Besluit vervanging archiefbescheiden inzake personeelsdossiers van Baanbrekers 2024

Het dagelijks bestuur van Baanbrekers, gevestigd te Waalwijk,

gelet op:

• de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012

  nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

• Artikel 7 van de Archiefwet;

• De artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995

besluit:

Artikel 1

• 1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die zijn opgeslagen in de personeelsdossiers tot en met 2022 en op grond van de Selectielijst Gemeenten en Intergemeentelijke Organen 2020 voor vernietiging in aanmerking komen. De analoge archiefbescheiden worden na één jaar vernietigd.

• 2. Reproductie heeft plaatsgevonden op de wijze zoals omschreven in het handboek vervanging personeelsdossiers Baanbrekers.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking van dit besluit op de overheidssite Officiële Bekendmakingen.nl, middels Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP).

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden inzake personeelsdossiers van Baanbrekers 2024.

Bezwaar

Als je het niet eens bent met dit besluit kun je bezwaar maken. Overweeg je een bezwaarschrift in te dienen dan verzoeken wij je om eerst contact met ons op te nemen voor een toelichting op het besluit. Indien je dan nog bezwaren hebt, zendt een bezwaarschrift aan het Dagelijks bestuur van Baanbrekers.

Dit bezwaarschrift stuur je binnen zes weken na publicatie van dit besluit naar:

het Dagelijks bestuur van Baanbrekers , Postbus 15, 5140 AA Waalwijk

Aldus vastgesteld op 01-11-2024

Het dagelijks bestuur van uitvoeringsorganisatie Baanbrekers,

de voorzitter,

T.A.H.M. Blankers

de secretaris,

A.J.L.G. van Oudheusen

Toelichting

Baanbrekers neemt dit Besluit tot vervanging van de personeelsdossiers vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk, omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid.

Het Besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van Personeelszaken en zijn opgenomen in de personeelsdossiers.

Het Besluit betreft op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

Bij het scannen van papieren archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven.

Baanbrekers heeft hiertoe een reeks waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het Handboek vervanging personeelsdossiers Baanbrekers. Dit handboek maakt onderdeel uit van dit besluit en is als bijlage bijgevoegd.

Bij het schrijven van het handboek is gebruik gemaakt van de ondersteuning van de archiefinspecteur van het Streekarchief Langstraat Heusen Altena.

Bijlage:

Handboek vervanging personeelsdossiers archiefbescheiden Baanbrekers