Mandaatregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2024

Het dagelijks bestuur en de voorzitter van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Overwegende dat,

• het uit praktisch oogpunt en ter bevordering van een vlotte afhandeling van zaken aanbeveling verdient de afhandeling van daarvoor in aanmerking komende zaken te mandateren aan de daarvoor in aanmerking komende functionarissen;

• Veiligheidsregio Noord-Holland Noord zorgdraagt voor de taken die aan haar bij of krachtens de Wet veiligheidsregio’s zijn opgedragen;

• Veiligheidsregio Noord-Holland Noord de taken heeft zoals genoemd in artikel 5 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord;

• als gevolg van de doorontwikkeling van de organisatie van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord het gewenst is om de mandatering aan te passen;

• dat het daarom gewenst is de Mandaatregeling VRNHN 2016 wordt ingetrokken en de wijzigingen in de mandatering neer te leggen in een nieuwe regeling.

Gelet op:

• Afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;

• Artikel 33b tot en met artikel 33d van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• de Wet veiligheidsregio’s;

• de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord;

b e s l u i t e n

• 1. de Mandaatregeling VRNHN 2016 met bijbehorend Mandaatregister VRNHN 2016 in te trekken, en

• 2. vast te stellen de Mandaatregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2024, waardoor deze komt te luiden als volgt:

MANDAATREGELING VEILIGHEIDSREGIO NOORD-HOLLAND NOORD 2024

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. bevoegdheid: mandaat, volmacht, of procesmachtiging;

• b. budgethoudersregeling: de regeling budgethouders Veiligheidsregio Noord-Holland Noord;

• c. directeur: één van de directeuren van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord;

• d. gemandateerde: functionaris die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen en te ondertekenen;

• e. gevolmachtigde: degene die de volmacht ontvangt;

• f. machtiging: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan feitelijke handelingen te verrichten, geen besluiten of privaatrechtelijke rechtshandelingen zijnde;

• g. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen, bedoeld in afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;

• h. mandaatgever: het bestuursorgaan dat aan een functionaris de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen;

• i. mandaatregister Veiligheidsregio: het overzicht van door mandaatgever aan gemandateerde opgedragen bevoegdheden;

• j. veiligheidsregio: de veiligheidsregio, als bedoeld in artikel 8 en 9 van de Wet veiligheidsregio’s en de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord;

• k. volmacht: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• l. volmachtgever: degene die de volmacht verleent

Artikel 2 Algemeen mandaat aan directeur

De genoemde bevoegdheden uit het bijbehorende mandaatregister worden namens en onder verantwoordelijkheid van het ter zake bevoegde bestuursorgaan uitgeoefend door de directeur.

Artikel 3 Reikwijdte mandaat

• 1. Dit besluit heeft betrekking op het schriftelijk verlenen van een algemeen mandaat, dat wil zeggen de bevoegdheid om namens het bestuursorgaan een bepaalde categorie besluiten te nemen.

• 2. Mandaat geldt in de ruimste zin van het woord, waardoor hieronder ook wordt begrepen:

  • a. het nemen van positieve en negatieve besluiten;

  • b. het nemen van voorbereidingsbesluiten en het verrichten van voorbereidingshandelingen;

  • c. het verdagen en / of uitstellen;

  • d. verzoeken om aanvullende informatie;

  • e. het voeren van correspondentie die direct te maken heeft met de opgedragen taken;

  • f. het stellen van nadere voorwaarden;

  • g. het bekendmaken en toezenden van besluiten overeenkomstig wettelijke regels en alle andere besluiten die genomen moeten worden en alle andere handelingen die verricht moeten worden binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid.

• 3. Buiten de verleende algemene mandaten is het bestuursorgaan bevoegd tot het schriftelijk of mondeling verlenen van bijzonder mandaat, dat wil zeggen de bevoegdheid te besluiten in een specifiek of incidenteel geval.

• 4. Het bestuursorgaan kan een door hem verleend mandaat te allen tijde intrekken.

• 5. De gemandateerde mag bij het uitoefenen van het mandaat niet buiten de voor hem geldende bevoegdheden van de budgethoudersregeling treden.

• 6. De gemandateerde maakt van zijn bevoegdheid gebruik met inachtneming van de verplichte interne adviezen/werkwijze(n) en procedure(s).

Artikel 4 Grenzen mandaat

In de volgende gevallen legt de (onder)gemandateerde de kwestie in ieder geval ter beoordeling aan de mandaatgever voor:

• 1. De bevoegdheid om beslissingen in mandaat te nemen omvat niet het nemen van beslissingen:

  • a. indien het voornemen bestaat tot aanvulling of afwijking van het tot dan gevoerde beleid of tot vaststelling van nieuw beleid;

  • b. die in strijd zijn met het Treasurystatuut en de financiële verordening;

  • c. indien niet begrote financiële of andere belangrijke consequenties zijn te verwachten of anderszins een aanmerkelijk beslag op financiële middelen is te verwachten;

  • d. indien voor de uitoefening van de bevoegdheid een specifiek budget beschikbaar is gesteld en het budget als gevolg van het besluit zal worden overschreden;

  • e. indien er rekening mee moet worden gehouden dat het bestuursorgaan op zijn of haar verantwoordelijkheid voor de uitgeoefende bevoegdheid zal worden aangesproken;

  • f. waarbij de persoon, de functie of enig ander belang van gemandateerde in het geding is.

• 2. Bij besluiten aangaande onderwerpen, die bestuurlijk gevoelig zijn, pleegt de gemandateerde vooraf overleg met de betrokken (bestuurlijk) portefeuillehouder. De portefeuillehouder beslist of het betreffende besluit in mandaat genomen kan worden of dat dit moet worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur.

Artikel 5 Ondermandaat

• 1. Het bestuursorgaan staat toe dat de directeur ter uitoefening van aan hem in mandaat verleende bevoegdheden, ondermandaat kan verlenen aan één of meer onder diens verantwoordelijkheid werkzame functionarissen, voor zover dit noodzakelijk is ter uitoefening van de functie van ondergemandateerde en onder toepassing van de in deze regeling genoemde voorwaarden.

• 2. De directeur kan nadere instructies geven voor het uitoefenen van specifieke ondergemandateerde bevoegdheden.

• 3. Naast het nemen van besluiten is ondergemandateerde tevens bevoegd tot het afdoen, voeren en ondertekenen van algemene correspondentie ter voorbereiding en afwikkeling van gemandateerde bevoegdheden en ter verkrijging dan wel ter uitwisseling van feitelijke routinematige informatie.

• 4. Van de bevoegdheden ter zake waarvan algemeen (onder)mandaat, (onder)machtiging en (onder)volmacht is verleend, wordt aantekening gehouden in het mandaatregister.

• 5. In het directieoverleg wordt het mandaatregister vastgesteld.

• 6. Op ondermandaat zijn de artikelen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 6 Ondertekening

In de gevallen dat de directeur gebruik heeft gemaakt van het binnen dat besluit verleende mandaat of het krachtens dit besluit verleende ondermandaat, wordt bij de uitoefening van een mandaat uitgaande stukken ondertekend namens het ter zake bevoegde bestuursorgaan:

Indien het een bevoegdheid van het dagelijks bestuur betreft:

‘Namens het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord,

………………………….(functie, originele handtekening en naam gemandateerde of ondergemandateerde functionaris)’.

dan wel, voor zover het een bevoegdheid van de voorzitter betreft:

‘Namens de voorzitter van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord,

………………………….(functie, originele handtekening en naam gemandateerde of ondergemandateerde functionaris)’.

Hoofdstuk 2: Specifieke bepalingen

Artikel 7 Archief- en informatiebeheer

Mandaatgever verleent aan de directeur met inachtneming van de in deze regeling opgenomen bepalingen de bevoegdheid om in naam van het dagelijks bestuur besluiten te nemen omtrent vervangen, overbrengen en vernietigen van archiefbescheiden op grond van artikel 7 en 13 van de Archiefwet en artikel 6, 8, 9 en 10 van het Archiefbesluit.

Artikel 8 Stekkermandaat

• 1. De directeur is in urgente en dringende situaties bevoegd om die handelingen te verrichten en besluiten te nemen die nodig zijn om een verstoring van de bedrijfsvoering te voorkomen, te beperken of op te lossen.

• 2. De in het eerste lid van dit artikel genoemde bevoegdheid kan worden onder gemandateerd.

Artikel 9 Volmacht en machtiging

Voor de toepassing van deze regeling wordt met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht of machtiging.

Artikel 10 Het Mandaatregister

• 1. Het bij dit besluit behorende Mandaatregister en zoals dit register nadien zal worden gewijzigd, geeft een overzicht van de bevoegdheden die worden geacht te zijn gemandateerd en die worden geacht te zijn ondergemandateerd.

• 2. Het Mandaatregister is dynamisch. Nieuwe mandaten, gewijzigde mandaten of vervallen mandaten worden in het Mandaatregister bijgeschreven, vervangen of uitgeschreven.

• 3. Het Mandaatregister is openbaar.

Artikel 11 Overgangsbepaling

De in dit besluit opgenomen (onder) mandaten worden geacht te zijn gewijzigd of vervallen voor zover en op het tijdstip dat de hierin genoemde wetten, regelingen, beschikkingen en verordeningen zijn gewijzigd, ingetrokken of vervallen.

Artikel 12 Inwerkingtreding en intrekking

• 1. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2024 en geldt voor onbepaalde tijd.

• 2. Met het van kracht worden van deze regeling wordt de Mandaatregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2016 ingetrokken.

Artikel 13 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam ‘Mandaatregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2024’.

Dit besluit wordt met de toelichting gepubliceerd in het blad “gemeenschappelijke regelingen”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord van 15 februari 2024

Voorzitter, A.M.C.G. Schouten

Secretaris, K. Taneja

De voorzitter van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord,

Voorzitter,

A.M.C.G. Schouten

Toelichting Mandaatregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2024.

Artikel 1

Dit artikel verklaart de begripsbepalingen die van toepassing zijn op de Mandaatregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2024. Op die manier wordt voorkomen dat er verschil van interpretatie ontstaat tussen de begrippen.

Mandaat

De begripsomschrijving is ontleend aan artikel 10:1 Awb. Besluiten zijn volgens artikel 1:3 Awb schriftelijke beslissingen van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling, gericht dus op rechtsgevolg (bijvoorbeeld het opleggen van een dwangsom of het nemen van een besluit tot aanwijzing van een bedrijfsbrandweer). Kenmerk van mandaat is dat de bevoegdheid niet overgaat, maar in naam van degene die het mandaat verleent (mandaatgever) wordt uitgeoefend. De mandaatgever blijft dan ook verantwoordelijk voor de uitoefening van de bevoegdheid.

Machtiging

Feitelijke handelingen zijn handelingen die geen privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn of geen besluiten zijn in de zin van artikel 1:3 Awb. Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie, het vragen van inlichtingen of het uitbrengen van advies. Artikel 10:12 Awb verklaart de hele afdeling 10.1.1 over mandaat van de Awb van overeenkomstige toepassing op machtiging en volmacht.

Volmacht

De bevoegdheid om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten namens een ander. Denk hierbij aan het ondertekenen van contracten, het aangaan van een huurovereenkomst etc.

Artikel 2

In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het dagelijks bestuur of de voorzitter berusten, gemandateerd aan de directeur. De directeur is de hiërarchisch hoogste ambtenaar en als zodanig het hoofd van de ambtelijke organisatie van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het dagelijks bestuur of de voorzitter) het mandaat te allen tijde intrekken.

Artikel 3

In dit artikel is bepaald dat het verlenen van een bevoegdheid niet alleen betreft het nemen van een besluit, maar dat daaronder ook vallen het voeren van correspondentie en alle andere voorbereidingshandelingen die worden verricht in de aanloop tot de totstandkoming van het besluit of de feitelijke handeling en de afhandeling daarvan. Voor de duidelijkheid wordt opgemerkt dat hieronder tevens valt het besluit om bijvoorbeeld een beschikking niet te nemen of de informatie niet te verstrekken. Onder algemene correspondentie en algemene handelingen wordt bijvoorbeeld verstaan:

• a. het schriftelijk verstrekken en toezenden van gegevens en informatie;

• b. het opvragen van inlichtingen, bescheiden en kosteloze adviezen aan derden;

• c. het versturen van uitnodigingen voor een hoorzitting;

• d. het horen van belanghebbenden tijdens een hoorzitting;

• e. kennisgeving ter inzagelegging besluit/aanvraag;

• f. het uitreiken van een algemeen bewijs van ontvangst;

• g. het toezenden/doorzenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

• h. het bekend maken van besluiten;

• i. verzoeken om aanvullende informatie;

• j. geven van algemene informatie, geen besluit zijnde;

• k. k. uitvoeren van de doorzendplicht.

Artikel 4

In dit artikel wordt benadrukt dat men bij de bevoegdheidsuitoefening namens een bestuursorgaan gebonden is aan alle relevante wet- en regelgeving. Ook wordt een aantal situaties genoemd waarin men geen gebruik mag maken van de gemandateerde bevoegdheid, bijvoorbeeld wanneer een besluit beleidsmatige, financiële of politiek-bestuurlijke consequenties heeft.

Artikel 5

Onderhavig mandaat c.q. volmacht en machtingsbesluit heeft betrekking op de overdracht van bevoegdheden van het bestuur naar de algemeen directeur. Deze bevoegdheden kan de directeur ondermandateren.

Artikel 6

Het mandaat (c.q. (vol)macht) heeft niet alleen betrekking op het nemen van het besluit maar ook op de ondertekening daarvan. In de ondertekening moet tot uitdrukking komen dat het besluit c.q. de brief namens het dagelijks bestuur of de voorzitter wordt ondertekend.

Artikel 7

Mandaatgever verleent aan de directeur(en) of plaatsvervanger(s) de bevoegdheid om in naam van het dagelijks bestuur de hierna te vermelden publiekrechtelijke handelingen uit te voeren, dan wel een (onder)machtiging of (onder)mandaat te verlenen aan door hen aan te wijzen functionarissen voor het nemen van besluiten omtrent vervangen, overbrengen en vernietigen van archiefbescheiden op grond van artikel 7 en 13 van de Archiefwet en artikel 6, 8, 9 en 10 van het Archiefbesluit.

Artikel 8

Wanneer er sprake is van een beveiligingsincident is het nodig om hierop te reageren en de impact van het incident te minimaliseren. Dit betreft zowel de technische als organisatorische reacties bij beveiligingsincidenten. De directeur kan deze bevoegdheid onder mandateren bijvoorbeeld aan de CISO.

Artikel 9

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 10

Dit artikel bevat een verwijzing naar het Mandaatregister dat een overzicht van de bevoegdheden welke worden geacht te zijn gemandateerd bevat en welke worden geacht te zijn ondergemandateerd.

Artikel 11

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 12

Het nieuwe mandaatbesluit moet conform de bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht openbaar bekend te worden gemaakt (artikel 3:42 Awb). Dit wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd.

De “oude” mandaatbesluiten worden ingetrokken. Dit betekent dat de ‘Mandaatregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2016, vastgesteld door het dagelijks bestuur op 1 september 2016, wordt ingetrokken

Artikel 13

Dit artikel behoeft geen toelichting.