Reglement van orde voor het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2024

Het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord

 

b e s l u i t:

 

 

  • •

    in te trekken het Reglement van orde voor het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2015; en

  • •

    vast te stellen het volgende reglement van orde voor het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2024, op grond van artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a.

    dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord;

  • b.

    voorzitter: de voorzitter van het dagelijks bestuur of diens vervanger.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1.

    Het dagelijks bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2.

    Het dagelijks bestuur regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de leden.

  • 3.

    Bij ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door de ingevolge artikel 11, derde lid, van de Wet veiligheidsregio’s, door het algemeen bestuur aangewezen vervanger.

  • 4.

    Een lid van het dagelijks bestuur dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergadering

  • 1.

    Het dagelijks bestuur vergadert ten minste vijf keer per jaar volgens een jaarlijks in onderling overleg vast te stellen schema en voorts zo de voorzitter het nodig vindt of een lid van het dagelijks bestuur het vraagt.

  • 2.

    Indien een lid van het dagelijks bestuur een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen binnen twee weken na datum van het verzoek. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die uiterlijk 24 uur van tevoren aan de leden wordt toegezonden.

  • 3.

    De vergaderingen worden in beginsel gehouden op het adres Hertog Aalbrechtweg 22 te Alkmaar, ten kantore van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord.

  • 4.

    De vergaderingen van het dagelijks bestuur zijn niet openbaar.

Artikel 4 Digitaal vergaderen

  • 1.

    Indien een (deel van de) vergadering door omstandigheden niet fysiek kan plaatsvinden, bestaat de mogelijkheid om de vergadering per video-verbinding te doen plaatsvinden.

  • 2.

    Indien een lid van het dagelijks bestuur niet in staat is fysiek aanwezig te zijn bij een fysieke vergadering bestaat de mogelijkheid voor het lid om aan te sluiten per video-verbinding.

Artikel 5 Verhindering

  • 1.

    Wanneer een lid van het dagelijks bestuur verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan tijdig kennis aan de secretaris.

  • 2.

    Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 6 Agenda

  • 1.

    Voor elke vergadering wordt, veertien dagen van tevoren, door de secretaris aan de leden van het dagelijks bestuur een agenda met bijlagen toegezonden. De stukken worden digitaal beschikbaar gesteld aan de leden.

  • 2.

    Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie vóór de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 7 Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het dagelijks bestuur.

  • 2.

    De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergadering.

  • 3.

    De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.

  • 4.

    De secretaris laat zich in zijn taken bijstaan door een ambtelijk secretaris.

Artikel 8 Presentielijst

  • 1.

    Elke aanwezige tekent voor hij aan de vergadering deelneemt de presentielijst.

  • 2.

    De presentielijst wordt door de secretaris afgesloten en ondertekend.

  • 3.

    In geval van artikel 4 wordt de presentielijst ingevuld door de secretaris, die de identiteit van de aanwezigen vaststelt.

Artikel 9 Besluitenlijst

  • 1.

    De besluitenlijst bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de aan- en afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de vergadering;

    • c.

      een formulering van de door het dagelijks bestuur genomen besluiten.

  • 2.

    Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid daarom vraagt.

  • 3.

    De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 4.

    De besluitenlijst is openbaar.

Artikel 10 Verslag

Uit een verslag blijkt in ieder geval:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de secretaris, de leden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die aanwezig zijn geweest;

  • b.

    een aantekening van welke leden afwezig waren;

  • c.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d.

    een zakelijke samenvatting van het besprokene met vermelding van de namen van de sprekers;

  • e.

    formulering van de door het dagelijks bestuur genomen besluiten overeenkomstig artikel 9, eerste lid onder c.

Artikel 11 Deelneming derden aan de vergadering

  • 1.

    De (plv.) hoofdofficier van Justitie, de districtschef van de politie en de directeur publieke gezondheid kunnen als adviseur deelnemen aan de vergadering.

  • 2.

    De genoemde personen als bedoeld in het eerste lid nemen niet deel aan de vergadering indien personeelsaangelegenheden aan de orde zijn.

  • 3.

    De regionaal commandant en de directeur veiligheid en zorg nemen op uitnodiging van de voorzitter deel aan de vergadering.

  • 4.

    Het dagelijks bestuur kan besluiten derden (waaronder ambtelijk medewerkers) voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 12 Stemmingen

  • 1.

    Indien geen van de leden bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2.

    Indien een lid van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast.

  • 3.

    Besluiten van het dagelijks bestuur worden met meerderheid van stemmen genomen. Ieder lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Indien de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

  • 4.

    Indien een lid van het dagelijks bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • 5.

    Indien de stemmen bij een stemming als bedoeld in het vierde lid staken, dan beslist het lot.

Artikel 13 Agendacommissie

  • 1.

    Hieronder wordt in dit reglement van orde verstaan: het aansluiten van de voorzitters van de door het algemeen bestuur ingestelde adviescommissies bij het dagelijks bestuur, ten behoeve van de voorbereiding van de agenda van het algemeen bestuur.

  • 2.

    De agendacommissie sluit enkel aan bij de vergaderingen van het dagelijks bestuur waarin de agenda van het algemeen bestuur wordt voorbereid.

Artikel 14 Aanhaling

Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement van orde voor het dagelijks bestuur VR NHN 2024”.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking na vaststelling door het dagelijks bestuur.

 

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 19 september 2024

 

De voorzitter: A. Schouten

De secretaris: K. Taneja

Algemene en artikelsgewijze toelichting

In de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2024 opgenomen bepalingen zijn niet nogmaals opgenomen in het Reglement van orde voor het dagelijks bestuur 2024. Hiervoor is bewust gekozen, om extra administratieve lasten bij een wijziging van de gemeenschappelijke regeling te voorkomen. Immers, in zo’n geval zou dan ook het reglement van orde moeten worden gewijzigd en opnieuw vastgesteld.

Voorgaande betekent, dat het reglement van orde in samenhang moet worden gelezen met de gemeenschappelijke regeling en de daarbij behorende toelichting.

 

Artikel 12

Met ‘ongetekende briefjes’ wordt bedoeld, dat er geen naam van de stemmer op de briefjes staat. In het dagelijks bestuur heeft ieder lid één stem, ingevolge de gemeenschappelijke regeling (artikel 12, tweede lid).

Naar boven