Frictiekostenregeling Addendum Nota Planning & Control 2024-2027

• 1. Aanleiding

In maart 2024 heeft het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) het plan van aanpak in het kader van de robuustheidstoetsing voor het Interbestuurlijk Programma Versterking VTH-stelsel (IBP VTH) vastgesteld. Daarin is onder andere het volgende opgenomen: ODMH is voornemens de drempel voor frictieloze verlaging te herijken via een nieuwe frictiekostenregeling, alsmede nadere voorstellen te doen voor frictiekosten bij afbouw van taken/ bezuinigingen en uittreden.

Dit voornemen is gebaseerd op een actiepunt dat – door de adviescommissie financiën en het dagelijks bestuur- is geformuleerd bij het opstellen van de recent vastgestelde Nota Planning & Control 2024 – 2027 (Nota P&C) en heeft te maken met de landelijke geagendeerde robuustheidsdiscussie over omgevingsdiensten.

Deze notitie bevat de gewenste nieuwe frictiekostenregeling. Na vaststelling door het algemeen bestuur wordt deze frictiekostenregeling als een aanvulling gevoegd bij de Nota P&C.

• 2. Waarom is het van belang een frictiekostenregeling op te stellen?

Het is om verschillende redenen van belang om een frictiekostenregeling op te stellen. Wanneer een deelnemer besluit om een pakket werkzaamheden of een deel daarvan niet meer af te nemen, kunnen er frictiekosten en desintegratiekosten ontstaan. Dit kan een gevaar zijn voor de continuïteit en de slagkracht van de ODMH en kan gevolgen hebben voor de overige deelnemers. Voorkomen moet worden dat de gevolgen van bezuinigingen van één of meerdere deelnemers door de andere deelnemers gedragen moeten worden.

Een frictiekostenregeling maakt vooraf duidelijk in welke gevallen en in welke mate kosten van bezuiniging voor rekening van de betreffende deelnemer komen en hoe de berekening van deze kosten tot stand komt. Zo wordt voorkomen dat op het moment dat van de noodzaak om frictiekosten en desintegratiekosten te gaan berekenen sprake is, ook nog over de uitgangspunten moet worden gediscussieerd. Ook weten de betrokkenen dan vooraf beter waar zij aan toe zijn, wanneer zij het afstoten van een pakket werkzaamheden of een deel daarvan overwegen.

Daarnaast speelt de robuustheidsdiscussie in het kader van het IBP VTH. De ODMH voldoet net aan de huidige IBP-norm van € 16,5 miljoen omzet (prijspeil 2023) voor het basistakenpakket en milieu gerelateerde plustaken. Bij kleine bezuinigingen zal de dienst onder deze omzetnorm vallen. Bezuinigingen op het basistakenpakket en milieu gerelateerde plustaken brengen de robuustheid van de organisatie dus in gevaar en zullen mogelijk resulteren in bijvoorbeeld een fusietraject.

• 3. Hoe is het nu geregeld?

Het algemene uitgangspunt is vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling van de ODMH: de deelnemers staan ervoor garant dat de ODMH te allen tijde aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen.

Bepalingen over bezuinigingen zijn opgenomen in de verschillende dienstverleningsovereenkomsten met de deelnemers en in de Nota P&C. In paragraaf 3.5 van de Nota P&C is vastgelegd dat een deelnemer jaarlijks 2,5 % kan bezuinigen[1], zonder dat daar een vergoeding van frictiekosten tegenover staat. Tevens is aangegeven dat wanneer meerdere deelnemers tegelijk willen bezuinigen dit aan het dagelijks bestuur wordt voorgelegd. Er is echter nog niet uitgewerkt wat voor frictiekosten aan de orde kunnen zijn en hoe de hoogte van die kosten bepaald worden.

Bepalingen over het uittreden van een deelnemer zijn opgenomen in de gemeenschappelijke regeling. Dat betreft een bepaling over hoe de hoogte van de uittreedsom wordt vastgesteld. De procedure van uittreden is nog niet opgenomen in de regeling. Met uittreden wordt de situatie bedoeld dat een college in het geheel niet meer deelneemt in de gemeenschappelijke regeling.

• 4. Aanvullende bepalingen over bezuinigingen

4.1 Uitgangspunten

Deelnemers zorgen er gezamenlijk voor dat de omzet op het basistakenpakket en milieu gerelateerde plustaken te allen tijde boven de afgesproken of vastgelegde ondergrenzen blijft zodat de ODMH voldoende robuust blijft.

Zolang de omzet boven deze grenzen blijft kan een deelnemer voor de milieutaken jaarlijks de uren in de begroting met 2,5% frictiekostenvrij verlagen ten opzichte van de uren in het jaarprogramma van het jaar ervoor. Voor de BWT-taken heeft de 2,5% regel betrekking op het individueel afgesproken basisbedrag. Incidentele uren, voor taken die maximaal voor drie jaar aan de dienst zijn opgedragen worden buiten deze berekening gehouden. Indien meerdere deelnemers tegelijk willen bezuinigen of een deelnemer meer dan twee keer wil bezuinigingen in een periode van 5 jaar[2], wordt dit aan het dagelijks bestuur voorgelegd. 

Wanneer een deelnemer de uren meer wil terugbrengen dan het hierboven genoemde maximale percentage worden kosten in rekening gebracht om de ODMH schadeloos te stellen. Dit geldt zowel voor het terugbrengen van het aantal uren (bezuinigen) als voor het terugnemen van een taak.

Voor de vaststelling van de hoogte van de schadeloosstelling wordt uitgegaan van een eenmalige, vaste vergoeding.

4.2 Schadeloosstelling bij verlaging van uren van meer dan 2,5%

De schadeloosstelling bestaat uit een vergoeding voor frictiekosten en desintegratiekosten, die het gevolg zijn van een besluit tot bezuiniging of vermindering van het takenpakket door een deelnemer.

De frictiekosten omvatten het risico dat de ODMH loopt wanneer gedwongen afscheid moet worden genomen van medewerkers en alle overige kosten die het gevolg zijn van de bezuiniging. De desintegratiekosten hebben betrekking op de overcapaciteit die afgebouwd moet worden. Dit bestaat uit kosten in materiële sfeer: kosten die blijven doorlopen, terwijl de dekking (deels) verdwijnt als gevolg van de terugneming van taken of bezuiniging door de deelnemer, zoals huisvestingskosten, licenties e.d., en kosten in personele sfeer: dit betreft de kosten van het betrokken personeel en van personele ondersteuning vanuit de diensten financiën, receptie, personeelszaken e.d.

Voor de vergoeding voor de frictie- en desintegratiekosten wordt, zoals onder de uitgangspunten in paragraaf 4.1 is weergegeven, uitgegaan van een eenmalige, vaste vergoeding. Die bedraagt 3 maal het uurtarief voor de meer dan 2,5% gedaalde uren, exclusief bijbehorende belasting toegevoegde waarde.

Uitzonderingen

Indien de vermindering van het aantal uren het gevolg is van ontwikkelingen in de nationale en Europese wet- en regelgeving of het gevolg is van een verschuiving van het bevoegd gezag binnen de deelnemers van de ODMH is schadeloosstelling niet aan de orde. Bij een verschuiving van het bevoegd gezag binnen de ODMH blijft de ODMH de taken immers uitvoeren, maar voor een andere deelnemer. Frictiekosten zijn dan niet aan de orde. Dat geldt ook voor vermindering van het aantal uren als gevolg van veranderde wet- en regelgeving. Hierop kan – meestal – tijdig worden geanticipeerd.

Indien sprake is van een collectieve, door het algemeen bestuur vastgestelde, verlaging van het volume, dan brengt de ODMH in beeld wat het effect is op het uitvoeringsniveau en de meerjarenbegroting en wat de reële frictiekosten zijn. Hiertoe wordt alsdan een financieel dekkingsvoorstel voorgelegd aan het algemeen bestuur.

De ODMH en een deelnemer kunnen afspraken maken over de overname van personeel dat bij de uitvoering van een terug te nemen taak betrokken is. De besparing die dit de ODMH oplevert, kan worden verrekend met de te betalen schadeloosstelling.

• 4.3 Procedure bezuinigen

Een formeel verzoek tot bezuinigen of het terugnemen van een taak voor het opvolgende jaar wordt voor 1 februari ingediend. Het algemeen bestuur van de ODMH stelt de schadeloosstelling vast binnen 6 maanden na ontvangst van het verzoek.

Wanneer – als gevolg van een (voorgenomen) taakvermindering – sprake is van een reorganisatie worden de OR en het LO in de gelegenheid gesteld om hun bevoegdheden ten aanzien van de gevolgen hiervan uit te oefenen.

De verschuldigde schadeloosstelling dient uiterlijk in december (T-1) betaald te zijn. Op verzoek van de deelnemer kan het AB een andere termijn vaststellen.

• 5. Bepalingen over uittreding

Een volledige uittreding van een deelnemer uit de gemeenschappelijke regeling heeft gevolgen voor de slagkracht van de ODMH en levert financiële nadelen op. Om te voorkomen dat de achterblijvende deelnemers de rekening krijgen gepresenteerd doordat een individuele deelnemer besluit uit te treden is het van belang hieraan nadere voorwaarden te verbinden. In de regeling van de ODMH is vastgelegd hoe de verschuldigde kosten voor de uittredende deelnemer worden bepaald (artikel 37 gemeenschappelijke regeling omgevingsdienst Midden-Holland).

De procedure voor vaststelling van een uittredingsplan en andere verplichtingen voor de uittreder zijn nog niet in de regeling vastgelegd. Onderstaande tekst biedt daarvoor een uitwerking. De onderstaande werkwijze kan worden gevolgd wanneer uittreding aan de orde is. Om te zorgen voor democratische legitimatie worden deze artikelen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen bij de volgende aanpassing van de regeling daarin geborgd.

Procedurele bepalingen uittreding

• 1. De procedure voor uittreding vangt aan op de dag nadat het algemeen bestuur het besluit van de deelnemer heeft ontvangen. Uittreding kan slechts plaatsvinden met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste twee kalenderjaren.

• 2. Het algemeen bestuur stelt ten minste twaalf maanden voorafgaand aan het moment van uittreding een uittredingsplan vast waarin de gevolgen van uittreding en een voorlopige berekening van de verschuldigde schadeloosstelling, de zogenaamde uittreedsom, zoals bedoeld in artikel 37 van de regeling zijn opgenomen.

• 3. Op verzoek van de uittredende deelnemer of op initiatief van het algemeen bestuur kunnen het algemeen bestuur en de uittredende deelnemer gezamenlijk een onafhankelijke externe deskundige inschakelen voor advies over het uittredingsplan. De kosten voor dit advies zijn voor de uittredende deelnemer.

• 4. Voordat een concept-uittredingsplan wordt vastgesteld, stelt het dagelijks bestuur de OR en het LO in de gelegenheid om hun bevoegdheden uit te oefenen ten aanzien van personele en organisatorische gevolgen die voortvloeien uit het concept uittredingsplan.

• 5. Het dagelijks bestuur zendt het besluit tot uittreding van de deelnemer en het concept-uittredingsplan, inclusief de concept-uittreedsom aan de deelnemende colleges. De raden en Provinciale Staten kunnen gedurende acht weken hun zienswijzen via het eigen college naar voren brengen over het concept-uittredingsplan en de concept-uittreedsom.

• 6. Bij het vaststellen van het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom zoals bedoeld in het tweede lid, worden de ingediende zienswijzen in acht genomen.

• 7. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur de definitieve uittreedsom op basis van artikel 37 vast.

Bepalingen over kosten en uittreedsom

• 1. De raming en berekening van de kosten voor uittreding zoals bedoeld in artikel 37 worden gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend zijn op het moment van de daadwerkelijke uittreding.

• 2. De omgevingsdienst houdt de uittredingskosten voor de uittredende deelnemer redelijkerwijs zo laag mogelijk. Het voorgaande behoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst van het besluit tot uittreding van de deelnemer.

• 3. De uittredende deelnemer en het algemeen bestuur maken afspraken over de formatie van de omgevingsdienst die als gevolg van de uittreding boventallig is geworden. Deze afspraken kunnen inhouden dat de uittredende deelnemer deze formatie met behoud van arbeidsvoorwaarden in dienst neemt of dat deze formatie anderszins in stand blijft. De waarde van de formatie die de uittredende partij overneemt van de omgevingsdienst wordt gekapitaliseerd en in mindering gebracht op de uittreedsom.

• 4. Kosten die de uittredende deelnemer of de ODMH maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van de uittredende deelnemer. Indien de deelnemer uiteindelijk besluit om niet uit te treden, zijn de kosten die de ODMH heeft gemaakt voor het opstellen van het concept-uittredingsplan en de ramingen en berekeningen voor de deelnemer die het verzoek tot uittreding heeft gedaan.

• 5. Een uittredende deelnemer kan géén recht doen gelden op de overdracht van enig eigendom of zakelijk recht van de ODMH.

Betaling kosten en uittreedsom

• 1. Bij de voorbereiding van het concept-uittredingsplan biedt het algemeen bestuur de uittredende deelnemer de keuze tussen een betaling van de uittreedsom in een aantal termijnen of voor betaling van de uittreedsom in een keer. In het uittredingsplan bepaalt het algemeen bestuur conform de voorkeur van de uittredende deelnemer of de uittredende deelnemer de uittreedsom in een daarbij te bepalen aantal termijnen of in een keer dient te betalen.

• 2. De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom, binnen drie maanden nadat het algemeen bestuur de definitieve uittreedsom heeft vastgesteld, tenzij in het uittredingsplan anders is vastgelegd.

• 3. Gedurende de periode tussen het besluit tot uittreding en effectuering daarvan is de uittredende deelnemer gehouden al haar verplichtingen na te komen.

#_ftnref1

[1] Voor de milieutaken geldt dat daarvoor wordt gekeken naar de uren in het jaarprogramma. Voor de BWT-taken wordt gekeken naar het individueel afgesproken basisbedrag.

[2] Voor de afbakening van de periode van 5 jaar wordt voor het jaar waarin de gewenste bezuiniging plaats moet vinden teruggekeken naar de vier jaar voorafgaand aan dat jaar.

Vastgesteld d.d. 12 december 2024 door het algemeen bestuur,

T. van Vugt

Voorzitter

A. Mutter

Secretaris