Vaststellen agenda d.d. 25 oktober 2024 van het algemeen bestuur van het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente.

Voorstel voor het algemeen bestuur van GBTwente

Van Het dagelijks bestuur van GBTwente

Vergaderdatum 25 oktober 2024

Onderwerp

Vaststellen agenda 25 oktober 2024

Voorstel

Vaststellen onderstaande agenda d.d. 25 oktober 2024 van het algemeen bestuur van het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente.

Agenda

Locatie Kamer 1.24 de Basiliek

Demmersweg 140 te Hengelo

Datum 25 oktober 2024

Tijdstip 12:30 – 13:30 uur

1. Opening, vaststelling agenda, mededelingen, binnengekomen stukken

Voorstel:

Vaststellen agenda van het algemeen bestuur.

Mededelingen secretaris:

a. Update incident en getroffen veiligheidsmaatregelen;

b. Update bezwaarschriften;

c. Update Pilot ‘Inwoners betrekken bij WOZ-proces’;

d. Update Bronckhorst & Berkelland.

Binnen gekomen stukken:

e. Toezicht vorm begroting 2025.

2. Verslag van de vergadering van het algemeen bestuur van 10 juli 2024

Voorstel:

Vaststellen verslag van het algemeen bestuur van 10 juli 2024.

3. Besluitenlijst dagelijks bestuur van 2, 10 en 18 juli 2024

Voorstel:

Kennisnemen van de besluitenlijst van het dagelijks bestuur van 2, 10 en 18 juli 2024.

4. Investeringsvoorstel aanpassing entrée

Voorstel:

Goedkeuren van de benodigde investering inzake de aanpassing van de entrée van het kantoorgebouw van GBTwente, aan Demmersweg 140 te Hengelo.

5. Bestuur rapportage met peildatum 31 augustus 2024

Voorstel:

a. Instemmen met de bestuursrapportage met peildatum 31 augustus 2024;

b. Goedkeuren van de benodigde investeringen die in paragraaf 7.2.4 van deze bestuursrapportage zijn benoemd:

a. Veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouw: de herinvestering zal maximaal het beschikbare budget bedragen en plaatsvinden in 2024 of 2025;

b. Investeringen op het gebied van ICT: noodzakelijke koppelingen voor de belastingapplicatie voor € 27.000. Het restant budget van € 16.520 is niet nodig voor herinvesteringen en komt daarmee te vervallen;

c. Vervangen diverse audiovisuele middelen ad € 25.000 en het resterende budget van € 29.340 doorschuiven naar 2025;

d. Actualisatie website: de eenmalige kosten bedragen € 49.000. Het restant budget van € 11.000 zal niet gebruikt worden;

e. Het plaatsen van een terreinkast en vervanging van de laadpalen ad € 30.000;

f. De aanschaf van een tool/applicatie voor de vastlegging van de bevindingen en opvolgingen van uit de Interne Controle en Verbijzonderde Interne Controle en de vastlegging van de vereisten vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) ad

€ 30.000.

g. Het aanpassen van de entree van het kantoorpand Demmersweg 140 ad € 25.000 ;

c. Het geprognosticeerde resultaat van € 932.000 voor mutaties in de reserves bij de behandeling van de jaarstukken te bestemmen.

d. Bij de behandeling van de jaarstukken 2024 de mutaties in de reserves vast te stellen.

6. 2e gewijzigde begroting 2024

Voorstel:

Vaststellen van de 2e gewijzigde begroting 2024.

7. Aanpassing invorderingsbeleid 2024

Voorstel:

Kennisnemen van het gewijzigde invorderingsbeleid 2024.

8. Mandaatbesluit, volmacht en/of machtiging inzake de Europese aanbesteding Accountantsdiensten

Voorstel:

a. Instemmen met het samen met de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Hengelo en Losser en de gemeenschappelijke regelingen Samen Twente, Recreatieschap Twente, SWB Midden Twente en de Standsbank Oost Nederland, een Europese aanbesteding met aparte kavels te doorlopen, die moet leiden tot een nieuw contract voor de controle van de jaarstukken en het afgeven van een verklaring op de belastingopbrengsten voor (tenminste) de boekjaren 2026, 2027 en 2028 met een eenmalige optionele verlenging van drie jaar;

b. Het hoofdprojectteam te machtigen voor het voorbereiden en uitvoeren van deze Europese aanbesteding conform de nadere toelichting.

c. De heer mr. J.H. Niemans, als lid van het beoordelingsteam voor de aanbesteding van de accountantsdiensten voor het perceel van GBTwente, middels de bijgevoegde mandaatbrief te (vol)machtigen om namens het algemeen bestuur, dan wel de voorzitter, van GBTwente in het kader van de Europese aanbesteding accountantsdiensten beslissingen te (laten) nemen over het bestek van het perceel GBTwente, de beoordeling van de inschrijvingen en de gunning van het perceel GBTwente, voor zover dit de bevoegdheid van het algemeen bestuur, dan wel de voorzitter betreft;

d. De eventuele, vanaf 1 oktober 2024, door de heer mr. J.H. Niemans genomen besluiten inzake deze aanbesteding te bekrachtigen, voor zover dit de bevoegdheid van het algemeen bestuur, dan wel de voorzitter betreft;

e. De directeur middels de bijgevoegde mandaatbrief te (vol)machtigen om, na gunning, namens het algemeen bestuur, dan wel de voorzitter, het contract, de wachtkamerovereenkomst en de jaarlijkse opdrachtbevestigingen te ondertekenen en op te treden als contractmanager, voor zover dit de bevoegdheid van het algemeen bestuur, dan wel de voorzitter betreft.

9. Aanbestedingskalender

Voorstel:

Kennisnemen van de aanbestedingskalender.

10. Managementletter 2024

Voorstel:

Kennisnemen van de managementletter 2024.

11. Rondvraag

Besluit

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente heeft de agenda voor de vergadering van 25 oktober 2024 conform voorstel vastgesteld.

Ondertekening

Secretaris

De heer J.A.G. Cloosterman

………………………………….

Voorzitter

Mevrouw E. Zinkweg-Ankone

…………………………………….