Reglement van orde voor het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2024

Het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord

b e s l u i t:

• in te trekken het Reglement van orde voor het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2014; en

• vast te stellen het volgende reglement van orde voor het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2024.

1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord;

• b. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord;

• c. amendement: een voorstel tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing, naar de vorm geschikt om daarin direct te worden opgenomen;

• d. voorstel van orde: een voorstel betreffende de orde van de vergadering;

• e. voorzitter: de voorzitter van het algemeen bestuur of diens vervanger;

• f. VRNHN: Veiligheidsregio Noord-Holland Noord.

Artikel 2 Voorzitter

• 1. De voorzitter is belast met:

  • a. het leiden van de vergadering;

  • b. het handhaven van de orde;

  • c. het doen naleven van het reglement van orde.

• 2. Hij verleent het woord, formuleert de conclusies, waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mee.

Artikel 3 Secretaris

• 1. De secretaris is in elke vergadering van het algemeen bestuur aanwezig.

• 2. Bij verhindering wordt hij vervangen door de tweede directeur van VR NHN.

• 3. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het algemeen bestuur.

• 4. De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergadering.

• 5. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst van de vergadering.

• 6. De secretaris laat zich in zijn taken bijstaan door een ambtelijk secretaris.

2. Vergaderingen

Artikel 4 Oproeping

• 1. De voorzitter zendt – spoedeisende vergaderingen uitgezonderd – ten minste veertien dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijd en plaats van de vergadering.

• 2. De schriftelijke oproeping vermeldt de onderwerpen, die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld.

• 3. Het algemeen bestuur kan besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen.

• 4. Het algemeen bestuur kan besluiten in spoedeisende gevallen, op voorstel van een lid van het algemeen bestuur of de voorzitter, onderwerpen die niet in de schriftelijke oproeping zijn vermeld, direct in behandeling te nemen.

• 5. De voorzitter kan na de schriftelijke oproeping zo nodig een aanvullende agenda versturen. De daarop vermelde voorstellen worden zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk twee maal 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

• 6. Wanneer het algemeen bestuur een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid acht, kan het algemeen bestuur besluiten tot terugzending naar het dagelijks bestuur om nadere inlichtingen of om advies.

Artikel 5 Openbare kennisgeving

• 1. De vergadering wordt door aankondiging op de voor afkondigingen in VR NHN gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van VR NHN ter openbare kennis gebracht.

• 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a. de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

  • b. wijze waarop een ieder de bij de vergadering behorende stukken kan inzien.

Artikel 6 Presentielijst

• 1. Elke lid tekent voor hij aan de vergadering deelneemt de presentielijst.

• 2. De presentielijst wordt door de secretaris afgesloten en ondertekend.

Artikel 7 Opening vergadering: quorum

• 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van de leden aanwezig is en aan deze leden op grond van artikel 9, van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord meer dan de helft van het aantal uit te brengen stemmen is toegekend.

• 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, wordt de vergadering beëindigd en bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen van de afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering met inachtneming van het bepaalde in artikel 5.

Artikel 8 Geluid- en beeldregistratie

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering van het algemeen bestuur geluid- en/of beeldregistratie willen maken melden dit aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

Artikel 9 Verslag

• 1. Het concept-verslag van de voorgaande vergadering wordt binnen 3 weken, aan de leden ter kennis gebracht.

• 2. De leden van het algemeen bestuur hebben het recht, een voorstel tot verandering aan het algemeen bestuur te doen, als het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is.

• 3. Het verslag moet inhouden:

  • a. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • b. een zakelijke samenvatting van het besprokene;

  • c. een overzicht van elke stemming;

  • d. de tekst van de ter vergadering ingediende voorstellen van orde en amendementen bij het desbetreffende agendapunt;

  • e. de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door het algemeen bestuur is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 4. Aan het verslag wordt de presentielijst toegevoegd.

• 5. Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de secretaris.

• 6. Het verslag wordt ter vaststelling aangeboden op de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur.

• 7. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter ondertekend.

Artikel 10 Ingekomen stukken

• 1. Bij het algemeen bestuur ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst met een voorstel voor de procedure van afdoening.

• 2. In de procedure krijgen de bestuurlijke commissies de gelegenheid om hun advies ten aanzien van de onderwerpen die de reikwijdte van hun commissie aangaan, te verstrekken.

Artikel 11 Spreekregels

• 1. De leden spreken vanaf hun plaats en richten zich tot de voorzitter.

• 2. Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de leden vanaf een andere plaats spreken.

Artikel 12 Volgorde sprekers

Een lid voert slechts het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

Artikel 13 Aantal spreektermijnen

De beraadslagingen over een voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij het algemeen bestuur anders beslist.

Artikel 14 Spreektijd

Het algemeen bestuur kan op voorstel van de voorzitter regels stellen over de spreektijd van de leden.

Artikel 15 Handhaving orde

• 1. Een spreker mag in zijn rede niet worden gestoord, tenzij de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren. Interrupties zijn toegestaan, tenzij de voorzitter beslist, dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties zal afronden.

• 2. Als een lid zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Als het desbetreffende lid hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de behandeling van het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

• 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.

Artikel 16 Deelname aan de beraadslaging door anderen dan de voorzitter of de leden van het algemeen bestuur

• 1. Het algemeen bestuur kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het algemeen bestuur deelnemen aan de beraadslaging.

• 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de leden van het algemeen bestuur genomen voordat met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

• 3. Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 17 Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat het algemeen bestuur tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren.

Artikel 18 Beslissing

Na de beraadslaging en beslissing over de eventuele amendementen wordt over het voorstel in zijn geheel, zoals het dan luidt, een eindbeslissing genomen.

Artikel 19 Stemming over zaken

• 1. Nadat de beraadslaging is gesloten of als niemand het woord verlangt, brengt de voorzitter het voorstel tot besluitvorming.

• 2. De voorzitter vraagt of stemming wordt verlangd. Als geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter deze niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

• 3. In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich van stemming te hebben onthouden.

• 4. Als door een of meer leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling. De stemming geschiedt bij hand opsteken tenzij het in verband met de telling van de stemmen overzichtelijker is om per gemeente het standpunt te vernemen. In die situatie vraagt de voorzitter per gemeente de stemmen mondeling uit te brengen.

• 5. Ieder lid van het algemeen bestuur brengt het aantal stemmen uit, dat hem overeenkomstig artikel 9 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord is toegekend.

• 6. De voorzitter deelt de uitslag na afloop en telling van de stemming mee, met vermelding van het aantal ‘voor’ en ‘tegen’ uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

Artikel 20 Stemming over amendementen

Als een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd.

Artikel 21 Vacatures bestuurlijke taken

• 1. Voor bezetting van bestuurlijke commissies worden vacatures gesteld en vindt geen stemming plaats.

• 2. Het proces voor vacatures voor bestuurlijke commissies of portefeuilles is als volgt:

  • a. vacaturesteling vindt plaats.

  • b. de voorzitter inventariseert nadat belangstelling is kenbaar gemaakt of er gedragenheid is voor benoeming van (een van de) kandidaten.

  • c. Als duidelijk is dat er geen consensus is over een kandidaat, wordt geen voorstel ingediend voor benoeming en gaat de voorzitter informeel nader in overleg met bestuursleden.

  • d. bij consensus wordt een voorstel voor definitieve benoeming in het algemeen bestuur gebracht zodat benoeming kan plaatsvinden.

3. Rechten van leden

Artikel 22 Amendementen

leder lid kan tot het sluiten van de beraadslagingen amendementen indienen. Een amendement kan het voorstel inhouden om een geagendeerd voorstel in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden. Alleen beraadslaagd kan worden over amendementen die ingediend zijn door leden die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn.

Artikel 23 Voorstellen van orde

• 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tot het sluiten van de beraadslagingen mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3. Over het voorstel van orde beslist het algemeen bestuur direct.

Artikel 24 Rondvraag

• 1. Tijdens de vergadering geeft de voorzitter de leden gelegenheid korte vragen te stellen over spoedeisende of actuele aangelegenheden van dringende aard, die Veiligheidsregio Noord-Holland Noord betreffen.

• 2. De voorzitter of de portefeuillehouder die het aangaat, beantwoordt de vragen zo mogelijk direct. Als dit niet mogelijk is, worden de vragen schriftelijk beantwoord.

• 3. Over de in de rondvraag gestelde vragen en gegeven antwoorden wordt niet beraadslaagd.

Artikel 25 Besloten vergadering

• 1. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar.

• 2. De deuren worden gesloten wanneer een vijfde gedeelte van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter dit nodig oordeelt.

• 3. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

• 4. In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of worden besloten over:

  • a. de vaststelling en/ of wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening;

  • b. het toetreden tot en het uittreden uit de regeling;

  • c. het wijzigen en opheffen van de regeling.

• 5. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van die vergadering.

• 6. Met betrekking tot het opleggen, vervallen en opheffing van de geheimhoudingsplicht zijn de bepalingen van artikel 23 Wet gemeenschappelijke regelingen van toepassing.

Artikel 26 Verslag

• 1. Van een vergadering met gesloten deuren wordt afzonderlijk het verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij het algemeen bestuur anders beslist.

• 2. Het verslag van een besloten vergadering wordt niet toegezonden, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage.

• 3. Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt het algemeen bestuur een besluit over het al dan niet openbaar maken van dit verslag.

• 4. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter ondertekend.

4. Toehoorders en pers

Artikel 27 Toehoorders en pers

• 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 28 Maatregelen van orde

Als de voorzitter dit nodig oordeelt, kan hij de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen ter handhaving van de orde op de publieke tribune.

5. Slotbepalingen

Artikel 29 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het algemeen bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 30 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking na vaststelling door het algemeen bestuur.

Artikel 31 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde voor het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2024’.

Vaststelling

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 6 december 2024.

De voorzitter: A. Schouten

De secretaris: K. Taneja