Reglement van Orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Twente

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Twente,

 

overwegende dat het aanbeveling verdient om in aanvulling op de in de gemeenschappelijke regeling opgenomen bepalingen een Reglement van Orde vast te stellen voor de vergaderingen van het algemeen bestuur,

 

besluit vast te stellen het Reglement van Orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Twente,

 

HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 van de Gemeenschappelijke Regeling van de Omgevingsdienst Twente is van toepassing op dit reglement.

Artikel 2 De voorzitter

  • 1.

    De voorzitter is belast met:

    • a.

      het leiden van de vergadering;

    • b.

      het handhaven van de orde;

    • c.

      het erop toezien dat dit reglement wordt nageleefd;

    • d.

      wat de wet, regeling of dit reglement hem/haar verder opdraagt.

  • 2.

    De voorzitter verleent het woord, formuleert de door de vergadering te nemen besluiten en deelt de uitslag van de stemmingen mee.

  • 3.

    Bij verhindering of afwezigheid van de voorzitter wordt hij/zij vervangen door zijn/haar plaatsvervanger.

Artikel 3 De secretaris

  • 1.

    De secretaris is bij elke vergadering van het algemeen bestuur aanwezig.

  • 2.

    Bij verhindering of afwezigheid wordt hij/zij vervangen door zijn/haar plaatsvervanger of, bij diens ontstentenis, door een door het dagelijks bestuur aangewezen medewerker.

  • 3.

    De secretaris kan, indien hij/zij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen deelnemen.

  • 4.

    De secretaris kan zich in de vergadering doen vergezellen van (een) ambtelijk adviseur(s).

HOOFDSTUK II VERGADERINGEN

Artikel 4 Vergaderingen

  • 1.

    De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar en worden in het kantoor van de Omgevingsdienst Twente of in het kantoor van één van de deelnemers gehouden. De voorzitter is bevoegd om een andere vergaderlocatie te bepalen, of te bepalen dat de vergadering digitaal plaatsvindt.

  • 2.

    De secretaris stelt voor aanvang van elk kalenderjaar een schema op voor de in dat jaar te houden vergaderingen. Dit schema wordt tijdig ter kennis gebracht van de leden.

  • 3.

    Het algemeen bestuur vergadert ten minste twee keer per jaar en verder zo dikwijls als nodig. Daarnaast vergadert het algemeen bestuur als de voorzitter dit nodig acht of indien ten minste twee leden uit het algemeen bestuur daarom schriftelijk, met opgaaf van redenen, verzoeken.

Artikel 5 Agenda en stukken

  • 1.

    De voorzitter stelt in overleg met de secretaris voor elke vergadering de agendapunten en de volgorde van behandeling van de agendapunten op.

  • 2.

    Als regel wordt uiterlijk drie weken voor de dag van de vergadering de agenda aan de leden van het algemeen bestuur toegezonden.

  • 3.

    De te behandelen voorstellen en andere daarvoor in aanmerking komende stukken worden tegelijk met de agenda toegezonden.

  • 4.

    In spoedeisende gevallen kan de voorzitter tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de daarbij behorende stukken aan de leden verzonden en openbaar gemaakt.

  • 5.

    Bij aanvang van de vergadering stelt het algemeen bestuur de agenda vast. Op voorstel van een lid, de voorzitter of de secretaris kan het algemeen bestuur bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

  • 6.

    In geval van spoed kan de voorzitter of kunnen twee leden schriftelijk een vergadering bijeenroepen op een termijn korter dan drie weken.

  • 7.

    Als de voorzitter binnen zeven dagen na een hem/haar door twee leden schriftelijk, en onder opgave van de te behandelen onderwerpen gedaan verzoek geen gehoor heeft gegeven, hebben de betrokken leden de bevoegdheid een vergadering van het algemeen bestuur uit te schrijven.

Artikel 6 Openbare kennisgeving en ter inzagelegging

  • 1.

    De vergadering wordt door aankondiging op de website van de Omgevingsdienst Twente ter openbare kennis gebracht.

  • 2.

    De aankondiging vermeldt:

    • a.

      de datum, aanvangstijd en plaats van vergadering;

    • b.

      een aanduiding van de voorstellen die in de vergadering aan de orde komen;

    • c.

      een wijze waarop en plaats waar een ieder de agenda en daarbij behorende voorstellen kan inzien.

  • 3.

    De (voorlopige) agenda en de daarbij behorende stukken worden op de website van de Omgevingsdienst Twente geplaatst.

Artikel 7 Bericht van verhindering

  • 1.

    Een lid dat verhinderd is en waarvan ook het plaatsvervangend lid verhinderd is de vergadering bij te wonen, geeft daarvan zo mogelijk voor de vergadering kennis aan de voorzitter.

  • 2.

    Ook wanneer het lid, of diens plaatsvervanger, later ter vergadering komt of voortijdig dient te vertrekken, geeft hij/zij hiervan voortijdig kennis aan de voorzitter.

Artikel 8 Opening en sluiting van de vergadering

  • 1.

    De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

  • 2.

    Als vijftien minuten na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, doet de voorzitter mededeling dat de vergadering niet wordt gehouden. De voorzitter kan een nieuwe vergadering beleggen, welke binnen twee weken dient plaats te vinden.

Artikel 9 Besluiten

  • 1.

    Besluiten kunnen alleen worden genomen over onderwerpen die zijn geagendeerd.

  • 2.

    Het algemeen bestuur kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden deelnemen aan de beraadslaging ten aanzien van een agendapunt dat aan de orde is. Een besluit daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de leden genomen alvorens met de beraadslaging over het betreffende agendapunt wordt begonnen.

  • 3.

    Het algemeen bestuur kan, op voorstel van de voorzitter of één van de leden, besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen om de leden de gelegenheid te geven voor nader beraad.

  • 4.

    Indien een aangelegenheid een lid rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij/zij als vertegenwoordiger is betrokken, neemt het lid niet deel aan de beraadslaging en/of besluitvorming.

Artikel 10 Interrupties

  • 1.

    Een spreker mag in zijn rede niet worden gestoord, tenzij de voorzitter het nodig oordeelt hem aan de voorschriften van dit reglement te herinneren. Interrupties zijn toegestaan, tenzij de voorzitter beslist dat een spreker zijn/haar betoog zonder verdere interrupties zal afronden.

  • 2.

    Indien een lid zich beledigende of onbetamelijke taal veroorlooft, afwijkt van het onderwerp van behandeling, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij/zij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien het desbetreffende lid hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem/haar, gedurende de vergadering waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

  • 3.

    De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem/haar te bepalen tijd schorsen en, indien na de opening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

Artikel 11 Verslaglegging

  • 1.

    De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en voor een verslag van de vergadering. Het verslag is tevens de besluitenlijst en wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 2.

    Het verslag van de voorgaande vergadering worden binnen twee weken na de vergadering toegezonden aan de leden.

  • 3.

    Het verslag bevat tenminste:

    • a.

      de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren en overige personen die het woord hebben gevoerd of aanwezig waren;

    • b.

      een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest met een zakelijke samenvatting van het besprokene;

    • c.

      de besluiten die door het algemeen bestuur zijn genomen;

    • d.

      een overzicht van het verloop van eventuele stemmingen, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van die leden die voor of tegen stemden onder aantekening van de namen die zich van stemming hebben onthouden;

    • e.

      de eventuele verklaring van de leden, die vermelding wensen van het feit dat zij tegen hebben gestemd.

  • 4.

    De leden hebben het recht aan het algemeen bestuur een voorstel tot verandering in te dienen, als zij van oordeel zijn dat het verslag onjuistheden bevat of niet in essentie duidelijk weergeeft hetgeen besloten is.

  • 5.

    Als het algemeen bestuur besluit het verslag te veranderen, worden de wijzigingen opgenomen in het verslag van de vergadering waarin het besluit tot wijziging wordt genomen. Hiervan wordt door de secretaris op het eerder genomen besluit een aantekening gemaakt met een verwijzing naar het verslag van de vergadering waarin tot wijziging is besloten.

  • 6.

    Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

HOOFDSTUK IV RECHTEN VAN LEDEN

Artikel 12 Persoonlijk feit

  • 1.

    Ieder lid dat aanwezig is in de vergadering kan het woord vragen over een persoonlijk feit.

  • 2.

    De voorzitter verleent het woord over een persoonlijk feit niet, nadat het betrokken lid een beknopte aanduiding van het feit heeft gegeven.

Artikel 13 Splitsing voorstel

  • 1.

    Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd tijdens de beraadslaging voor te stellen het voorgesteld besluit in twee of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke beraadslaging en besluitvorming zullen plaatsvinden.

  • 2.

    Elk voorstel tot splitsing moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend, tenzij de voorzitter, met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde, oordeelt dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan.

  • 3.

    Elk voorstel tot splitsing moet om in behandeling genomen te kunnen worden door tenminste twee andere leden worden ondersteund.

  • 4.

    Elk schriftelijk voorstel tot splitsing wordt zo spoedig mogelijk aan de leden rondgedeeld, tenzij de voorzitter besluit dat met voorlezing kan worden volstaan.

Artikel 14 Initiatiefvoorstellen

  • 1.

    Ieder lid heeft het recht voorstellen aan het algemeen bestuur te doen.

  • 2.

    Een voorstel als bedoeld in lid 1 moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend.

  • 3.

    De voorzitter plaatst het voorstel zo spoedig mogelijk op de agenda van de vergadering.

  • 4.

    De voorsteller geeft aan welke van de volgende behandelingswijzen de voorkeur heeft:

    • a.

      onmiddellijke behandeling;

    • b.

      in handen stellen van het dagelijks bestuur om advies;

    • c.

      verwijzing naar een (vaste) commissie van advies of een commissie, die bepaalde belangen behartigt, voor nader onderzoek en advies.

  • 5.

    Het algemeen bestuur kan, op voorstel van het dagelijks bestuur of in afwijking van de door de voorsteller aangegeven wijze van behandeling, met betrekking tot een voorstel een andere behandelwijze bepalen.

Artikel 15 Amendementen

  • 1.

    Onder een amendement wordt verstaan een voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is, naar vorm geschikt om daarin te worden opgenomen.

  • 2.

    Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd tijdens de beraadslaging een amendement in te dienen.

  • 3.

    Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd het amendement dat door een lid is ingediend een subamendement in te dienen.

  • 4.

    Elk amendement of subamendement moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend, tenzij deze oordeelt dat, met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgesteld, met een mondelinge indienen kan worden volstaan.

  • 5.

    Elk schriftelijk ingediend amendement of subamendement wordt zo spoedig mogelijk aan de leden rondgedeeld, tenzij de voorzitter besluit dat met voorlezing kan worden volstaan.

  • 6.

    Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is te allen tijde mogelijk, zo lang daarover geen besluitvorming heeft plaatsgevonden.

Artikel 16 Moties

  • 1.

    Onder een motie wordt verstaan een korte, met redenen omklede verklaring, waardoor een oordeel of een wens wordt uitgesproken zonder dat daaraan rechtsgevolgen zijn verbonden.

  • 2.

    Een lid dat het woord voert, kan daarbij een motie over het in behandeling zijnde onderwerp indienen.

  • 3.

    Een motie moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend.

  • 4.

    Een motie wordt zo spoedig mogelijk aan de leden rondgedeeld, tenzij de voorzitter besluit dat met voorlezing kan worden volstaan.

  • 5.

    Een motie komt in behandeling bij het onderwerp waarop zij betrekking heeft, of op een ander, door het algemeen bestuur te bepalen tijdstip.

Artikel 17 Voorstel van orde

  • 1.

    Onder een voorstel van orde wordt verstaan een voorstel tot het nemen van een besluit betreffende de wijze, het tijdstip of de duur van behandeling van een onderwerp dat aan de orde is.

  • 2.

    De voorzitter, ieder lid en de secretaris, kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

  • 3.

    Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

  • 4.

    Over een voorstel van orde besluit het algemeen bestuur, al dan niet na een korte beraadslaging terstond.

Artikel 18 Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslagingen en voordat het algemeen bestuur tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn/haar uit te brengen stem kort te motiveren.

Artikel 19 Stemming over amendementen en moties

  • 1.

    Indien een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over het amendement gestemd. Indien op een amendement een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement.

  • 2.

    Indien twee of meer amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel dat het meest verstrekkende amendement of subamendement het eerst in stemming wordt gebracht.

  • 3.

    Wordt het (sub)amendement van verdere strekking, als bedoeld in het vorige lid, aangenomen, dan vervallen de minder verstrekkende voorstellen.

  • 4.

    Indien aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt in de regel eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie.

Artikel 20 Stemmingen

  • 1.

    Na de beraadslaging en eventuele beslissing over de (sub) amendementen en moties wordt over het voorstel in zijn geheel, zoals het dan luidt, een besluit genomen.

  • 2.

    Indien geen van de leden bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt wordt het voorstel geacht hoofdelijk te zijn aangenomen.

  • 3.

    Indien een lid bij het nemen van een beslissing om een stemming vraagt wordt mondeling gestemd tenzij het vijfde lid wordt toegepast.

  • 4.

    Een lid kan aantekening in de notulen vragen dat hij geacht wil worden te hebben tegengestemd.

  • 5.

    Indien een lid dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, schorsing of ontslag van personeelsleden gesproken achter gesloten deuren en wordt zo nodig gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • 6.

    Een ter vergadering door de voorzitter uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming, of over de inhoud van een genomen besluit voor zover is gestemd over een niet schriftelijke vastgelegd voorstel, is beslissend. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats als de meerderheid van de vergadering of, als de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.

Artikel 21 Schriftelijke vragen

  • 1.

    Ieder lid kan schriftelijk vragen stellen aan de voorzitter of aan het dagelijks bestuur.

  • 2.

    De vragen worden kort en duidelijk geformuleerd en kunnen van een toelichting worden voorzien.

  • 3.

    De vragen worden schriftelijk bij de voorzitter ingediend, die er zorg voor draagt dat de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van het algemeen bestuur worden gebracht.

  • 4.

    Indien bij de voorzitter respectievelijk het dagelijks bestuur tegen het beantwoorden van vragen overwegende bezwaren bestaan, dan deelt hij/zij dit gemotiveerd aan de vragensteller mede.

  • 5.

    Indien geen bezwaar bestaat, vindt schriftelijke beantwoording zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen eenentwintig dagen nadat de vragen zijn binnengekomen. Indien de beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden, krijgt de vragensteller daarvan gemotiveerd bericht, waarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de beantwoording zal plaatsvinden. De schriftelijke antwoorden worden door de voorzitter aan de leden van het algemeen bestuur medegedeeld.

Artikel 22 Inlichtingen

  • 1.

    Indien een lid over een onderwerp inlichtingen verlangt, dient hij/zij daartoe schriftelijk een verzoek in bij het dagelijks bestuur, respectievelijk de voorzitter.

  • 2.

    Het verzoek wordt door de indiener in afschrift toegezonden aan het algemeen bestuur.

  • 3.

    De verlangde inlichtingen worden mondeling of schriftelijk in de eerstvolgende of in de daaropvolgende vergadering gegeven.

  • 4.

    De gestelde vragen en het antwoord vormen een agendapunt voor de vergadering, waarin de antwoorden zullen worden gegeven.

Artikel 23 Schriftelijke vragen raads- en statenleden

  • 1.

    Ieder lid van de raad van een aan de regeling deelnemende gemeente of provincie kan aan het algemeen bestuur schriftelijk vragen stellen. De vragen worden bij de voorzitter ingediend.

  • 2.

    De voorzitter brengt de gestelde vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van alle raden van de aan de regeling deelnemende gemeenten en aan provinciale staten.

  • 3.

    Het algemeen bestuur beantwoordt de vragen zo spoedig mogelijk, doch in elk geval binnen twee maanden, nadat de vragen de voorzitter hebben bereikt. De antwoorden worden door de voorzitter zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de raden van de aan de regeling deelnemende gemeenten en provincie medegedeeld. Bij de antwoorden worden de vragen opnieuw vermeld.

HOOFDSTUK V BESLOTEN VERGADERING

Artikel 24 Besloten vergadering

  • 1.

    Op een besloten vergadering, voor zover zich niets tegen de beslotenheid van de vergadering verzet, zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing, die gelden voor een openbare vergadering.

  • 2.

    Het verslag van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage bij de secretaris.

  • 3.

    Het verslag van een besloten vergadering wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt het algemeen bestuur een besluit over het al dan niet openbaar maken dit verslag.

Artikel 25 Geheimhouding

  • 1.

    Voor de afloop van een besloten vergadering beslist het algemeen bestuur of omtrent de inhoud en het verhandelde geheimhouding zal gelden, dan wel of deze wordt opgeheven.

  • 2.

    Indien het algemeen bestuur op grond van het bepaalde in artikel 23 van de wet voornemens is de geheimhouding op te heffen, indien daarom wordt gevraagd door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, wordt in een besloten vergadering met dat orgaan overleg gevoerd.

HOOFDSTUK VI TOEHOORDERS EN PERS

Artikel 26 Toehoorders en Pers

  • 1.

    De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen de openbare vergaderingen bijwonen. Indien de beschikbare ruimte ontoereikend is, neemt de voorzitter de nodige maatregelen om de overige toehoorders in de gelegenheid te stellen het verloop van de vergadering te volgen.

  • 2.

    Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is niet toegestaan.

  • 3.

    Indien de voorzitter dit nodig oordeelt kan hij de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen ter handhaving van de orde op de publieke tribune.

Artikel 27 Geluid- en beeldregistratie

  • 1.

    Het is verboden zonder toestemming van de voorzitter geluid- en beeldregistraties in de vergaderzaal of op de publieke tribune te maken van hetgeen besproken wordt.

  • 2.

    De voorzitter kan bij de toestemming aanwijzingen geven over de wijze waarop de geluid- en beeldregistraties worden gemaakt.

HOOFDSTUK VII SLOTBEPALINGEN

Artikel 28 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, beslist het algemeen bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 29 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement van Orde algemeen bestuur Omgevingsdienst Twente 2024”.

Artikel 30 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking de dag na bekendmaking. Het “Reglement van Orde algemeen bestuur Omgevingsdienst Twente van 15 december 2017” wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Twente op 13 september 2024,

de voorzitter,

drs. P.G. Welman

de secretaris,

ir. J.J.W. Strebus

Naar boven