Treasurystatuut De BedrijfsvoeringsPartner

Het bestuur van De BedrijfsvoeringsPartner,

gelet op artikel 14 van de financiële regeling van De BedrijfsvoeringsPartner, de Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido), de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden (UFDO), Wet Houdbare Overheidsfinancien (wet Hof) en de Wet op het Schatkistbankieren voor decentrale overheden;

Besluit:

Vast te stellen het Treasurystatuut De BedrijfsvoeringsPartner.

Artikel 1 Begripsomschrijving

In dit statuut verstaan wij onder:

• a. Bestuur: het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie De BedrijfsvoeringsPartner verstaan.

• b. concern MT: managementteam bestaande uit de directeur en de concernmanagers, bijgestaan door de concerncontroller en de concernsecretaris;

• c. Wet Fido: Wet Financiering Decentrale Overheden;

• d. Garantie: een borgstelling waarbij De BedrijfsvoeringsPartner zich tegenover een geldverstrekker gedurende een bepaalde looptijd verbindt tot nakoming van de aan een geldlening verbonden rente- en aflossingsverplichtingen voor zover de geldnemer in gebreke blijft;

• e. Geldstromenbeheer: al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten over te boeken zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

• f. Intern liquiditeitsrisico: de risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

• g. Kasgeldlening: Lening met een vaste looptijd voor korte termijn (korter dan 1 jaar);

• h. Kasgeldlimiet: een bedrag op basis van de Wet Fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van De BedrijfsvoeringsPartner bij aanvang van het jaar. Het gemiddelde saldo van de kortlopende schulden per kwartaal mag niet hoger zijn dan dat bedrag;

• i. Koersrisico: het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

• j. Liquiditeitenplanning: een gestructureerd overzicht van toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid;

• k. Onderhandse lening: leningen waarbij de voorwaarden van de lening in onderling overleg met de geld gevende partij worden vastgesteld;

• l. Rating: een oordeel over de kredietwaardigheid van een bedrijf, bank of een ander soort financiële instelling, financiële producten of een land;

• m. Rekening-courant: lopende rekening bij een bank;

• n. Renterisico: het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van De BedrijfsvoeringsPartner door rentewijzigingen;

• o. Renterisiconorm: het maximumbedrag conform de Wet Fido waarover in enig jaar renterisico mag worden gelopen als gevolg van aflossing en renteherziening van de vaste schuld, gebaseerd op een wettelijk vastgesteld percentage van het totaal van de jaarbegroting bij aanvang van het jaar;

• p. Rentetypische looptijd: de tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

• q. Rentevisie: toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling;

• r. Saldobeheer: het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

• s. Schatkistbankieren: het aanhouden van publieke middelen bij het ministerie van Financiën.

• t. Treasurer: de medewerker advies in dienst van De BedrijfsvoeringsPartner welke verantwoordelijk is voor de uitvoering van de treasuryfunctie;

• u. Treasuryfunctie: de treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s;

• v. Uitzetting: het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

Artikel 2 Doelstellingen treasuryfunctie

De treasuryfunctie dient tot:

• 1. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

• 2. Het beschermen van de vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s;

• 3. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

• 4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet financiering decentrale overheden respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut;

• 5. Het generen van informatie ter ondersteuning van het te voeren treasurybeleid en de af te leggen verantwoording over het gevoerde beheer.

Artikel 3 Uitgangspunten risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

• 1. De BedrijfsvoeringsPartner mag geen leningen, rekening-courantverstrekkingen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” verstrekken;

• 2. De BedrijfsvoeringsPartner kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

• 3. Het beleid betreffende de financiering is gericht op spreiding van toekomstige renterisico’s;

• 4. De BedrijfsvoeringsPartner beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening-courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s, obligaties en garantieproducten die tenminste 100% van de hoofdsom plus een aanvaardbaar rendement uitkeren. Hierbij is de regelgeving vanuit de Wet Fido en de Wet op het verplicht Schatkistbankieren bepalend.

Artikel 4 Renterisicobeheer

De BedrijfsvoeringsPartner voert het renterisicobeheer als volgt uit:

• 1. Het bestuur van De BedrijfsvoeringsPartner stelt jaarlijks in de begroting een rentevisie vast.

• 2. Het te voeren en gevoerde beleid met betrekking tot het renterisicobeheer lichten wij toe in de paragraaf financiering van de programmabegroting, de programmarekening en indien relevant de tussentijdse rapportages.

• 3. Nieuwe leningen/uitzettingen/vervroegde aflossingen van bestaande leningen worden afgestemd op de financiële positie van De BedrijfsvoeringsPartner en de opgestelde liquiditeitsplanning.

• 4. De BedrijfsvoeringsPartner streeft naar spreiding in de rentetypische looptijd van de aangetrokken middelen en uitzettingen.

• 5. Met betrekking tot de kasgeldlimiet en de renterisiconorm worden de bepalingen uit de Wet Fido gevolgd. Hierover wordt verantwoording afgelegd in de paragraaf financiering.

Artikel 5 Leningen en garanties

Voor te verstrekken leningen en garanties gelden de volgende bepalingen:

• 1. De BedrijfsvoeringsPartner verstrekt geen leningen;

• 2. Het verstrekken van garanties is niet mogelijk voor De BedrijfsvoeringsPartner.

Artikel 6 Intern liquiditeitsrisicobeheer

De BedrijfsvoeringsPartner beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door:

• 1. De treasury-activiteiten te baseren op een liquiditeitsplanning in relatie tot de bestaande leningenportefeuille en het meerjarige investeringsprogramma;

• 2. De op basis van de genoemde gegevens berekende liquiditeitsbehoefte maakt onderdeel uit van de paragraaf financiering van de begroting.

Artikel 7 Financiering

Bij financiering gelden de volgende uitgangspunten:

• 1. Financieringen worden slechts aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

• 2. Financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken in Euro’s;

• 3. De verwachtte omvang van de leningen met een looptijd van 1 jaar of langer, die in enig jaar worden aangetrokken is opgenomen in de paragraaf financiering van de begroting en bij besluitvorming van de begroting expliciet vastgesteld;

• 4. Het Concern MT wordt vooraf geïnformeerd over voornemen tot financieringen van 1 jaar of langer;

• 5. Autorisatie voor het aantrekken van nieuwe leningen gebeurd conform de uitgangspunten ten behoeve van de administratieve organisatie en interne controle. Deze zijn opgenomen in artikel 11 van dit statuut en worden uitgewerkt in bijlage 1;

• 6. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair gebruik te maken van de beschikbare interne financieringsmiddelen, zoals het inzetten van financieringsoverschotten binnen De BedrijfsvoeringsPartner. Dit om de renterisico’s te beperken en het renteresultaat te optimaliseren;

• 7. Bij het aantrekken van kortlopende financieringsmiddelen en de rapportage hierover wordt rekening gehouden met de korte termijn liquiditeitsplanning en de wettelijke kasgeldlimiet;

• 8. Bij het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen wordt gebruik gemaakt van een meerjaren liquiditeitsplanning en er wordt gezorgd dat de renterisiconorm niet wordt overschreden;

• 9. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse geldleningen;

• 10. De treasurer vraagt offertes op bij minimaal twee financiële instellingen voordat een financiering wordt aangetrokken. Deze offertes worden schriftelijk vastgelegd;

• 11. Afwijkingen van bovenstaande punten dienen door het bestuur te worden goedgekeurd.

Artikel 8 Relatiebeheer

De BedrijfsvoeringsPartner beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

• 1. De treasurer beoordeelt periodiek het huisbankierschap aan de hand van de algemene voorwaarden van bankrelaties en de bancaire condities;

• 2. Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid ten minste een A-rating te hebben.

• 3. Financiële instellingen (banken, kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen statutair in Nederland te zijn gevestigd. Bovendien dienen zij onder Nederlands toezicht te vallen, bijvoorbeeld: De Nederlandsche Bank of de Verzekeringskamer;

• 4. Tussenpersonen moeten geregistreerd staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar hebben ontvangen of schriftelijk kunnen aantonen dat zij door de AFM hiervan zijn vrijgesteld;

• 5. Het beheer van relaties met financiële instellingen, waaronder de bankrelaties, valt onder de verantwoordelijkheid van de treasurer;

• 6. Onder het in lid 5 genoemde beheer van relaties wordt verstaan:

  • a. Het beheer van rekeningen bij verschillende bancaire instellingen, waarbij wordt gestreefd naar een zo klein mogelijk aantal rekeningen om de transparantie te vergroten;

  • b. Het zorgdragen voor voldoende kredietfaciliteit bij verschillende bancaire instellingen;

  • c. Het zorgdragen voor informatie bij financiële instellingen over verdeling van bevoegdheden binnen De BedrijfsvoeringsPartner ten behoeve van een efficiënte afhandeling en minimalisering van risico’s van transacties;

  • d. Het onderhouden van contacten met banken, instellingen en (geld)makelaars ten behoeve van de toegang tot en kennis over de ontwikkelingen in de financiële markten.

Artikel 9 Geldstromenbeheer

Voor het geldstromenbeheer gelden de volgende bepalingen:

• 1. De BedrijfsvoeringsPartner voert het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uit via één bank;

• 2. Contante geldstromen worden zo veel mogelijk beperkt;

• 3. Het geldstromenbeheer wordt centraal uitgevoerd door De BedrijfsvoeringsPartner.

Artikel 10 Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldo- en liquiditeitenbeheer gelden de volgende bepalingen:

• 1. De BedrijfsvoeringsPartner heeft voor onbeperkte duur een rekening courant overeenkomst afgesloten bij de huisbankier;

• 2. Toegestane financieringsinstrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen: a. daggeld;

  • b. kasgeld;

  • c. kredietlimiet op rekening-courant;

  • d. onderhandse leningen;

• 3. Toegestane financieringsinstrumenten bij het uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn: a. rekening-courant;

  • b. daggeld;

  • c. deposito bij schatkist;

  • d. onderhandse leningen (binnen de voorwaarden van artikel 5.1);

• 4. Het bestuur rapporteert in de paragraaf financiering van de programmarekening over het saldo- en liquiditeitenbeheer en, indien nodig, ook in de tussenrapportages.

Artikel 11 Administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

• 1. De taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd (zie hiervoor bijlage 1 behorende bij dit treasurystatuut);

• 2. Bevoegdheden zijn via mandaat schriftelijk vastgelegd en via mandaatbesluit gelijktijdig met dit statuut vastgesteld. Voor het onderdeel treasury zijn de verstrekte mandaten opgenomen in het mandaatregister behorende bij het mandaatbesluit;

• 3. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten die lijden tot een betaling aan derden is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

  • a. de uitvoering en controle gebeurt door afzonderlijke functionarissen;

  • b. registratie en fiattering voor betaling in de financiële administratie gebeurt door afzonderlijke functionarissen;

• 4. Transacties met een looptijd korter dan of gelijk aan 1 jaar worden door de treasurer afgesloten Een overzicht met de afgesloten transacties, aangevuld met de prognose van de in de volgende maand af te sluiten transacties, wordt maandelijks (achteraf) geaccordeerd door de concernmanager Financiën & Rechtmatigheid;

• 5. Het team control toetst, in het kader van de afspraken op het gebied van Verbijzonderde Interne Controle, de opzet en werking van de administratieve- en interne controlemaatregelen;

• 6. De AO/IC rondom het kasbeheer valt buiten de reikwijdte van het treasurystatuut.

Artikel 12 Informatievoorziening

Om de treasuryactiviteiten controleerbaar en beheersbaar te maken is goed functionerende informatievoorziening noodzakelijk. Drie typen informatie kunnen hierbij worden onderscheiden.

• 1. Beleidsmatige informatie:

  • a. Het treasurystatuut geeft de kaders weer, waarbinnen de treasuryactiviteiten dienen te worden uitgevoerd;

  • b. Het bestuur stelt jaarlijks een financieringsparagraaf bij de begroting op. Hierin wordt ingegaan op de wijze waarop concreet invulling wordt gegeven aan het treasurybeleid;

• 2. Operationele informatie:

  Onderstaande operationele informatie dient aanwezig te zijn:

  • a. Korte termijn liquiditeitsplanning (looptijd tot één jaar) op maandbasis;

  • b. Meerjarige liquiditeitsplanning (looptijd van vier jaar) op jaarbasis;

  • c. Rentevisie, deze wordt jaarlijks bij de financieringsparagraaf in de begroting opgesteld op basis van de rentevisie van vooraanstaande financiële ondernemingen of adviesbureaus;

  • d. Bancaire afspraken;

  • e. Controle op afwijkingen per kwartaal ten opzichte van de kasgeldlimiet;

• 3. Verantwoordingsinformatie:

  • a. Bij afwijking gedurende het jaar op het bij de begroting geschetste beleid, zal hierover in de tussenrapportage worden gerapporteerd;

  • b. In de financieringsparagraaf van de jaarrekening wordt opgenomen in hoeverre de beleidsvoornemens uit de paragraaf bij de begroting zijn uitgevoerd en wat de oorzaken zijn van eventuele afwijkingen;

  • c. Bij afwijkingen op het vastgestelde beleid die niet via de reguliere P&C producten kunnen worden gemeld zal hierover via de directieraad verantwoording worden afgelegd aan het bestuur.

Artikel 13 Inwerkingtreding en slotbepaling

• 1. De regeling kan worden geciteerd als “Treasurystatuut De BedrijfsvoeringsPartner”

• 2. Dit treasurystatuut treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking ervan en werkt terug tot 1 juli 2024.

Aldus vastgesteld in de vergadering het bestuur van De BedrijfsvoeringsPartner, gehouden op 3 juli 2024.

de secretaris,

H.T. van Bochove

de voorzitter,

M. Bianchi

Bijlage 1. Taken en verantwoordelijkheden van de treasuryfunctie

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van De BedrijfsvoeringsPartner staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Wie?	Verantwoordelijkheden
Bestuur	1. het vaststellen van het treasurybeleid op hoofdlijnen via de financiële regeling; 2. het vaststellen van de paragraaf financiering als onderdeel van der programmabegroting en de jaarrekening 3. Het houden van toezicht op de uitvoering van het treasurybeleid, het evalueren en (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid.
Directeur	1. het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid); 2. het rapporteren en afleggen van verantwoording aan het bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid. 3. het autoriseren van de door de treasurer voorgestelde transacties met betrekking tot het aantrekken en uitzetten van gelden met een looptijd langer dan of gelijk aan 1 jaar, voor zover deze de in de begroting reeds vastgestelde grenzen overschrijdt.
Team control	1. het voeren van een verbijzonderde interne controle (VIC) op de uitgevoerde treasuryactiviteiten en hierover rapporteren aan de Concernmanager F&R; 2. het vervaardigen van schriftelijke vastlegging van de uitgevoerde VIC; 3. rapporteren van de VIC op de treasuryactiviteiten aan de accountant bij de Interim Controle en de controle op de jaarrekening.
Concernmanager Financiën & Rechtmatigheid	1. het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; 2. het afleggen van verantwoording aan het bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid conform artikel 12.3 van het treasurystatuut; 3. het autoriseren van de door de treasurer voorgestelde transacties met betrekking tot het aantrekken en uitzetten van gelden met een looptijd langer dan of gelijk aan 1 jaar voor zover deze de in de begroting reeds vastgestelde grenzen niet overschrijdt; 4. In overleg met de treasurer het concern MT informeren van het voorgenomen besluit tot het aantrekken of uitzetten van middelen langer dan of gelijk aan 1 jaar. Hierbij wordt rekening gehouden met artikel 5.2 en 7.4 van het treasurystatuut; 5. het (achteraf) autoriseren van de door de treasurer afgesloten transacties met betrekking tot het aantrekken en uitzetten van gelden met een looptijd korter dan 1 jaar; 6. het afsluiten van contracten met banken met betrekking tot het huisbankierschap en de daaraan verbonden afspraken over bankcondities en tarieven; 7. het autoriseren van mutaties op het gebied van toegekende autorisaties met betrekking tot het betalingsverkeer.
Treasurer	1. het uitvoeren van de aan hem opgedragen treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en paragraaf financiering; 2. het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied inclusief de paragraaf financiering voor de begroting en jaarrekening; 3. het bij de begroting formuleren van een rentevisie met betrekking tot de verwachte ontwikkeling van de rente; 4. het zorgdragen voor de liquiditeitsplanning en de financieringsprognose; 5. het aantrekken en uitzetten van gelden met een looptijd korter dan 1 jaar, in het kader van saldo- en liquiditeitenbeheer; 6. het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen (m.n. beleidsmatig); 7. het afsluiten van contracten in de vorm van transacties voor het aantrekken en uitzetten van gelden zoals bedoeld bij punt 5; 8. het schriftelijk vastleggen van de treasuryactiviteiten en het doorgeven hiervan aan de administratie; 9. het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de financiële administratie; 10. het aanleveren van de benodigde informatie aan team control ten behoeve van de Verbijzonderde Interne controle.
Financiële administratie	1. Het afhandelen van het betalingsverkeer; 2. Het incasseren van openstaande vorderingen; 3. Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten en uitgaven in de financiële administratie.