Toelichting
Algemeen
De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie heeft haar basis in artikel 59, lid 7 van de Wet gemeenschappelijke regelingen waarin is opgenomen dat de artikelen 190 tot en met 219 van de Provinciewet van overeenkomstige toepassing zijn, voor zover daarvan bij of krachtens deze wet niet is afgeweken. In artikel 216, eerste lid, van de Provinciewet is opgenomen dat Provinciale Staten (in casu het Algemeen Bestuur) bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid vaststelt, en daarnaast de uitgangspunten voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie vult daarnaast de vrije ruimte nader in die iedere provincie (in casu gemeenschappelijke regeling) heeft bij de inrichting van het eigen financieel beleid, beheer en organisatie en de rechtmatigheid.
De Provinciewet biedt de belangrijkste kaders en regelt bijvoorbeeld dat er nadere eisen worden gesteld aan de inrichting van de begroting en de jaarrekening. Dit wordt vervolgens uitgewerkt in het Besluit begroting en verantwoording gemeentes en provincies (hierna: BBV). Het BBV schrijft voor op welke wijze de provincie moet begroten en verantwoorden en de wijze waarop zij uitvoeringsinformatie vastlegt. Om een correcte interpretatie van deze artikelen te waarborgen is er een commissie voor het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: commissie BBV). De commissie BBV draagt zorg voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV, en voor een visie ten aanzien van rechtmatigheid in de controleverklaring (artikel 75, tweede lid, van het BBV).
Richtlijnen van de commissie BBV aan provincies en andere decentrale overheden zijn een belangrijk instrument van de commissie BBV om in navolging van artikel 75 van het BBV de eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV te bevorderen. De richtlijnen van de commissie BBV worden onderverdeeld naar stellige uitspraken en aanbevelingen. De stellige uitspraken zijn dwingend; een provincie behoort zich hier aan te houden. Met stellige uitspraken geeft de commissie BBV een interpretatie van de regelgeving die leidend is. Indien een provincie toch een afwijkende interpretatie kiest, dan moet zij dit expliciet motiveren en kenbaar maken bij de begroting en jaarstukken. De aanbevelingen zijn niet dwingend. Hierbij gaat het om uitspraken die ‘steun en richting geven aan de praktijk’. De commissie BBV spoort provincies aan om deze aanbevelingen te volgen, omdat dat naar haar oordeel bijdraagt aan het inzicht in de financiële positie (transparantie). Omdat deze aanbevelingen vanuit de expertise van de commissie BBV zijn opgesteld, zijn specifiek die aanbevelingen die gaan over de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 216 Provinciewet) opgenomen als onderdeel van de verordening.
In artikel 75, tweede lid, onder b, van het BBV is vastgelegd dat de commissie BBV een kadernota rechtmatigheid opstelt voor het geven van een visie ten aanzien van rechtmatigheid in de controleverklaring. Met het instellen van de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur heeft de commissie BBV de Kadernota rechtmatigheid 2023 opgesteld..
Nieuwe ontwikkeling: rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur
Vanaf boekjaar 2023 neemt het Dagelijks Bestuur een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Deze verantwoording is een standaardmodel dat bij wet is vastgelegd en het geeft inzicht in hoeverre de gemeenschappelijke regeling rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het Dagelijks Bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, over de (financiële) rechtmatigheid. Het doel hiervan is om de kaderstellende en controlerende rol van het Algemeen Bestuur op dit vlak te versterken. Het is daarnaast de verwachting dat dit een kwaliteitsimpuls zal geven aan de interne processen en beheersing, zodat het Dagelijks Bestuur kan steunen op een adequaat functionerend systeem. Ook is de verwachting dat er meer vooruitgekeken gaat worden naar het oplossen van onrechtmatigheden, omdat het Dagelijks Bestuur ook beheersmaatregelen moet formuleren (Kadernota rechtmatigheid 2023)..
Artikelsgewijs
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen
Eerste lid
De programma-indeling wordt bij aanvang van iedere bestuursperiode door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Artikel 66, eerste lid, onder c, van het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat de taakvelden aan de programma’s moeten worden toegewezen.
Tweede lid, onder b
Op voorstel van het Dagelijks Bestuur stelt het Algemeen Bestuur beleidsindicatoren per programma vast. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting (de daarin vervatte informatie is specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) . Wat de verplichte beleidsindicatoren zijn, volgt uit de (ministeriële) Regeling vaststelling beleidsindicatoren door provincies in programma’s en programmaverantwoording, die zijn grondslag vindt in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.
Derde lid
Met dit lid geeft het Algemeen Bestuur aan dat hij de programma’s (lid 1) nader wil onderverdelen in sub-onderwerpen die een nadere duiding geven aan de inhoud van de programma’s.]
Vierde lid
Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken voor. In een paragraaf wordt het Algemeen Bestuur integraal over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt, geïnformeerd. Het (facultatieve) derde lid bepaalt, dat het Algemeen Bestuur bij aanvang van een nieuwe bestuursperiode kan aangeven, welke paragrafen hij nog meer wenst. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een paragraaf subsidies, een paragraaf duurzaamheid en energietransitie of een paragraaf digitale transformatie.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
In dit artikel zijn bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting, die aanvullend zijn op het BBV.
Eerste lid, onder a
In het eerste lid, onder a, wordt de verplichting in artikel 20, tweede lid, onder b, van het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt, door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Dit is nodig om ook de autorisatie van investeringskredieten mogelijk te maken. Bij investeringen moet ook worden gedacht aan grondexploitaties.
Eerste lid, onder b
Het eerste lid, onder b, bepaalt, dat in aanvulling op het bepaalde in het BBV de gevolgen van de begroting en meerjarenraming, investering en grondexploitatie voor de schuldpositie inzichtelijk worden gemaakt.
Derde lid
In het derde lid wordt geregeld vanaf welk grensbedrag incidentele baten en lasten worden gespecificeerd in het overzicht van de (geraamde) incidentele baten en lasten per programma, conform het advies van de commissie BBV (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021).
Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming
Artikel 4 biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Hierin staat een aantal uitgangspunten die het Dagelijks Bestuur bij het opstellen van deze stukken in acht moeten nemen. Dit is in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 193 en 197 van de Provinciewet en het BBV.
Eerste lid
Het Algemeen Bestuur stelt vooraf aan het opstellen van de begroting een nota vast, waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het Dagelijks Bestuur voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Deze nota wordt ook wel kader-, voorjaars- of perspectiefnota genoemd.
Derde lid
In dit lid is bepaald dat in de begroting een post onvoorzien wordt opgenomen. Zie artikel 8, eerste lid, onder e, van het BBV.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
Eerste lid
Op grond van artikel 58 van de Wet Gemeenschappelijke Regeling berust het budgetrecht bij Het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan het Algemeen Bestuur op grond van artikel 196 van de Provinciewet besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. De Omgevingsdienst kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht. Het Algemeen Bestuur kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie door het Algemeen Bestuur van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s.
Tweede lid
Naast lopende uitgaven doet een Omgevingsdienst investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten door het Algemeen Bestuur worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is er voor gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen. Wel kan het Algemeen Bestuur bij de begrotingsbehandeling aangeven, welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan het Algemeen Bestuur de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar Het Algemeen Bestuur autoriseert de uitgaaf nog niet. Het Dagelijks Bestuur is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.
Derde lid
Het Dagelijks Bestuur dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan het Algemeen Bestuur te melden, zodat Het Algemeen Bestuur kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Dit is de actieve informatieplicht van het Dagelijks Bestuur.
Vijfde lid
Voor het behandelen van de daadwerkelijke begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid is er voor gekozen deze mee te nemen bij de behandeling van de tussentijdse rapportages. Bij investeringen met een meerjarig karakter, vindt bij elke begroting een actualisatie van de ramingen plaats en doet het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
Artikel 6. Tussentijdse rapportages
De tussentijdse rapportages zijn een belangrijk onderdeel van de planning- en control cyclus voor Het Algemeen Bestuur. Op basis van tussentijdse rapportages wordt het Algemeen Bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.
Eerste lid
Er is gekozen voor twee tussentijdse rapportages, waarvan de eerste op tijd is om te gebruiken als input voor de voorjaarsnota.
Tweede lid
Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de tussentijdse rapportages.
Derde lid
Het derde lid bepaalt welke afwijkingen ten opzichte van de begroting het Dagelijks Bestuur in de tussentijdse rapportages moet toelichten.
Artikel 7. Jaarstukken
Eerste lid
De jaarrekening zal een positief, dan wel een negatief saldo kennen. In het eerste lid wordt geregeld dat het Dagelijks Bestuur een voorstel doet voor de bestemming van het positieve saldo, dan wel de afdekking van een eventueel negatief saldo.
Tweede lid
Het tweede lid biedt de mogelijkheid om vooruitlopend op de bestemming van het rekeningresultaat budgetten die niet tot besteding zijn gekomen over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Bedacht moet worden dat dit uiteraard gevolgen heeft voor de mate waarin het rekeningsaldo nog kan worden bestemd, zoals bedoeld in het eerste lid.
Artikel 8. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen
In artikel 8 is een nadere invulling van de informatieplicht van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur opgenomen. Het betreft een uitwerking van artikel 201 Provinciewet. Dat artikel verplicht het Dagelijks Bestuur vooraf aan het aangaan van bepaalde verplichtingen het Algemeen Bestuur inlichtingen te verstrekken, indien het Algemeen Bestuur daar om verzoekt of indien de uitoefening van deze bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur ingrijpende gevolgen heeft voor de gemeente.
Het Algemeen Bestuur verzoekt het Dagelijks Bestuur om informatie vooraf aan het aangaan van de opgesomde rechtshandelingen met een financieel gevolg, indien het aangaan van deze verplichtingen de in artikel 8 genoemde bedragen overschrijden. Het gaat hierbij dus niet om het budgetrecht van het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur, maar om de actieve informatieplicht. Het kan zijn dat het bedrag van de verplichting binnen de door het Algemeen Bestuur goedgekeurde begrotingskaders valt, maar dat het Algemeen Bestuur over het aangaan van de verplichting alsnog vooraf wil worden geïnformeerd. De verplichtingen die worden aangegaan zullen terug te zien zijn in de balans.
De bepalingen uit het artikel ontslaan het Dagelijks Bestuur niet van de informatieplicht in andere gevallen. Ook moeten besluiten van het Dagelijks Bestuur voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door het Algemeen Bestuur is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur over wanneer het Algemeen Bestuur in elk geval vóóraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het Dagelijks Bestuur kenbaar te maken.
Artikel 9. Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording
Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. Zie Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021, blz. 9 e.v. voor de criteria en bijbehorende toelichting. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.
Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:
- -
begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting;
- -
voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden;
- -
misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.
Eerste lid
In relatie tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in het eerste lid opgenomen dat het Algemeen Bestuur bij aanvang van iedere bestuursperiode vaststelt op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021).
Tweede lid
In het tweede lid stelt het Algemeen Bestuur de verantwoordingsgrens vast, waarboven het Dagelijks Bestuur moet rapporteren aan het Algemeen Bestuur (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021). Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.
Derde lid
Het derde lid geeft aan boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht (rapportagegrens).
Artikel 10. Voorwaardencriterium\
Eerste lid
In het eerste lid wordt de definitie weergegeven van het voorwaardencriterium, het zogenaamde “normenkader”.
Tweede lid
Artikel 11 geeft aan dat jaarlijks het normenkader ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door de het algemeen bestuur moet worden vastgesteld en voor een bepaalde datum aan het Algemeen Bestuur moet worden aangeboden.
Artikel 11. Begrotingscriterium
Eerste lid
Artikel 12 gaat expliciet in op de begrotingsrechtmatigheid. In het eerste lid wordt het begrip begrotingsrechtmatigheid gedefinieerd.
Tweede lid
De baten en lasten moeten zich bewegen binnen de door het Algemeen Bestuur goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Dat is geregeld in het tweede lid.
Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Eerste lid
Dit artikel voorziet in het zogenaamde “misbruik en oneigenlijk gebruik criterium”. In het eerste lid wordt het criterium gedefinieerd. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan is.
Tweede lid
Aan het Dagelijks Bestuur wordt opgedragen om regels op stellen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.
Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa
In artikel 216 tweede lid, onder a, van de Provinciewet is opgenomen, dat de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 12 invulling gegeven.
Eerste lid
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur eens in de 4 jaar een nota investeringen aan, waarin de afschrijvingstermijnen als bijlage zijn opgenomen. Het Algemeen Bestuur stelt deze nota vast. De nota behandelt de regels voor waardering en afschrijving van vaste activa, de zogenaamde waarderingsgrondslagen.
Artikel 14. Reserves en voorzieningen
Eerste lid
Regelgeving rondom de verantwoording van de rentekosten is uitgewerkt in de notitie Rente van de commissie BBV. In deze notitie is aangegeven dat de uitspraken van de commissie BBV alleen strekken tot de verslaggevingstechnische verwerking van de rente op de taakvelden. Dat wil zeggen dat de regels voor de renteomslag bepalend zijn voor de rente die feitelijk wordt toegerekend aan de taakvelden. De commissie BBV doet echter geen uitspraken over de wijze waarop gemeenten hun tarieven moeten berekenen. Fiscaal juridisch gezien is het toegestaan om een redelijk deel van de rentelasten mee te nemen in de kostenopstelling die ten grondslag ligt aan de tariefberekening.
In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.
Tweede lid
Het tweede lid bepaalt, dat het Dagelijks Bestuur eens in de 4 jaar een nota over de reserves en voorzieningen aan het Algemeen Bestuur aanbiedt. Met het vaststellen van deze nota stelt het Algemeen Bestuur de kaders vast voor de vorming van reserves en voorzieningen.
Derde lid
Voor een investeringsvoornemen kan het Algemeen Bestuur een bestemmingsreserve vormen. Een deel van de algemene reserve wordt hiervoor afgezonderd. Hiermee wordt op de balans van de Omgevingsdienst tot uitdrukking gebracht dat een toekomstige investering in de loop van de jaren middels de afschrijvingen een beslag op het eigen vermogen gaat leggen. In het derde lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor een dergelijke bestemmingsreserve opgenomen.
Vierde lid
Investeringsvoornemens leiden niet altijd tot investeringen. Er bestaat het gevaar, dat bestemmingsreserves op de balans blijven staan waar tegenover in het geheel geen investeringsvoornemen meer bestaan. Dit kan worden voorkomen door voor elke nieuwe bestemmingsreserve een maximale ‘houdbaarheidsdatum’ op te nemen. Hiervoor is bepaald dat bestemmingsreserves die de houdbaarheidsdatum hebben overschreden, vervallen en weer aan de algemene reserve worden toegevoegd.
Artikel 15. Kostprijsberekening
Eerste lid
Het eerste lid bepaalt dat de kostprijsberekeningen extracomptabel worden vastgelegd en dat de kostprijzen bestaan uit de directe kosten en een opslag voor de overhead en voor de rente over de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van (vaste) activa die voor desbetreffende rechten en heffingen en voor desbetreffende goederen, werken en diensten worden ingezet. Wat onder de directe kosten moet worden verstaan is via het BBV, de notitie overhead en de taakveldbeschrijving helder gedefinieerd. Op dat punt hoeft in deze verordening niets aanvullend te worden geregeld.
Artikel 16. Financieringsfunctie
Artikel 216, tweede lid, onder c, van de Provinciewet bevat de bepaling, dat de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 216 Gemeentewet) in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Artikel 20 bevat kaders voor het financieringsbeleid. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 29.
Eerste lid
In aanvulling op de regels uit de Wet financiering decentrale overheden (hierna: Wet fido) en daarop gebaseerde besluiten en regelingen stelt het eerste lid een aantal aanvullende kaders. Zo mag geen gebruik worden gemaakt van financiële derivaten. Gemeenschappelijke Regelingen mogen alleen leningen en garanties verstrekken en financiële participaties aangaan voor het behartigen van een publiek belang (artikel 2 van de Wet fido). Daarbij bepaalt artikel 55a van de Wet gemeenschappelijke regelingen, dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat de raden van de deelnemende gemeenten en provinciale staten van de deelnemende provincie een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Algemeen Bestuur heeft kunnen brengen.
Tweede lid
Het tweede lid draagt het Dagelijks Bestuur op bij het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal zo mogelijk zekerheden te bedingen om zo het financiële risico waaraan de gemeenschappelijke regeling bloot komt te staan, te verminderen. Dit is zeker als het om grote bedragen gaat, iets om op te letten.
Derde lid
Het derde lid bepaalt, dat voor het verlenen van garanties een voorziening wordt gevormd voor het risico dat de omgevingsdienst loopt. Daarmee komt de verlening van garanties expliciet onder het budgetrecht van het Algemeen Bestuur te vallen en is ook voor de verlening van garanties tegen marktconforme tarieven instemming van het Algemeen Bestuur vereist.
Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Tweede lid
In artikel 11 van het BBV staat welke informatie de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In dit artikel wordt de aanvullende informatievraag van het Algemeen Bestuur voor deze paragraaf gedefinieerd. Er is opgenomen, dat het Algemeen Bestuur voor het vormen van een oordeel over het weerstandsvermogen in deze paragraaf wordt geïnformeerd over de ontwikkeling van het saldo van baten en lasten als aandeel van de inkomsten.
Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen
In artikel 12 van het BBV staat welke informatie de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten.
Artikel 19. Financiering
In artikel 13 van het BBV staat welke informatie de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In aanvulling daarop is in dit artikel de aanvullende informatievraag van het Algemeen Bestuur voor deze paragraaf gedefinieerd.
Artikel 20. Bedrijfsvoering
In artikel 14 van het BBV staat welke informatie de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In dit artikel is de aanvullende informatievraag van het Algemeen Bestuur voor deze paragraaf gedefinieerd.
In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken ook een grotere rol gekregen. De commissie BBV doet hierover een aantal stellige uitspraken:
- -
Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
- -
Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het Dagelijks Bestuur hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering.
- -
Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Overigens adviseert de commissie BBV ook om afspraken te maken tussen Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Daarnaast adviseert de commissie BBV om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.
Het Algemeen Bestuur kan ervoor kiezen om een rapportagegrens vast te leggen voor het toelichten van onrechtmatigheden in de paragraaf bedrijfsvoering, die afwijkt van de verantwoordingsgrens die is vastgelegd in artikel 11. Het Dagelijks Bestuur moet in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting geven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen.
Artikel 21. Administratie
Onder artikel 21 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Holland Noord.
Artikel 22. Financiële organisatie
Het Dagelijks Bestuur is op grond van artikel 57b, lid 1, onder c van de Wet Gemeenschappelijke regelingen bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State.
Artikel 22 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het Dagelijks Bestuur beleid en interne regels stelt. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand dat het Dagelijks Bestuur een organisatiebesluit en een treasurystatuut vaststelt en dat het Dagelijks Bestuur de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de (extracomptabele) kostentoerekening vastlegt.
Onder f
Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan de inkoopvoorwaarden van de OD NHN.
Onder g
In geval van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het bijvoorbeeld om het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden.
De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen.
Onder h
Onder h is de opdracht neergelegd voor het Dagelijks Bestuur voor de registratie van de prestaties en de maatschappelijke effecten, die het Algemeen Bestuur kan betrekken bij de beoordeling van de jaarrekening.
Artikel 23. Interne controle
Eerste lid
De accountant toetst jaarlijks of de rekening van de OD NHN een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën. Het eerste lid draagt het Dagelijks Bestuur op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de OD NHN zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.
Tweede lid
Het tweede lid bepaalt, dat het Dagelijks Bestuur maatregelen treft, zodat wordt gecontroleerd of de administratie van materiële bezittingen zoals gebouwen, voertuigen, computers, voorraden en de administratie van het financieel vermogen zoals aandelen en overeenkomsten van leningen, geldmiddelen, debiteurenvorderingen e.d. overeenkomen met hetgeen de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord daadwerkelijk bezit. Voor veel van deze bezittingen wordt een jaarlijkse controle gevraagd.
Eens per 4 jaar moet worden gecontroleerd of de administratie van registergoederen en bedrijfsmiddelen overeenkomt met het daadwerkelijke bezit.