Blad gemeenschappelijke regeling van Noord-Hollands Archief
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Noord-Hollands Archief | Blad gemeenschappelijke regeling 2024, 832 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Mandaatregeling Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief 2017
Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van:
- a.
- b.
- 1.
- 2.
Voor het verlenen van onder-mandaat door een directeur is de goedkeuring vereist door respectievelijk het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter. Voor machtiging om op te treden in gerechtelijke procedures en onder-mandaat inzake het passeren van notariële akten is de goedkeuring niet vereist.
- 1.
De directeur informeert het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur dan wel de voorzitter bij zwaarwegende omstandigheden en gebeurtenissen die betrekking hebben op de bij of krachtens dit besluit gemandateerde bevoegdheden. In de gevallen bedoeld in de vorige volzin verschaft de directeur tijdig alle benodigde informatie en voert hij overleg met het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur dan wel de voorzitter alvorens de bewuste bevoegdheid uit te oefenen. In dit overleg wordt in ieder geval bepaald wie het besluit neemt.
- 2.
- 3.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het Noord-Hollands Archief, gehouden te Haarlem op 15 november 2017.
De voorzitter,
Dhr. drs. J. Wienen.
De secretaris,
Dhr. L. Zoodsma,
Toelichting model mandaatregeling
Regionale Historische Centra voeren als gemeenschappelijke regeling taken uit als archiefbewaarplaats van de deelnemers. Voor de uitvoering van deze taken is het nodig om aan de directeur mandaat te verlenen om bepaalde besluiten van belang bij de dagelijkse leiding aan de organisatie te kunnen nemen. Een mandaat regelt de publiekrechtelijke vertegenwoordiging van aan een bestuursorgaan opgedragen bevoegdheden en is geregeld in de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
Een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit geldt als een besluit van de mandaatgever (artikel 10:2 Awb). Een mandaat kan terug worden genomen. Ook kan mandaat incidenteel worden verleend.
Mandaat wordt bij uitstek gebruikt in hiërarchische verhoudingen. Van een mandaat kan, indien dit is toegestaan onder-mandaat worden verleend. Voor onder-mandaat is toestemming van de mandaatgever nodig (art. 10:9 Awb).
Mandaat gemeenschappelijke regelingen
De gemeenschappelijke regelingen kennen bevoegdheden en taken toe aan de organen; het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter. Deze organen zijn volgens de Awb bestuursorganen.
Het is gebruikelijk dat bestuursorganen zich laten vertegenwoordigen bij de uitoefening van de taken en bevoegdheden in het dagelijks bestuur van de ambtelijke organisatie.
Bij het vaststellen van het mandaat worden ook de grenzen voor mandaatverlening aangegeven. Zo kan de aard van een bevoegdheid zich tegen het verlenen van een mandaat verzetten.
Bij het vaststellen van een mandaatregeling zal een afweging gemaakt moeten worden tussen enerzijds de mogelijkheden van de directeur om de dagelijkse leiding van de organisatie uit te kunnen oefenen, en anderzijds de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de bestuursorganen van de gemeenschappelijke regeling, het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter.
Het is aan te bevelen dat het verlenen van mandaat plaatsvindt binnen bepaalde grenzen. In ieder geval zal er een grens worden vastgesteld aan de bevoegdheid tot het aangaan van financiële en andere verplichtingen.
Een mandaat leidt er tevens toe dat ook handelingen betreffende het besluit onder het mandaat gerekend worden.
In elke gemeenschappelijke regeling (art. 31) is een deel van de taak van de directeur omschreven, zoals het bijstaan van het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak. De mandaatregeling is van deze taak een uitwerking, met behoud van de algemene taak van het algemeen bestuur en dagelijks bestuur.
In de toelichting wordt her en der een bepaald artikel uit de Gemeenschappelijke regeling vermeld. De bepalingen van de meeste gemeenschappelijke regeling hebben in het algemeen een zelfde nummering. Artikel 2b regelt in alle regelingen de taken en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur.
Bij het vaststellen van een mandaat door resp. het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter is een toelichting niet noodzakelijk. Deze toelichting dient uitsluitend het bijgaand model. Wel dient een mandaatbesluit, of mandaatregeling, zoals het ook wel wordt genoemd, bekend te
worden gemaakt. Een mandaatbesluit is een besluit van algemene strekking. Dit kan op de website van de regeling of in het blad gemeenschappelijke regeling op de website https://zoek.officielebekendmakingen.nl/. Voor die laatste publicatie dient de gemeenschappelijke regeling te worden geregistreerd bij KOOP Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties.
In dit artikel worden de gebruikte begrippen omschreven.
In dit artikel wordt geregeld dat met mandaat gelijk gesteld worden een volmacht en een machtiging tot het feitelijk handelen. Een volmacht wordt verleend om namens het bestuursorgaan privaatrechtelijke handelingen te verrichten, zoals bijvoorbeeld de inkoop van kantoorartikelen. Een machtiging voor feitelijke handelingen maakt het mogelijk dat de directeur kan optreden, bijvoorbeeld bij personele geschillen.
Een aantal bevoegdheden van het algemeen bestuur zijn uitgezonderd van mandaatverlening. Dat betreft de benoeming van een gemeentearchivaris en provinciearchivaris. De benoeming is gedelegeerd door B&W en GS bij de gemeenschappelijke regeling aan het algemeen bestuur. Het is geen bevoegdheid die gemandateerd kan worden aan de directeur.
De directeur zal in een aantal gevallen ook benoemd zijn als rijks-, provincie-, of gemeentearchivaris. In die gevallen hoeft de bevoegdheid van artikel 17 Aw ook niet te worden gemandateerd, omdat deze al bij wettelijk voorschrift is toebedeeld (geattribueerd) aan de rijks-, gemeente of provinciearchivaris als beheerder van de archiefbewaarplaats. Dit geldt ook voor artikel 13 Aw dat het overbrengen van archiefbescheiden jonger dan 20 jaar regelt. Als de beheerder vervroegde overbrenging weigert, kan worden herzien door degene aan wie de beheerder onmiddellijk ondergeschikt is.
Artikel 2b onder a en e stelt in algemene zin vast waar de verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur ligt. Deze taken worden daarom niet in de mandaatregeling opgenomen. De mandaatregeling regelt dat onder verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur, de directeur van het RHC de dagelijkse leiding kan uitoefenen.
Artikel 13 van de regeling stelt de bevoegdheden en taken van het dagelijks bestuur vast. De bepalingen onder artikel 13 a en b kunnen niet worden gemandateerd. Deze bepalingen stellen vast waar in algemene zin de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur ligt.
Het aangaan van verplichtingen wordt beperkt tot uitgaven gelijk aan de Europese aanbestedingsgrens geldend voor 2A diensten [of een ander bedrag]. Deze grens is momenteel vastgesteld op € 130.000. Dit mandaat zou voldoende moeten zijn om de dagelijkse leiding aan de organisatie te kunnen uitoefenen. Alle verplichtingen boven de grens moeten via een Europees aanbestedingstraject lopen. De grens kan ook hoger worden gesteld. Voor alle verplichtingen boven deze grens is een besluit van het dagelijks bestuur vereist. Aangezien het volgens artikel 13 van de regeling het dagelijks bestuur de activa en passiva beheert en kan besluiten tot privaatrechtelijke handelingen, met uitzondering van oprichting en deelname van en in stichtingen, verenigingen, vennootschappen, maatschappen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen en tenzij het algemeen bestuur anders beslist, is het mandaat ook afkomstig van het dagelijks bestuur.
In dit artikel wordt de bevoegdheid van de voorzitter van artikel [14] lid [..] van de Regeling om het tekenen van bepaalde stukken en het vertegenwoordigen van het RHC in en buiten rechte, nader ingevuld. Dit leidt ertoe dat de directeur alleen kan tekenen voor stukken waarvoor hij of zij volgens het mandaatbesluit is gemandateerd en geen stukken die buiten zijn mandaat vallen, zoals bijvoorbeeld een benoemingsbesluit van de gemeentearchivaris of een verplichting boven de grens waartoe hij of zij is gemandateerd.
Dit artikel regelt het ondermandaat. Voor het verlenen van ondermandaat is de goedkeuring van de mandaatgever, respectievelijk het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter vereist, behalve als het gaat om het optreden in gerechtelijke procedures en het passeren van notariële akten.
In dit artikel wordt de informatievoorziening geregeld. Omdat bij mandaatverlening de bestuurlijke verantwoordelijke verantwoordelijkheid van de mandaatgevers intact blijft, is het belangrijk dat de mandaatgevers ook op de hoogte worden gesteld van de uitoefening van het mandaat.
In dit artikel wordt de formulering voor de ondertekening geregeld. Daarmee wordt bij in mandaat genomen besluiten kenbaar gemaakt, dat het besluit door of namens het betrokken bestuursorgaan is genomen.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2024-832.html