Financiële verordening Recreatieschap Twente 2024

1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

De in artikel 1 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten gebruikte begrippen zijn van overeenkomstige toepassing in deze verordening. In deze verordening wordt verder verstaan onder:

1. Recreatieschap Twente:

Het openbaar lichaam Recreatieschap Twente.

2. Bestuur:

Het bestuur van Recreatieschap Twente.

3. Secretaris/directeur:

Ambtenaar, als bedoeld in artikel 13, lid 1 van de Regeling Recreatieschap Twente

4. Programma:

Een samenhangend geheel van activiteiten

5. Taakveld:

Door het Rijk vastgestelde indeling voor informatievoorziening ten behoeve van externe partijen (IV3).

6. Administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

7. Rechtmatigheid:

Het voldoen aan wet- en regelgeving en beleid zoals door de gemeente vastgesteld.

8. Financiële rechtmatigheid:

Het overeenkomstig wet- en regelgeving en beleid zoals door de gemeenschappelijke regeling vastgesteld tot stand komen van baten en lasten en mutaties in balansposten. Het begrip financiële rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij financiële rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer.

9. Verantwoordingsgrens:

Een door het bestuur vastgesteld bedrag op basis van een percentage van de totale lasten, waarboven het bestuur de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves vormen de te hanteren omvangbasis voor het berekenen van de verantwoordingsgrens. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage.

10. Rapportagegrens:

Een door het bestuur vastgesteld bedrag waarboven alle rechtmatigheidsfouten in de paragraaf bedrijfsvoering worden toegelicht.

2. Begroting en verantwoording

2.1. Programma indeling

• a. het bestuur stelt een programma indeling vast

• b. het bestuur stelt per programma de beleidsindicatoren vast

• c. het bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geinformeerd.

2.2. Inrichting begroting en jaarstukken

• a. bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per programmaonderdeel weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per programmaonderdeel weergegeven

• b. de begroting en jaarstukken worden ingericht conform de regelgeving in het BBV

• c. in de begroting en jaarstukken worden in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing de kaders en hoofdlijnen van het beleid rondom risicomanagement beschreven.

• d. in de begroting en jaarstukken worden de belangrijkste financiële risico’s toegelicht,

2.3. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1. Jaarlijks worden de uitgangspunten behorende bij de begroting door het bestuur vastgesteld. Hierin zijn de door de gemeenten aangegeven begrotingsrichtlijnen verwerkt. De uitgangspunten worden verwerkt in de concept begroting.

• 2. Het bestuur stuurt de concept begroting en, indien van toepassing, een nadere uitwerking van de voorstellen voor nieuw beleid of bezuinigingen naar de gemeenteraden, die de mogelijkheid hebben een zienswijze in te dienen.

• 3. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma en per taakveld en voegt daarbij de zienswijzen van gemeenten, eventueel aangevuld met een reactie.

• 4. In de begroting zijn de kapitaallasten (afschrijving en rente) opgenomen welke als dekking dienen van reeds gedane investeringen. In geval van beëindiging van de afschrijvingstermijn, verkoop of buitengebruikstelling van het met de investering verkregen activum, kunnen de begrote kapitaallasten worden ingezet ter dekking van vervangingsinvesteringen. Het bestuur autoriseert bij het uiteenzetten van de financiële positie in de begroting de (vervangings)investeringen.

2.4. Jaarrekening

• 1. Een rekeningresultaat wordt in beginsel verrekend met de gemeenten. Daarop gelden de volgende uitzonderingen:

  • a. Dotaties en onttrekkingen aan reserves die door het bestuur zijn ingesteld en waarbij deze stortings- en onttrekkingswijze is overeengekomen.

  • b. Indien nodig, wordt in overeenstemming met een afzonderlijke nota, op basis van een actuele risicoanalyse, de (noodzakelijke) reservepositie aangepast.

• 2. De jaarrekening gaat in op afwijkingen, voor zowel baten als lasten per programma, groter dan € 40.000,- (met uitzondering van politiek gevoelige onderwerpen waarbij de afwijking lager kan zijn).

2.5. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de betrokken organisaties (decentrale overheden) bericht dat deze gezamenlijk hun collectieve aandeel in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het bestuur de deelnemende gemeenten dat een aanpassing van de begroting nodig is en komt, indien nodig, met een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

3. Rechtmatigheidsverantwoording

3.1. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarstukken rapporteert het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 40.000 nader toegelicht.

3.2. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het bestuur biedt jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

3.3. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd als bedoeld in artikel 2.3.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van lasten en investeringsbudget als onrechtmatig wordt beschouwd. Overschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b. er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c. er is sprake van een overschrijding die volgens de afspraken met het bestuur wordt verrekend met een (egalisatie)reserve.

  • d. er is sprake van een overschrijding die lager is dan de rapporteringsgrens zoals bedoeld in artikel 3.1 lid 3.

  • e. er is sprake van een overschrijding die veroorzaakt wordt door een feit/gebeurtenis dat zich voordoet op een moment dat er geen begrotingswijziging meer door het bestuur kan worden vastgesteld.

  • f. de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5. Onderschrijdingen van lasten en/if investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot zijn op zichzelf niet onrechtmatig als ze tijdig zijn gemeld. Met tijdig melden wordt verstaan het melden via een tussentijdse rapportage en/of via de jaarrekening.

• 6. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het bestuur, worden, opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), toegelicht in jaarrekening maar niet nader in de paragraaf bedrijfsvoering.

3.4. Misbruik en oneigenlijk gebruik - criterium

• 1. Het Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het bestuur zorgt voor en legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen van de gemeenschappelijke regeling en eigendommen.

4. Financieel beleid

4.1. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Het bestuur stelt in een afzonderlijke nota nadere regels voor het beleid over waardering, activering en afschrijving vast.

• 2. Deze nota wordt minimaal 1 x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd.

4.2. Reserves en voorzieningen

• 1. Het bestuur stelt in een afzonderlijke nota nadere regels voor het beleid betreffende reserves en voorzieningen vast.

• 2. Deze nota wordt minimaal 1 x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd.

• 3. In de begroting en de jaarrekening wordt een toelichting gegeven op het doel en de stand van de reserves en voorzieningen.

4.3. Financieringsfunctie

• 1. Het bestuur stelt in een afzonderlijk treasurystatuut nadere regels ten aanzien van het beleid betreffende de treasuryfunctie vast.

• 2. Dit statuut wordt minimaal 1 x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd.

• 3. Het bestuur geeft uitvoering aan de financieringsfunctie binnen de kaders van het treasurystatuut.

4.4. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• 1. Het bestuur stelt in een afzonderlijke nota het beleid over de risico’s vast.

• 2. Deze nota wordt minimaal 1 x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd

• 3. In de begroting en de jaarrekening wordt een toelichting gegeven op het weerstandsvermogen; welke risico’s worden gelopen en welke weerstandscapaciteit staat hier tegenover.

4.5. Inkoop- en aanbestedingsbeleid

• 1. Het stelt in een afzonderlijke nota het beleid omtrent inkoop en aanbesteding vast.

• 2. Deze nota wordt minimaal 1 x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd.

4.6. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken neemt het bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

• 2. Het bestuur stelt biedt wanneer daartoe aanleiding bestaat een (bijgestelde) nota onderhoud kapitaalgoederen vast.

4.7. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd, wordt een stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente betrokken.

• 2. De methode voor toerekening van directe kosten, overhead en rente wordt vastgelegd en toegelicht in de begroting dan wel in een aparte nota door het bestuur vastgesteld.

4.8. Andere financiële beleidsnota’s

Het bestuur kan een afzonderlijke nota vast stellen over een specifiek onderwerp.

5. Financiële organisatie en financieel beheer

5.1. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de organisatie onderdelen afzonderlijk;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, enz.;

• c. het verschaffen van informatie aan budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het bevorderen en afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

5.2. Financiële organisatie

Het bestuur draagt zorgt voor:

• a. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• b. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen;

• c. de te maken afspraken met de organisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• d. het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• e. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de organisatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwooding wordt voldaan.

5.3. Interne controle

• 1. Het bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt de directie maatregelen tot herstel.

6. Slotbepalingen

6.1. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De financiële verordening Recreatieschap Twente 2023 wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van de nieuwe verordening;

• 2. Deze verordening geldt voor onbepaalde tijd;

• 3. Deze verordening wordt aangehaald als; Financiële verordening Recreatieschap Twente 2024.

7. Toelichting op de artikelen

Er is gekozen voor de minimale variant van deze financiële verordening. Dat houdt in dat invulling is gegeven aan dat wat artikel 212 van de Gemeentewet vraagt. Dit houdt tevens in dat niet alles wat in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) en diverse besluiten is vastgelegd onverkort in deze verordening is opgenomen. De concrete invulling van het financiële beleid krijgt hoofdzakelijk via de reguliere P&C-cyclus vorm. Door hier via deze verordening niet tot in detail afspraken over te maken wordt voorkomen dat bij elke wijziging in de P&C-cyclus of bij elke wijziging van een financiële beleidsregel ook de financiële verordening aangepast moet worden. Ook wordt voorkomen dat er werkzaamheden op basis van deze verordening moeten worden verricht waar het bestuur, om wat voor reden dan ook, op dat moment geen behoefte aan heeft.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 24 oktober 2024

De secretaris,

B.J. Harmsen

De voorzitter,

A. van der Ham