Treasurystatuut 2024 Veiligheidsregio Noord-Holland Noord

Inleiding

In dit treasurystatuut zijn de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten vastgelegd van de treasuryfunctie. Het treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Het treasurystatuut is gebaseerd op de uitgangspunten en doelstellingen die zijn vastgelegd in de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) inclusief de daarmee samenhangende wet- en regelgeving.

In het treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van treasury: risicobeheer, financiering en kasbeheer. Daarna worden de organisatorische randvoorwaarden van de treasuryfunctie weergegeven. Daarbij ligt het accent op de helderheid omtrent de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden.

Actualisatie is noodzakelijk door het aanpassen van de functiebenamingen op de huidige organisatiestructuur. Reden om het bestaande statuut te herzien en beleidskaders (opnieuw) vast te leggen.

Treasurystatuut

I Begrippenkader

In dit statuut wordt verstaan onder:

• Agentschap: Het agentschap van de Generale Thesaurie is een directie van het ministerie van Financiën. Het agentschap is onder meer verantwoordelijk voor het beleid en uitvoering van schatkistbankieren;

• Derivaten: Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

• Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

• Fido (wet): Wet financiering decentrale overheden;

• Geldstromenbeheer: Alle activiteiten die nodig zijn voor het stroomlijnen van geldstromen; zowel binnen de organisatie als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

• Kasgeldlimiet: De kasgeldlimiet bepaalt het bedrag dat via leningen met een looptijd korter dan één jaar maximaal geleend mag worden. Voor gemeenschappelijke regelingen wordt de limiet berekend op een percentage van 8,2% van het begrotingstotaal bij aanvang van het begrotingsjaar. De Wet fido schrijft voor dat de gemiddelde korte financiering (de netto vlottende schuld) per drie maanden getoetst wordt aan de kasgeldlimiet;

• Kredietrisico: De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

• Liquiditeitenbeheer: Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

• Liquiditeitenplanning: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;

• Liquiditeitsrisico: Het risico dat wijzigingen in de liquiditeiten- of meerjarenplanning leiden tot sterk afwijkende resultaten met als gevolg hogere financieringskosten respectievelijk lagere renteopbrengsten;

• Rating: De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

• Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de organisatie door rentewijzigingen;

• Renterisiconorm: Een bij aanvang van het jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het begrotingstotaal voor vaste schuld dat bij de realisatie niet mag worden overschreden. Het renterisico met betrekking tot de renterisiconorm heeft betrekking op de contractuele renteherzieningen en de aflossingen op de vaste schuld. Het renterisico wordt in een jaar getoetst aan de renterisiconorm;

• Rentetypische looptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

• Rentevisie: Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

• Ruddo: Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden;

• Saldobeheer: Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

• Schatkistbankieren: Het verplicht aanhouden van (tijdelijk) overtollige liquide middelen in de schatkist bij het Agentschap van het Ministerie van Financiën;

• Treasuryfunctie: De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit de deelfuncties: risicobeheer, financiering en kasbeheer;

• Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

II Doelstellingen van de treasuryfunctie

De treasuryfunctie van de organisatie dient tot:

• 1. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

• 2. Het beschermen van vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

• 3. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

• 4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido en richtlijnen van dit treasurystatuut.

Risicobeheer

III Risicobeheer

Het risicobeheer is gericht op het beheersen, verminderen en spreiden van (toekomstige) risico’s. In dit kader worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• 1. De organisatie mag leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak uitsluitend verstrekken aan door het algemeen bestuur goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies van de afdeling Bedrijfsvoering (Financiën) wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.

• 2. Bij het verstrekken van leningen uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist.

• 3. Het verstrekken van leningen evenals het verlenen van garanties en borgstellingen is alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Het zogenaamde in- en doorlenen met het enkele doel de middelen tegen een hoger rendement uit te zetten is verboden.

• 4. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

IV Renterisicobeheer

Renterisicobeheer betreft het beheersen van ongewenste effecten op de (financiële) resultaten van de gemeenschappelijke regeling die voortvloeien uit onverwachte negatieve renteontwikkelingen. Voor het beheersen van renterisico’s introduceert de Wet fido de kasgeldlimiet en renterisiconorm. Het beleid is hierbij gericht op spreiding van renterisico’s op korte en lange termijn.

De volgende uitgangspunten worden gehanteerd:

• 1. de kasgeldlimiet wordt conform de wet fido niet overschreden;

• 2. de renterisiconorm wordt conform de wet fido niet overschreden;

• 3. nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

• 4. de rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

• 5. de rentevisie van de organisatie wordt opgesteld indien zich omvangrijke wijzigingen in de liquiditeitspositie voordoen. Basis voor de rentevisie is de rentevisie van de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG);

• 6. binnen de kaders gesteld onder punt 3 en lid 4, streeft de organisatie naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen.

V Kredietrisicobeheer

• 1. Bij het uitzetten van uitgezonderde middelen (zie artikel 9 lid 2 / 3) worden conform de Ruddo slechts verbintenissen aangegaan met financiële ondernemingen die:

  • a. gevestigd zijn in Nederland of een andere EU lidstaat die ten minste beschikt over een AA-rating, afgegeven door tenminste twee ratingbureaus;

  • b. kunnen aantonen dat ze tenminste over een A-rating beschikken, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus.

VI Intern liquiditeitsrisicobeheer

De organisatie beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasury-activiteiten te baseren op een actuele liquiditeitenplanning

VII Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de organisatie uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de euro.

Financiering

VIII Financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1. Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

• 2. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren;

• 3. De organisatie vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Uitgezonderd hierop zijn financieringen welke direct worden aangetrokken bij één van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten. In dit geval volstaat één offerte (enkel van de deelnemende gemeente).

IX Uitzettingen

• 1. Uitzettingen van tijdelijke overtollige financiële middelen (bedragen boven € 250.000) vinden in het kader van het Geïntegreerd middelenbeheer (GMB) uitsluitend plaats bij het Agentschap;

• 2. Uitgezonderd op lid 1 zijn uitzettingen van liquide middelen die tijdelijk niet nodig zijn voor de publieke taak en die afkomstig zijn van aangetrokken leningen voor projectfinanciering. Deze hoeven niet in de schatkist te worden aangehouden maar mogen worden uitgezet bij de financiële onderneming waar de desbetreffende leningen zijn aangegaan, mits deze financiële onderneming voldoet aan de rating- en landeneisen van de Ruddo (zie artikel 5);

• 3. Uitzettingen onder € 250.000 mogen worden uitgezet bij de financiële ondernemingen mits deze voldoen aan de rating- en landeneisen van de Ruddo (zie artikel 5);

• 4. De organisatie hanteert bij haar tijdelijke uitzettingen uit hoofde van treasury de instrumenten die het ministerie van Financiën aanbiedt. Deze instrumenten zijn: het aanhouden van middelen in de rekening courant en het aanhouden van middelen in deposito’s;

• 5. Uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning.

X Relatiebeheer

Het streven is gericht op het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor het afnemen van financiële dienstverlening. Hierbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• 1. Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste eens in de 5 jaar beoordeeld (in het kader van contract- en leveranciersmanagement);

• 2. Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) waarmee de gemeenschappelijke regeling een relatie heeft dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank (DNB) en de Europese Centrale Bank (ECB);

• 3. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Kasbeheer

XI Geldstromenbeheer

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

• 1. Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen.

• 2. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd en door één bank.

XII Saldo- en liquiditeitenbeheer

Het saldo- en liquiditeitenbeheer richt zich op het beheer en reguleren van (financiële) posities met een horizon tot één jaar. De volgende richtlijnen worden gehanteerd:

• 1. De organisatie streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatie circuit bij de bank met de gunstigste condities;

• 2. Met inachtneming van de kasgeldlimiet wordt in tijdelijke liquiditeitstekorten voorzien door gebruik te maken van de kredietfaciliteit op rekening courant of door het aantrekken van een kortlopende geldlening (geldmarkt). Bij het aantrekken van een kortlopende geldlening (korter dan één jaar) wordt volstaan met het opvragen van één offerte bij een financiële instelling;

• 3. Toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn (conform artikel 9) het aanhouden van middelen in de rekening courant, het aanhouden van middelen in deposito’s en leningen aan andere openbare lichamen. Uitzondering hierop vormen de uitgezonderde middelen;

• 4. De liquiditeitspositie van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord is te allen tijde voldoende om (financiële) verplichtingen na te komen.

Administratieve organisatie en interne controle

XIII Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

Diverse treasury activiteiten staan aan snelle interne en externe gewijzigde omstandigheden bloot, vaak is directe beslissingsbevoegdheid vereist. Om slagvaardig op de financiële markt te kunnen opereren, is de positionering van de treasuryfunctie van groot belang. In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten voor het positioneren van de treasuryfunctie vastgelegd.

Voor de administratieve organisatie worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• 1. De treasuryfunctie is ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsvoering (Team Financiën & Kwaliteit);

• 2. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de treasuryfunctie zijn eenduidig en via delegatie en mandaat schriftelijk vastgelegd;

• 3. De administratieve organisatie is op een zodanige wijze ingericht dat:

  • a. de uitvoering van de treasuryfunctie doel- en rechtmatig is;

  • b. de treasuryfunctie adequaat uitgevoerd kan worden;

  • c. de juistheid, tijdigheid en volledigheid van relevante informatie verzekerd is.

Voor de interne controle worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• 1. Er is sprake van een goede en sluitende functiescheiding. Hierbij geldt dat:

  • a. de uitvoerende, registrerende en controlerende functie in de financiële administratie zijn gescheiden en worden verricht door afzonderlijke functionarissen;

  • b. de bevoegdheden van functionarissen voor zowel uitvoering als autorisatie zijn vastgelegd (zie hoofdstuk XV van dit statuut).

• 2. Tegenpartijen worden opdracht gegeven transactiebevestigingen (bankafschriften, overeenkomst geldlening etc.) van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie, zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties.

XIV Verantwoordelijkheden

In onderstaande tabel zijn taken en verantwoordelijkheden vastgelegd die van belang zijn voor de inrichting van de treasuryfunctie:

Functie	Verantwoordelijkheden
Algemeen bestuur	- Vaststellen van de treasurydoelstellingen en -beleid; uitgewerkt en vastgelegd in de financiële verordening en dit treasurystatuut van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord; - Toezicht houden op de uitvoering van het treasurybeleid middels de paragraaf Financiering in begroting en jaarrekening.
Dagelijks bestuur	- Vaststellen van beleidskaders en limieten van de treasuryfunctie in dit treasurystatuut; - Uitvoeren van het treasurybeleid binnen de kaders van het treasurystatuut. - Rapporteren aan het Algemeen bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid (middels paragraaf Financiering).
Algemeen directeur	- Uitvoeren van de aan hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten zoals opgenomen in het mandaatregister Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en dit treasurystatuut.
Concerncontroller	- Bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; - Controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie.
Expert Financiën	- Uitvoeren van de aan hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten zoals opgenomen in het mandaatregister Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en dit treasurystatuut; - Opstellen en actualiseren van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; - Voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; - Bewaken van de kwaliteit van de diverse treasury processen; - Beheer over de geldstromen, inclusief het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer (kortlopende geldleningen); - Opstellen en periodiek actualiseren van de liquiditeitsprognose; - Aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de financiële administratie.
Adviseur Financiën	- Adviseren van de programmamanagers over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten; - Tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen van de diverse programma’s (aan de expert treasury & fiscaal).
Specialist Financiën	- Faciliteren van de expert Financiën bij uitvoering van de treasuryactiviteiten.
Ond. medewerker Financiën	- Het voorbereiden en inlezen van betaalbestanden en het inbrengen van enkelvoudige betalingen.
Financiële administratie	- Het juist en volledig administreren van financiële gegevens in de administratie.
Expert Kwaliteit	- Controleren op volledigheid, betrouwbaarheid en rechtmatigheid van treasuryactiviteiten, inclusief rapportage aan de concerncontroller.

XV Bevoegdheden

In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering.

	Bevoegd (uitvoering)	Bevoegd (autorisatie)
Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer (< 1 jaar)
1. Uitzetten van overtollige liquide middelen voor zover deze, gerekend over een kwartaal gemiddeld het drempelbedrag (hoofdstuk IX punt 3) niet te boven gaan via rekening courant	specialist financiën	expert Financiën
2. Het uitzetten van middelen boven het drempelbedrag conform de regeling Schatkistbankieren decentrale overheden (hoofdstuk IX punt 1 en 2)	specialist financiën	expert Financiën
3. Het aantrekken van financieringsmiddelen (kortlopend)	specialist financiën	expert Financiën
4. Betalingsopdrachten voorbereiden, tekenen en versturen	Ond. medewerker financiën, specialist financiën (invoer/muteren)	expert Financiën, adviseur Financiën, concerncontroller (autoriseren)
Bankrelatiebeheer
5. Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen	expert Financiën	algemeen directeur
6. Bankcondities en tarieven afspreken	expert Financiën	algemeen directeur
Financiering en uitzetting (> 1 jaar)
7. Het afsluiten van kredietfaciliteiten	expert Financiën	algemeen directeur
8. Het aantrekken van financieringsmiddelen (langlopend)	expert Financiën	algemeen directeur
9. Het uitzetten van gelden conform de Wet Schatkistbankieren	expert Financiën	algemeen directeur

Bij afwezigheid van een bepaalde functionaris, kan een medewerker met dezelfde functie vervangen (horizontale vervanging) of een medewerker met een hogere functie (verticale vervanging). Zo kan bijvoorbeeld de ‘expert financiën’ de ‘specialist financiën’ vervangen bij het aantrekken van een kortlopende geldlening (daarnaast dient uiteraard nog een tweede functionaris te autoriseren).

XVI Informatievoorziening

Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

Informatie	Frequentie	Informatie verstrekker	Informatieontvanger
1. Prognose toekomstige uitgaven en ontvangsten t.b.v. liquiditeitenplanning (exploitatie en investeringen)	Jaarlijks	adviseur Financiën / programma- managers	expert Financiën
2. Liquiditeitenplanning	Jaarlijks	expert Financiën	concerncontroller
3. Bepalen beleidskaders treasuryactiviteiten (via paragraaf ‘Financiering’ van begroting)	Jaarlijks	expert Financiën	concerncontroller, algemeen directeur, dagelijks en algemeen bestuur
4. Evaluatie uitvoering treasuryactiviteiten (via paragraaf ‘Financiering’ van jaarrekening)	Jaarlijks	expert Financiën	concerncontroller, algemeen directeur, dagelijks en algemeen bestuur

XVII Citeertitel en inwerkingtreding

Dit statuut wordt aangehaald onder de naam ‘Treasurystatuut 2024 Veiligheidsregio Noord-Holland Noord’ en treedt in werking met ingang van 1 januari 2024. Dit statuut vervangt het ‘Treasurystatuut 2015 Veiligheidsregio Noord-Holland Noord’ zoals vastgesteld in de algemeen bestuursvergadering van 27 november 2015.