Controleverordening Groene Metropoolregio Arnhem-Nijmegen 2024

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Regio Arnhem-Nijmegen, bijeen in zijn vergadering van 11 september 2024;

Gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en artikel 28 lid 3 van de Gemeenschappelijke regeling Regio Arnhem-Nijmegen;

Besluit vast te stellen de volgende Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Gemeenschappelijke regeling Regio Arnhem-Nijmegen 2024.

Hoofdstuk I

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening en de hierop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

• 1. Regeling: de Gemeenschappelijke regeling Regio Arnhem-Nijmegen;

• 2. Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Regio Arnhem-Nijmegen;

• 3. Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Regio Arnhem-Nijmegen;

• 4. Directeur: het hoofd van het regiobureau, zoals bedoeld in artikel 23 van de regeling;

• 5. Accountant: een door het algemeen bestuur benoemde:

  • a. Registeraccountant of;

  • b. Accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant – Administratieconsulenten of;

  • c. Organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.

• 6. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 31 van de regeling bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant ten behoeve van:

  • a. De accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 3 inzake

    • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • het getrouwe beeld van de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur (onderdeel jaarrekening);

    • het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

    • het verenigbaar zijn van het jaarverslag met de jaarrekening.

  • b. Het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 4, inzake de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

• 7. Rechtmatigheid: Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

• 8. Getrouwheid: omvat de vraag of de jaarrekening een waarheidsgetrouw beeld geeft: zijn alle transacties, zoals ze hebben plaatsgevonden juist en volledig in de jaarrekening verwerkt.

• 9. Rechtmatigheidsverantwoording: een door het dagelijks bestuur afgegeven verantwoording als onderdeel van de jaarrekening, waaruit blijkt in welke mate er rechtmatig is gehandeld. Het gaat hierbij om de financiële rechtmatigheid van de baten en lasten op een drietal criteria:

  • a. begrotingscriterium;

  • b. voorwaardencriterium en

  • c. misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

• 10. Begrotingsrechtmatigheid (begrotingscriterium): de financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het algemeen bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

• 11. Misbruik(criterium): het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

• 12. Oneigenlijk gebruik: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

• 13. Voorwaarden(criterium): het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 14. Deelverantwoording: Een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de gemeenschappelijke regeling, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. De aanwijzing van een accountant geschiedt voor de duur die bepaald is in het besluit van het algemeen bestuur waarin deze accountant wordt aangesteld.

• 2. Jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur vast:

  • a. de omschrijving van het takenpakket en specificatie van de werkzaamheden;

  • b. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole van de jaarrekening;

  • c. de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur;

  • d. de rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van de geconstateerde onrechtmatigheden door het dagelijks bestuur in de bedrijfsvoeringsparagraaf;

  • e. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • f. de accountantscontrole uit te voeren volgens een vastgesteld Normenkader; algemeen bestuur stelt normenkader vast t.b.v. accountscontrole

  • g. voor eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles worden steeds vooraf aanvullende afspraken vastgelegd.

Artikel 3 Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarstukken (bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening), conform de geldende interne – en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 4. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 5. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording tijdig, samen met de controleverklaring van de accountant en het verslag van bevindingen, voor aan het algemeen bestuur binnen de termijnen, vastgesteld in de Gemeenschappelijke regeling Regio Arnhem– Nijmegen.

• 6. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 7. In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden de navolgende rechtmatigheidscriteria, bedoeld in de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV, onderkend:

  • ten behoeve van de controle door de accountant:

    • a. calculatiecriterium;

    • b. valuteringscriterium;

    • c. adresseringscriterium;

    • d. volledigheidscriterium;

    • e. aanvaardbarheidscriterium;

    • f. leveringscriterium;

  • ten behoeve van de controle door het dagelijks bestuur:

    • g. begrotingscriterium;

    • h. voorwaardencriterium; en

    • i. misbruik- en oneigenlijk gebruikscriterium.

• 8. De in het zevende lid onder a tot en met f genoemde criteria worden gecontroleerd door de accountant.

• 9. De in het zevende lid onder g tot en met i genoemde criteria worden gecontroleerd door het dagelijks bestuur.

• 10. Het dagelijks bestuur geeft in de jaarrekening in overeenstemming met de hiervoor bepaalde goedkeuringstoleranties een oordeel over de rechtmatigheid van de onder haar verantwoordelijkheid uitgevoerde financiële beheers handelingen conform het hierover vastgelegde kader in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is en toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur een getrouwe weergave geeft.

• 2. In de controleverklaring van de accountant wordt geen afzonderlijk oordeel gegeven over het aspect rechtmatigheid. Het aspect rechtmatigheid(sverantwoording) is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur.

• 3. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 4. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg met het dagelijks bestuur plaats. Voor zover de accountant dit in het kader van zijn controleopdracht noodzakelijk acht, kan hij controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 5. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en de directeur.

• 6. De accountant is bij de uitvoering van zijn opdrachten gehouden aan de voorschriften inzake geheimhouding conform de vigerende verordening gedragscode vastgesteld door Nederlands Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van de gemeenschappelijke regeling.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers, die onder verantwoordelijkheid van de gemeenschappelijke regeling werkzaamheden verrichten, mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de medewerkers van de organisatieonderdelen van de Gemeenschappelijke regeling Regio Arnhem–Nijmegen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring van het dagelijks bestuur omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6 Goedkeuringstolerantie, verantwoordings- en rapportagegrens

• 1. Als goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole worden aangehouden de in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden opgenomen goedkeuringstoleranties. De goedkeurings- en rapportagetolerantie voor de accountantscontrole zijn nader uitgewerkt in het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol.

• 2. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur is 3% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves.

• 3. De rapportagetolerantie voor de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur betreft minimaal elke ontdekte fout of onduidelijkheid boven € 50.000 die wordt gerapporteerd. Bij overschrijding van de rapportagetolerantie vindt rapportering plaats door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur in een afzonderlijke rapportage.

• 4. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen, die niet van bestuurlijk belang zijn, aan de directeur.

• 5. De accountant legt de controleverklaring en het verslag van bevindingen in concept voor aan het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren voordat verzending aan het algemeen bestuur plaatsvindt.

Artikel 7 Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de rechtmatige uitvoering van het beleid van de specifieke uitkeringen van het Rijk. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de organisatie is.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de organisatie is.

Artikel 8 Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de directeur en/of de controller van het Regiobureau.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren. Mits daartoe gemandateerd kan de directeur in de plaats treden van het dagelijks bestuur.

• 4. In het kader van ‘hoor en wederhoor’ zal voordat het verslag van bevindingen wordt afgegeven, dit worden afgestemd met een afvaardiging van de ambtelijke organisatie (waaronder de directeur).

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2024, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van het verslagjaar 2024 en later. Hiermee wordt de oude verordening geldend van 29 november 2023 ingetrokken.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening Groene Metropoolregio Arnhem-Nijmegen 2024.

Aldus vastgesteld in het algemeen bestuur van 11 september 2024:

De secretaris,

Drs. H. Tiemens

De voorzitter,

Drs. H.M.F. Bruls

Toelichting wijzigingen financiële en controleverordening 2024

Op basis van de meest recente ontwikkelingen omtrent de rechtmatigheidsverantwoording zijn diverse verordeningen aangepast. Ook de uitgangspunten over tijdigheid waarmee het algemeen bestuur op 10 april heeft ingestemd zijn nu in de verordeningen opgenomen.

Verder hebben we in de financiële verordening de indeling van de programma’s explicieter op papier gezet. De GMR kent twee programma’s te weten:

• 1. Regiobureau

• 2. De set van vijf opgaven

Door deze indeling consequent in onze jaarrekening en begroting toe te passen, kan de controlerend accountant op dit niveau zijn bevindingen vastleggen en rapporteren aan dagelijks en algemeen bestuur. In de jaarrekening en begroting zal voor het inzicht per opgave in de bijlage de exploitatierekening per opgave worden opgenomen.

Deze aangepaste verordeningen worden op 11 september aan het algemeen bestuur voorgelegd.

In de financiële verordening zijn ook de vereisten voor de tussenrapportage vastgelegd (art. 5).

Tijdens het stafoverleg op 12 augustus is met de heer Van Riswijk afgesproken dat dit artikel wordt aangepast.

De grens voor toelichting op de cijfers is op € 10.000 gesteld; dit bedrag blijft gehandhaafd voor de toelichting die aan de portefeuillehouder wordt verstrekt. Voor de toelichting naar het dagelijks en algemeen bestuur wordt het bedrag naar € 50.000 verhoogd. Daarmee sluiten de bedragen beter aan bij de begroting, die inmiddels € 9 miljoen bedraagt.

Financiële verordening

Nadat de financiële verordening op 29 november 2023 is herzien en door het algemeen bestuur is vastgesteld heeft de commissie BBV een nadere verduidelijking gegeven over het begrip tijdigheid (nieuw artikel 10 lid 5). In de vergadering op 10 april 2024 is het algemeen bestuur akkoord gegaan met de uitgangspunten van de commissie BBV. Deze uitgangspunten worden nu samen met onderstaande verduidelijkingen in de verordening verwerkt.

De volgende aanpassingen gemaakt, het document is bijgevoegd:

• Art. 1 lid 8 -> definitief programma’s expliciet gemaakt

  • 1. Regiobureau

  • 2. Set van vijf opgaven

• Art. 1 lid 9 -> toegevoegd definitie Algemene dekkingsmiddelen

• Art. 1 lid 11 -> aantal 48 verwijderd

• Art. 2 lid 1 -> “de opgaven” vervalt

• Art. 3 lid 1 -> “de opgaven” vervalt

• Art. 4 lid 2 -> overschreden/onderschreden

• Art. 5 lid 11 -> programma toegevoegd

• Art. 5 lid 2 -> afwijkingen > € 50.000 worden in tussenrapportage gemeld; voor de portefeuillehouder geldt een grens van € 10.000

• Art. 8 lid 4 -> toegevoegd: betreft hoor en wederhoor van de ambtelijke organisatie

• Art. 9 lid 2 -> aangepast

• Art. 9 lid 3 -> aangepast

• Art. 10 lid 5 -> ingevoegd de definitie van tijdigheid conform kadernota Commissie BBV

• Art. 10 lid 6 e.v. -> nummering met 1 verhoogd i.v.m. toevoegen lid 5

• Art. 10 lid 6a -> aangevuld met tekst voor subsidies

• Art. 10 lid 6 -> toegevoegd sub e, bijdragen verbonden partijen

• Art. 16 lid 1 -> jaar wordt 2024

• Art. 24 -> verordening 2023 wordt ingetrokken

• Art. 25 -> inwerkingtreding 1 januari 2024

• Bijlage 2 Versiebeheer toegevoegd

Controleverordening

• Art. 1 lid 9 -> algemeen bestuur moet zijn dagelijks bestuur

• Art. 3 lid 5 en 6 -> accountantsverklaring moet zijn controleverklaring

• Art. 3 lid 7 -> “2023” verwijderd

• Art. 6 lid 3 -> fout en onzekerheid gesteld op € 50.000, aangesloten op controleprotocol en controleplan

• Art. 9 lid 1 -> in werking treden, de wijzigingen leiden tot nieuw document, de data zijn aangepast.