Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief;

gelet op:

• Artikel 212 Gemeentewet en artikel 16 en

• Artikel 24.1 van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief;

besluit:

vast te stellen de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

Hoofdstuk 1 . Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Openbaar lichaam:

De gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

b. Algemeen bestuur (AB):

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

c. Dagelijks bestuur (DB) :

Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

d. Administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

e. Financiële administratie:

Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

1. de financieel-economische positie;

2. het financiële beheer;

3. de uitvoering van de begroting;

4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

f. Administratieve organisatie:

Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op tot het stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatievoorziening ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

g. Financieel beheer:

Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief.

h. BBV:

Het Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten.

i. Rechtmatigheid:

Het in overeenstemming zijn met de financiële beheersmaatregelen opgenomen in geldende wet- en regelgeving.

j. Doelmatigheid:

Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

k. Doeltreffendheid:

De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

l. Investeringskrediet:

Een budget voor het realiseren van een investering.

m. Investering:

Een opoffering in tijd, geld of menskracht waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Begroting

1. Het AB stelt per kalenderjaar op basis van de lopende begroting, de financiële meerjarenraming en de bevindingen van de uitvoering daarvan de begroting vast een en ander met inachtneming van het archiefbeleid, het cultuurbeleid, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ( BBV).

2. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming per programma. Bij de jaarverslaggeving wordt een overzicht gegeven van de realisatie per programma.

3. In de begroting wordt van nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weer-gegeven met de afschrijvingstermijnen en de uit de investeringen voortvloeiende kapitaallasten (meerjarig).

4. Het AB stelt de begroting voor 15 juli vast waarna de begroting onverwijld wordt verstrekt aan de Minister van OCW en de Raad van de gemeente Haarlem en de Raad van de gemeente Velsen.

Artikel 3. Kaders begroting

1. Het DB stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op. Een periode van vier jaar valt samen met de periode van de cultuurnota van de Wet op het cultuurbeleid. De meerjarenbegroting wordt jaarlijks herzien in de begrotingscyclus.

2. Het DB zendt eenmaal per vier jaar het ontwerpbeleidsplan en jaarlijks de ontwerpmeerjarenbegroting aan het AB. Zes maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister van OCW en de Raad van de gemeente Haarlem en de Raad van de gemeente Velsen.

Artikel 4. Uitwerking begroting

3. Het DB stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

4. Het DB draagt ten aanzien van de financiële raming en zorgt ervoor dat:

• a. de begrote lasten en baten door middel van kosten toerekening eenduidig zijn toegewezen aan het programma;

• b. de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

• c. de lasten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taken binnen de begroting onder druk komt;

5. Het DB draagt er zorg voor dat de lasten, zoals is geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting, niet worden overschreden.

Artikel 5. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

1. Het AB geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan het DB om de doelstellingen te realiseren en diensten te verlenen.

2. Het AB autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

3. Indien het DB voorziet dat een programma of investeringskrediet dreigt te worden over-schreden, wordt dit door het DB aan het AB gemeld. Dit kan middels de tussentijdse rapportages of middels een voorstel voor wijziging van het budget van het betreffende programma of investeringskrediet of een voorstel tot bijstelling van het beleid. Het DB legt dit aan het AB ter autorisatie voor.

4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het DB voor het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van het investeringskrediet aan het AB voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie

1. Het DB informeert het AB door middel van rapportages per 4 maanden over de realisatie van de begroting van het openbaar lichaam van het lopende jaar.

2. De tussentijdse rapportages worden aan het AB aangeboden uiterlijk zes weken na afloop van een periode van vier maanden.

3. De tussentijdse rapportage bevat:

• a. Een analyse van de uitkomsten ten opzichte van de begroting;

• b. Een vooruitblik op het verwachte jaarresultaat;

• c. Een overzicht van de bestede investeringskredieten;

4. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op investeringskredieten en afwijkingen op de raming van baten en lasten boven de 10% met een ondergrens van € 7.500 toegelicht.

5. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indelingssystematiek van de begroting.

Artikel 7. Jaarstukken

1. Het DB maakt elk jaar de rekening van het voorafgaande jaar op conform wet- en regelgeving. De jaarstukken bevatten in ieder geval:

• a. Een programmaverantwoording;

• b. De verplichte paragrafen;

• c. Een balans, inclusief een uitgebreide toelichting hierop en een overzicht van de baten en lasten van het voorafgaande jaar;

• d. Een verklaring over de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investerings-kredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Hoofdstuk 3 Financiële kaders

Artikel 8 Voorschriften

1. Het DB draagt er zorg voor dat de begroting en de jaarrekening in overeenstemming zijn met de krachtens algemene maatregel van het AB te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet, met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten en met het Handboek financiële verantwoording archieven.

2. Het AB kan nadere regels stellen ten aanzien van waardering en resultaatbepaling, mits passend binnen het kader van het Handboek financiële verantwoording archieven en het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).

Artikel 9 Waardering en afschrijving activa

1. Activa worden gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs, verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardevermindering.

2. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

3. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief ( het saldo van agio en disagio) worden lineair in vier jaar afgeschreven.

4. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

5. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.

6. Indien een vast actief buiten gebruik is gesteld, heeft op het moment van buitengebruikstelling een afwaardering van de boekwaarde plaatsgevonden naar de lagere restwaarde.

7. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 1.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatstgenoemde worden altijd geactiveerd.

8. De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:

• maximaal 40 jaar: bedrijfsgebouwen; depot inrichting (vaste en verrijdbare stellingen nagelvast);

• maximaal 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; depot inrichting (vaste en verrijdbare stellingen niet nagelvast);

• maximaal 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

• maximaal 10 jaar: productiemachines en/of apparatuur, veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen; groot onderhoud bedrijfsgebouwen

• maximaal 5 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen;

• maximaal 5 jaar: automatiseringsapparatuur; readers en printers;

• niet: gronden en terreinen.

Artikel 10 Beleid reserves en voorzieningen

1. Het DB biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan het AB, waarin wordt ingegaan op te onderkennen risico’s en de beheersing daarvan en in verband daarmee het minimaal benodigde weerstandsvermogen en de aan te houden voorzieningen.

2. De nota behandelt voorts de ontwikkeling van de vorming en de besteding van reserves

3. Het AB stelt deze nota vast binnen drie maanden na de aanbieding.

Artikel 11. Financieringsfunctie

1. Het DB biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een Treasurystatuut aan, dat binnen vier maanden na de aanbieding door het AB wordt vastgesteld.

2. Het DB draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor de uitvoering van de richtlijnen zoals vastgelegd in het Treasurystatuut.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 12. Paragrafen

1. Het DB draagt er zorg voor dat zowel in de begroting als in de jaarstukken minimaal de verplichte onderdelen van de paragrafen Bedrijfsvoering, Financiering, Onderhoud kapitaalgoederen, Grondbeleid, Verbonden partijen en Weerstandsvermogen en risicobeheersing worden geadresseerd conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en administratie

Artikel 13. Administratie

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het openbaar lichaam als geheel en de bedrijfsonderdelen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid, en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet en regelgeving.

Artikel 14. Financiële administratie

Het DB draagt er zorg voor dat:

• a. de inrichting en werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten ( BBV) en andere relevante wet- en regelgeving;

• b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk en de gemeente.

Artikel 15. Financiële organisatie

Het DB draagt de zorg voor en legt ( in een besluit) vast dat:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de bedrijfsonderdelen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c. de verlening of goedkeuring van mandaten en volmachten aan de budgethouder voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;

• e. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten en diensten met inachtneming van geldende regels vanuit de Europese Unie.

Artikel 16. Interne controle

1. Het DB draagt zorg voor een adequate interne controle, zodanig dat het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening is gewaarborgd.

2. Het DB zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balans-mutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het DB maatregelen tot herstel.

3. Ten behoeve van deze stelselmatige toetsing draagt het DB zorg voor een controleplan. Dit plan borgt de regelmatige toetsing van de bedrijfsprocessen, op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, op de rechtmatigheid van beheers handelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik.

Artikel 17. Verantwoording over de rechtmatigheid

1. Het DB verantwoordt zich over de rechtmatigheid van de beheershandelingen conform de bepalingen van het BBV met een rechtmatigheidsverantwoording en toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering.

2. Voor het rechtmatigheidsoordeel stelt het AB de verantwoordingsgrens vast op 3%. Deze grens van 3% geldt afzonderlijk voor zowel fouten als onzekerheden.

3. Het DB rapporteert in de paragraaf Bedrijfsvoering over alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid waardoor in het voorkomende geval de verantwoordingsgrens wordt overschreven en verder over alle bevindingen die het DB relevant acht voor de lezer van de jaarrekening.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 18. Intrekken oude verordening

De Financiële verordening vastgesteld op 29 maart 2009 wordt ingetrokken.

Artikel 19. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 20 oktober 2023, met dien verstaande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2023 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 20. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam: “Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het Noord-Hollands Archief, gehouden te Haarlem op 20 oktober 2023.

Voorzitter,

Dhr. drs. J. Wienen

Secretaris,

Mevr. drs. W.F.A. de Groot