Financiële verordening van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling BVO Valleihopper (hieronder BVO);

gelet op Instellingsbesluit Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper,

• artikel 35, zevende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen juncto artikel 212 en 213 van de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

besluit

vast te stellen: de Financiële verordening van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper:

Artikel 1. Financiële administratie en controle

• 1. Op het financieel beleid, het financieel beheer, de inrichting van de financiële organisatie en de controle daarop zijn de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet van toepassing.

• 2. Voor de (financiële) administratie en controle wordt gebruik gemaakt van de expertise en voorzieningen van de gemeente Barneveld conform de geldende dienstverleningsovereenkomst tussen de gemeente Barneveld en de BVO Valleihopper.

Artikel 2. Kaderbrief en begroting

• 1. Het bestuur stelt in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders op door middel van een ontwerpbegroting en beleidsmatige toelichting. Deze kaders bevatten in ieder geval een indicatie van de gemeentelijke bijdragen, de beleidsvoornemens en de indexering voor het begrotingsjaar.

• 2. Het bestuur zendt de ontwerpbegroting en beleidsmatige toelichting minimaal twaalf weken voordat deze ter vaststelling aan het bestuur wordt aangeboden, toe aan de raden van de deelnemers. De raden van de deelnemers worden in de gelegenheid gesteld bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting en beleidsmatige toelichting naar voren te brengen. Het bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijzen zijn vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het bestuur worden aangeboden.

• 3. Het bestuur stelt jaarlijks uiterlijk 14 september van het jaar, voorafgaande aan het kalenderjaar waarvoor zij geldt, een begroting van baten en lasten van de BVO vast.

• 4. Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten door.

• 5. Terstond na de vaststelling zendt het bestuur de begroting ter kennisname aan de raden van de deelnemers.

• 6. De begroting kan bij overschrijdingen van de baten of lasten of onderschrijdingen van baten of lasten in de loop van het kalenderjaar worden gewijzigd middels een begrotingswijziging (die aan de raden wordt voorgelegd). Het bestuur zal, als de wijziging leidt tot een verhoging van de totale bijdrage van de deelnemers van meer dan € 50.000,-hiervoor een voorstel doen bij de behandeling van de tussentijdse rapportages als bedoeld in Artikel 4, tweede lid. Afwijkingen aan het einde van het begrotingsjaar, die niet eerder in een rapportagemoment zijn geautoriseerd worden toegelicht in de jaarrekening en worden via vaststelling van de jaarrekening geautoriseerd.

Artikel 3. Jaarrekening

• 1. Het bestuur zendt de voorlopige jaarrekening over het afgelopen kalenderjaar jaarlijks vóór 30 april toe aan de raden van de deelnemers.

• 2. De rekening met bijbehorende accountantsverklaring wordt binnen twee weken na vaststelling doch uiterlijk 15 juli aan gedeputeerde staten gezonden.

• 3. Een batig of nadelig saldo zal aan de deelnemers worden uitgekeerd of in rekening worden gebracht, naar rato van de inbreng van de deelnemers in de regeling.

• 4. Conform lid 3 kan er geen sprake zijn van een reserve.

• 5. Het bestuur zendt de rekening en bijbehorende controleverklaring van de onafhankelijke accountant na vaststelling ter kennisname aan de raden van de deelnemers.

Artikel 4. Jaarverslag en tussentijdse rapportages

• 1. Het jaarverslag bevat de programmaverantwoording en de volgende vier (verplichte) paragrafen: Risicobeheersing en weerstandsvermogen, Financiering, Bedrijfsvoering en Verbonden partijen.

• 2. Halverwege het jaar wordt een halfjaarverslag opgeleverd.

Artikel 5. Waardering en afschrijving vaste activa

Besluiten tot aanschaf van vaste activa, zoals bijvoorbeeld inventaris worden genomen door het bestuur, waarbij de regels over afschrijving van het desbetreffende activum worden bepaald, passend binnen het BBV.

Artikel 6. Bekostiging

In de begroting staat welke bijdrage elke deelnemer verschuldigd is ter dekking van alle kosten van de BVO. Daarbij geldt als uitgangspunt dat de deelnemers er steeds voor zorgen dat de BVO altijd over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

Artikel 7. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het bestuur stelt, conform de geldende wet- en regelgeving, vast op welke wijze deze door middel van de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over de rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij het jaarverslag rapporteert het bestuur over afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000,- nader toegelicht.

Artikel 8. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving.

• 2. Het bestuur biedt jaarlijks uiterlijk op 15 april ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit de relevante wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 9. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 2.

• 3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.

• Hierop gelden onderstaande uitzonderingen:

  • a. Over- en onderschrijdingen van baten en onderschrijdingen van lasten/ investeringskredieten (ten opzichte van de vastgestelde begroting) zijn rechtmatig wanneer deze tijdig worden gerapporteerd aan de raad. Dergelijke begrotingsafwijkingen worden gemeld en toegelicht in het eerstvolgende P&C document. Afwijkingen aan het einde van het begrotingsjaar, die niet meer opgenomen kunnen worden in een P&C document, zijn rechtmatig wanneer deze worden toegelicht in de jaarrekening.

  • b. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

    • i. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

    • ii. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

    • iii. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 10. Interne controle

• 1. Het bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Het bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van BVO Valleihopper met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van eigendommen.

Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel

Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2023. De financiële verordening BVO Valleihopper 2022 wordt alsdan ingetrokken

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening BVO Valleihopper 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 27-03-2024.