Controleverordening Openbaar lichaam Waddenfonds 2024

Het algemeen bestuur van het Openbaar lichaam Waddenfonds,

• gelet op artikel 32, tweede lid, van de Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds,

besluit vast te stellen:

de Controleverordening Openbaar lichaam Waddenfonds 2024 als volgt:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 217, tweede lid, Provinciewet, belast met de controle van de in artikel 47 van de Wet gemeenschappelijke regelingen bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

• b. accountantscontrole: de controle van de jaarrekening en het jaarverslag overeenkomstig het bepaalde in artikel 217, derde, vierde en zesde lid, van de Provinciewet.

• c. deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur opgestelde afzonderlijke verantwoording van een deel van de organisatie van het Openbaar lichaam Waddenfonds;

• d. gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds

• e. goedkeuringstolerantie: het bedrag (of de procentuele afwijking), dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de

• f. jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed;

• g. rapporteringstolerantie: een bedrag (of procentuele afwijking) dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen (afwijkingen) voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van de rapporteringtolerantie vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

• h. rechtmatigheidsverantwoording: rapportage van het dagelijks bestuur in de ontwerpjaarrekening, waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar of zoveel langer als door het algemeen bestuur wordt bepaald.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding het programma van eisen vast. Hierin worden tenminste opgenomen eisen omtrent:

  • a. toe te passen goedkeuringstoleranties;

  • b. de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens, overeenkomstig het bepaalde in de Financiële verordening Openbaar lichaam Waddenfonds 2024;

  • c. inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. tussentijdse controles en rapportering

• 4. Het algemeen bestuur neemt in het programma van eisen op, dat het algemeen bestuur, voorafgaand aan een accountantscontrole en in overleg met de accountant, onderwerpen aanwijst waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke goedkeurings- en rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5. Ingeval van (Europese) aanbesteding van de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast. Ten behoeve van de keuze van één van de geselecteerde accountants stelt het algemeen bestuur de gunningcriteria met de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het opstellen van de ontwerpjaarrekening en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant beschikbaar zijn.

• 3. Het dagelijks bestuur zendt de gecontroleerde jaarrekening, de controleverklaring en het verslag van bevindingen zo spoedig mogelijk aan het algemeen bestuur, met inachtneming van de in artikel 47, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen genoemde termijn.

• 4. Het algemeen bestuur en de accountant worden door het dagelijks bestuur onverwijld geïnformeerd over informatie die, na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt, voor zover van invloed op het beeld van de jaarrekening.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt, binnen het kader van de opdrachtverlening, de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, evenals de aard, omvang en de frequentie van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. De accountant zoekt zo veel mogelijk aansluiting bij het systeem van interne controle van het Openbaar lichaam Waddenfonds en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie. Zo nodig vindt (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en de directeur van het Openbaar lichaam of door deze functionaris aangewezen personen dan wel vertegenwoordigers van het bestuur.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van het Openbaar lichaam Waddenfonds.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ten behoeve van het Openbaar lichaam Waddenfonds werkzame personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de voormelde personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle ten behoeve van het Openbaar lichaam Waddenfonds werkzame personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen en andere bijdragen van derden bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is. Uitzondering hierop zijn de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening. De controle van deze zogenaamde SISA-verantwoording maakt onderdeel uit van de controleopdracht voor de jaarrekening.

• 3. Het dagelijks bestuur is belast met de uitvoering van de Regeling vaststelling taakvelden en verstrekking informatie voor derden.

Artikel 7 Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze onmiddellijk schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan het algemeen bestuur door de accountant voorgelegd aan het dagelijks bestuur, met de mogelijkheid om hierop te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur het verslag van bevindingen met het algemeen bestuur.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening wordt bekendgemaakt in het publicatieblad van het Waddenfonds en treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening, met inbegrip van deelverantwoordingen, over 2024 en later.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Controleverordening Openbaar lichaam Waddenfonds 2024.

M.A.C. de Vries,

voorzitter

G.W. Huisman,

secretaris

Toelichting

Algemene toelichting

Paragraaf 7 van hoofdstuk 2 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bevat bepalingen over de financiën van het Openbaar lichaam Waddenfonds. In art. 48 van de Wgr zijn de artikelen 190 tot en met 219 van de Provinciewet van overeenkomstige toepassing verklaard, voor zover daarvan bij of krachtens de Wgr niet is afgeweken.

Op grond van art. 48, zevende lid, Wgr jo. art. 217 van de Provinciewet moet het algemeen bestuur bij verordening regels voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vaststellen. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

Met het (gewijzigd) vaststellen van de Controleverordening Openbaar lichaam Waddenfonds 2024 wordt aan deze verplichting voldaan.

Artikelsgewijze toelichting

Art. 1 Begripsbepalingen

Deze bepaling definieert een aantal (technische) begrippen.

Art. 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Op grond van art. 48, zevende lid, Wgr jo. art. 217 Provincie wijst het algemeen bestuur een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De accountant is belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een Verslag van bevindingen. Deze bepaling voorziet in de aanwijzing.

Art. 3 Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de ontwerpjaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden, bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat deze bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan de minister van BZK. Dat betekent dat voor deze datum de procedure moet zijn doorlopen.

Het dagelijks bestuur moet alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur bekend is geworden – terstond melden aan het algemeen bestuur en de accountant.

Art. 4 Inrichting accountantscontrole

De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Het dagelijks bestuur is hierin volgend. De accountant kan besluiten de controlewerkzaamheden onaangekondigd te verrichten.

De accountant sluit bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel aan bij de interne auditfunctie van het Openbaar lichaam. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.

Art. 5 Toegang tot informatie

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. De verantwoordelijkheid ligt bij het dagelijks bestuur om de accountant deze onbelemmerde toegang te verschaffen.

De accountant is bijvoorbeeld bevoegd tot het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van het Openbaar lichaam, e.e.a. met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding.

Art. 6 Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur. Ook kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend werkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant en die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de toepassing van de Regeling vaststelling taakvelden en verstrekking informatie voor derden. Deze ministeriële regeling schrijft voor welke taakvelden het Openbaar lichaam moet gebruiken voor het opstellen van de uitvoeringsinformatie voor derde partijen. De informatie wordt verstrekt aan de Minister van BZK en het Centraal bureau voor de statistiek.

Art. 7 Rapportering

De Provinciewet geeft aan waar de accountantsverklaring en het Verslag van bevindingen betrekking op moeten hebben. Zo moet de accountant onder meer aangeven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten en de grootte en de samenstelling van het vermogen. Het Verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

Het dagelijks bestuur krijgt, bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, een afschrift van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording niet getrouw is. Het dagelijks bestuur kan, in overleg met het algemeen bestuur en de accountant, dan mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel treffen.

Daarvoor in aanmerking komende ambtenaren krijgen een rapportage van de door de accountant uitgevoerde controles. Overigens kan dit ook gaan om een deelcontrole (een gedeelte van de volledige controle).