Verordening controle financiële beheer en organisatie Zaffier 2024

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Zaffier, gevestigd te Alkmaar;

Bijeen: in zijn vergadering van 12 december 2024;

Gelet: artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet en artikel 16 lid 1a en artikel 21 gemeenschappelijke regeling Zaffier,

Overwegende: dat het algemeen bestuur een controleverordening dient vast te stellen

Besluit:

vast te stellen de “Verordening controle financiële beheer en organisatie Zaffier 2024” overeenkomstig onderstaande tekst:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Gemeenschappelijke regeling: Het openbaar lichaam Zaffier.

• 2. Algemeen bestuur: Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

• 3. Dagelijks bestuur: Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

• 4. Accountant: Een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

• 5. Boardletter: Een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen.

• 6. Deelverantwoording: Een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeenschappelijke regeling, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

• 7. Jaarrekening: Jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet.

• 8. Managementletter: Verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen.

• 9. Rechtmatigheidsverantwoording: De rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheer handelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar met de optie om maximaal twee keer met één jaar te verlengen.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering (zoals de management- en boardletter);

  • f. de producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

• 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f genoemde onderdelen vaststelt.

• 5. Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de gemeenschappelijke regeling.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, (een vertegenwoordiger uit) het algemeen bestuur en vertegenwoordigers van de gemeenschappelijke regeling.

• 4. De rapporteringstolerantie getrouwheidscontrole voor de accountant wordt vastgesteld op € 100.000,-.

Artikel 5. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 april van het jaar volgend op het boekjaar ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

• 5. Het dagelijks bestuur overlegt (de management- en) het accountantsverslag en/of boardletter met een reactie vanuit het dagelijks bestuur voor uiterlijk 1 april van het jaar volgend op het boekjaar ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

• 6. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 7. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 8. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeenschappelijke regeling en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeenschappelijke regeling.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeenschappelijke regeling werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de in de gemeenschappelijke regeling werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de gemeenschappelijke regeling werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De “Controleverordening Werkvoorzieningsschap Noord Kennemerland 2017" en “Controle protocol Zaffier 2023” wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2024 en later.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie Zaffier 2024.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur datum 12 december 2024.

R. te Beest,

Voorzitter.

J.M. Mokveld,

Secretaris.