Investeringsvoorstel aanpassing entrée kantoorgebouw GBTwente

Voorstel voor het algemeen bestuur van GBTwente

Van Het dagelijks bestuur van GBTwente

Vergaderdatum 25 oktober 2024

Onderwerp

Demmersweg Investeringsvoorstel aanpassing entrée kantoorgebouw GBTwente 140 Hengelo

Voorstel

Goedkeuren van de benodigde investering inzake de aanpassing van de entrée van het kantoorgebouw van GBTwente, aan de Demmersweg 140 te Hengelo

Toelichting

In het kader van veiligheid is GBTwente voornemens de entrée van haar kantoorgebouw aan de Demmersweg 140 in Hengelo aan te passen.

Geen publieksfunctie

GBTwente heeft geen publieksfunctie. Toch melden zich met regelmaat onaangekondigd inwoners bij onze intercom. Sinds maart 2024 is dat 36x voorgekomen. Huidig beleid is dat we de inwoner niet de deur wijzen, maar helpen met vragen en antwoorden.

Situaties

A. Inwoners met afspraak:

Inwoners die een bezoekafspraak hebben gemaakt voor bijvoorbeeld een hoorzitting worden ontvangen in de spreekkamer op de 1e verdieping.

In deze situatie is bekend om wie het gaat (naam, adres en woonplaats zijn bekend) en ook de inhoud van het gesprek is bekend. Een inhoudelijke medewerker voert in deze situatie vaak het gesprek.

B. Inwoners zonder afspraak:

Deze inwoners melden zich bij de digitale bel en worden vervolgens uitgenodigd om naar de spreekkamer op verdieping 1 te komen.

Vaak is dan wel een naam bekend, maar geen volledige adresgegevens en ook niet waarover het gesprek zal gaan.

Een medewerker van dienstverlening voert het gesprek. Een andere collega sluit of aan of houdt toezicht op de gang.

Veiligheid

Binnen GBTwente is veiligheid een groot goed.

De huidige ontvangst van inwoners vindt plaats in de spreekkamer op verdieping 1. In die ruimte staat een tafel, voorzien van een alarmknop. In de praktijk zitten inwoner en collega van GBTwente met elkaar in 1 ruimte aan 1 bureau.

Er is een duidelijk verschil tussen de gesprekken van situatie A en B (zoals hierboven geschetst).

Veelal gaan de gesprekken met de onaangekondigde bezoekers in goede harmonie, echter soms worden de gesprekken forser als de inwoner zich niet kan vinden in het standpunt van de medewerker. Daarnaast geldt een maatschappelijke trend dat de omgang tussen inwoner en overheid verhard. In toenemende mate geven medewerkers het signaal dat ze zich bij deze gesprekken niet altijd veilig voelen.

Keuzes

Om de veiligheid rondom ontvangst van (met name de niet aangekondigde) bezoekers te verhogen zijn er 3 opties afgewogen.

1. Wegsturen:

De keuze kan gemaakt worden de inwoner onverrichterzake ‘weg te sturen’, als hij/zij zich zonder afspraak meldt.

 Tot op heden kiest GBTwente hier niet voor, zeker niet vanuit het oogpunt van persoonlijk en begrijpelijk.

2. Doorgaan op huidige manier:

Keuze kan zijn door te gaan met de huidige wijze van ontvangst van niet aangekondigde inwoners.

 Geen gewenste situatie aangezien de veiligheid van medewerkers niet geborgd kan worden.

3. Aanpassing ontvangst:

Samen met het team voor Risico Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) is gekeken naar een manier om de onaangekondigde inwoner ‘veilig’ te woord te staan binnen het huidige pand aan de Demmersweg.

Het is mogelijk om de entrée op de begane grond daartoe aan te passen.

Daar zijn meerdere opties voor.

a. Loket:

Met beperkte bouwkundige aanpassingen (verplaatsen/vernieuwen/doorbreken van een wand) kan er een loketfunctie op de begane grond gerealiseerd worden. Als de onaangekondigde inwoner zich meldt dan staat een medewerker hem/haar beneden aan het loket te woord. De medewerker staat dan aan de ene kant en kan het loket ontsluiten en de inwoner te woord staan. Verwachting is dat daar 9 van de 10 vragen beantwoord kunnen worden. Indien nodig kan de medewerker de inwoner uitnodigen voor een gesprek op de 1e verdieping in de spreekkamer.

b. Aparte ruimte:

Op de begane grond kan ook een aparte spreekkamer gerealiseerd worden. Dit vergt aanzienlijke bouwkundige aanpassingen aan entrée en rest van de begane grond.

GBTwente opteert voor de aanpassing van de ontvangst en het realiseren van de loket-functionaliteit. Hiervoor heeft GBTwente een aannemer om een offerte gevraagd. De optie van ‘realisatie van een spreekkamer’ is vanwege het verwachtte kostenaspect en vanwege het feit dat GBTwente geen publieksfunctie heeft niet uitgevraagd.

Bewustwording

Veiligheid zit ook in bewustwording. Er kan nog zoveel fysiek aanpast worden, vaak is ‘menselijk’ gedrag de oorzaak van onveilige situaties. Opletten op ‘meelopers’ bij het betreden of verlaten van het gebouw bijvoorbeeld. Ter verbetering van de bewustwording organiseert GBTwente dit najaar lunchlezingen in het kader van (digitale) veiligheid en bijvoorbeeld over kwetsbaarheid. Daarnaast zijn er trainingen op het gebied van emotie en agressie.

Toelichting op de financiële consequenties van het investeringsvoorstel

Voor het realiseren van de gewenste loketfunctie, inclusief bouwkundige aanpassingen vragen wij het algemeen bestuur een investeringsbudget beschikbaar te stellen van

€ 25.000. Deze eenmalige kosten bestaan voor € 20.000 uit bouwkundige aanpassingen waarvoor een afschrijvingstermijn van 20 jaar geldt en voor € 5.000 uit aanpassing van digitale beveiligingsmiddelen waarvoor een afschrijvingstermijn van 5 jaar geldt op basis van de geldende verordening financieel beleid, beheer en organisatie. De hieruit voortvloeiende kapitaallasten bedragen:

Deze kapitaallasten zullen in de toekomstige planning- en control-instrumenten worden opgenomen. Voor deze investering hoeft geen lening aangetrokken. Deze wordt vanuit de banktegoeden gefinancierd.

Bijlage

n.v.t.

Besluit

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente keurt de benodigde investering inzake de aanpassing van de entrée van het kantoorgebouw van GBTwente, aan de Demmersweg 140 te Hengelo goed.

Ondertekening

Secretaris

De heer J.A.G. Cloosterman

………………………………….

Voorzitter

Mevrouw E. Zinkweg-Ankone

…………………………………….