In het kader van toegangsbeperking wordt de volgende situaties onderscheiden:
6.1 Operationele fase: er is een incident gaande
Deze fase geldt op het moment dat er sprake is van een incident, waarbij met gebruik van het locatiesysteem voertuigen worden gevolgd ter uitvoering en ondersteuning van de operationele inzettactieken bij een incident.
In deze fase hebben de volgende functionarissen, ieder binnen hun organisatieonderdeel, toegang tot de gegevens:
- Operationeel functionarissen die in hun hoedanigheid betrokken zijn bij de afhandeling van het betreffende incident (ROF-functionarissen, bevelvoerders, leden en ondersteuners van de staven en secties CoPI en ROT);
- Centralisten op de Meldkamer Oost Nederland.
6.2 Niet-operationele fase: er is geen incident gaande
6.2.1 Algemeen
Incidentbestrijding en de voorbereiding daarop is een continu proces. Het kan wenselijk zijn dat de locatie van voertuigen ook zichtbaar is als er (nog) geen sprake is van een incident. Daarbij kan gedacht worden aan het monitoren van de operationele dekking en de controle op het juist functioneren van de locatiesystemen. Daarnaast is het noodzakelijk om bij een inzet de benodigde locatiegegevens direct beschikbaar te hebben. In deze fase hebben operationele functionarissen, medewerkers Operationele voorbereiding en medewerkers Operationele Informatievoorziening toegang tot de gegevens.
6.2.2 Verhoogd risico
Het is toegestaan om de gegevens uit een locatiesysteem beschikbaar te stellen aan operationele functionarissen in geval van een verhoogde kans op incidenten. Dat betekent dat de onder 6.2.1 genoemde functionarissen en centralisten locatiegegevens van voertuigen kunnen zien als (nog) geen sprake is van een inzet. Dit kan zich voordoen bij:
- Grote(re) evenementen met een risicofactor;
- Al dan niet gereguleerde festiviteiten bij evenementen of maatschappelijke gebeurtenissen of perioden in het jaar;
- In perioden met een verhoogd risico op incidenten, waaronder in geval van een verhoogd natuurbrandrisico.
De beslissing om de voertuiggegevens zichtbaar te maken in geval van een verhoogd risico wordt genomen door de dienstdoende Operationeel Leider, Algemeen Commandant Brandweer of Algemeen Commandant Geneeskundige Zorg danwel hun resp. plaatsvervangers, naar hun inzicht in het actuele risicobeeld en na een actuele risico-inschatting.
6.3 Dynamisch alarmeren
Het is toegestaan om voertuiglocaties uit een locatiesysteem te gebruiken voor het dynamisch alarmeren van operationele voertuigen en -functionarissen.
Dynamisch alarmeren maakt het mogelijk het dichtstbijzijnde operationele voertuig en/of de dichtstbijzijnde operationele functionaris op te roepen om naar een incident te gaan. Daarmee kan tijdwinst worden behaald. Dit in tegenstelling tot het statisch alarmeren van operationele voertuigen en -functionarissen met gebruikmaking van vaste uitrukgebieden voor de operationele voertuigen en daarbinnen werkzame functionarissen.
Voorwaarde voor dynamisch alarmeren is het ook in de niet-operationele fase inzichtelijk hebben van de actuele positie van het voertuig danwel de functionaris. Het dynamisch alarmeren is mede van belang bij interregionale incidenten. Er is tevens een ontwikkeling die voor de komende jaren verschillende mogelijkheden biedt.
6.4 Beheer en onderhoud
In deze fase is geen sprake van een incident maar worden wel gegevens en bewegingen van de voertuigen vastgelegd. Deze data kan uitsluitend door de functioneel en technisch beheerder(s) worden bekeken.
In deze fase hebben medewerkers Operationele voorbereiding en medewerkers Operationele Informatievoorziening voor de verbetering van de dienstverlening of een systeem toegang tot de gegevens uit locatiesystemen.
6.5 Verbeteren van de dienstverlening
Tijdens de operationele fase geregistreerde data, die gebruikt wordt voor het verbeteren van de dienstverlening door de VNOG kan worden bekeken door:
- de leider van de incidentevaluatie c.q. van een onderzoek naar het betreffende incident;
- andere daartoe in de evaluatie- c.q. onderzoeksopdracht danwel door de leider van de incidentevaluatie c.q. het onderzoek aangewezen functionarissen;
- medewerkers van de VNOG die belast zijn met de uitvoering van de taken Operationele Informatievoorziening, Brandonderzoek en Leren van Incidenten.
Voorafgaand aan het gebruik van gegevens voor intern onderzoek wordt door de betreffende leidinggevende nagegaan of de toegang tot de gegevens aansluit bij de uit te voeren werkzaamheden.
6.6 Intern onderzoek
Indien de gegevens beschikbaar dienen te komen in het kader van onderzoek naar personen dient er voorafgaand aan de inzage een schriftelijke opdracht te zijn van de algemeen directeur of het afdelingshoofd Bedrijfsvoering, als verantwoordelijke voor HRM, Privacy en Informatie van de VNOG.
6.7 Onderzoek door toezichthouders, politie en justitie
In voorkomende gevallen kan een plicht bestaan tot het verstrekken van locatiegegevens van operationele voertuigen, zoals bij politie- en/of justitie-onderzoek en bij evaluaties of onderzoeken door de Inspectie Justitie en Veiligheid in het kader van toezichthouden (Inspectie J&V) , de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) of de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OOV) .
Hieronder is het onderzoek door politie en/of justitie nader uitgewerkt. In zijn algemeenheid geldt dit ook voor de andere instanties.
Indien een operationeel voertuig van de VNOG betrokken raakt in een politie- of justitieel onderzoek, zoals bijvoorbeeld na een (verkeers)ongeval, is het mogelijk dat voertuiggegevens beschikbaar gesteld dienen te worden aan de Politie en/of het Openbaar Ministerie. In dit geval is ook de Wet politiegegevens (WPG) van toepassing.
De (Hulp)Officier van Justitie doet in een dergelijk geval een formeel verzoek (vordering) om informatie aan de algemeen directeur van de VNOG, die het verzoek behandelt. Dit verzoek en de wijze waarop aan het verzoek voldaan kan worden wordt zonodig beoordeeld door de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de jurist van de VNOG.
De algemeen directeur of een door hem aangewezen functionaris informeert direct na ontvangst van het verzoek de functionaris(sen) die bij het te onderzoeken voorval betrokken zijn over het verzoek van de Officier van Justitie en achteraf over de afhandeling van het verzoek.
Voorafgaand aan het formele verzoek van de Officier van Justitie is de medewerker Operationele Informatievoorziening van de VNOG gerechtigd tot het zekerstellen van bedoelde informatie op basis van een aan de vordering voorafgaand verzoek daartoe van Politie en/of Justitie.
De medewerker Operationele Informatievoorziening informeert de algemeen directeur, de FG en de jurist omtrent het door Politie en/of Justitie gedane verzoek.