Inkoop- en aanbestedingsbeleid Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland

Het Dagelijks Bestuur heeft op 2 oktober 2024 besloten

• 1. Het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid van VrZW vast te stellen, zoals beschreven in de bijlage bij dit besluitformulier;

• 2. Het inkoop en aanbestedingsbeleid uit 2017 in te trekken;

• 3. Het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid te laten publiceren op overheid.nl;

1 Inleiding

Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland hierna (ook) te noemen: ‘VrZW’ spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

Het inkoopbeleid is bedoeld voor eenieder die op welke manier dan ook (beleidsmatig, beheersmatig, controlematig,) te maken heeft met inkoop en aanbestedingen binnen VrZW. Daarnaast zorgt het ervoor dat derden op de hoogte zijn van de doelstellingen, uitgangspunten en procedures die VrZW bij haar inkopen hanteert. Het zorgt op deze wijze voor duidelijkheid en transparantie bij inkopen.

Dit beleid is gebaseerd op het model inkoopbeleid van de VNG.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in VrZW plaatsvindt. VrZW streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 1).

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft tot doel het inkoopproces binnen de VrZW inzichtelijk en transparant te maken door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te definiëren waarbinnen inkoopactiviteiten plaatsvinden. VrZW streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na, zoals beschreven in hoofdstuk 1."

Aangezien inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient VrZW continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De regionale doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het regionale beleid van VrZW.

Daarnaast gaat VrZW bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:

2 Doelstellingen

VrZW wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

a Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschaps-gelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.	VrZW leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt VrZW efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten een het beheersen en verlagen van de publieke middelen staan centraal. VrZW houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten van VrZW.
b Een integere,betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.	Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen VrZW en de contractant. VrZW spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
c Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.	Bij inkopen kan VrZW ook interne en andere publieke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.
d Maatschappelijk verantwoord inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van VrZW.	VrZW heeft een rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. VrZW wil bij de inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
e Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van VrZW .	Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van VrZW en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de regionale doelstellingen van de Veiligheidsregio’s.
f Administratieve lastenverlichting voor zowel VrZW als voor ondernemers.	Zowel VrZW als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. VrZW verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan VrZW hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). VrZW maakt, waar mogelijk, gebruik van het uniform Europees aanbestedingsdocument.

3 Juridische uitgangspunten

Algemeen juridisch kader

3.1 De Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland leeft de relevante wet- en regelgeving na

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door VrZW restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet	De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving	Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
Burgerlijk Wetboek	Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Wet veiligheidsregio’s	Het wettelijke kader voor Veiligheidsregio’s.
Gids Proportionaliteit	De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.
Aanbestedingsreglement Werken	In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

3.2 Algemene beginselen bij inkopen

3.2.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

VrZW kan bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

Gelijke behandeling	Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie	Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie	De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit (evenredigheid)	De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. VrZW past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse erkenning	Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van VrZW.

3.2.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

VrZW neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

VrZW streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. VrZW past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe:

• Algemene Model Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV + jaartal) of Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor diensten (ARVODI + jaartal) of VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten.

• Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten of de Gemeentelijke inkoop bij Information Technology (GIBIT) Bij informatie-en communicatietechnologie (ICT) aankoop moet de GIBIT ICT-voorwaarden van toepassing worden verklaard. Deze voorwaarden zijn toegespitst op ICT en de markt is bij het opstellen ervan betrokken geweest.

• Paritair opgestelde voorwaarden: De Nieuwe Regeling 2011 (DNR 2011), herziening juli 2013. De DNR zijn algemene branchevoorwaarden voor ontwerpen, adviseren en organiseren voor de gebouwde omgeving voor opdrachtgever en -nemer. Het is de beste regeling voor het afsluiten van overeenkomsten tussen adviseurs (architecten en ingenieurs) en klanten. De DNR is een gezamenlijk initiatief van de Bond van Nederlandse Architecten en NLingenieurs.

• Aanbestedingsreglement Werken (ARW)/ Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV). Bij opdrachten voor werken wordt in de meeste gevallen het ARW en UAV van toepassing verklaard.

Let op: verklaar maar 1 set voorwaarden van toepassing dus niet een combinatie van voorwaarden.

In algemene zin wordt er altijd acht geslagen op de richtlijn Gids Proportionaliteit.

3.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en ondermandaatregeling van VrZW. VrZW wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit. Voor aanbestedingen tot de betreffende Europese aanbestedingsgrens kan de directeur daartoe besluiten. Dit besluit moet voorzien zijn van een advies van een inkoopadviseur. Daarnaast geldt dat dit alleen mogelijk is voor zover het één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Van de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen kan dus niet worden afgeweken aangezien deze wettelijk zijn voorgeschreven. Zie voor een nadere toelichting ook paragraaf 4.5.

3.6 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat VrZW en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen.

In haar Europese aanbestedingen maakt VrZW gebruik van het “Reglement Klachtenafhandeling bij Europese Aanbestedingen door Veiligheidsregio’s”. Aangezien dit NIPV-reglement niet voorziet in een klachtenregeling in zogenaamde Nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse procedures, zal dit reglement ook van toepassing worden verklaard ten behoeve van laatstgenoemde aanbestedingsvormen.

In de offerteaanvraag kan VrZW opnemen hoe een klacht moet worden ingediend en op welke wijze VrZW de klacht vervolgens zal behandelen.

4 Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

4.1.1 VrZW stelt integriteit voorop.

VrZW hecht er grote waarde aan dat zijn bestuurders en ambtenaren integer handelen. Zij dienen zich te allen tijde te houden aan de vastgestelde gedragscodes, waardoor zij zakelijk en objectief kunnen opereren en belangenverstrengeling kunnen voorkomen.

Voor ambtenaren is dit principe vastgelegd in de gedragscode en de integriteitsverklaring van VrZW. Hierin is opgenomen dat ambtenaren beschermd worden door middel van maatregelen ter voorkoming van integriteitsschendingen. Het is van cruciaal belang dat de risico's worden geïdentificeerd en dat passende veiligheidsmaatregelen worden genomen om deze risico's te minimaliseren. Op deze manier kunnen de betrokken medewerkers weerbaar worden gemaakt tegen mogelijke inbreuken op integriteit.

4.1.2 VrZW contracteert enkel met integere ondernemers.

VrZW wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. VrZW kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

4.1.3 VrZW contracteren van collega’s met waarborgen omkleedt.

VrZW hanteert als uitgangspunt dat het geen werken, producten en diensten afneemt van medewerkers en/of vrijwilligers die aan de organisatie verbonden zijn, hetzij in loondienst of als vrijwilliger.

De regels over de inhuur van medewerkers en nevenwerkzaamheden zijn vastgelegd in het integriteitsbeleid van de organisatie.

Het is voor medewerkers in loondienst expliciet niet toegestaan betaalde nevenwerkzaamheden voor VrZW te verrichten.

Voor vrijwilligers geldt er niet direct een ‘harde uitsluiting’, maar zal per situatie beoordeeld worden of de betreffende werkzaamheden de functie negatief beïnvloeden of het belang van VrZW schaden. Hierbij zal een ‘4-ogen’ principe worden gehanteerd, waarbij twee leidinggevende echelons hun instemming moeten verlenen. Als wordt vastgesteld dat de betreffende werkzaamheden geen negatieve invloed hebben of het belang van VrZW schaden, zal hier op een zakelijke en objectieve wijze mee worden omgegaan.

Het is wel mogelijk om zakelijke transacties aan te gaan met de werkgever van een (brandweer-)vrijwilliger. In dergelijke gevallen worden specifieke waarborgen ingevoerd binnen het inkoopproces om belangenverstrengeling te voorkomen. Hierbij staat centraal dat de vrijwilliger zijn positie binnen VrZW niet mag gebruiken ten voordele van zijn eigen werkgever, als dit leidt tot oneerlijke concurrentie met andere potentiële aanbieders.

Brandweervrijwilligers voeren activiteiten uit in lijn met hun brandweertaken, zoals het verzorgen van trainingen, logistieke ondersteuning, en voorlichtingsacties. Voor deze activiteiten gelden specifieke afspraken en vergoedingsregelingen.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

4.2.1 Bij Inkopen neemt VrZW sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat VrZW de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Met een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd. VrZW stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij inkopen en aanbestedingen van werken, diensten en leveringen.

VrZW werkt toe naar de ondertekening van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) van PIANOo - Expertisecentrum Aanbesteden en hanteert dit manifest nu al zoveel mogelijk als uitgangspunt. Als opdrachtgever en inkoper heeft VrZW een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer en invloed op ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door duurzame eisen te stellen, wil zij een duurzaam beleid bij ondernemers stimuleren. VrZW vergroot het effect van maatschappelijk verantwoord inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor maatschappelijk verantwoord inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.

Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

• VrZW analyseert in welke productgroepen maatschappelijke winst te behalen valt door in elke productgroep te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de CO2-uitstoot te verminderen, circulaire materialen te gebruiken om afval te minimaliseren en hergebruik te stimuleren, energieverbruik te reduceren, en te bepalen welke fairtrade gecertificeerde producten beschikbaar zijn om arbeidsomstandigheden te verbeteren en sociaal inclusieve initiatieven te ondersteunen, zoals producten gemaakt door sociale ondernemingen.

• VrZW promoot de dialoog met de markt voorafgaand aan (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijvoorbeeld concurrentiegerichte dialoog) om bestaande of nieuwe MVI-oplossingen te vinden.

• In de aanbestedingsstukken, zoals de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria, en in de te sluiten overeenkomsten, worden duurzaamheidscriteria opgenomen.

• VrZW stimuleert het kijken naar levensduurkosten in plaats van alleen de (aanschaf)prijs.

• VrZW kan digitaal inkopen.

• VrZW monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen.

• VrZW ziet toe op het hebben en onderhouden van goede, duurzame relaties met leveranciers, zonder daarvan volledig afhankelijk te worden.

• Sociale, ecologische en economische aspecten worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

Klimaatbewust inkopen

VrZW onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. VrZW wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen VrZW (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.

Biobased inkopen

Bij biobased inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. VrZW streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

Circulair inkopen

Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. VrZW kan bij inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan VrZW bij inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de offerteaanvraag kan VrZW de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

4.2.2 VrZW wil dat Inkopen ook een social return opleveren

Social return is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeenschap, op maatschappelijk of sociaal vlak. VrZW wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Bij inkopen en aanbestedingen wordt gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en Levering.

VrZW kan social return inzetten voor:

• Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

• Het stimuleren van sociaal ondernemen.

• Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

VrZW kan daarbij gebruikmaken van de beleidsregels rondom Social Return On Investment van de deelnemende gemeentes.

5 Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

5.1.1 Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

VrZW acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. VrZW kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Samenwerkingsverbanden

VrZW is een relatief kleine regio waardoor VrZW streeft naar samenwerking waar mogelijk. Samenwerking met andere aanbestedende diensten kan financiële voordelen opleveren en kan leiden tot een betere kwaliteit van de ingekochte leveringen en diensten en een interessantere positie voor de markt.

Daar waar het NIPV voorziet in raamovereenkomsten waarvan VrZW gebruik kan maken, zal zij dit doen mits dit de onafhankelijke positie van VrZW niet in de weg staat en er een daadwerkelijk voordeel behaald kan worden door deelname. Onder dezelfde voorwaarden werkt VrZW samen met het Noord-West 4 verband (Amsterdam-Amstelland, Noord Holland Noord, Kennemerland). VrZW zal mogelijke samenwerking met andere organisaties denk aan een GGD of deelnemende gemeenten bij inkopen en aanbestedingen opzoeken als het toegevoegde waarde heeft voor de eigen organisatie. In alle andere gevallen zal VrZW optreden als zelfstandige aanbestedende dienst.

5.3 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

5.3.1 De Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

VrZW streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. VrZW moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen. Waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

5.3.2 De Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van VrZW door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. VrZW kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.4 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

5.4.1 De Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland heeft oog voor de regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening worden gehouden met de regionale economie en lokale ondernemers.

VrZW streeft ernaar om ondernemers in de regio een kans te bieden, maar hierbij dient discriminatie te allen tijde te worden voorkomen. VrZW mag echter niet onnodig voorbijgaan aan nationale, Europese of mondiale kansen. Het bevorderen van 'local sourcing' kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoopprocessen.

5.4.2 De Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. VrZW houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Om het MKB en bedrijfsleven in eigen regio een kans te geven neemt VrZW barrières weg door bijvoorbeeld compacte en administratief eenvoudige procedures uit te schrijven.

Kansen voor het MKB en ZZP’ers kunnen gecreëerd worden door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de administratieve lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Dit alles passend binnen de geldende wet en regelgeving.

5.4.3 De Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij inkopen kan VrZW ervoor kiezen opdrachten te reserveren voor sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures te reserveren voor sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die zich voornamelijk richten op de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

VrZW heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Indien VrZW kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type werk, dienst of levering en de markt van belang.

VrZW zal met inachtneming van de onderstaande figuren 1a t/m 1c, zoals o.a. vermeld in de Gids Proportionaliteit, de bijhorende procedure toepassen, tenzij VrZW gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan afwijkt. Bij de keuze voor een procedure wordt, naast de opdrachtwaarde, rekening gehouden met de aspecten zoals vastgelegd in de Gids Proportionaliteit zoals omvang van de opdracht, transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers, aantal potentiële inschrijvers, gewenst eindresultaat, complexiteit van de opdracht, type van de opdracht en het karakter van de markt.

Specifieke toelichting procedurekeuze en figuren:

• Het is niet toegestaan af te wijken van de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen. Wel kunnen de uitzonderingen zoals deze in de Aanbestedingswet zijn gedefinieerd, worden gebruikt.

• Het uitgangspunt is dat er gekozen wordt voor een procedure die qua waarde past binnen de bandbreedte conform figuur 1a.

• Indien men kiest voor een procedure die qua waarde niet binnen de bandbreedte valt conform figuur 1a, moet nagaan of deze in het rode gebied conform figuur 1b of 1c valt.

  Zo nee, dan dient voor deze keuze enkel een deugdelijk gemotiveerd besluit te worden genomen en te worden vastgelegd in het inkoopplan.

  Zo ja, dan dient daarvoor een met relevante motieven onderbouwd afwijkingsbesluit te worden genomen door de directeur. Dit besluit dient te worden opgenomen in het inkoopplan. Dit besluit moet voorzien zijn van een advies van een inkoopadviseur. Daarnaast geldt dat dit alleen mogelijk is voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

• Figuur 1b en Figuur 1c gelden niet voor sociale en andere specifieke diensten zoals genoemd in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU tot de Europese drempelwaarde van € 750.000.

(Bedragen zijn exclusief BTW)

Figuur 1a

	Werken	Leveringen/Diensten	Sociale en andere specifieke diensten
Enkelvoudig	Tot € 150.000,-	Tot € 70.000,-	Tot € 70.000,-
Meervoudig	> € 150.000,- € 3.000.000,-	> € 70.000,- € 150.000,-	Procedure bepalen in overeenstemming met de inkoopadviseur
Nationaal	€ 750.000,- Tot Europees drempelbedrag	> € 150.000,- Tot Europees drempelbedrag
Europees	Vanaf Europees drempelbedrag	Vanaf Europees drempelbedrag	Vanaf Europees drempel bedrag

(Bedragen zijn exclusief BTW)

Figuur 1b

Figuur 1c

Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag

VrZW vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse offerteaanvraag

VrZW vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal VrZW nationaal aanbesteden. VrZW zal - voorafgaand aan de opdrachtverlening - een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal VrZW in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Licht regime voor sociale en andere specifieke diensten

Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt.

5.6 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. VrZW wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

VrZW bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door principieel objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert VrZW een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). VrZW wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6 Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

Vrij naar Lysons & Parmacon, 2008

Stap	Fase inkoopproces	Toelichting
1	Voortraject	Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) Raming en bepalen van het financiëlebudget Keuze offerteaanvraag
2	Specificeren	Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen offerteaanvraag
3	Selecteren	Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag of TenderNed Offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) Gunning aan winnende ondernemer
4	Contracteren	Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) contractant Registreren getekende overeenkomst Informeren afgewezen ondernemers
5	Bestellen	Uitvoeren van de opdracht Eventueel met het doen van bestellingen
6	Bewaken	Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI- afspraken. Tijdige betaling facturen
7	Nazorg	Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren overeenkomst met contractant

6.2 Inkopen in de organisatie

Inkopen is bij VrZW als volgt georganiseerd:

VrZW maakt gebruik van gecoördineerde Inkoop. Gecoördineerde inkoop neemt de nadelen van een centrale inkooporganisatie weg, zonder de voordelen ervan aan te tasten.

De tactische inkoop wordt niet door één vast afdeling uitgevoerd maar door verschillende tijdelijke inkoopteams.

Voor iedere specifieke aanbesteding wordt telkens een inkoopteam samengesteld door de opdrachtgever (budgethouder). In elk inkoopteam is alle benodigde expertise vanuit de gebruikerskant vertegenwoordigd. Specifieke deskundigheid op terreinen zoals personeel, organisatie, financiën, juridische zaken en automatisering wordt op verzoek van bedrijfsvoering ingezet. Inkoop is binnen het samengestelde team verantwoordelijk voor het verstrekken van advies over de inkoopprocedure, de inkoopstrategie, borging van de MVOI criteria en draagt zorg voor de procesbegeleiding. De opdrachtgever treedt op als projectleider.

Wanneer de inkoop of aanbesteding ook mede betrekking heeft op het verwerken van vertrouwelijke informatie zoals persoonsgegevens, wordt er in samenspraak met de functionaris gegevensbescherming een verwerkersovereenkomst opgesteld.

6.3 Verantwoordelijken

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Afdelingshoofd bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor inkopen. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever, contracteigenaren en inkoopadviseur essentieel.