Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Liemers 2024

Het algemeen bestuur van de Samenwerking De Liemers besluit,

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,

vast te stellen:

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Samenwerking De Liemers.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• SDL: het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2 van de GR Samenwerking de Liemers (hierna genoemd: ‘SDL’);

• administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de SDL en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van SDL;

• inkomsten: totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves;

• overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

• rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en (gemeentelijke) verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. De zo genoemde: begrotingsrechtmatigheid, voorwaardencriterium en Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

Het algemeen bestuur stelt de programma-indeling van de programmabegroting inclusief de bijbehorende taakvelden vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het totaal van de baten en lasten per programma weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van (de financiële positie in) de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 4. De begroting en de jaarstukken van SDL bevatten per programma alle kosten en opbrengsten per programma en geconsolideerd.

• 5. De baten per programma zijn de bijdragen van de gemeenten Duiven, Westervoort en Zevenaar en mogelijk derde opdrachtgevers en/of subsidie inkomsten.

• 6. De indeling van de jaarstukken volgt de indeling van de begroting van het betreffende jaar, waarbij het Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten leidend is.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks een kaderbrief op als bedoeld in artikel 34b Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur stelt, overeenkomstig artikel 25 van de gemeenschappelijke regeling SDL, jaarlijks een ontwerpbegroting op en zendt deze aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 3. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen, overeenkomstig artikel 25 van de gemeenschappelijke regeling SDL, bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

• 4. Het algemeen bestuur stelt overeenkomstig artikel 25 van de gemeenschappelijke regeling SDL de begroting vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. Standaard worden alle nieuwe investeringen geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting.

• 3. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 4. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1. Het dagelijks bestuur informeert minimaal 1 keer per jaar het algemeen bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting over het lopende boekjaar.

• 2. De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a) de baten en de lasten per programma;

  • b) de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • c) het resultaat, volgend uit de onderdelen a en b;

  • d) gevolgen voor de bijdragen voor de deelnemende gemeenten.

• 3. In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen, van de baten en lasten en investeringskredieten, opgenomen per programma’s en toegelicht indien de afwijking ten opzichte van de begroting groter is dan € 12.000. Deze grens wordt gehanteerd per programma en binnen een programma per kostensoort.

• 4. Gelijk met de tussenrapportage in 2e helft van het boekjaar wordt verslag gedaan van de bevindingen van de interne controle over de 1e helft van het boekjaar. Bij de conceptjaarstukken zal aan het Dagelijks bestuur een intern controle verslag worden voorgelegd.

Artikel 7. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de GR, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 12.000 nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10 Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

• 6. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn alleen onrechtmatig als die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan het Algemeen Bestuur zijn gemeld. Voor de betreffende overschrijdingen en/of onderschrijdingen die zijn ontstaan in het begrotingsjaar, geldt dat het melden en toelichten in de jaarrekening als tijdig wordt gezien.

Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals opgenomen in de nota activerings- en afschrijvingsbeleid.

• 2. Het college biedt periodiek een geactualiseerde nota activerings- en afschrijvingsbeleid ter vaststelling aan.

• 4. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

Reserves en voorzieningen kunnen overeenkomstig richtlijnen van het algemeen bestuur worden gevormd en zullen in voorkomende situaties via de begroting of begrotingswijzigingen worden ingediend.

Artikel 14. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 15. Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.

Artikel 16. Prijzen economische activiteiten

Voor het bepalen van de geraamde prijzen van economische activiteiten wordt door SDL aan overheidsbedrijven en derden ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Economische activiteiten zijn leveringen van goederen, diensten of werken waarbij SDL in concurrentie treedt met andere ondernemingen.

Artikel 17. Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a. Voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar wordt bij de BNG een prijsopgaaf aangevraagd;

• b. Er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• c. De bijdragen in de exploitatiekosten van de deelnemende gemeenten worden vooraf op basis van de begroting door middel van een periodieke voorschotnota gefactureerd. Maandelijks rond de 20ste wordt een deelbetaling ontvangen.

• d. De kosten in verband met de versterkte uitkeringen worden ook via een periodieke voorschotnota in rekening gebracht. Eventuele bijstelling is mogelijk bij het vaststellen van de tussenrapportages.

• e. Investeringen van SDL mogen worden gefinancierd met kort geld of met lang geld, rekening houdende met de kasgeldlimiet;

• f. Geld mag alleen aangetrokken worden bij de BNG;

• g. Het Dagelijks Bestuur kan ten aanzien van de financieringsfunctie nadere uitvoeringsregels vaststellen.

Hoofdstuk 5. Paragrafen

Artikel 18. Paragrafen

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de volgende paragrafen op:

  • a. Weerstandsvermogen en risicobeheersing;

  • b. Onderhoud Kapitaalgoederen;

  • c. Financiering;

  • d. Bedrijfsvoering;

  • e. Verbonden partijen;

  • f. Kostenverdelingsafspraken.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat bij de uitwerking van de paragrafen minimaal aan de wettelijke eisen wordt voldaan.

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 19. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in SDL;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van SDL en het gemeentelijke beleid van de deelnemende gemeenten;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving en

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 20. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van SDL en een eenduidig toewijzing van de taken aan de diverse programma’s;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden binnen de mogelijkheden van de organisatie;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de juiste kostensoorten, programma’s en deelnemende gemeenten;

• g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten, en

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 21. Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarstukken, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van SDL met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen periodiek worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 3. Het dagelijks bestuur stelt een rechtmatigheidsverklaring op als onderdeel van de jaarstukken, daarnaast zal in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting worden opgenomen inzake de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en ontwikkelpunten.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 22. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening Samenwerking De Liemers vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de Samenwerking De Liemers op 7 november 2023 wordt hierbij ingetrokken.

Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening SDL 2024”.

Vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van de Samenwerking De Liemers, van 17 oktober 2024.

W. (Wilfred) Hekkers

Secretaris /Algemeen directeur SDL

mr. H. (Huub) Hieltjes

Voorzitter