Algemeen Mandaatbesluit RBG 2024 met bijbehorend(e) Mandateringslijst en Plaatsvervangerlijst

Het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep is van mening dat mandatering van bevoegdheden aan ambtenaren van de RBG een bijdrage kan leveren aan:

• een snellere dienstverlening door het verkorten van procedures;

• het verbeteren van de slagvaardigheid van de ambtelijke organisatie;

• een duidelijke vastlegging van verantwoordelijkheden.

Het is daarom gewenst de gemandateerde bevoegdheden formeel vast te leggen;

BESLUIT:

• I. Vast te stellen het Algemeen Mandaatbesluit RBG 2024 met bijbehorend(e) Mandateringslijst en Plaatsvervangerlijst.

• II. Vast te stellen de volgende uitgangspunten voor de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden.

Artikel 1

• 1. Voor de toepassing van dit besluit en de daarin opgenomen bepalingen wordt een volmacht of machtiging met de verlening van mandaat gelijkgesteld.

• 2. Een mandaat is een beslissings- en ondertekeningsmandaat, tenzij in de bijlagen bij dit besluit anders is vermeld.

Artikel 2

• 1. De gemandateerde bevoegdheden mogen alleen gebruikt worden volgens het vastgesteld beleid.

• 2. Tot de gemandateerde bevoegdheid behoort niet:

  • a. het afdoen van onderwerpen die beleidsgevoelig zijn;

  • b. het vaststellen van algemeen bindende voorschriften.

• 3. Een gemandateerde is alleen bevoegd ondermandaten te verlenen, als deze mogelijkheid in het mandaat is genoemd. Op ondermandaat is dit besluit van toepassing.

Artikel 3

• 1. Aan in de kolom “Ondervolmacht verleend aan” in de bijlage bij dit besluit wordt hierbij ondervolmacht verleend aan de daar genoemde medewerkers.

• 2. Ondervolmachten wordt uitsluitend schriftelijk verleend.

• 3. Ondervolmachten kunnen door de directeur bij afzonderlijk besluit worden verleend.

• 4. De directeur kan aan de ondervolmacht aanvullende voorwaarden verbinden, voor zover deze binnen het bereik van het aan de directeur verleende mandaat vallen.

• 5. In de krachtens ondervolmacht te nemen beslissing wordt melding gemaakt van de verleende ondervolmacht.

• 6. Verdere ondervolmacht is alleen toegestaan als dit nadrukkelijk in de ondervolmacht is bepaald.

• 7. De directeur is jegens het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor alle beslissingen die in ondervolmacht zijn genomen.

Artikel 4

• 1. Onderwerpen zijn beleidsgevoelig als:

  • a. zij leiden tot een afwijking of uitbreiding van vastgesteld beleid;

  • b. zij bestuurlijk gevoelig zijn;

  • c. het dagelijks bestuur daarover zelf wil besluiten.

• 2. Als de beleidsgevoeligheid ontstaat nadat de gemandateerde bevoegdheid is gebruikt blijft het door mandaat genomen besluit van kracht.

Artikel 5

• 1. In de Mandateringslijst in bijlage 1 bij dit besluit, zijn aanvullende algemeen geldende bepalingen opgenomen per mandaatniveau. Daarnaast wordt per gemandateerde aangegeven voor welke specifieke onderwerpen en besluiten mandaat wordt verleend.

• 2. Bij de uitoefening van een mandaat geldt het Financieel Mandaatvoorschrift 2024. In de Mandateringslijst kan hiervan worden afgeweken.

• 3. Bij afwezigheid van de gemandateerde worden zijn bevoegdheden uitgeoefend door zijn plaatsvervanger. De volgorde van deze plaatsvervanging is opgenomen in bijlage 2 bij dit besluit. Op de plaatsvervanger is dit besluit van toepassing.

• 4. Aanvullingen op en wijzigingen in de bevoegdheden worden door het dagelijks bestuur vastgesteld en in de bijlagen worden verwerkt.

Artikel 6

Een gemandateerde is verantwoordelijk voor een goede afstemming met andere disciplines voor de totstandkoming van een besluit.

Artikel 7

• 1. Iedere gemandateerde is door het dagelijks bestuur gemachtigd om in het kader van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden het dagelijks bestuur in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Deze machtiging is geen machtiging in de zin van artikel 95 van de Waterschapswet en artikel 171 van de Gemeentewet.

• 2. Besluiten, correspondentie en contracten die niet in deze regeling worden genoemd worden door de voorzitter en de directeur tezamen ondertekend.

Artikel 8

• 1. De ondertekening door een gemandateerde van alle op grond van mandaat uitgaande stukken (waaronder correspondentie en contracten) luidt: “namens het dagelijks bestuur, … (naam en functie van de gemandateerde)”.

• 2. De ondertekening door een plaatsvervanger luidt: “namens het dagelijks bestuur, … (naam plaatsvervanger), ... (functie van de gemandateerde)”.

• 3. Bij de ondertekening wordt hetgeen in de Schrijfwijzer van de RBG is opgenomen gevolgd.

• 4. Op grond van een mandaat genomen besluiten kunnen alleen in de vorm van e-mail worden verzonden als dit wordt gevolgd door verzending per post als de aard en het belang van het besluit dit rechtvaardigt.

Artikel 9

• 1. De geldende administratieve procedures worden door alle gemandateerden nageleefd.

• 2. Stukken op grond van dit besluit worden altijd voor verzending geregistreerd.

• 3. De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden gebeurt volgens de vast te leggen afspraken over de administratieve organisatie.

Artikel10

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag volgend op de datum van publicatie.

• 2. Het Algemeen mandaatbesluit RBG zoals dat is vastgesteld op 16 mei 2023 door het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep, wordt ingetrokken op de datum van inwerkingtreden van dit besluit.

Artikel 11

Dit besluit kan worden aangehaald als „Algemeen Mandaatbesluit RBG 2024”.

Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep op 21 november 2024.

Het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep,

Directeur,

w.g.

J.F. Kooistra

Voorzitter,

w.g.

Drs. A.J.B. van der Klugt

Bijlage 1 bij Algemeen Mandaatbesluit RBG Mandateringslijst RBG

Nr	Bevoegdheid	Gebaseerd op		Be-voegd orgaan	Mandaat	Ondervolmacht toegestaan?	Ondervolmacht Verleend aan
1.	Het toezenden ter goedkeuring of ter informatie van besluiten of standpunten van het algemeen en dagelijks bestuur.	Wsw, Gw, Wgr en G.r.		DB	Algemeen directeur	Ja	Adviseur bestuur en beleid
2.	Het voeren van correspondentie op ambtelijk niveau ter voorbereiding of afdoening van bestuurlijk overleg tussen leden van het dagelijks bestuur, c.q. het dagelijks bestuur en derden.	Wsw, Gw en G.r.		DB	Algemeen directeur	Ja	Adjunct-directeuren en adviseur bestuur en beleid
3.	Het voeren van correspondentie ter uitvoering van de door het algemeen en dagelijks bestuur genomen besluiten.	Wsw, Gw en G.r.		DB	Algemeen directeur	Ja	Adjunct-directeuren en adviseur bestuur en beleid
4.	Het voeren van niet-beleidsgevoelige correspondentie waarbij inlichtingen van feitelijke aard worden gevraagd of gegeven.	Wsw, Gw		DB	Algemeen directeur	Ja	Adjunct-directeuren Er dient bij het verstrekken van gegevens rekening te worden gehouden met privacygegevens van personen of rechtspersonen.
5.	Het afdoen van niet-beleidsgevoelige zaken die tot de functie behoren.			DB	Algemeen directeur	Ja	Alle medewerkers RBG
6.	Het nemen van besluiten en verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;			DB	Algemeendirecteur	Ja	Onder meer geregeld in financieel mandaatbesluit
7.	Het aangaan en het ontbinden van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.	Wsw, Gw, Cao		DB	Algemeen directeur	Nee	Voorafgaand aan het aangaan of het ontbinden van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd van een adjunct-directeur wordt het dagelijks bestuur geïnformeerd.
8.	Het aangaan of het ontbinden van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.	Wsw, Gw, Cao		DB	Algemeen directeur	Nee	-
9.	Het voorbereiden, aangaan en wijzigen van overeenkomsten betreffende organisatie brede personeelsaangelegenheden	Wsw, Gw, Cao		DB	Algemeen directeur	Nee	-
10.	Uitvoering geven aan de Cao van de medewerkers van de RBG.	Wsw, Gw, Cao		DB	Algemeen directeur	Ja	Adjunct-directeuren en teamleiders
11.	Het fiatteren van (reiskosten)-declaraties van de medewerkers van de RBG.	Cao en personeels- handboek		DB	Algemeen directeur	Ja	Adjunct-directeuren en teamleiders
12.	Het beslissen op verzoeken tot het volgen van opleidingen, bijscholingscursussen, symposia, c.a., het deelnemen in externe commissies c.a. door de medewerkers van de RBG	Personeels- handboek		DB	Algemeen directeur	Ja	Adjunct-directeuren en teamleiders
13.	Het verzorgen van aangiften en afdrachten loonbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting, pensioenaanspraken en sociale verzekeringspremies.	Wet op de loonbelasting 1964, vennootschapsbelasting 2016, omzetbelasting 1968, Ziektewet en Pensioenwet		DB	Algemeen directeur	Ja	Controller
14.	Het voeren van correspondentie inzake Arbo-zaken.			DB	Algemeen directeur	Ja	Controller en HR- adviseur
15.	Het in behandeling nemen van klachten die een gedraging van een bestuursorgaan, een bestuurslid of een medewerker van de RBG betreffen.	Verordening behandeling klachten RBG		DB	Algemeen directeur	Nee	-
16.	Het verrichten van betalingen			DB	Algemeen directeur	Ja	Medewerkers genoemd in de autorisatieprofielen van de in gebruik zijnde banken. Het gaat hier om het geldigheidsvereiste van twee handtekeningen.
17.	Het beslissen op verzoeken om financiële bijdragen aan derden toe te wijzen tot een maximumbedrag van € 2.500, waarbij geen sprake mag zijn van stapeling.			DB	Algemeen directeur	Nee Er dient een verband te bestaan tussen de taken van de RBG en het doel dat met de verleende bijdrage wordt nagestreefd.	-
18.	De aanwijzing en wijziging van budgethouders.	Financieel mandaat voorschrift RBG		DB	Algemeen directeur	Nee	-
19.	Het aangaan van financiële verplichtingen	Financieel mandaat voorschrift RBG, artikel 2 en 5		DB	Algemeen directeur	Ja, geclausuleerd, zoals in artikel 5 van het Financieel Mandaatvoor-schrift RBG is opgenomen.	Budgethouders- en uitvoerders worden door algemeen directeur bij afzonderlijk besluit aangewezen.
20.	Het verlenen van toestemming tot overschrijding van een budget ten laste van het budget van een andere budgethouder, mits dit budgetneutraal is en binnen de totale begroting wordt gebleven en wordt vastgelegd in een begrotingswijziging.	Financieel mandaat voorschrift		DB	Algemeen directeur	Nee	-
21.	Het uitvoeren van het financieel beheer in de zin van de Verordening voor het financieel beleid, financieel beheer en de inrichting.			DB	Algemeen directeur	Ja	Adjunct-directeuren De bepalingen van het Treasurystatuut van de RBG dienen hierbij in acht te worden genomen.
22.	Het treffen van voorbereidingen, aangaan van afspraken en adviseren in het kader van het Treasurystatuut van de RBG.			DB	Algemeen directeur	Ja	Controller
23.	Het nemen van invorderings-maatregelen en verrichten van betalingen voortvloeiende uit rechten en verplichtingen van de RBG.			DB	Algemeen directeur	Ja	Adjunct-directeuren
24.	Het aangaan en wijzigen van verzekeringen, het geven van informatie ten behoeve van premievaststelling, alsmede het aanmelden en afwikkelen van claims van de verzekeringsmaatschappij.			DB	Algemeen directeur	Ja	Controller
25.	Het uitvoeren van de deelfunctie ‘financiering’, risicobeheer’, ‘kasbeheer’ en ‘relatiebeheer’ in de zin van het Treasurystatuut van de RBG.			DB	Algemeen directeur	Ja	Controller
26.	Het voorbereiden van en adviseren omtrent het treasurybeleid en de treasuryparagrafen in de jaarrekening en begroting.			DB	Algemeen directeur	Ja	Controller
27.	Het beslissen op verzoeken om in te stemmen met rechtstreeks beroep.	Wsw, Gw		DB	Algemeen directeur	Nee	-
28.	Het beslissen op aanvragen in het kader van de Wet open overheid.	Wsw, Gw, AVG		DB	Algemeen directeur	Ja	Adjunct-directeuren
29.	Het beslissen op aanvragen in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming.	Wsw, , Gw, AVG		DB	Algemeen directeur	Ja	Privacy-Officer en functionaris gegevensbescherming
30.	Het opmaken van een verklaring van vernietiging van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995.	Archiefwet, Archiefbesluit Besluit Informatie-beheer RBG.		DB	Algemeen directeur	Ja	Controller
31.	Het overbrengen van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, overeenkomstig artikel 12, lid 1, van de Archiefwet 1995 en artikel 9, lid 1 van het Archiefbesluit 1995.			DB	Algemeen directeur	Ja	Controller
32.	Het opmaken van een verklaring van overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, overeenkomstig artikel 9, lid 3 van het Archiefbesluit 1995.			DB	Algemeen directeur	Ja	Controller
33.	Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15, lid 1 en 2, en artikel 16, lid 2, van de Archiefwet 1995 en artikel 10 van het Archiefbesluit 1995.			DB	Algemeen directeur	Ja	Controller
34.	Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6, lid 1 en 2, van het Archiefbesluit 1995.			DB	Algemeen directeur	Ja	Controller
35.	Het opmaken van een verklaring van vervanging van archiefbescheiden door reproducties, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995.			DB	Algemeen directeur	Ja	Controller
36.	Het beslissen op beroepschriften in administratief beroep.	Wab (Wet aanpassing bestuurspro-cesrecht), Awb		DB	Algemeen directeur	Nee
37.	Het aangaan en ontbinden van een overeenkomst om een functie als bedoeld in artikel 2 van het Uitvoeringsbesluit Ambtenarenwet 2017 onbezoldigd te vervullen.			DB	Algemeen directeur	Nee

Bijlage 2 bij Algemeen Mandaatbesluit RBG

Plaatsvervangerslijst behorende bij het algemeen mandaatbesluit RBG 2024

Functionaris	Plaatsvervanger
Algemeen directeur	1e Adjunct-directeur Kwaliteit (en productie en incasso) 2e Adjunct-directeur Dienstverlening klanten (en ontwikkeling personeel).
Adjunct-directeur Kwaliteit (en productie en incasso)	1e Algemeen directeur 2e Adjunct-directeur Dienstverlening klanten (en ontwikkeling personeel).
Adjunct-directeur Dienstverlening klanten (en ontwikkeling personeel).	1e Algemeen directeur 2e Adjunct-directeur Kwaliteit (en productie en incasso)