Controleverordening GBLT 2025

Het algemeen bestuur van GBLT,

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 13 november 2024,

gelet op artikel 68, 7e lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 213 van de Gemeentewet, alsmede artikel 109 van de Waterschapswet,

besluit:

• 1. vast te stellen de Controleverordening GBLT 2025;

• 2. in te trekken de Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor Lococensus – Tricijn 2016;

Controleverordening GBLT 2025

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 109 van de Waterschapswet en artikel 213 van de Gemeentewet;

• b. accountantscontrole: controle van de in artikel 98a van de Waterschapswet en artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• c. jaarrekening: jaarrekening van GBLT als bedoeld in artikel 98a van de Waterschapswet en artikel 197 van de Gemeentewet;

• d. managementletter: verslag van de accountant gericht aan het dagelijks bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• e. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur, waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• f. deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur opgestelde verantwoording van de afzonderlijke deelnemende bestuursorganen binnen de gemeenschappelijke regeling GBLT.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt in de basis voor een periode van 3 jaar.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

• 4. Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdracht.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b. de accountant voert de controlewerkzaamheden uit na voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de organisatie van GBLT.

• 2. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen accountant en F&C.

Artikel 5. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interen en externe regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor de accountantscontrole.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. De directeur biedt de gecontroleerde concept-jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan het dagelijks bestuur aan. Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde concept jaarrekening vóór 31 maart van het jaar T+1, volgend op het boekjaar T, ter informatie voor aan de deelnemende gemeenten en waterschappen van de gemeenschappelijke regeling GBLT.

• 5. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde interim controle door middel van een managementletter verslag uit aan het dagelijks bestuur van GBLT over zijn bevindingen. De managementletter wordt niet openbaar ter informatie aan het algemeen bestuur verzonden.

• 6. De door het algemeen bestuur vastgestelde jaarrekening wordt vóór 15 juli van het jaar T+1 aan de Gedeputeerde Staten van de Provincie verzonden.

• 7. Alle informatie die na de afgifte van de controleverklaring en vóór de behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt door het dagelijks bestuur zo snel mogelijk gedeeld, waarbij gebruik wordt gemaakt van het onafhankelijke onderzoek dat namens het dagelijks bestuur is uitgevoerd.

• 8. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 9. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeenschappelijke regeling GBLT en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplekken, documenten, systemen en medewerkers van de gemeenschappelijke regeling GBLT, evenals volledige toegang tot alle fysieke en digitale informatie die nodig is voor een gedegen controle. Hierbij valt te denken aan toegang tot financiële administratie, operationele processen, IT-systemen en alle andere voor de controle relevante bronnen.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeenschappelijke regeling GBLT wrekende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de in de gemeenschappelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de gemeenschappelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juiste en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatigheid van specifieke uitkeringen, de totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties daarvan inbegrepen.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. De accountant bespreekt het verslag van bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening met de directeur en het financieel management, voorafgaand aan de aanbieding aan het dagelijks bestuur.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

Artikel 8. Inwerkingtreding, overgangsbepaling en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.

• 2. Deze verordening is van toepassing op de controleverklaringen over het begrotingsjaar 2025 en later.

• 3. De Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke Belastingkantoor Lococensus-Tricijn 2016, als vastgesteld op 6 januari 2016, wordt ingetrokken met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening, met dien verstande dat deze wel van kracht blijft voor de controleverklaringen over het begrotingsjaar 2024 en eerder.

• 4. Deze verordening kan worden aangehaald als: Controleverordening GBLT 2025.

Zwolle, 4 december 2024,

voorzitter,

B.J. van Vreeswijk

directeur,

R.A.C. de Haan