Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep houdende regels omtrent het financieel mandaatvoorschrift RBG 2024

Zoals genoemd in het algemeen mandaatbesluit RBG 2024.

Dit voorschrift bevat algemene uitgangspunten die bij de uitoefening van de bevoegdheden door budgethouders in acht genomen moeten worden.

Artikel 1 Budget

• 1. Onder een budget wordt in dit besluit verstaan: een aan een budgethouder toegekend exploitatiebudget of investeringskrediet.

• 2. Onder een exploitatiebudget wordt in dit besluit verstaan: één of meer exploitatieposten en/of ramingen, die in de begroting zijn opgenomen. Een exploitatiebudget kan ook bestaan uit een personeelsbudget.

• 3. Onder een investeringskrediet wordt in dit besluit verstaan: een door het algemeen bestuur vastgesteld voorbereidings- of uitvoeringskrediet.

Artikel 2 Aanwijzing budgethouders

• 1. De algemeen directeur wordt als budgethouder aangewezen door het dagelijks bestuur.

• 2. De algemeen directeur wijst bij afzonderlijk besluit budgethouders en budgetuitvoerders aan.

• 3. De algemeen directeur is bevoegd de aanwijzing van budgethouders te wijzigen, mits dit wordt gemeld aan de controller en medewerker planning & control.

Artikel 3 Bijhouden lijst

• 1. De aanwijzing van een budgethouder en budgetuitvoerder dient aan de controller en medewerker planning & control te worden medegedeeld onder overlegging van een (digitale) paraaf van de budgethouder en budgetuitvoerder. Bij de aanwijzing van een budgethouder wordt tevens aangegeven waaruit diens budget bestaat.

• 2. De medewerker planning & control houden een lijst bij van de budgethouders en budgetuitvoerders, hun budgetten en hun parafen.

• 3. De medewerker planning & control stelt een afschrift van deze lijst beschikbaar aan de medewerker interne controle en de externe accountant.

• 4. Iedere wijziging in deze lijst wordt tijdig door de medewerker planning & control schriftelijk doorgegeven aan de medewerker interne controle en de externe accountant.

Artikel 4 Uitgangspunten van het budgethouderschap

• 1. De budgethouder is verantwoordelijk voor het beheer en de aanwending van het toegewezen budget en de resultaten daarvan.

• 2. Financiële verplichtingen mogen slechts worden aangegaan indien en voor zover het budget dat aan een budgethouder is toegekend toereikend is, met inachtneming van het in dit voorschrift bepaalde.

• 3. Uitsluitend de budgethouder of diens budgetuitvoerder kan financiële verplichtingen aangaan ten laste van het budget waarvoor hij verantwoordelijk is.

• 4. Indien de Mandateringslijst een van dit Financieel Mandaatvoorschrift afwijkende limiet of afwijkende ondertekening voorschrijft blijft hetgeen in de Mandateringslijst is opgenomen van kracht.

Artikel 5 Aangaan van financiële verplichtingen

• 1. Het aangaan van financiële verplichtingen dient schriftelijk te geschieden, in de vorm van een contract, (digitale) bevestigingsbrief of –mail of (digitale) bestelbon. Hierbij wordt verwezen naar de van toepassing zijnde voorschriften.

• 2. Het gestelde in het eerste lid is niet van toepassing op:

  • a. Gesprekskosten ten behoeve van de telefoon;

  • b. Verzekeringen/belastingen;

  • c. Declaraties, zoals van incidentele reis- en verblijfkosten;

  • d. Energiekosten van nutsbedrijven;

  • e. Leveringen en/of diensten tot een bedrag van € 5.000.

• 3. Verplichtingen welke een bedrag van € 50.000 te boven gaan worden aan de directeur gemeld.

• 4. De algemeen directeur beoordeelt of de budgethouder de in lid 3 gemelde verplichting mag aangaan en bij een positief besluit meldt hij dit schriftelijk aan de controller en medewerker planning & control.

Artikel 6 Werkwijze bij personeelsbudgetten

• 1. In afwijking van het in artikel 4 lid 3 bepaalde worden financiële verplichtingen met betrekking tot benoeming en ontslag van personeel conform de Mandateringslijst aangegaan door de algemeen directeur.

• 2. In geval van wijziging of overschrijding van het personeelsbudget geldt het in de artikelen 6, 7 en 8 bepaalde.

Artikel 7 Toegestane wijzigingen

Een budgethouder mag de aan hem toegekende budgetten wijzigen, nadat de wijziging voorgelegd is aan de algemeen directeur en hij daarvoor schriftelijke toestemming heeft verkregen van de algemeen directeur. De wijzigingen moeten aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoen:

• a. Het wijzigen van bedragen binnen één of meer budgetten is slechts toegestaan indien dit budgetneutraal is;

• b. De wijzigingen in de budgetten dienen direct te worden gemeld bij de controller en de medewerker planning & control.

Artikel 8 Meldingsplicht bij overschrijdingen

Bij een dreigende overschrijding anders dan in de zin van artikel 6 lid 1, van een exploitatiebudget of van een investeringskrediet is vastgelegd meldt de budgethouder dit direct aan de algemeen directeur. In een dekkingsvoorstel dient te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen.

Artikel 9 Goedkeuring bij overschrijdingen

• 1. Het in artikel 7 bedoelde dekkingsvoorstel dient te worden goedgekeurd door:

  • a. De algemeen directeur, indien wordt voorgesteld de dekking, met een bedrag van maximaal € 250.000 ten laste van een ander budget te laten komen en binnen de totale begroting wordt gebleven; dekkingsvoorstellen groter dan € 250.000, - dienen door het dagelijks bestuur te worden goedgekeurd.

  • b. De algemeen directeur, indien wordt voorgesteld de dekking met een bedrag van maximaal € 150.000 ten laste van de post onvoorzien te laten komen; dekkingsvoorstellen groter dan € 150.000 dienen door het dagelijks bestuur te worden goedgekeurd,

  • c. Het dagelijks bestuur, indien het een overschrijding van een investeringskrediet betreft, tot een hoogte van 10% van het totale investeringskrediet.

  • d. Het algemeen bestuur, in andere gevallen.

• 2. Indien de in lid 1 genoemde goedkeuring wordt verkregen, dient dit door de algemeen directeur aan de controller en medewerker planning & control te worden gemeld.

Artikel 10 Rapportage

Budgethouders rapporteren bij de maandrapportages aan de algemeen directeur over de bestedingen, de ontvangsten en de resultaten daarvan en over de eventuele budgetwijzigingen.

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag volgend op de datum van publicatie. Het Financieel Mandaatvoorschrift RBG zoals dat is vastgesteld op 21 november 2019 door het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep, wordt ingetrokken op de dag van inwerkingtreding van dit besluit.

• 2. Dit besluit kan worden aangehaald als “Financieel Mandaatvoorschrift RBG 2024”.

Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep van 21 november 2024,

Het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep,

Directeur,

w.g.

J.F. Kooistra

voorzitter,

w.g.

Drs. A.J.B. van der Klugt