Financiële regeling De BedrijfsvoeringsPartner

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling De BedrijfsvoeringsPartner;

• gelezen het voorstel van 22 november 2023

• gelet op artikel 15 van de gemeenschappelijke regeling De BedrijfsvoeringsPartner;

besluit de navolgende Financiële regeling De BedrijfsvoeringsPartner vast te stellen:

Hoofdstuk 1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. De organisatie: de gezamenlijke ambtelijke bedrijfsvoeringsorganisatie van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk.

• b. Cluster: organisatorische eenheid met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het concern MT

• c. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) alle organisatorische eenheden van de organisatie en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• d. Bestuur: het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie De BedrijfsvoeringsPartner.

• e. Prestatie-indicatoren: instrumenten die het mogelijk maken te om meten of de prestaties, veelal in relatie tot een vastgestelde norm naar wens worden uitgevoerd.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Inrichting en begroting

• 1. Het bestuur stelt elk jaar een begroting van baten en lasten voor het komend dienstjaar en een meerjarenraming op, voorzien van de nodige toelichting en specificaties. De begroting bevat in ieder geval een overzicht van de te leveren producten en diensten.

• 2. Het bestuur stelt de begroting (1e jaar) vast en neemt kennis van de meerjarenraming.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

Artikel 3. Uitvoering begroting

• 1. Het bestuur waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het bestuur, middels een van de tussenrapportages, vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het bestuur voor.

Artikel 4. Tussentijdse rapportage

• 1. Het bestuur informeert de raden van de deelnemende gemeenten door middel van tussentijdse rapportages over de afwijkingen op de begroting.

• 2. In de tussenrapportage worden afwijkingen toegelicht op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma's en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 dan wel 10% van het oorspronkelijke budget op productniveau.

Artikel 5. De Jaarstukken

• 1. Het bestuur stelt elk jaar de jaarstukken van het voorafgaande jaar op. De jaarstukken bevatten in ieder geval:

  • a. een overzicht van de baten en lasten, inclusief de balans van het voorafgaande jaar;

  • b. een verslag van de bedrijfsvoering, met daarin speciale aandacht voor de doelmatigheid en de doeltreffendheid, de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven en de bedrijfsvoering;

• 2. In de jaarstukken worden van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en eventuele inkomsten weergegeven.

Artikel 6. Informatieplicht aan deelnemers

Door het bestuur wordt:

• 1. bij het vaststellen van de jaarstukken en de begroting de wettelijke termijn in acht genomen, met dien verstande dat de raden van de deelnemende gemeenten tijdig wordt geïnformeerd om een zienswijze te kunnen indienen;

• 2. bij het aanbieden van de jaarstukken aan de raad van de deelnemende gemeente er rekening mee gehouden dat dit gebeurt vóór de behandeling van de gemeentelijke kadernota;

• 3. de tussenrapportage ter kennisgeving aangeboden aan de raad van de deelnemende gemeente.

Artikel 7. EMU-saldo

Het EMU-saldo is het vorderingensaldo op transactiebasis van een lidstaat van de Europese Unie.

Het tekort van het Rijk en de decentrale overheden bij elkaar mag niet groter zijn dan 3% van het bruto binnenlands product. Jaarlijks publiceert het Rijk een indicatie (referentiewaarde) van het aandeel van een gemeente in de gezamenlijke norm. Gemeenschappelijke regelingen hebben geen eigen referentiewaarde, het saldo maakt deel uit van de referentiewaarde van de deelnemende gemeenten. In de begroting rapporteert het bestuur jaarlijks over het aandeel van de referentiewaarde. Als het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeren burgemeester en wethouders de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als burgemeester en wethouders een aanpassing nodig achten, doen burgemeester en wethouders een voorstel voor het wijzigen van de begroting. Dit kan effect hebben op de begroting van De BedrijfsvoeringsPartner (De BedrijfsvoeringsPartner) indien de gemeenten hier gezamenlijk toe besluiten.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 25.000 nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheers handelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het bestuur stelt jaarlijks uiterlijk op 31 december voorgaand aan dat jaar een normenkader rechtmatigheid vast. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheers handelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheers handelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheers handelingen.

• 2. Het bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 12. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1. Materiële vaste activa worden afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur. Dit wordt nader uitgewerkt in de nota activabeleid. In de nota activabeleid wordt tevens een minimumgrens van activering aangegeven.

• 2. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd, ongeacht de hoogte van het bedrag.

• 3. Investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden geactiveerd. Bij besluit van het bestuur kan hiervan worden afgeweken.

• 4. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 5. Als de gebruiksduur van een afzonderlijk object aanmerkelijk afwijkt van hetgeen in de afschrijvingstabel in de nota activabeleid is aangegeven, kan het bestuur onder opgaaf van redenen van de afschrijvingstabel afwijken.

Artikel 13. Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.

Artikel 14. Financieringsfunctie

• 1. Het bestuur handelt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie volgens de bepalingen van het Treasurystatuut.

• 2. Het Treasurystatuut wordt ter kennisgeving aan de raden van de deelnemende gemeenten aangeboden.

Hoofdstuk 5. Financieel beheer en interne controle

Artikel 15. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

• 2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, vorderingen, schulden en contracten;

• 3. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• 4. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten;

• 5. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur;

• 6. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, en voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 16. Interne controle

• 1. Het bestuur draagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt het bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Het bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheers handelingen en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

• 3. Het bestuur zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie

Artikel 17. Financiële organisatie

Het bestuur draagt de zorg voor en legt in een besluit vast:

• 1. een eenduidige indeling van de financiële organisatie en een eenduidige toewijzing van taken aan de organisatie onderdelen;

• 2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5. de te maken afspraken met de clusters over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

Artikel 18. Aanbesteding en inkoop

Het bestuur draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 19. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking na bekendmaking en werkt terug tot 1 juli 2024.

Artikel 20. Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam "Financiële regeling De BedrijfsvoeringsPartner".

Aldus besloten in de vergadering van het bestuur van De BedrijfsvoeringsPartner van 3 juli 2024

de secretaris,

H.T. van Bochove

de voorzitter,

M. Bianchi