Jaarstukken 2024 en resultaatbestemming resultaat 2024 GBTwente

Voorstel voor het algemeen bestuur van GBTwente

Van Het dagelijks bestuur van GBTwente

Vergaderdatum 2 april 2024

Onderwerp

Jaarstukken 2024 en resultaatbestemming resultaat 2024

Voorstel

A. Voorstel inzake de jaarstukken 2024:

1. kennisnemen van het accountantsverslag en het goedkeurende oordeel van de controleverklaring ten aanzien van het aspect getrouwheid;

2. vaststellen van de jaarstukken 2024;

3. het dagelijks bestuur décharge te verlenen;

4. binnen twee weken de vastgestelde jaarstukken 2024 versturen naar gedeputeerde staten.

B. Voorstel inzake resultaatbestemming 2024:

Instemmen met:

1. de toevoeging van € 17.264 aan de reserve “Jaarresultaten”;

2. het laten vrijvallen van de bestemmingsreserve voor specifieke doelen 2023 voor een totaal van € 158.933;

3. het laten vrijvallen van de bestemmingsreserve ‘verwachte tekorten voor toekomstig begrotingsjaar’ 2023 voor een totaal van € 719.471;

4. het vormen van een reserve voor specifieke doelen vanuit de resultaatbestemming 2024 voor een totaalbedrag van € 370.000 en deze reserve te bestemmen voor de uitvoering van volgende zaken:

I. € 75.000 voor archivering

II. € 100.000 voor nadere uitwerking IT visie

III. € 100.000 voor fase 2 van de pilot “Check uw woning”

IV. € 50.000 eenmalige kosten ombouw ETL

V. € 25.000 voor BIO2 / NIS2

VI. € 20.000 voor privacy borging HR-database

5. het uitkeren van het resterende deel van het voordelig saldo na mutaties in de diverse reserves van € 1.724.350 aan de deelnemende gemeenten. Dit naar rato van de gemeentelijke bijdrage in 2024.

Toelichting

Conform artikel 27 van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente worden de jaarstukken met de accountantsverklaring en een verslag van de bevindingen van de accountant ter vaststelling door het dagelijks bestuur voorgelegd aan het algemeen bestuur ter verkrijging van décharge.

Rechtmatigheidsverantwoording

Met ingang van 2023 is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor verantwoording over de rechtmatigheid. In de jaarstukken is als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering de monitor rechtmatigheid opgenomen met een toelichting hierop en in de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Op basis van de afgesproken normen is er geen fout of onrechtmatig handelen van de organisatie geconstateerd.

Ontwikkeling jaarresultaat

We zijn 2024 gestart met een geprognosticeerd positief resultaat van € 4.000. Bij het opstellen van de primitieve begroting 2025 is tevens een 1e gewijzigde begroting 2024 opgesteld. Hierin zijn de doorwerkingen vanuit het jaar 2023 verwerkt in de begroting voor 2024, evenals de autonome ontwikkelingen vanuit de CAO. De 1e gewijzigde begroting liet een tekort van € 717.000 zien, dat gedekt kon worden uit het positieve jaarresultaat 2023. Hiervoor werd begin 2024 vanuit de resultaatbestemming 2023 een specifieke bestemmingsreserve gevormd.

Bij het opstellen van de bestuursrapportage 2024 bleek het aantal WOZ-bezwaren de helft minder dan in 2023 en ook de positieve gevolgen van de in 2023 ingezette innovaties werden in de uitvoering zichtbaar. Daarnaast werd verwacht dat de kosten aan loonsom voor de eigen medewerkers lager werd dan begroot vanwege het later kunnen invullen van vacatureruimte en het feit dat nieuwe medewerkers lager worden ingeschaald dan op basis van de spelregels was begroot. De totale lasten zijn in de 2e gewijzigde begroting afgenomen. Ook zagen we een positieve ontwikkeling van de creditrente en hebben we

diverse maatwerkopbrengsten voor de gemeenten uitgevoerd, waardoor de geraamde baten met € 975.000 zijn verhoogd. Dit zorgde ervoor dat het geraamde tekort omgezet kon worden in een geprognosticeerd positief resultaat van € 932.000 uit bedrijfsvoering. Na gedeeltelijke inzet van de in 2023 ingestelde bestemmingsreserves is het uiteindelijke resultaat in deze begroting geraamd op € 1.780.000 positief.

In de 3e gewijzigde begroting hebben we nog een aantal kleine aanpassingen verwerkt in de kapitaallasten en onderhoud hard- en software, waardoor het resultaat uit bedrijfsvoering was begroot op € 869.000. Na gedeeltelijke inzet van de ingestelde bestemmingsreserves is het verwachte jaarresultaat bijgesteld naar € 1.714.000 positief.

Nu bij het opstellen van de jaarstukken 2024 bedraagt het resultaat uit bedrijfsvoering € 1.233.210. Onder onderstaande tabel worden de grootste verschillen tussen de gewijzigde begroting en het jaarresultaat toegelicht. De reservemutaties worden daaronder, als onderdeel van dit voorstel, nader toegelicht.

Het verschil tussen het gerealiseerde en begrote resultaat uit bedrijfsvoering van € 364.000 wordt onder andere veroorzaakt door:

• Toename van de baten (€ 66.000 voordeel);

• Hogere rentebaten (€ 47.000 voordeel);

• Lagere inkomensoverdrachten omdat een deel van de bijdrage is doorgeschoven naar 2025 (€ 12.000 nadeel);

• Toename van de opbrengsten uit dwanginvordering (€ 22.000 voordeel);

• Hogere vergoedingen voor personeel vanuit zwangerschapsvergoedingen (€ 9.000 voordeel);

• Afname van de lasten (€ 298.000 voordeel);

• Minder kosten voor personeel van derden doordat inhuur eerder afgeschaald kon worden (€ 139.000 voordeel);

• Minder bankkosten door gunstige tarieven vanuit de aanbesteding (€ 27.000 voordeel);

• Minder advieskosten doordat er minder behoefte was en doordat een adviestraject later is opgestart dan ingeschat (€ 66.000 voordeel);

• Lagere afschrijvingskosten doordat de aanpassing aan de entree pas in 2025 kan starten omdat de levering van materialen niet eerder plaats kon vinden en een aantal herinvesteringen worden doorgeschoven naar 2025 (€ 14.000 voordeel);

• Lagere kosten voor facilitaire dienstverlening, onder andere omdat de kosten voor warme dranken zijn afgenomen door andere wijze van inkoop van deze producten en de aanschaf van eigen koffiemachines in 2023 (€ 17.000 voordeel);

• Lagere kosten voor drukwerk dan begroot (€ 32.000 voordeel);

• Diverse andere kostenposten laten gesaldeerd een voordeel zien van € 3.000.

Reserve ‘jaarresultaten’

De reserve ‘jaarresultaten’ van GBTwente mag 5% van het begrotingstotaal zijn. Op dit moment bevat de reserve € 732.890. Op basis van het begrotingstotaal 2024 kan er een bedrag van € 17.264 gedoteerd worden. Na vaststelling van de resultaat-bestemming is de reserve maximaal gevuld en bevat € 750.164.

Bestemmingsreserve specifieke doelen

De in 2023 ‘herijkte beleidsregels inzake reserves en voorzieningen’ bieden de mogelijkheid om een aparte bestemmingsreserve te vormen voor specifieke doelen. Hieronder lichten wij de mutaties in deze bestemmingsreserve toe.

Mutaties op de bestemmingsreserves specifieke doelen vanuit de resultaatbestemming 2023

In de resultaatbestemming 2023 is er een bestemmingsreserve specifiek doek gevormd voor een bedrag van € 200.000 voor de afhandeling van de beroepschriften 2023 (€ 170.000) en de invoering van de tool voor vastlegging en monitoring rechtmatigheid en BIO (€ 30.000). Op basis van de gemaakte kosten wordt voorgesteld om nu een bedrag van € 158.933 te onttrekken:

• Applicatie voor vastlegging en monitoring rechtmatigheid en BIO;

In 2024 heeft de aanbesteding van de applicatie voor de vastlegging en monitoring van de rechtmatigheid en BIO plaatsgevonden. De kosten voor deze applicatie bedroegen in 2024 € 15.279,70. De eenmalige kosten voor de implementatie van de applicatie door de leverancier aan wie de opdracht gegund is lag onder het niveau dan de gemiddelde eenmalige kosten, dan op basis van de uitgevoerde marktverkenning was ingeschat. Daarom valt het volledige bedrag van € 30.000 vrij uit de reserve.

• Afhandeling van beroepschriften 2023

In 2023 was GBTwente geconfronteerd met een excessieve stijging van het aantal beroepschriften. In het voorstel voor resultaatbestemming 2023 is aangegeven dat er ruim 800 beroepschriften over het jaar 2023 zijn ingediend bij de rechtbank, maar dat we vanuit de griffie van de rechtbank nog was aangegeven dat er nog meer beroepschriften aan kwamen voor GBTwente. Het uiteindelijke aantal beroepschriften 2023 is uiteindelijk uitgekomen op 1.346 stuks. Ultimo 2024 zijn er nog 344 openstaande beroepschriften, die in 2025 afgehandeld gaan worden als de capaciteit van de rechtbanken dit toelaat. In 2024 is er voor € 128.933 aan kosten gemaakt voor de inhoudelijke behandeling van de in 2024 behandelde beroepschriften. Dit bedrag willen wij onttrekken aan de bestemmingsreserve. Het resterende bedrag van € 41.067 willen we graag in de bestemmingsreserve specifieke doelen laten staan zodat dit als dekking gebruikt kan worden voor de afhandeling van de resterende beroepschriften in 2025.

Mutaties op de bestemmingsreserve specifiek doel vanuit de resultaatbestemming 2024

• Archivering

In 2024 zijn er gesprekken geweest met de gemeente Hengelo over ondersteuning door de gemeente op de archiefwerkzaamheden. De gemeente Hengelo zal met name een rol hebben in ondersteuning op het gebied van het opstellen en daarna uitvoeren van het te hanteren beleid en daarop toezicht houden. In de afgelopen jaren heeft GBTwente veel archiefstukken gevormd. Op het fysieke archief heeft al een opschoning plaats gevonden en zijn stukken die vernietigd konden worden ook daadwerkelijk vernietigd. Op het digitale archief moet deze actie nog plaats vinden. Dit is een omvangrijk project omdat ieder team/taakveld in de afgelopen jaren op zijn eigen wijze het archief heeft bijgehouden. Er moet per team/taakveld inzicht verkregen worden in de wijze van archiveren zoals nu gehanteerd is op de diverse schijven en mappen binnen GBTwente, een advies uitgebracht worden wat de gewenste wijze van archiveren is, zodat op de juiste wijze aan de wetgeving wordt voldaan. Daarnaast moet de uitvoering plaats vinden. Het bestaande digitale archief moet vernietigd worden wanneer dit op basis van de wet moet, dan wel in de nieuwe structuur overgezet worden, zodat archivering in de toekomst efficiënt plaats kan vonden. De verwachting is dat de projectleiding en ondersteuning op de uitvoering op dit project eenmalig € 75.000 gaat kosten. Wij stellen voor om voor deze eenmalige kosten vanuit de bestemmingsreserve 2024 te dekken.

• Nadere uitwerking IT visie

GBTwente heeft gewerkt aan de IT-visie voor de komende jaren. In deze visie wordt voor de komende jaren geschetst op welke wijze de ICT-omgeving met het bijbehorende applicatielandschap vorm dient te krijgen. GBTwente streeft naar een moderne, flexibele en op standaarden gebaseerde ICT-omgeving. Wij ondersteunen het belastingproces door middel van een modulair, cloudgericht applicatielandschap. Centrale spil hierin is het IT-team binnen GBTwente dat bestaat uit goed opgeleide en betrokken medewerkers die gebruikers, klanten en ketenpartners proactief en klantvriendelijk ondersteunen. Bij alles wat we doen hanteren we als uitgangspunt dat we controle houden over onze data en voldoen wij ‘by design’ aan AVG- en beveiligingsnormen. Wij werken nauw samen met regionale en landelijke platformen en andere belastingsamenwerkingsverbanden, om zo onze onafhankelijkheid van leveranciers te vergroten. Wij zitten nu in de fase waarin we de een GAP-analyse moeten gaan uitvoeren tussen de huidige en gewenste situatie, zodat wij daarna ook de stappen kunnen definiëren die we moeten zetten om de gewenste situatie te kunnen realiseren. De kosten voor deze analyse, voor zowel projectleiding en inhoudelijk advies bedragen € 100.000.

• Fase 2 van de pilot ‘Check uw woning’

Voor de pilot ‘Inwoners betrekken bij het WOZ-proces’ gaan we in fase 2 een pilot draaien waarbij we ‘Check uw woning’ inzetten voor de bevraging van een grote groep inwoners. Wij willen ongeveer 25.000 inwoners aanschrijven met het verzoek de secundaire kenmerken van woning te controleren en eventuele onjuistheden aan de hand van voorbeeldfoto’s aan ons door te geven. Uit de analyse van fase 1 van het project en ook op basis van de ervaringen die in het land zijn opgedaan met ‘Check uw woning’ verwachten wij dat ongeveer 27% van de objecten beoordeeld moeten worden door een taxateur en waar nodig bewijs opgevraagd moet worden van de door te voeren aanpassingen. Op basis van de verwachte aantallen en beschikbare KPI’s verwachten we hier een eenmalige extra inspanning door taxateurs van € 100.000.

• Ombouw workflows ETL tooling

Het huidige contract met de leverancier voor de ETL-tooling kan niet meer verlengd worden. We zijn nu bezig met de voorbereidingen van een aanbesteding voor een nieuwe ETL-tool. ETL staat voor Extract-Transfor-Lead. Een ETL-tool zorgt voor dataprocessing en dit gebruiken wij in diverse processen. Uit een inventarisatie is gebleken dat wij ETL inzetten in 74 geplande workflows, 36 dataverwerking richting dashboards en binnen 15 ad hoc processen met meerdere workflows binnen deze processen. Deze workflows moeten omgebouwd worden naar de nieuwe tool. De verwachte kosten voor het ombouwen bedragen € 50.000.

• BIO2 / NIS2

De Network and Information Security Directive (NIS2-richtlijn) is eind 2022 vastgesteld door de Europese Unie. De richtlijn is gericht op een versterking van de digitale en economische weerbaarheid van Europese lidstaten en wordt op dit moment omgezet naar de Nederlandse Cyberbeveiligingswet (Cbw). Op dit moment is de verwachting dat de Cbw in Q3 van 2025 wordt ingevoerd.

Op dit moment wordt vanuit de VNG (onderdeel Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten) aangegeven dat overheidsinstanties volgens de Cbw moeten voldoen aan de BIO2. De BIO2 eist van organisaties dat ze voldoen aan de ISO27001 norm aangevuld met enkele specifieke overheidseisen. ISO 27001 is een wereldwijd erkende norm op het gebied van informatiebeveiliging. De norm beschrijft hoe je procesmatig met het beveiligen van informatie kunt omgaan, met als doel om de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van informatie binnen onze organisatie zeker te stellen. Denk hierbij aan het beschermen van persoons- en/of bedrijfsgegevens, bescherming tegen hackers en inbraak. GBTwente zal dus aan de ISO27001 moeten voldoen en daarom een certificeringstraject ingaan. Externe ondersteuning is daarbij onontbeerlijk. Navraag bij andere organisaties leert dat een halve dag per week ondersteuning gewenst is. Dit leidt dit jaar tot een uitgavepost van € 25.000.

• Privacy borging HR-database

Als gevolg van een gezamenlijke aanbesteding in 2020 is een nieuwe HR omgeving voor GBTwente ontwikkeld. Bij de implementatie is geanticipeerd op een mogelijke verdergaande samenwerking op HR-gebied met de Stadsbank. Deze samenwerking is later vanwege het ontbreken van draagvlak niet geeffectueerd. Gevolg is dat de inrichting van de HR-database ingrijpend gewijzigd dient te worden. Op basis van een inschatting van de leverancier bedragen de ten laste van GBTwente komende kosten € 20.000.

Bestemmingsreserve ‘verwachte tekorten voor toekomstig begrotingsjaar’

Vanuit de resultaatbestemming 2023 is een dotatie gedaan aan de bestemmingsreserve ‘verwachte tekorten voor toekomstig begrotingsjaar ter dekking van de gestegen kosten op basis van de 1e gewijzigde begroting 2024. Gedurende 2024 bleek dat we geen tekort verwachten over 2024. Daarom stellen wij nu voor om het bedrag dat we naar aanleiding van de resultaatbestemming 2023 gedoteerd hebben nu vrij te laten vallen en alsnog als onderdeel van het totale resultaat terug te betalen aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling.

Uitkering positief resultaat aan de deelnemende gemeenten

Na de toevoeging aan de reserve ‘jaarresultaten’ van € 17.264, de vrijval van de reserve voor specifieke doelen 2023 van € 158.933, het bestemmen van € 370.000 van het voordelige resultaat van 2024 voor de hierboven genoemde specifieke doelen en de onttrekking aan de reserve ‘verwachte tekorten voor toekomstig begrotingsjaar’ bovenop het resultaat uit bedrijfsvoering van € 1.233.210 wordt € 1.724.350 terugbetaald aan de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. Deze terugbetaling vindt plaats naar rato van de gemeentelijke bijdrage in 2024. In onderstaande tabel wordt het te ontvangen bedrag per deelnemer weergegeven:

Bijlage

1. Jaarstukken 2024;

2. Accountantsverslag 2024;

3. Controleverklaring 2024.

Besluit

A. Besluit inzake de jaarstukken

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente:

1. neemt kennis van het accountantsverslag en het goedkeurende oordeel van de controleverklaring ten aanzien van het aspect getrouwheid;

2. stelt de jaarstukken 2024 vast;

3. verleend het dagelijks bestuur décharge;

4. verstuurd binnen twee weken de vastgestelde jaarstukken 2024 naar gedeputeerde staten.

B. Besluit inzake de resultaatbestemming 2024

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente stemt in met:

1. de toevoeging van € 17.264 aan de reserve “Jaarresultaten”;

2. het laten vrijvallen van de bestemmingsreserve voor specifieke doelen 2023 voor een totaal van € 158.933;

3. het laten vrijvallen van de bestemmingsreserve ‘verwachte tekorten voor toekomstig begrotingsjaar’ 2023 voor een totaal van € 719.471;

4. het vormen van een reserve voor specifieke doelen vanuit de resultaatbestemming 2024 voor een totaalbedrag van € 370.000 en deze reserve te bestemmen voor de uitvoering van volgende zaken:

I. € 75.000 voor archivering

II. € 100.000 voor nadere uitwerking IT visie

III. € 100.000 voor fase 2 van de pilot “Check uw woning”

IV. € 50.000 eenmalige kosten ombouw ETL

V. € 25.000 voor BIO2 / NIS2

VI. € 20.000 voor privacy borging HR-database

5. het uitkeren van het resterende deel van het voordelig saldo na mutaties in de diverse reserves van € 1.724.350 aan de deelnemende gemeenten. Dit naar rato van de gemeentelijke bijdrage in 2024.

Ondertekening

Secretaris

………………………………….

De heer J.A.G. Cloosterman

Voorzitter

…………………………………….

Mevrouw E. Zinkweg-Ankone