Blad gemeenschappelijke regeling van het participatiebedrijf
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| het participatiebedrijf | Blad gemeenschappelijke regeling 2024, 908 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling Participatiebedrijf Zaanstad Purmerend 2019
Het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling participatiebedrijf Zaanstad Purmerend, handelend onder de naam Werkom,
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling participatiebedrijf Zaanstad Purmerend,
Besluit vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden van Werkom.
HOOFDSTUK II DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
De in artikel 31 van de Archiefwet bedoelde archiefbewaarplaats is de archiefbewaarplaats van de Gemeente Zaanstad, gelegen op het Stadhuisplein 100, Zaandam.
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
HOOFDSTUK IV ARCHIEFVORMING EN –ORDENING
PRODUKTIE EN VERNIETIGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid gedurende de bewaartermijn tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de Archiefwet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de Archiefwet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
IDENTIFICERING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
Artikel 13. Registratie archiefbescheiden.
- 1.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat van archiefbescheiden, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer de archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak zij betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van de archiefbescheiden zijn en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
- 2.
ORDENING EN TOEGANKELIJKHEID VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
- 1.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
- 2.
- 3.
HOOFDSTUK V BEHEER VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
BEWARING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, besturingsprogrammatuur en toepassingsprogrammatuur wordt voldaan aan de bij of krachtens de Archiefwet gestelde eisen.
- 1.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten worden in een zo vroeg mogelijk stadium aan de archivaris meegedeeld. Besluiten betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven, na positief advies van de archivaris, goedkeuring van het bestuur.
- 2.
BEVEILIGING EN RAADPLEGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheereenheid laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend dan wel geraadpleegd en laat controle uitoefenen op het tijdige terugbezorgen ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.
Het is verboden archiefbescheiden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de Archiefwet gegeven regels.
SELECTIE EN VERNIETIGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als door ons verleende machtiging tot vernietiging.
Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 28 november 2019.
H.M.M. Rotgans
voorzitter
Y.F.W. Hoogtanders
secretaris- directeur,
Dit Besluit informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling participatiebedrijf Zaanstad Purmerend.
Met dit besluit wordt beoogd de verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden, te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale archiefbescheiden als op papieren archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen betreffende de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en betreffende het beheer van archiefbescheiden met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast.
Onder f en h, archiefbescheiden en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale archiefbescheiden regels te kunnen stellen.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare archiefbescheiden. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, evenals in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren archiefbescheiden als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels over het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de archiefbescheiden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden, en vooral digitale archiefbescheiden niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de ter zake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt.
De Archiefwet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
De Archiefwet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Lid 1 bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement.
Ten minste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig archiefbescheiden registreren, ordenen en beheren worden hier als beheereenheid aangemerkt.
Tot die bij of krachtens de Archiefwet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften betreffende selectie en vernietiging rekening te houden.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van archiefbescheiden dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de archivaris.
Tot deze bij of krachtens de Archiefwet gestelde eisen behoort de Archiefregeling.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels betreffende selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat archiefbescheiden, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de archivaris een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2024-908.html