Controleverordening Samenwerking De Liemers 2024

Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Liemers;

Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 17 oktober 2024;

Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en artikel 27 van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Liemers,

Besluit vast te stellen:

Controleverordening Samenwerking De Liemers 2024

Artikel 1. Definities

• Accountant:

  • registeraccountant of

  • accountant- administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op het Accountantsberoep of

  • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• Accountantscontrole:

  de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarstukken uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarstukken met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;

  • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

    waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• Rechtmatigheidsverantwoording:

  • de rapportage van het bestuur van de GR waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:

  • het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

• Deelverantwoording:

  • een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de ambtelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar, met mogelijkheid tot verlenging voor twee keer 1 jaar.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de management letter;

  • f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. de producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5. Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

• 6. Het algemeen bestuur stelt dat de accountant elke fout of onzekerheid boven de € 10.000 rapporteert (rapporteringstolerantie).

• 7. Voor het controleoordeel in de controleverklaring (goedkeuringstolerantie) hanteert de accountant de volgende tabel:

Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. In de jaarrekening geeft het dagelijks bestuur de rechtmatigheidsverklaring op en in de paragraaf bedrijfsvoering geeft het dagelijks bestuur een toelichting over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en ontwikkelpunten.

• 4. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 5. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur, zodanig dat vaststelling door het algemeen bestuur uiterlijk voor de in de Gemeentewet, artikel 200 genoemde datum van elk jaar volgend op het begrotingsjaar kan plaatsvinden.

• 6. Informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan in voorkomende gevallen de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren; in onderling overleg en rekening houdend met de agenda van het algemeen bestuur worden de tijdstippen van aanvang en rapportering jaarlijks bepaald.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de directie en/of afdelingshoofd en/of de business- en/of concerncontroller en eventueel vertegenwoordiging van het algemeen bestuur.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van Samenwerking De Liemers.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van Samenwerking De Liemers zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Specifieke controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de rechtmatige uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het dagelijks bestuur benoemde accountant. Uitzondering hierop zijn de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarstukken. De controle van deze verantwoordingen maakt onderdeel uit van de controleopdracht voor de jaarstukken.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, subsidieverstrekkers e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van Samenwerking De Liemers is.

Artikel 7. Rapportage

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde interim- en eindejaarscontroles verslag uit over zijn bevindingen. Het betreft bevindingen van niet bestuurlijk belang. Het verslag wordt besproken met het management en eventueel een vertegenwoordiging uit het algemeen bestuur.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt de jaarstukken op verzoek in het algemeen bestuur.

Artikel 8. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1. Deze verordening komt in de plaats van de op 7 november 2023 door het Algemeen Bestuur van de Samenwerking De Liemers vastgestelde “Controleverordening Samenwerking De Liemers”, deze wordt ingetrokken met ingang van 31-12-2023. Deze verordening is tot en met verslagjaar 2023 van toepassing.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024 en is dus van toepassing op de accountantscontrole van de jaarstukken van het verslagjaar 2024 en later.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: “Controleverordening Samenwerking De Liemers 2024”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van Samenwerking De Liemers d.d 17 oktober 2024,

W. (Wilfred) Hekkers

Secretaris / Algemeen directeur SDL

mr. H. (Huub) Hieltjes

Voorzitter