FINANCIËLE VERORDENING REGIO STEDENDRIEHOEK 2024

Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

BE S L U I T

a. In te trekken de Financiële Verordening 2023

en

b. Vast te stellen de navolgende:

v erordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Regio Stedendriehoek

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Deze verordening verstaat onder:

• a. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Regio Stedendriehoek en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b. Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de Regio Stedendriehoek, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  1. de financieel-economische positie;

  2. het financiële beheer;

  3. de uitvoering van de begroting;

  4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  5. evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

• c. Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

• d. Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Regio Stedendriehoek;

• e. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, besluiten van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur;

• f. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• g. Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden gerealiseerd.

Titel 1 Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Programmabegroting

• 1. Het algemeen bestuur stelt in ieder geval bij aanvang van een nieuwe bestuursperiode een programma-indeling vast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt per programma vast:

  • a. De beoogde maatschappelijke effecten c.q de beoogde doelen: wat willen we bereiken?;

  • b. De hiertoe benodigde goederen en diensten: wat gaan we er voor doen?;

  • c. De baten en lasten: wat brengt het op en wat mag het kosten?.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het algemeen bestuur kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Kaders begroting

Het dagelijks bestuur biedt uiterlijk 31 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar de uitgangspunten voor de begroting aan het algemeen bestuur ter vaststelling aan.

Artikel 4. Uitvoering begroting

• 1. Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Het algemeen bestuur stelt het zogenaamde grensbedrag vast. Bij overschrijdingen van de begroting die groter zijn dan dit grensbedrag moet het dagelijks bestuur verantwoording aan het algemeen bestuur af leggen. Het grensbedrag bedraagt maximaal 3% van de totale lasten, inclusief mutaties in de reserves.

Beheersing en interne controle

Artikel 5. Interne controle

Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Rapportage en verantwoording

Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur twee maal per jaar door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting regio Stedendriehoek van het lopende begrotingsjaar. Deze tussentijdse rapportages hebben betrekking op de eerste vijf maanden en op de eerste negen maanden van het begrotingsjaar.

• 2. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 3. De rapportage gaat in op afwijkingen in de lasten en baten, de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productrealisatie en naar de programmaverantwoording.

• 2. Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:

• 3. De mate van realisatie van de beoogde maatschappelijke effecten;

• 2. Welke goederen en diensten zijn ingezet;

• 3. Wat de lasten en baten zijn;

• 4. Hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 1. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 8.  Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de Regio Stedendriehoek, inclusief de dotaties aan de reserves. Dit bedrag wordt ieder jaar in het kader van de behandeling van de begroting door het algemeen bestuur vastgesteld.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan het in het tweede lid bepaalde bedrag nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatiebudgetten en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop het algemeen bestuur de begroting heeft geautoriseerd, zoals vermeld in artikel 5;

• 3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Dit betreffen zowel over- of onderschrijdingen van de door het algemeen bestuur vastgestelde lasten- of investeringsbudgetten; toevoegingen of onttrekkingen aan de reserves die niet door het algemeen bestuur zijn vastgesteld als lagere of hogere baten dan begroot. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd;Afwijkingen ten opzichte van de begroting worden als rechtmatig beschouwd indien zij afdoende zijn toegelicht in de jaarrekening. Het melden in de jaarrekening wordt als tijdig aangemerkt door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur autoriseert de afwijkingen alsnog op basis van de toelichting in de jaarrekening. De rechtmatigheid van deze afwijkingen is onderhevig aan de voorwaarde dat zij dienen ter ondersteuning van het te realiseren beleid en de besteding van het benodigde bedrag en de ontvangen baten.

• 4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de Regio Stedendriehoek.

Titel 2 Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 12. Financiële positie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenraming is opgenomen.

Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000,- worden niet afgeschreven.

• 2. Afschrijving van activa vindt plaats op basis van de annuïtaire methode.

• 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4. Voor berekening van de omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt uitgegaan van het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij de begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen.

• 5. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden afgeschreven in:

  • a. 40 jaar: nieuwbouw gebouwen.

  • b. 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop van gebouwen.

  • c. 15 jaar: technische installaties gebouwen.

  • d. 12 jaar: kantoormeubilair.

  • e. 10 jaar: kantoorinventaris, witgoed, keukenapparatuur.

  • f. 5 jaar: kantoorapparatuur, audio- en videoapparatuur.

  • g. 4 jaar: automatiseringsapparatuur en software.

  • h. Van deze termijnen kan bij besluit van het algemeen bestuur worden afgeweken als het actief een verwachte levensduur kent die aanmerkelijk afwijkt van de hierboven vermelde afschrijvingstermijnen.

Artikel 14. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor oninbare vorderingen wordt een voorziening gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan twaalf maanden.

Artikel 15. Reserves en voorzieningen

Als onderdeel van de jaarlijkse begroting biedt het dagelijks bestuur jaarlijks het onderwerp reserves en voorzieningen inzichtelijk door middel van een overzicht ter vaststelling aan het algemeen bestuur aan. In dit overzicht van reserves en voorzieningen wordt opgenomen de vorming, besteding en de toerekening en verwerking van de rente in meerjarenperspectief. Dit onderdeel/dit overzicht kan worden verwerkt in de paragraaf “weerstandsvermogen”.

Artikel 16. Financieringsfunctie

• 1. Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a. Het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de begroting uit te kunnen voeren;

  • b. Het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s en kredietrisico’s;

  • c. Het nastreven van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d. Het efficiënt aantrekken van vreemd vermogen;

  • e. Het efficiënt beheer van de geldstromen en de financiële positie.

• 2. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk alle gebruikelijke zekerheden. Het dagelijks bestuur motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 3. Het dagelijks bestuur stelt regels op ter uitvoering van de financieringsfunctie evenals de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening in de vorm van een besluit treasurystatuut. In dit besluit worden in ieder geval opgenomen regels over uitzetting van middelen uitsluitend bij financiële instellingen met een AA-rating, al dan niet tegen vastrentende waarde doch een hoofdsomgarantie op ieder moment. Daarnaast worden in het besluit regels opgenomen over het al dan niet gebruiken van derivaten en het vragen van minimaal twee offertes bij verschillende instellingen voor financieringen die een looptijd kennen van meer dan 1 jaar. Het dagelijks bestuur zendt het besluit treasurystatuut ter vaststelling aan het algemeen bestuur. De wettelijke waarden omtrent de kasgeldlimiet en rente-risiconorm worden aangehouden. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als één of beide limieten dreigen te worden overschreden. Jaarlijks worden limieten beschouwd in de financieringsparagraaf van de begroting.

Artikel 17. Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

• 2. Ten behoeve van de vervanging van de activa wordt jaarlijks door het dagelijks bestuur bij de begroting een meerjarig vervangingsplan opgesteld en als onderdeel van de begroting ter vaststelling aan het algemeen bestuur voorgelegd.

Titel 3 Paragrafen

Artikel 18. Weerstandsvermogen

Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang aan en maakt een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Daarnaast maakt het dagelijks bestuur in de paragraaf weerstandsvermogen de weerstandscapaciteit inzichtelijk en geeft aan in hoeverre schade en verliezen hiermee opgevangen kunnen worden. Het dagelijks bestuur gaat in de paragraaf weerstands-vermogen in ieder geval tevens in op het risicomanagement, het opvangen van risico's door verzekeringen en voorzieningen.

Artikel 19. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1. In het kader van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting wordt aandacht geschonken aan het onderhoud van de gebouwen en het materieel.

• 2. Ten behoeve van het onderhoud kapitaalgoederen worden periodiek meerjarige onderhoudsplannen opgesteld.

• 3. Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud.

Artikel 20. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• a. De kasgeldlimiet;

• b. De rente-risiconorm;

• c. De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

• d. De rentekosten en –opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 21. Bedrijfsvoering

• 1. In de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting wordt ingegaan op actuele en tijdelijke aspecten betreffende de bedrijfsvoering. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de in de begroting opgenomen onderwerpen en nieuwe ontwikkelingen in het achterliggende jaar.

• 2. In de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken wordt gerapporteerd over de voortgang van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 22. Verbonden partijen

In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op nieuwe, gewijzigde of beëindigde verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen, de financiële en bestuurlijke inbreng van de regio en relevante actuele ontwikkelingen. In het bijzonder wordt aandacht besteed aan nieuwe, gewijzigde of beëindigde verbonden partijen, de kaders die leiden tot het aangaan, wijzigen of beëindigen van verbonden partijen evenals de wijze waarop het publieke belang hiermee is gediend.

Titel 4 Financiële organisatie en administratie

Artikel 23. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. Het sturen en beheersen van activiteiten en processen binnen de Regio Stedendriehoek evenals het verstrekken van informatie over bezittingen, schulden enz. evenals het verschaffen van informatie voor de budgethouder(s) en het maken van calculaties;

• b. Het bevorderen van en afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en terzake geldende wet- en regelgeving;

• c. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 24. Financiële administratie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

• a. De inrichting en werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b. De vereiste informatie wordt verstrekt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, evenals aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 25. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt in een besluit vast:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 26. Aanbesteding en inkoop

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt de interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Titel 5 Slotbepalingen

Artikel 27. Intrekking oude regeling

De Financiële verordening regio Stedendriehoek, zoals vastgesteld bij besluit van 1 juli 2023, wordt ingetrokken.

Artikel 28. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2024, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2024, voor zover mogelijk, voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 29. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Regio Stedendriehoek 2024.