Reglement van orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten

Het Algemeen Bestuur van de Samenwerking Kempengemeenten;

 

gelet op artikel 10 van Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten;

 

besluit vast te stellen het:

 

Reglement van orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten

 

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a.

    voorzitter: de voorzitter van het Algemeen Bestuur of diens vervanger;

  • b.

    voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering;

Artikel 2. De voorzitter

De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van de vergadering;

  • b.

    het handhaven van de orde;

  • c.

    het doen naleven van het reglement van orde.

Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    Een vertegenwoordiging uit de directie is bij de vergadering van het Algemeen Bestuur aanwezig.

  • 2.

    De ambtelijke ondersteuning draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem/haar opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het Algemeen Bestuur.

HOOFDSTUK 2. VERGADERINGEN

Artikel 4. Vergaderfrequentie

  • 1.

    Het Algemeen Bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht of als de meerderheid van de leden in het Algemeen Bestuur daarom vragen onder schriftelijke opgave van de te behandelen onderwerpen.

  • 2.

    De vergaderingen van het Algemeen Bestuur worden in het openbaar gehouden.

  • 3.

    De deuren worden gesloten, wanneer de meerderheid van de leden in het Algemeen Bestuur daarom vraagt of de voorzitter het nodig oordeelt.

Artikel 5. Oproep

  • 1.

    De voorzitter zendt ten minste 7 dagen voor een vergadering de leden van het Algemeen Bestuur een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

  • 2.

    De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 23 van de Wet Gemeenschappelijke Regeling bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden van het Algemeen Bestuur verzonden.

Artikel 6. Agenda

  • 1.

    In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de daarbij behorende stukken aan de leden van het Algemeen Bestuur verzonden.

  • 2.

    Bij aanvang van de vergadering stelt het Algemeen Bestuur de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan het Algemeen Bestuur bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

  • 3.

    Wanneer het Algemeen Bestuur een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid acht, kan hij het onderwerp verwijzen naar een commissie of aan het Dagelijks Bestuur nadere inlichtingen of advies vragen.

  • 4.

    Op voorstel van een lid of van de voorzitter kan het Algemeen Bestuur de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 7. Ter inzage leggen van stukken

  • 1.

    Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep openbaar gemaakt volgens Wet Open Overheid.

  • 2.

    Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van het Algemeen Bestuur.

  • 3.

    Indien omtrent stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de ambtelijke ondersteuning en verleent de ambtelijke ondersteuning de leden van het Algemeen Bestuur inzage.

Artikel 8. Openbare kennisgeving

  • 1.

    De vergadering wordt door het plaatsen van kennisgeving op website van de Samenwerking Kempengemeenten openbaar gemaakt.

  • 2.

    De openbare kennisgeving vermeldt:

    • a.

      de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

    • b.

      wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de vergadering behorende stukken kan inzien.

  • 3.

    De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt volgens de Wet Open Overheid.

Artikel 9. Presentielijst

  • 1.

    Bij aanvang van de vergadering worden de deelnemers geregistreerd.

Artikel 10. Opening vergadering

  • 1.

    De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur indien de meerderheid van de leden aanwezig is.

  • 2.

    Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en uur van de volgende vergadering.

Artikel 11. Verslag en besluitenlijst

  • 1.

    De ambtelijke ondersteuning draagt zorg voor registratie van de aanwezige deelnemers, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2.

    Het conceptverslag van de voorgaande vergadering wordt aan de leden van het Algemeen Bestuur toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Het conceptverslag wordt gelijktijdig aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

  • 3.

    De leden en de voorzitter hebben het recht, een voorstel tot verandering aan het Algemeen Bestuur te doen, indien het conceptverslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is.

  • 4.

    Het verslag bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het Dagelijks Bestuur genomen besluiten (besluitenlijst).

  • 5.

    Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, waarna dit door de voorzitter wordt ondertekend.

  • 6.

    Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt volgens Wet Open Overheid.

Artikel 12. Ingekomen stukken

  • 1.

    Bij het Algemeen Bestuur ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur, worden toegevoegd aan de agenda van de vergadering van het Algemeen Bestuur en openbaar gemaakt volgens Wet Open Overheid.

Artikel 13. Aantal spreektermijnen

  • 1.

    De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen.

  • 2.

    Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

Artikel 14. Handhaving orde; schorsing

  • 1.

    De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem/haar te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 15. Beraadslaging

  • 1.

    Het Algemeen Bestuur kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over een of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

  • 2.

    Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan het Algemeen Bestuur besluiten de beraadslaging voor een door hem/haar te bepalen tijd te schorsen teneinde het Dagelijks Bestuur of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen

  • 1.

    Het Algemeen Bestuur kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het Algemeen Bestuur en de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging.

  • 2.

    Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 17. Stemverklaring

  • 1.

    Na het sluiten van de beraadslaging en voordat het Algemeen Bestuur tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn stemgedrag te motiveren.

Artikel 18. Beslissing

  • 1.

    Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij/zij de beraadslaging, tenzij het Algemeen Bestuur anders beslist.

  • 2.

    Nadat de beraadslaging is gesloten vindt, na een stemming over eventuele amendementen, de stemming plaats over het voorstel, zoals het dan luidt, in zijn geheel tenzij geen stemming wordt gevraagd.

  • 3.

    Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel over de te nemen eindbeslissing.

Artikel 19. Algemene bepalingen over stemming

  • 1.

    De voorzitter vraagt, of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.

  • 2.

    In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich van stemming onthouden.

  • 3.

    Indien door een lid stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling.

  • 4.

    De voorzitter roept de leden bij naam op hun stem uit te brengen.

  • 5.

    Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezige lid verplicht zijn/haar stem uit te brengen.

  • 6.

    De leden brengen hun stem uit door het woord 'voor' of 'tegen' uit te spreken, zonder enige toevoeging.

  • 7.

    De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mede, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

Artikel 20. Voorstellen van orde

  • 1.

    De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

  • 2.

    Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

  • 3.

    Over een voorstel van orde beslist het Algemeen Bestuur terstond.

Artikel 21. Voorstel van het Dagelijks Bestuur

  • 1.

    Een voorstel van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur dat vermeld staat op de agenda van de vergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van het Algemeen Bestuur.

  • 2.

    Indien het Algemeen Bestuur van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het Dagelijks Bestuur moet worden gezonden, bepaalt het Algemeen Bestuur in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

HOOFDSTUK 3. BESLOTEN VERGADERINGEN

Artikel 22. Algemeen

  • 1.

    Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 23. Verslag besloten vergadering

  • 1.

    De besluitenlijst, dan wel het verslag van een besloten vergadering wordt niet verspreid, maar Iigt ter inzage uitsluitend voor de leden.

  • 2.

    De besluitenlijst, dan wel het verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt het Algemeen Bestuur een besluit over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. De vastgestelde besluitenlijst, dan wel het verslag wordt door de voorzitter ondertekend.

Artikel 24. Geheimhouding

  • 1.

    Voor de afloop van een besloten vergadering beslist het Algemeen Bestuur of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden.

  • 2.

    De geheimhouding dient in acht te worden genomen door een ieder die bij de vergadering aanwezig is en door een ieder die op een andere wijze-kennis heeft van de stukken.

  • 3.

    Het Algemeen Bestuur kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

HOOFDSTUK 4. SLOTBEPALINGEN

Artikel 25. Uitleg reglement

  • 1.

    In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het Algemeen Bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 26. Inwerkingtreding

Dit reglement vervangt het reglement dat is vastgesteld op 16 november 2010.

 

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van Dagelijks Bestuur d.d. 5 december 2022

drs. W.A.C.M. Wouters, voorzitter

mr. J.A.F.M. Vorstenbosch, directeur

Naar boven