Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Zaffier 2024

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Zaffier, gevestigd te Alkmaar;

Bijeen: in zijn vergadering van 12 december 2024;

Gelet: artikel 212 Gemeentewet en artikel 16 lid 1a en artikel 21 van de gemeenschappelijke regeling Zaffier,

Overwegende: dat het algemeen bestuur een verordening financieel beleid, beheer en organisatie dient vast te stellen

Besluit:

vast te stellen de verordening financieel beleid, beheer en organisatie Zaffier 2024 overeenkomstig onderstaande tekst:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Gemeenschappelijke regeling: Het openbaar lichaam Zaffier.

• 2. Zittingsperiode: De zittingsperiode van het algemeen bestuur, die gelijk is aan die van de gemeenteraden.

• 3. Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 4. BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 5. Gemeenteraden: Gemeenteraden van de aan de gemeenschappelijke regeling Zaffier deelnemende gemeenten.

• 6. Rechtmatigheidsverantwoording: De rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen

• 1. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere zittingsperiode een programma-indeling voor die zittingsperiode vast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere zittingsperiode op voorstel van het dagelijks bestuur per programma vast:

  • a. de taakvelden, en

  • b. de beleidsindicatoren. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 3. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere zittingsperiode vast over welke onderwerpen het in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

  • a. van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

  • b. in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen.

• 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 10.000,- afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1. Het dagelijks bestuur biedt voor 1 december aan het algemeen bestuur een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het algemeen bestuur stelt deze nota vóór 15 december vast.

• 2. Het algemeen bestuur biedt de kadernota vóór 15 december aan bij de gemeenteraden voor hun zienswijzen, welke vóór 1 maart van het volgend jaar bij het algemeen bestuur dienen te zijn ontvangen.

• 3. Het algemeen bestuur neemt vóór 15 april een besluit en stelt de kadernota vast.

• 4. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen. De hoogte van de post onvoorzien wordt opgenomen in de kadernota.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen het op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als het verwacht, dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft aan of het een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

• 4. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het algemeen bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, kan het dagelijks bestuur voorstellen doen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het dagelijks bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. In het voorstel is het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeenschappelijke regeling opgenomen.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van ten minste twee tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.

• 2. De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a. de baten en de lasten per programma;

  • b. de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • c. het resultaat en

  • d. de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma’s, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting toegelicht indien noodzakelijk.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het dagelijks bestuur het algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

Artikel 8. EMU-saldo

Als het Rijk de gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3 Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze het door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% in 2024 en 1% vanaf 2025 van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000,- per stuk nader toegelicht.

Artikel 10. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheer handelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 15 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 11. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totale kredietbedrag dat door het algemeen bestuur beschikbaar is gesteld. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Overschrijdingen van lasten zijn in de regel onrechtmatig, maar kunnen als acceptabel worden aangemerkt. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn rechtmatig tenzij deze niet of niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Deze afwijkingen zijn tijdig gemeld als de afwijkingen zijn opgenomen in een rapportage of bestuur informatiebrief aan het algemeen bestuur of zijn toegelicht in de jaarstukken over het betreffende boekjaar. Voor de toelichtingen van deze over- en onderschrijdingen wordt een grensbedrag van € 100.000,- op programmaniveau gehanteerd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

  • b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

  • c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of zijn toegelicht in de jaarstukken over het desbetreffende boekjaar.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.

Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 4 Financieel beleid

Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa

Immateriële vaste activa

• 1. Kosten hoger dan € 10.000,- worden geactiveerd.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd en afgeschreven.

Materiële vaste activa

• 1. De investeringen met economisch en maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, worden lineair afgeschreven op basis van de economische levensduur.

• 2. (totaal) Investeringen hoger dan € 10.000,- worden geactiveerd.

• 3. Voor de investeringen als bedoeld in het derde lid, worden de afschrijvingstermijnen gehanteerd zoals weergegeven in de bij deze verordening horende bijlage.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

• 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de programma’s en/of taakvelden.

• 2. Het dagelijks bestuur stelt de nota reserves en voorzieningen op inclusief de bepalingen welke worden gehanteerd voor het vormen en besteden van reserves en voorzieningen. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval:

  • a. de vorming en besteding van reserves;

  • b. de vorming en besteding van voorzieningen en

  • c. bij welke specifiek benoemde programma’s en/of taakvelden het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.

• 3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt in ieder geval aangegeven:

  • a. het specifieke doel van de reserve;

  • b. het bestedingsplan van de reserve;

  • c. de voeding van de reserve;

  • d. de maximale hoogte van de reserve, en

  • e. de maximale looptijd.

• 4. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 15. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

• 3. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, worden diverse verdeelsleutels gehanteerd, bijvoorbeeld aantal fte, om te komen tot een integrale kostprijs. De verdeelsleutels worden vastgesteld door de directie.

Artikel 16. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2. Wanneer het in rekening brengen van de integrale kostprijs voor een bepaalde activiteit niet mogelijk of wenselijk is, doet het dagelijks bestuur een voorstel aan het algemeen bestuur om deze activiteit van deze regel uit te zonderen, waarin het algemeen belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

Artikel 17. Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor de uitvoering van de richtlijnen zoals vastgelegd in het treasurystatuut.

Hoofdstuk 5 Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 18. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de afdelingen;

• 2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten enzovoorts;

• 3. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• 4. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• 5. het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• 6. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 19. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• 1. een eenduidige indeling van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• 2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 6. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• 7. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeenschappelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;

• 8. het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 20. Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 21. Intrekking oude regeling

De “Financiële verordening Zaffier 2023” wordt ingetrokken.

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Zaffier 2024.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van Zaffier datum 12 december 2024.

R. te Beest,

Voorzitter.

J.M. Mokveld,

Secretaris.

Bijlage: Afschrijvingstermijn vaste activa economisch nut

Gebouwen:

• niet: gronden en terreinen

• 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen

• 20 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen

• 20 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen

• 20 jaar: tijdelijke bedrijfsgebouwen

• 20 jaar: voorzieningen aan terreinen

Installaties:

• 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen

• 10 jaar: telefooninstallaties

Machines en inventarissen:

• 10 jaar: (productie)machines

• 10 jaar: (kantoor)meubilair

Vervoersmiddelen:

• 5 jaar: kleine productiemachines

• 5 jaar: transportmiddelen

• 5 jaar: aanhangwagens

• 5 jaar: personenauto’s

• 5 jaar: lichte motorvoertuigen

Automatisering:

• 4 jaar: automatiseringsapparatuur

• 3 jaar: mobiele telefoons