Beheerregeling informatiebeheer Noord-Hollands Archief 2023

Het Algemeen Bestuur van het Noord-Hollands Archief;

Gelet op artikel 1, eerste lid van de Archiefverordening Noord-Hollands Archief 2023;

Besluit vast te leggen de volgende beheerregeling:

Beheerregeling informatiebeheer Noord-Hollands Archief 2023

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze beheerregeling en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a. de wet: de Archiefwet 1995;

• b. archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;

• c. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 26 van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief aangewezen archiefbewaarplaats;

• d. gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief, geldend van 30 december 2016 tot heden;

• e. beheerder: degene die belast is met het beheer van de archiefbescheiden, de directeur van het Noord-Hollands Archief;

• f. archivaris: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 6 van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief benoemde archivaris;

Artikel 2. Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.

Hoofdstuk 2. Beheerregeling

Artikel 3. Taken beheerder

• 1. De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

• 2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst en legt dit ter goedkeuring voor aan de archivaris.

Artikel 4. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de benodigde voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen.

Artikel 5. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

De beheertaak van de archivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden van het bestuurs- en bedrijfsvoeringarchief van de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief omvat:

• a. de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

• b. het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

• c. het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van organen van de archiefdienst of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

• d. het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

• e. het tweejaarlijks opstellen van een lijst van overgebracht archief.

Hoofdstuk 3. Slotbepaling

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze beheerregeling treedt in werking op 21 oktober 2023.

• 2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer Noord-Hollands Archief 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het Noord-Hollands Archief te Haarlem op 20 oktober 20.

De voorzitter,

Dhr. J. Wienen

De secretaris,

Mevr. drs. W.F.A. de Groot