen voor zichzelf of voor derden verricht.

Artikel 2 Belangenverstrengeling

De werknemer vervult geen nevenwerkzaamheden als daarbij sprake is of kan zijn van strijdigheid met het belang van de VRG of van strijdigheid c.q. belangenverstrengeling met de functie die hij of zij binnen de VRG vervult.

Artikel 3 Meldingsplicht nevenwerkzaamheden

De werknemer is verplicht nevenwerkzaamheden en wijzigingen daarvan (vooraf) te melden bij zijn direct leidinggevende en toestemming te vragen bij de VRG wanneer deze nevenwerkzaamheden mogelijk leiden tot belangenverstrengeling als bedoeld in artikel 2 en op zijn minst indien:

• er een relatie is, financieel, inhoudelijk, of anderszins, tussen de VRG of de functie van de werknemer en (de organisatie) waar(voor) de nevenwerkzaamheden worden verricht, en/of

• er een risico is dat de nevenwerkzaamheden een goede functievervulling in de weg staan.

Artikel 4 Toestemming nevenwerkzaamheden

Toestemming tot het verrichten van nevenwerkzaamheden wordt schriftelijk verleend. Het bestuur verleent de toestemming voor nevenwerkzaamheden van de directeur VRG en de plaatsvervangend directeur. Voor nevenwerkzaamheden van overige werknemers verleent de directeur VRG toestemming. Aan de toestemming kunnen beperkingen of voorwaarden worden verbonden. Toestemming of afwijzing wordt schriftelijk vastgelegd.

Toestemming kan onder andere worden geweigerd als de nevenwerkzaamheden een zeker risico meebrengen met betrekking tot één of meer van de volgende aspecten:

• belangenverstrengeling

• ongewenste binding aan derden

• fraude en corruptie

• schade ten aanzien van het ambt

• schade aan de belangen van de VRG

• onduidelijkheid over de hoedanigheid van de werknemer in zijn/haar optreden naar derden

• strijdigheid met de Arbeidstijdenwet

Indien geen toestemming wordt verleend, wordt dit schriftelijk gemotiveerd aan de werknemer ter kennis gebracht. De weigering wordt opgenomen in het personeelsdossier.

De medewerker start niet en/of beëindigt met onmiddellijke ingang de nevenwerkzaamheden. Bij het starten van/voortzetting van de werkzaamheden waarvoor geen toestemming is verleend, kan een disciplinaire straf worden opgelegd, zoals bedoeld in hoofdstuk 16 en hoofdstuk 19 Arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio Groningen.

De toestemming/afwijzing is een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 5 Voorwaarden

Voor de werknemer aan wie toestemming is verleend om nevenwerkzaamheden te verrichten, gelden in ieder geval de volgende algemene voorwaarden:

• Indien de nevenwerkzaamheden betrekking hebben op het voeren van een eigen bedrijf, moet de werknemer zijn risico’s zodanig verzekeren, dat wordt voorkomen dat de VRG op enigerlei wijze schade zal lijden ten gevolge van de uitoefening van de nevenwerkzaamheden.

• Indien de nevenwerkzaamheden betrekking hebben op een rol als volksvertegenwoordiger in o.a. de Gemeenteraad, Provinciale Staten, Tweede/Eerste Kamer of ander (overheids)orgaan, dan onthoudt de werknemer zich van voorbereiding/beraadslaging/stemming voor zover het onderwerpen betreft die verband houden met de VRG.

• Contacten met opdrachtgevers en/of klanten en/of netwerkpartners dienen te worden gemeld, indien er sprake zou kunnen zijn van enige belangenverstrengeling.

• De werknemer is verplicht in geval van nevenwerkzaamheden waarbij sprake is van een arbeidsverhouding (een betaalde baan) de regels van de Arbeidstijdenwet en daaruit voortvloeiende besluiten en voorschriften in acht te nemen.

• Het is de werknemer niet toegestaan om voor nevenwerkzaamheden gebruik te maken van faciliteiten en/of materialen en middelen van de VRG.

• Het is de werknemer niet toegestaan om gebruik te maken van (voor)kennis of gegevens waarover hij/zij uit hoofde van zijn/haar functie of zijn/haar werknemerschap bij de VRG beschikt of kan beschikken.

• De nevenwerkzaamheden worden geacht buiten de voor de werknemer geldende werktijden te worden verricht, zodat werkzaamheden niet ten koste gaan van de arbeidsduur van de werknemer.

In bijzondere gevallen kan het bestuur/de directeur VRG afwijking van deze regel toestaan.

Artikel 6 Openbaarmaking

Nevenwerkzaamheden van werknemers met een functie die is ingeschaald in schaal veertien of hoger worden openbaar gemaakt.

De directeur VRG kan bij separaat besluit bepalen dat de nevenwerkzaamheden van andere werknemers die integriteitgevoelige functies vervullen eveneens openbaar worden gemaakt.

Artikel 7 Wijze van openbaarmaking

Openbaarmaking van de nevenwerkzaamheden van de in artikel 6 genoemde werknemers vindt plaats door een actuele opgave van deze nevenwerkzaamheden op de website van de VRG te publiceren en deze ter inzage te leggen.

Artikel 8 Vermelding van gegevens

De opgave als bedoeld in artikel 7 vermeldt:

• de hoofdfunctie van de betreffende werknemer;

• de nevenwerkzaamheden en de organisatie waarbinnen deze verricht worden;

• de datum van ingang van de nevenwerkzaamheden;

• de eventueel aan het uitoefenen van de nevenwerkzaamheden gestelde beperkingen of voorwaarden.

Artikel 9 Register

De registratie van nevenwerkzaamheden vindt plaats door opname in het Personeelsdossier.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het bestuur een bijzondere voorziening treffen.

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

Deze regeling treedt in werking met ingang van de datum van publicatie en kan worden aangehaald als ‘Regeling nevenwerkzaamheden Veiligheidsregio Groningen’

Toelichting

Algemeen

Van ambtenaren wordt veel verwacht. Vaak nog meer dan van ‘gewone’ werknemers. Ze moeten loyaal en dienstbaar zijn aan de publieke zaak en bovendien onkreukbaar. Juist omdat ze in dienst zijn bij de overheid. De burger moet kunnen vertrouwen op de onpartijdigheid en integriteit van de overheid. Daarnaast mogen nevenwerkzaamheden geen afbreuk doen aan de werkprestaties. De VRG verwacht daarom (onder andere) van haar werknemers dat zij geen nevenwerkzaamheden verrichten die strijdig kunnen zijn met de belangen van de VRG.

Deze regeling helpt bovendien voorkomen dat werknemers (onbedoeld) in situaties van belangenverstrengeling terechtkomen, wat hun professionele integriteit en reputatie kan schaden. Werknemers krijgen via deze regeling zo veel mogelijk handvatten voor het beantwoorden van vragen over wat (mogelijk onder voorwaarden) kan en wat niet. Deze regeling biedt aan werknemers duidelijkheid over het opgeven van nevenwerkzaamheden en wat zij vervolgens kunnen verwachten.

Uiteraard zijn veel situaties niet zwart/wit. Daarin vragen we onze medewerkers vanuit de kernwaarden na te denken en vooral het gesprek aan te gaan met hun direct leidinggevende.

Artikel 1 Begripsbepaling

Er is in deze regeling bewust gekozen voor een ruime uitleg van ‘nevenwerkzaamheden’. (Mogelijke) belangenverstrengeling laat zich namelijk niet in hokjes plaatsen, maar kan plaatsvinden bij betaalde en onbetaalde activiteiten en vanuit professioneel of hobbymatig perspectief. Vandaar dat onder nevenwerkzaamheden wordt verstaan alle al dan niet betaalde werkzaamheden c.q. bezigheden die de werknemer buiten zijn functie bij de Veiligheidsregio Groningen voor zichzelf of voor derden verricht. Dat geldt zowel voor de dagdienst, beroepsbrandweer, vrijwilligers en (bij de VRG aangestelde) piketmedewerkers. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat de hoofdwerkzaamheden van een vrijwilliger in loondienst of als zelfstandige in deze regeling als ‘nevenwerkzaamheden’ worden aangemerkt.

Artikel 2 Belangenverstrengeling

Kern van deze regeling is dat nevenwerkzaamheden niet of onder voorwaarden worden toegestaan als daarbij sprake is van (mogelijke) belangenverstrengeling, dus (mogelijke) strijdigheid met het belang van de VRG of strijdigheid met de functie die binnen de VRG wordt vervuld. Signalen daarvoor vindt men (niet limitatief) in de daaropvolgende artikelen (3 en 4).

Artikel 3 Meldingsplicht nevenwerkzaamheden

De werknemer is verplicht om zijn nevenwerkzaamheden te melden als er een relatie is tussen de VRG of de functie van de werknemer en (de organisatie) waar(voor) de nevenwerkzaamheden worden verricht en/of er een risico is dat de nevenwerkzaamheden een goede functievervulling in de weg staan. Of daarvan sprake is, is niet altijd eenvoudig vast te stellen.

Veel nevenwerkzaamheden beïnvloeden de (werk)relatie met de VRG niet. Als er geen enkele relatie bestaat met de VRG en/of de functie en de tijdsbesteding niet in de weg staat aan het goed vervullen van de functie bij de VRG, dan hoeft de activiteit niet te worden gemeld. De werknemer heeft de vrijheid om te kiezen welke nevenwerkzaamheden hij buiten de werkzaamheden voor de VRG om doet. Bij die vrijheid komt echter ook een verantwoordelijkheid om nevenwerkzaamheden achterwege te laten op het moment dat de werkzaamheden niet verenigbaar zijn met de werkzaamheden voor de VRG.

Nevenwerkzaamheden worden bij indiensttreding uitgevraagd, werknemers gaan hierover gedurende het dienstverband het gesprek aan met hun leidinggevende en de nevenwerkzaamheden komen structureel aan bod in de gesprekscycli van werknemers en leidinggevenden. De leidinggevende zoekt indien gewenst een gesprekspartner in zijn collega leidinggevenden en P&OO. Komen zij er niet uit dan zal de kwestie worden voorgelegd aan het managementteam. Uiteindelijk is de directeur VRG conform mandaatregeling van de VRG bevoegd om toestemming te geven of toestemming te weigeren.

Bij de beoordeling of sprake is van een meldplicht kunnen enkele vragen behulpzaam zijn, zoals:

• 1. Bestaat er een relatie, financieel, inhoudelijk of anderszins, tussen de VRG of de functie van de werknemer en de organisatie/het eigen bedrijf waarvoor de nevenwerkzaamheden worden verricht?

• 2. Bestaat er een risico dat ambtelijke informatie wordt gebruikt voor de nevenwerkzaamheden?

• 3. Kan er een (persoonlijk) belangenconflict ontstaan voor de werknemer doordat diens eigen (persoonlijk) belang strijdig is met dat van de VRG ?

• 4. Kan de reputatie van de organisatie, het bedrijf of de branche waarin de nevenwerkzaamheden worden verricht negatief afstralen op de VRG?

• 5. Kan er twijfel bestaan over het al dan niet bestaan van een relatie tussen de VRG en de organisatie, het bedrijf of de branche waarin nevenwerkzaamheden worden verricht?

• 6. Kan er twijfel bestaan over de hoedanigheid (wel/niet namens de VRG) van de werknemer in diens optreden naar derden?

• 7. Zal de gemiddelde burger de combinatie met de nevenwerkzaamheden afkeuren?

• 8. Is de tijdsbelasting van de nevenwerkzaamheden niet te combineren met de werkzaamheden voor de VRG?

Indien één of meer van deze vragen met ‘ja’ beantwoord kunnen worden, is in ieder geval sprake van een meldplicht. Voor deze nevenwerkzaamheden geldt dat toestemming moet worden verleend voordat de nevenwerkzaamheden uitgevoerd mogen worden.

Bij de beantwoording van vraag 8 kan de Arbeidstijdenwet een handvat bieden. Het enkel voldoen aan de Arbeidstijdenwet betekent echter niet dat deze vraag altijd met ‘ja’ beantwoord dient te worden. Ook buiten toepassing van de Arbeidstijdenwet kan de tijdsbelasting niet in de weg staat aan een goede vervulling van de werkzaamheden voor de VRG.

Van belang hierbij is bovendien dat voor de werknemer, niet zijnde vrijwilliger, expliciet is opgenomen dat hij niet direct of indirect diensten/goederen mag leveren ten behoeve van de organisatie (artikel 15:1g Arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio Groningen). Dat betekent dus ook dat de werknemer niet als zelfstandige ingehuurd mag worden voor de VRG. Dat kan ook het geval zijn bij vrijwilligers indien voornoemde afweging daartoe noopt.

Daarnaast gelden er vanuit de Gemeentewet/Provinciewet separate regels voor politieke nevenfuncties, zoals bijvoorbeeld het zijn van raadslid. Ook daar kijkt men of het zijn van raadslid zich verhoudt tot de belangen van de organisatie waarvoor het raadslid werkt.

De melding dient voorafgaand aan de start van de nevenwerkzaamheden te worden gedaan. Indien de belangenverstrengeling pas later aan de orde is, dient de melding zo snel mogelijk na het blijken daarvan te worden gemeld.

Artikel 6 Openbaarmaking

Voor bestuurders geldt op basis van de Gemeentewet reeds de plicht om nevenfuncties openbaar te maken. Uitgangspunt is dat bij deze functionarissen publiekelijk over hun nevenwerkzaamheden geoordeeld moet kunnen worden. Op grond van de Arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio Groningen moeten ook geregistreerde nevenwerkzaamheden van een ambtenaar openbaar worden gemaakt voor zover het gaat om een functionaris waarvoor dat noodzakelijk is “ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst”.

De openbaarmakingsplicht voor ambtenaren is ontstaan vanuit de behoefte aan openbaarheid van nevenwerkzaamheden van topambtenaren die dichtbij de politiek staan. Openbaarmaking maakt voor de buitenwereld duidelijk welke nevenwerkzaamheden worden uitgeoefend, maar ook welke nevenwerkzaamheden door de werkgever toelaatbaar worden geacht. Een en ander draagt bij aan de transparantie van het openbaar bestuur.

Openbaarmaking moet een wezenlijke bijdrage leveren aan transparantie van de overheid. Dat zal slechts het geval zijn bij een beperkte groep ambtenaren. Aanknopingspunten zijn:

• de positie in de organisatie, niveau van bezoldiging;

• de banden met het bestuur;

• publiekelijk optreden;

• eindverantwoordelijkheid voor overheidsoptreden of beleid;

• belangrijke mate van beïnvloeding van overheidsoptreden of beleid.

Bij de functie van de directeur en plaatsvervangend directeur is er sprake van ambtelijke eindverantwoordelijkheid en van belangrijke beïnvloeding van overheidsoptreden of beleid. Als hoogste ambtenaren binnen de VRG hebben deze functies een nauwe band met het bestuur. Hetzelfde geldt voor ambtenaren in schaal 14 of hoger. Vandaar dat de nevenfuncties van deze functionarissen openbaar gemaakt moeten worden.