Jaarstukken 2023 en resultaatbestemming resultaat 2023 GBTwente

Voorstel voor het algemeen bestuur van GBTwente

Van Het dagelijks bestuur van GBTwente

Vergaderdatum 4 april 2024

Onderwerp

Jaarstukken 2023 en resultaatbestemming resultaat 2023

Voorstel

Voorstel inzake resultaatbestemming 2023:

Instemmen met:

a. de toevoeging van € 83.780 aan de reserve “Jaarresultaten”;

b. het laten vrijvallen van de bestemmingsreserve voor specifieke doelen 2022 voor een totaal van € 106.867;

c. het vormen van een reserve voor specifieke doelen 2023 voor een totaalbedrag van € 200.000 en deze reserve te bestemmen voor de uitvoering van volgende zaken:

I. € 170.000 voor de afhandeling 285 extra beroepschriften die nog behandeld moeten worden vanuit 2023

II. € 30.000 voor een tool/applicatie voor uniforme vastlegging van bevindingen en opvolgingen van uit de Interne Controle en Verbijzonderde Interne Controle en de vastlegging van de vereisten vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

d. het vormen van een bestemmingsreserve voor de dekking van het verwachte tekort dat voortvloeit uit de 1e begrotingswijziging 2024 en het restant van het voordelige saldo 2023 van € 719.471 te doteren aan deze reserve. De deelnemende gemeenten hoeven dan voor het begrotingsjaar 2024 op basis van de 1e gewijzigde begroting 2024 geen extra bijdrage te leveren aan de uitvoeringskosten;

Voorstel inzake de jaarstukken 2023:

a. kennisnemen van het accountantsverslag en het goedkeurende oordeel van de controleverklaring ten aanzien van het aspect getrouwheid;

b. kennisnemen van de jaarstukken 2023 en deze in de vergadering van 10 juli a.s. vast te stellen;

c. na vaststelling van de jaarstukken het dagelijks bestuur décharge te verlenen;

d. voor 15 juli 2024 de vastgestelde jaarstukken 2023 te versturen naar gedeputeerde staten.

Toelichting

Conform artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente worden de jaarstukken met de accountantsverklaring en een verslag van de bevindingen van de accountant ter vaststelling door het dagelijks bestuur voorgelegd aan het algemeen bestuur ter verkrijging van décharge.

Het jaarresultaat over 2023 laat een positief saldo van € 896.384 zien.

Op basis van de prognose en de ontwikkelingen zoals opgenomen in de 1e bestuurs-rapportage 2023 leek dit in eerste instantie helemaal niet aan de orde. Een grote verklaring voor dit toen verwachte tekort van € 930.000 waren op dat moment de niet voorziene autonome prijs- en loonindexatie maar ook de enorme toename van het aantal bezwaarschriften WOZ waar GBTwente mee te maken kreeg. Een deel van het toen geprognosticeerde tekort is conform afspraak door bij de deelnemende gemeenten in rekening gebracht. Het resterende deel (€ 537.000) van het tekort kon gedekt worden uit de bestemmingsreserves.

In de 2e bestuursrapportage 2023 is gerapporteerd dat door de oplopende creditrente sprake was van een flinke meevaller van zo’n € 500.000 aan rentebaten en tevens is ook gemeld over het later dan wel nog niet kunnen vervullen van vacatures en het lastig inhuren van goed gekwalificeerde specialisten. Op dat moment werd een kleine plus van zo’n € 28.000 geprognosticeerd.

Uiteindelijk bleek bij de opstelling van de jaarstukken 2023 dat het moeilijk kunnen vervullen van vacatures en het inhuren van gespecialiseerd personeel leiden tot dit positief resultaat. Dit heeft er tot geleid dat GBTwente niet in staat is geweest om in 2023 alle beroepschriften af te handelen en zullen ze alsnog opgepakt moeten worden in 2024. Het is naar onze mening ook zinvol om een deel van het positief resultaat voor deze extra inhuur in 2024 te reserveren.

In onderstaande tabel is het resultaat van GBTwente weergegeven:

NB: In de kolom ‘Prognose resultaat 2023 (2e berap)’ is nog geen rekening gehouden met de gevraagde extra bijdrage van € 411.617 van de deelnemende gemeenten. De gewijzigde begroting was op dat moment nog niet vastgesteld vanwege de zienswijzeprocedure.

Het positieve resultaat wordt op hoofdlijnen veroorzaakt door:

• voordeel op loonkosten vanwege het nog niet volledig kunnen invullen of later in kunnen vullen van vacatureruimte;

• voordeel op personeel van derden enerzijds door het beperkte aanbod in de markt aan specialistisch personeel en anderzijds verdaging van een deel van de bezwaren om te worden afgehandeld in 2024;

• voordeel op inhuur specialistisch personeel van derden bij diverse bedrijfsvoering-vraagstukken;

• voordeel op rentebaten als gevolg van ontvangen rente;

• voordeel op advieskosten vanwege minder inzet extern inkoopbegeleider en het doorschuiven van een klanttevredenheidsonderzoek onder de stakeholders en het uitwerken van de IT visie naar 2024.

Rechtmatigheidsverantwoording

Met ingang van 2023 is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor verantwoording over de rechtmatigheid. Hiervoor is als onderdeel van de jaarrekening 2023 een Model Rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Op basis van de afgesproken normen is er geen fout of onrechtmatig handelen van de organisatie geconstateerd.

Reserve ‘jaarresultaten’

De reserve ‘jaarresultaten’ van GBTwente mag 5% van het begrotingstotaal zijn. Op dit moment bevat de reserve € 649.120. Op basis van het begrotingstotaal 2023 kan er een bedrag van € 83.780 extra worden toegevoegd. Na vaststelling van de resultaat-bestemming is de reserve maximaal gevuld en bevat € 732.900.

Bestemmingsreserve specifieke doelen 2023

De in 2023 ‘herijkte beleidsregels inzake reserves en voorzieningen’ bieden de mogelijkheid om een aparte bestemmingsreserve te vormen voor specifieke doelen. Wij stellen voor om voor een deel van totaal € 200.000 zo’n bestemmingsreserve te vormen.

Het gaat hier dan om de volgende zaken;

• Applicatie voor vastlegging en monitoring rechtmatigheid en BIO;

In het kader van de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording 2023 zijn we in 2023 volop bezig geweest met het herinrichten van de Interne controle (IC) en de Verbijzonderde interne controle (VIC). Ook zijn er verscherpte vereisten voor het vastleggen van de maatregelen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Om beide processen goed te kunnen vastleggen en vervolgens te kunnen monitoren is in 2023 gekeken naar een passende tool/applicatie die ons hierbij zou kunnen ondersteunen. Hiervoor is in de 1e Berap 2023 reeds uitgebreid over gerapporteerd. Vlak voor het moment van implementatie van de gekozen applicatie heeft de leverancier echter besloten te stoppen met deze applicatie (ICT-technische redenen). Vanwege prioritering van andere noodzakelijke werkzaamheden is vervolgens intern besloten om de aanschaf van de betreffende applicatie uit te stellen naar 2024. De ingeschatte kosten voor deze applicatie bedragen zo’n € 30.000. Dit bedrag bestaat uit jaarlijkse licentiekosten en eenmalige implementatiekosten. Dit bedrag was al door uw bestuur beschikbaar gesteld in 2023 en om die reden stellen wij voor om dit bedrag vanuit het positieve resultaat 2023 alsnog te reserveren zodat de uitvoering voor 2024 gedekt is. De structurele kosten zullen bij de opstelling van de begroting 2025-2028 worden meegenomen.

• Afhandeling van beroepschriften 2023

In 2023 is GBTwente geconfronteerd met een ruime verdubbeling van het aantal WOZ-woningbezwaren. Van ruim 11.000 in 2022 kwamen we in 2023 op ruim 24.000 bezwaarschriften.

Het gros daarvan is inmiddels van een antwoord voorzien. Voor wat het aantal binnen-gekomen beroepen betreft zien we een heel andere trend. Niet een verdubbeling, maar tot op heden een ruime verviervoudiging! Van 200 beroepen over belastingjaar 2022 naar ruim 800 over het jaar 2023. En vanuit de griffie van de rechtbank hebben we inmiddels begrepen dat er nog meer aankomen voor GBTwente. Een groot deel van de stijging in het aantal beroepen is toe te wijzen aan NCNP-bureaus. Sommigen daarvan hebben massaal (lees: tegen alle uitspraken op bezwaar) beroep aangetekend. Onze verwachting is dat de indieners bij de voorbereiding van een aantal van deze beroepen tot de conclusie gaan komen dat deze beroepen op voorhand niet haalbaar zijn en alsnog zal worden ingetrokken. Over de mate waarin, kunnen we nu alleen maar ‘gissen’. De constatering is echter dat we in het jaar 2024 (of wellicht zelfs 2025, afhankelijk van de snelheid van de behandeling van de zaken door de rechtbanken) veel meer beroepen hebben voor te bereiden. In een ‘normaal jaar’ is GBTwente in staat zo’n 200 beroepen te behandelen (o.a taxatie, advies, schriftelijke verdediging, behandeling bij rechter). Op basis van de huidige inzichten, rekening houdend met een geschat aantal intrekkingen, worden voor de exploitatie 2024 zo’n 285 stuks aan extra beroepen ingeschat. Voor de behandeling is ingeschat dat we hiervoor zo’n € 170.000 aan extra kosten zullen hebben. We stellen voor om de dekking van de kosten van deze beroepschriften alvast vanuit een deel van het positieve resultaat te doen.

Bestemmingsreserve Dekking verwachte tekort begrotingsjaar 2024

Zoals al aangegeven bieden de in 2023 ‘herijkte beleidsregels inzake reserves en voorzieningen’ de mogelijkheid om aparte bestemmingsreserves te vormen voor specifieke doelen. Op basis hiervan stellen wij voor om het restant van het voordelig saldo 2023 ad.€ 719.471 in te zetten voor het vormen van een bestemmingsreserve voor de dekking van het verwachte tekort dat voortvloeit uit de 1e begrotingswijziging 2024. De deelnemende gemeenten hoeven dan voor het begrotingsjaar 2024 op basis van de 1e begrotingswijziging 2024 geen extra bijdrage te doen.

Bijlage

1. Jaarstukken 2023;

2. Concept accountantsverslag 2023;

3. Concept controleverklaring 2023.

Besluit

Besluit inzake de resultaatbestemming 2023

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente stemt in met:

a. de toevoeging van € 83.780 aan de reserve “Jaarresultaten”;

b. het laten vrijvallen van de bestemmingsreserve voor specifieke doelen 2022 voor een totaal van € 106.867;

c. het vormen van een reserve voor specifieke doelen 2023 voor een totaalbedrag van € 200.000 en deze reserve te bestemmen voor de uitvoering van volgende zaken:

I. € 170.000 voor de afhandeling 285 extra beroepschriften die nog behandeld moeten worden vanuit 2023

II. € 30.000 voor een tool/applicatie voor uniforme vastlegging van bevindingen en opvolgingen van uit de Interne Controle en Verbijzonderde Interne Controle en de vastlegging van de vereisten vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

d. het vormen van een bestemmingsreserve voor de dekking van het verwachte tekort dat voortvloeit uit de 1e begrotingswijziging 2024 en het restant van het voordelige saldo 2023 van € 719.471 te doteren aan deze reserve. De deelnemende gemeenten hoeven dan voor het begrotingsjaar 2024 op basis van de 1e gewijzigde begroting 2024 geen extra bijdrage te leveren aan de uitvoeringskosten;

Besluit inzake de jaarstukken 2023

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente:

a. Neemt kennis van het accountantsverslag en het goedkeurende oordeel van de controleverklaring ten aanzien van het aspect getrouwheid;

b. Neemt kennis van de jaarstukken 2023 en stelt deze in de vergadering van 10 juli a.s. vast;

c. Verleend het dagelijks bestuur décharge na vaststelling van de jaarstukken;

d. Verstuurd voor 15 juli 2024 de vastgestelde jaarstukken 2023 naar gedeputeerde staten.

Ondertekening

Secretaris

………………………………….

Voorzitter

…………………………………….

De heer J.A.G. Cloosterman Mevrouw E. Zinkweg-Ankone