Budgethoudersregeling VRZ 2024

Het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Zeeland;

Overwegingen:

De geldende Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Zeeland 2017 is aan herziening toe, omdat in de tussentijd diverse wet- en regelgeving is gewijzigd. Ook is in de organisatie van Veiligheidsregio Zeeland een aantal spelregels gewijzigd, waardoor een actualisering van de bestaande regeling gewenst is, in het belang van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering.

Gelet op:

Hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht;

De reeds geldende gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zeeland;

De reeds geldende organisatieverordening Veiligheidsregio Zeeland;

De reeds geldende mandaatregeling Veiligheidsregio Zeeland;

Besluit:

• 1. De Budgethoudersregeling VRZ 2017 in te trekken m.i.v. 1-1-2024;

• 2. De Budgethoudersregeling VRZ 2024 vast te stellen m.i.v. 1-1-2024.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling en daarbij behorende bijlagen wordt verstaan onder:

• a. Budget: het in de programmabegroting door het algemeen bestuur vastgesteld en aan het dagelijks bestuur beschikbaar gestelde financiële middelen voor de realisatie van producten of diensten binnen een programma;

• b. Krediet of Investeringsbudget: Het door het algemeen bestuur in de begroting toegekende bedrag voor een eenmalige investering of project, wat niet aan een begrotingsjaar is gebonden.

• c. Eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder: De algemeen directeur van Veiligheidsregio Zeeland als bedoeld in de reeds geldende Organisatieverordening Veiligheidsregio Zeeland;

• d. Hoofdbudgethouder: Een door de eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder aangewezen functionaris aan wie, op grond van artikel 3 lid 1 van de reeds geldende mandaatregeling Veiligheidsregio Zeeland, ondermandaat is verstrekt;

• e. Budgethouder: Een door de hoofdbudgethouder aangewezen functionaris aan wie, op grond van artikel 3 lid 1 van de reeds geldende mandaatregeling Veiligheidsregio Zeeland, ondermandaat is verstrekt;

• f. Inkoop en aanbestedingsbeleid: De door het dagelijks bestuur vastgestelde instructie voor het doen van inkopen van goederen en diensten of het aangaan van verplichtingen bij derden;

Artikel 2 Uitgangspunten voor budgethouderschap

Aan deze regeling liggen de navolgende algemene uitgangspunten ten grondslag:

• a. het budget geldt per (begrotings)jaar, met uitzondering van een investeringskrediet;

• b. de financiële administratie is actueel en verschaft de (eindverantwoordelijk hoofd/(hoofd)budgethouders de voor hun verantwoordelijkheid noodzakelijk informatie;

• c. In alle gevallen dient te zijn vastgelegd in een besluit van de (eindverantwoordelijk)hoofdbudgethouder welke budgetten aan wie worden opgedragen, met vermelding van eventuele beperkingen en/of condities.

Artikel 3 Aanwijzing hoofdbudgethouder en budgethouders

• 1. De algemeen directeur van Veiligheidsregio Zeeland als bedoeld in artikel 3 van de reeds geldende Organisatieverordening Veiligheidsregio Zeeland wordt aangewezen als eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder;

• 2. De (eindverantwoordelijk) hoofdbudgethouder is bevoegd (hoofd)budgethouders aan te wijzen;

• 3. Als hoofdbudgethouder kunnen alleen afdelingsmanagers als bedoeld in artikel 9 van de reeds geldende Organisatieverordening Veiligheidsregio Zeeland worden aangewezen.

• 4. Als budgethouder kunnen, de directeur publieke gezondheid, teamleiders als bedoeld in artikel 11 van de reeds geldende Organisatieverordening Veiligheidsregio Zeeland, de clustercommandant als bedoeld in artikel 13 van reeds geldende de organisatieverordening Veiligheidsregio Zeeland, Programmamanagers en speciaal daartoe aangewezen personeel worden aangewezen.

• 5. De aanwijzing van (hoofd)budgethouders wordt bijgehouden in een register;

• 6. De aanwijzing kan door de eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder respectievelijk hoofdbudgethouder worden voorzien van uitvoeringskaders voor het budgethouderschap;

• 7. Een aanwijzing moet altijd zijn gekoppeld aan een submandaat als bedoeld in de reeds geldende Mandaatregeling;

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen van de eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder

• 1. De eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder krijgt jaarlijks de financiële middelen, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur in de begroting voor dat jaar, voor de uitvoering van de aan de organisatie in de reeds geldende gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zeeland opgedragen taken, ter beschikking;

• 2. De eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder is verantwoording verschuldigd aan het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Zeeland over de aan hem toevertrouwde financiële middelen, het beheer hierover en de besteding hiervan.

Artikel 5 Bevoegdheden en verplichtingen van de hoofdbudgethouder

• 1. Een hoofdbudgethouder is verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten;

• 2. Hiertoe levert de hoofdbudgethouder periodiek een overzicht aan de eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder aan met de stand van zaken van bestede middelen en verrichte werkzaamheden;

• 3. Een hoofdbudgethouder is bevoegd tot onderhandelen, aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van interne en externe leveringen, binnen de dan vigerende richtlijnen. Bij het aangaan van verplichtingen betreffende inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken wordt het inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht genomen;

• 4. Verplichtingen die binnen de toegekende budgetten vallen maar betrekking hebben op politiek bestuurlijk gevoelige onderwerpen dienen besproken of gemeld te worden aan de eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder;

• 5. Het is de hoofdbudgethouder toegestaan om (tijdelijk) verantwoordelijkheden aan een andere hoofdbudgethouder over te dragen;

• 6. Bij het ontbreken van een hoofdbudgethouder worden de bevoegdheden uitgeoefend door de eind verantwoordelijke hoofdbudgethouder, tenzij deze laatste anders bepaalt.

Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen van de budgethouder

• 1. Een budgethouder is verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten;

• 2. Hiertoe levert de budgethouder periodiek een overzicht aan de hoofdbudgethouder aan met de stand van zaken van bestede middelen en verrichte werkzaamheden;

• 3. Een budgethouder is bevoegd tot onderhandelen, aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van interne en externe leveringen, binnen de dan vigerende richtlijnen. Bij het aangaan van verplichtingen betreffende inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken wordt het inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht genomen;

• 4. Verplichtingen die binnen de toegekende budgetten vallen maar betrekking hebben op politiek bestuurlijk gevoelige onderwerpen dienen besproken of gemeld te worden aan de (eindverantwoordelijk) hoofdbudgethouder;

• 5. Het is de budgethouder toegestaan om (tijdelijk) verantwoordelijkheden aan een andere budgethouder over te dragen;

• 6. Bij het ontbreken van een budgethouder worden de bevoegdheden uitgeoefend door de hoofdbudgethouder.

Artikel 7 Aangaan van verplichtingen

• 1. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de((eindverantwoordelijk)hoofd)budgethouder geconstateerd heeft dat er een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt aan hem opgedragen taken.

• 2. De((eindverantwoordelijk)hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven, respectievelijk inkomsten, die voortvloeien uit de door hem/haar aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten.

• 3. Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden na goedkeuring door de eind verantwoordelijke hoofd/hoofd)budgethouder.

• 4. De((eindverantwoordelijk)hoofd)budgethouder draagt zorg voor een tijdige verwerking van de aangegane verplichtingen.

Artikel 8 Budgetbeheer

• 1. De((eindverantwoordelijk)hoofd)budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie van de processen en activiteiten.

• 2. De((eindverantwoordelijk)hoofd)budgethouder levert voor- en nacalculaties en verschillenanalyses ten aanzien van het budget waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.

• 3. De((eindverantwoordelijk)hoofd)budgethouder ziet er op toe, dat op juiste wijze inzicht wordt verkregen ten aanzien van de verrichte (clusters van) activiteiten.

• 4. De((eindverantwoordelijk)hoofd)budgethouder draagt zorg voor de ontwikkeling van prestatie-indicatoren en kengetallen en verschaft hieromtrent de nodige informatie. De budgethouder is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren resultaten.

• 5. De((eindverantwoordelijk)hoofd)budgethouder zorgt voor de in het budget vastgelegde productie, op het vereiste kwaliteitsniveau, binnen de daarbij vastgestelde budgetruimte.

• 6. De (eind verantwoordelijke hoofd/hoofd)budgethouder draagt zorg voor tijdige verwerking van de aangegane verplichtingen.

• 7. De ((eindverantwoordelijk)hoofd)budgethouder verleent akkoord op inkoopfacturen.

• 8. Dreigende onder- dan wel overschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten worden besproken met de hoofdbudgethouder in het geval van een budgethouder alsmede met het team Financiën. Hierbij levert de budget¬houder verklaringen aan voor de afwijkingen en hun oorzaak. De budgethouder doet daarbij tevens een voorstel voor mogelijke oplossingen binnen zijn budget aan de directie (voorstel tot programma begrotingswijziging).

• 9. Dreigende onder- dan wel overschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten worden besproken met de eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder in het geval van een hoofdbudgethouder alsmede met het team Financiën. Hierbij levert de hoofdbudget-houder verklaringen aan voor de afwijkingen en hun oorzaak. De hoofdbudgethouder doet daarbij tevens een voorstel voor mogelijke oplossingen binnen zijn budget aan de directie (voorstel tot programma begrotingswijziging).

• 10. Tot het (eindverantwoordelijke hoofd/hoofd)budgethouderschap behoort ook het beheer van risico’s. De verantwoordelijkheid voor deze risico’s betreft de aan((eindverantwoordelijk)hoofd)budgethouder toegekende budgetten.

Artikel 9 Autorisatie

• 1. Ter verificatie van goed te keuren opdrachten/facturen welke ten grondslag liggen aan bestedingen op budgetten en kredieten wordt een autorisatie overzicht opgemaakt en bijgehouden door het team Financiën.

• 2. Autorisaties dienen herleidbaar te zijn tot de (eindverantwoordelijke) hoofdbudgethouder of budgethouder .

• 3. Autorisatie vindt plaats door het plaatsen van een (digitale) handtekening;

Artikel 10 Budgetoverheveling en budgetcompensatie

• 1. Bij een overschrijding op een bepaalde kostenpost binnen een budget kan de (hoofd)budgethouder dit compenseren met een onderschrijding op een andere kostenpost, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan het budget verbonden prestaties en de verschuivingen niet leiden tot wijziging van het totaalbedrag van het betreffende programma in de programmabegroting. Van deze verschuiving wordt melding gemaakt bij afdeling financiën ter verwerking in een begrotingswijziging. (Zie ook art. 10 lid 5)

• 2. Indien compensatie binnen de toegewezen budgetten niet mogelijk is kan de budgethouder voor het betreffende budget of investering vooraf een voorstel doen aan de hoofdbudgethouder om de netto kosten te mogen overschrijden indien hiervoor binnen de begroting van de hoofdbudgethouder financiële ruimte kan worden gevonden.

• 3. Indien compensatie binnen de toegewezen budgetten niet mogelijk is kan de hoofdbudgethouder voor het betreffende budget of investering vooraf een voorstel doen aan de eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder om de netto kosten te mogen overschrijden indien hiervoor binnen de programmabegroting financiële ruimte kan worden gevonden.

• 4. Indien compensatie niet mogelijk is binnen een programma, kan de eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder een begrotingswijziging ter vaststelling aan het algemeen bestuur voorleggen.

• 5. Uitgezonderd van budgetcompensatie zijn niet-beïnvloedbare opbrengsten/uitgaven zoals:

  • a. Doorbelastingen van (hulp)kostenplaatsen;

  • b. Afschrijvingslasten, voor investeringen zoals bedoeld in de Nota Investeren, activeren, waardering en afschrijving van vaste activa;

  • c. Omwisseling van investeringskosten en exploitatiekosten, voor investeringen zoals bedoelt in de Nota Investeren, activeren, waardering en afschrijving van vaste activa;

  • d. Budgetten die gekoppeld zijn aan een reserve en/ of voorzieningen;

• 6. Budgetcompensatie van niet beïnvloedbare opbrengsten/ uitgaven, zoals genoemd in lid 5, wordt verwerkt in een begrotingswijziging welke aan het algemeen bestuur wordt voorgelegd.

• 7. Verhogingen van het totaal saldo van baten en lasten van de programmabegroting, waarbij het effect budgettair neutraal is, worden verwerkt in een begrotingswijziging welke aan het algemeen bestuur wordt voorgelegd.

Artikel 11 Beperkingen budgethouderschap

• 1. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer (eindverantwoordelijke hoofd/hoofd)budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget.

• 2. De functie van (hoofd)budgethouder is onverenigbaar met de registrerende functie. Dit betekent dat de (hoofd)budgethouder niet gerechtigd is om zelfstandig mutaties aan te brengen in het financieel systeem.

• 3. Per cluster/team en/of (hoofd)budgethouder kunnen – voor zover niet strijdig met deze Regeling en de mandaatregeling – aan de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht door de eindverantwoordelijk hoofdbudgethouder.

Artikel 12 Budgetregistratie

• 1. De registratie en het administratieve beheer van budgetten is ondergebracht bij het team Financiën en houdt mede in het op centraal niveau bewaken van de programmabegroting, inclusief de daaraan verbonden signaleringsfunctie.

• 2. Een (hoofd)budgethouder levert analyses en verantwoordingen (nacalculaties) aan voor de financiële verslaglegging aan het team Financiën.

• 3. Het team Financiën verstrekt conform de planning- en controlcyclus of op aanvraag ten behoeve van de (hoofd)budgethouder budget- en kredietoverzichten. De (hoofd)budgethouder kan ook tussentijds om de budget- en kredietoverzichten verzoeken.

Artikel 13 Budget Rapportages

Rapportages door de (hoofd)budgethouders vinden plaats op basis van de door het team financiën aan te leveren en actuele financiële budgetinformatie en conform de “planning en controlcyclus” van Veiligheidsregio Zeeland. De rapportages voldoen aan de criteria genoemd in de planning & controlcyclus en geven inzicht in afwijkingen van middeleninzet, de getroffen maatregelen, prestaties, doelstellingen en effecten die bereikt zijn.

Artikel 14 Slotbepalingen

• 1. Beroep op eventuele onvolledigheid van deze Regeling is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat hoort tot de goede uitoefening van de functie van een (hoofd)budgethouder.

• 2. In alle gevallen waarin deze Regeling niet voorziet beslist de directie van Veiligheidsregio Zeeland.

Artikel 15 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. De “Regeling Budgethouders Veiligheidsregio Zeeland 2017" wordt met ingang van 1 januari 2024 ingetrokken;

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als: “Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Zeeland 2024” en treedt in werking op 1 januari 2024;

• 3. Deze regeling wordt minimaal eenmaal per 4 jaar, gekoppeld aan de beleidscyclus, geëvalueerd of zoveel eerder wanneer daar aanleiding toe is.

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Zeeland op 28 november 2024.

Secretaris

J. Gaemers

Voorzitter

H.J.A. van Merrienboer