Instructie, mandaat, machtiging en volmacht directeur Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (OD NHN) 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze instructie en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

Mandaat	De bevoegdheid om in naam van het dagelijks bestuur of de voorzitter een besluit te nemen.
Volmacht	De bevoegdheid om namens het dagelijks bestuur of de voorzitter privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten of zaken af te doen namens het dagelijks bestuur of de voorzitter.
Machtiging	De bevoegdheid om namens het dagelijks bestuur en de voorzitter handelingen te verrichten of zaken af te doen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 2 Taken en verantwoordelijkheden

Onverminderd de in artikel 25 van de Gemeenschappelijke Regeling genoemde taken en verantwoordelijkheden van de directeur, heeft de directeur (ook) de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• 1. De directeur is belast met de dagelijkse leiding van de dienst.

• 2. De directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

• 3. De directeur draagt, binnen de door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling gestelde kaders, zorg voor een adequate organisatorische inrichting van de dienst.

• 4. De directeur schept de voorwaarden die het optimaal functioneren van de dienst en de daarin werkzame medewerkers bevorderen en houdt deze voorwaarden in stand.

• 5. De directeur draagt, binnen het door het bestuur dan wel de voorzitter van de gemeenschappelijke regeling per geval of in algemene zin gestelde financiële kader, zorg voor de middelensturing in de dienst.

• 6. De directeur draagt, binnen de door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling gestelde kaders, zorg voor de voorbereiding, onderhoud en uitvoering van het personeelsbeleid.

• 7. De directeur voert het beheer van het gebouw en de inventaris van de dienst.

• 8. De directeur draagt er zorg voor dat vanuit de dienst afgeronde adviezen en voorstellen worden voorbereid ten behoeve van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

• 9. De directeur is belast met het coördineren en bewaken van en het zorgdragen voor de uitvoering van de besluitvorming van het algemeen en het dagelijks bestuur.

• 10. De directeur vertegenwoordigt de OD NHN in en buiten rechte, voor zover dit het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, waaronder rechtspositionele beslissingen, betreft.

• 11. De directeur draagt zorg voor de uitvoering van de activiteiten die door de deelnemers aan de dienst zijn opgedragen en de directeur neemt daarbij in elk geval het daartoe gegeven mandaat en/of de gegeven volmacht in acht.

• 12. De directeur representeert de dienst naar buiten en draagt zorg voor een actieve voorlichting over de werkzaamheden van de dienst.

Artikel 3 Bevoegdheden

• 1. Aan de directeur wordt, met inachtneming van de hierna aangegeven beperkingen en het bepaalde in de leden 2 en 3 van dit artikel en het bepaalde in artikel 4, mandaat, machtiging en volmacht verleend tot het nemen van besluiten en het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, verband houdende met zijn taken en/of verantwoordelijkheden genoemd in artikel 25 van de Gemeenschappelijke Regeling en in artikel 2 van deze instructie, tenzij naar zijn oordeel afdoening door het dagelijks bestuur dan wel de voorzitter gewenst en/of noodzakelijk is. Van deze besluiten zijn uitgezonderd het nemen van beslissingen op bezwaar tegen besluiten die verband houden met zijn taken en verantwoordelijkheden, zoals bedoeld in artikel 2 voornoemd.

  In elk geval - en met inachtneming van de daarbij aangegeven beperking of voorwaarde - heeft het mandaat, de machtiging en volmacht betrekking op:

  • a. Het aangaan, wijzigingen of beëindigen van een arbeidsovereenkomst met een ambtenaar in overeenstemming met de cao SGO en bij de OD NHN geldende rechtspositieregelingen (personeelshandboek).

  • b. Het nemen van (overige) rechtspositionele beslissingen ten aanzien van een individuele ambtenaar conform de cao SGO en de bij de OD NHN geldende rechtspositieregelingen.

  • c. Het nemen van beslissingen in het kader van de Wet open overheid en/of AVG.

  • d. Het nemen van alle conservatoire maatregelen en het doen van al wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht en bezit.

  • e. Het instellen van bezwaar of een gerechtelijke procedure, voor zover dit recht bestaat ingevolge enig wettelijk voorschrift, alsmede het verzoeken om schorsing van een aangevochten besluit of verzoeken van een voorlopige voorziening ter zake, voor zover de voorschriften dit toelaten.

  • f. Het vaststellen van rechtspositieregelingen die een technisch karakter hebben en passen binnen de vastgestelde financiële kaders van de OD NHN.

  • g. Het aangaan van financiële verplichtingen met dien verstande dat de rechtshandeling waaruit deze voortvloeien een financieel belang van 200.000,00 euro per rechtshandeling niet mag overschrijden, tenzij de rechtshandeling gebaseerd is op a tot en met f hiervoor genoemd. Indien van toepassing wordt hierbij het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst NHN in acht genomen en geldt dit mandaat uitdrukkelijk niet voor de afwijkingsbevoegdheid zoals geregeld in punt 2.8 van dat beleid.

  • h. Het vertegenwoordigen van de OD NHN in en buiten rechte voor wat betreft de door hem in mandaat, bij volmacht of bij machtiging uitgeoefende bevoegdheden.

• 2. Van mandaat, machtiging en/of volmacht aan de directeur, als bedoeld in het eerste lid, zijn uitgesloten:

  • Het aangaan van een overeenkomst tot koop of verkoop van onroerende goederen.

  • Het oprichten van of deelnemen in stichtingen, maatschappijen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen.

  • Het vaststellen van de organisatieverordening en het formatieplan.

  • Het aangaan van een beëindigings- of vaststellingsovereenkomst met een werknemer met niet in de cao SGO, de voor de OD NHN geldende rechtspositieregelingen of in titel 10 van boek 7 van het BW geregelde aanspraken.

• 3. Het mandaat, de machtiging en/of de volmacht tot het aangaan van verplichtingen en het doen van betalingen geldt alleen als de uitoefening van die bevoegdheid past binnen de goedgekeurde begroting, begrotingswijziging of het investeringsprogramma en voor zover de kosten de raming niet overschrijden.

• 4. Indien een aan de Gemeenschappelijke Regeling OD NHN deelnemende gemeente of provincie bevoegdheden heeft gemandateerd (waaronder tevens volmacht en machtiging te verstaan) aan het dagelijks bestuur en/of de voorzitter van de OD NHN, dan worden deze ondergemandateerd aan de directeur voor zover het besluit waarin dat mandaat is verleend dat ondermandaat toestaat. Dit geldt eveneens voor eventuele ondermandatering.

Artikel 4 Algemene bepalingen inzake mandaat, volmacht en machtiging

• 1. Het dagelijks bestuur respectievelijk de voorzitter van het bestuur kan in door het dagelijks bestuur of de voorzitter bepaalde gevallen besluiten dat het uitoefenen van de beslissings-, handel- en/of vertegenwoordigingsbevoegdheid door de directeur of door een ondergeschikte niet (meer) is toegestaan dan wel instructies geven ter zake van die uitoefening.

• 2. Voor zover dit besluit niet voorziet in mandaat, machtiging of volmacht dan wel die beperkt of uitsluit, kan het dagelijks bestuur en/of de voorzitter wel incidenteel mandaat, machtiging of volmacht verlenen.

• 3. De afdoening van de in artikel 3 genoemde zaken omvat zowel de beslissing als de ondertekening.

• 4. In de ondertekening wordt tot uitdrukking gebracht dat de bevoegdheid namens het dagelijks bestuur of de voorzitter wordt uitgeoefend.

• 5. Mits toegestaan, kan de directeur onder nader te stellen beperkingen en voorwaarden de aan hem in (onder)mandaat verleende bevoegdheden (verder) ondermandateren aan personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.

• 6. De door de directeur aan ondergeschikten verleende ondermandaten, volmachten en machtigingen worden door hem opgenomen in het ondermandaatregister.

• 7. De directeur draagt zorg voor opname van alle (in (onder)mandaat) verleende bevoegdheden in het Register mandaat, volmacht en machtiging Omgevingsdienst Noord-Holland Noord.

Artikel 5 Bijzondere omstandigheden

• 1. Wanneer de directeur vermoedt dat er zodanig tegenstellingen (dreigen te) ontstaan in het beleid van de deelnemers, dat het functioneren van de dienst daardoor zou kunnen worden bemoeilijkt, meldt hij dit aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling en aan het bestuur van de betreffende deelnemers.

• 2. De directeur informeert de voorzitter en de bestuurders indien de uitoefening van een gemandateerde bevoegdheid naar verwachting politieke en maatschappelijke gevolgen kan hebben. In de gevallen bedoeld in de vorige volzin verschaft de directeur tijdig alle benodigde informatie en voert hij overleg met de voorzitter en bestuurders alvorens de bewuste bevoegdheid uit te oefenen.

• 3. In gevallen anders dan onder lid 2 bedoeld, informeert de directeur de voorzitter en de bestuurders, zo nodig terstond, over gebeurtenissen die zijns inziens bekend moeten zijn bij de besturen van de betrokken deelnemers. Hij adviseert die besturen omtrent te nemen maatregelen.

Artikel 6 Afwezigheid/ bereikbaarheid

• 1. De directeur draagt zorg voor een adequate regeling van zijn vervanging bij afwezigheid.

• 2. De directeur stelt, bij afwezigheid of een voorziene afwezigheid van langer dan 6 weken, de voorzitter van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling hiervan in kennis.

• 3. De directeur draagt zorg voor een adequate bereikbaarheid van de dienst.

Artikel 7 Waarnemend directeur

Onverminderd het gestelde in artikel 6, tweede en derde lid, worden tijdens de afwezigheid van de directeur alle taken en bevoegdheden van de directeur waargenomen door de waarnemend directeur.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot en met 12 juli 2023.

• 2. Alle eerder aan de directeur Omgevingsdienst Noord-Holland Noord verleende instructies mandaat, machtiging en volmacht zijn ingetrokken.

• 3. Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Instructie, mandaat, machtiging en volmacht directeur Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023’.

Ondertekening, d.d. 12 juli 2023

Het dagelijks bestuur, voor wat betreft zijn bevoegdheden,

Voorzitter,

Secretaris,

De voorzitter, voor wat betreft zijn bevoegdheden,

De voorzitter,