Controleprotocol Werkom 2023

Inleiding

Dit document geeft aanwijzingen omtrent de reikwijdte, de betrouwbaarheid en de materialiteit van de door de accountant van het Participatiebedrijf Zaanstad Purmerend (Werkom) te verrichten werkzaamheden in het kader van de jaarverantwoording van Werkom.

Het controleprotocol geeft aan welke accountantsproducten (rapportages) moeten worden geleverd. In het geval van Werkom worden drie type producten (rapportages) gevraagd:

• een management letter n.a.v. de interimcontrole;

• een controleverklaring bij de jaarrekening van de BVO;

• een accountantsverslag na afronding van de jaarrekeningcontrole.

Als grondslag voor de controle en aanwijzingen geldt de van toepassing zijnde regelgeving zoals opgenomen in het controleprotocol. De accountantscontrole heeft betrekking op het getrouwe beeld in de jaarrekening.

Werkom bestaat uit een bedrijfsvoeringsorganisatie (de BVO) en Werkom diensten BV. De BVO van Werkom dient een normenkader en een controleprotocol te hebben. Voor de BV wordt geen controleverklaring van de onafhankelijk accountant gevraagd.¹ Het bestuur van Werkom dient het normenkader en controleprotocol periodiek te heroverwegen en vast te stellen.

Rechtmatigheidsverantwoording

Tot en met het boekjaar 2022 gaf de accountant in de controleverklaring een oordeel over de rechtmatigheid van het handelen van Werkom. Het betreft de comptabele rechtmatigheid, oftewel het besteden van bijdragen in overeenstemming met de begroting en met de regelgeving en andere afspraken zoals opgenomen het normenkader voor zover de regelgeving van invloed is op uitkomst van de in de jaarrekening opgenomen financiële transacties (baten, lasten, balansmutaties). De accountant nam alleen de aspecten ‘recht, hoogte en duur’ mee.

Vanaf het boekjaar 2023 legt het bestuur van Werkom zelf verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur via de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De accountant controleert vervolgens de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De commissie BBV heeft hierover de kadernota rechtmatigheid uitgebracht.

Het bestuur moet een percentage vaststellen van de totale lasten die als verantwoordingsgrens gaat gelden. Cumulatieve fouten groter dan die grens komen dan in de verantwoording. In de jaarrekening legt Werkom verantwoording af over de rechtmatigheid. Dit gebeurt via een standaard voorgeschreven model. Daarin moeten afwijkingen worden benoemd: dat zijn fouten (dus bij het niet-naleven van regelgeving) en/of posten waarover onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid (bijvoorbeeld bij inkopen en aanbestedingen). De onrechtmatigheden kunnen ook ontstaan uit misbruik of begrotingsonrechtmatigheden. Uiteraard moet dit een getrouwe weergave van de werkelijkheid zijn.

In de bedrijfsvoering paragraaf van het jaarverslag kan een aanvullende toelichting over de rechtmatigheid staan, en een toelichting op de kwaliteit van de interne beheersing en de verbeterpunten.

Voor Werkom is het volgende controleprotocol van toepassing:

Controleprotocol

1. Normenkader

Het normenkader van Werkom omvat:

• 1. De voor Werkom relevante externe regelgeving;

• 2. Gemeenschappelijke regeling het Participatiebedrijf Zaanstad Purmerend;

• 3. Organisatieverordening;

• 4. Financiële verordening;

• 5. Treasury statuut

• 6. Bijdrageverordening;

• 7. Besluiten van het bestuur over interne regelgeving met bepalingen over financiële beheershandelingen.

De interne aanbestedingsregels zijn uitgesloten.

2. Rapporterings- en goedkeuringstoleranties

Strekking Controleverklaring	Goedkeurend	Met beperking	Oordeelsonthouding	Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% van de lasten)	<=1%	>1%<3%		>=3%
Onzekerheden in de controle (% van de lasten)	<=3%	>3%<10%	>=10%

De verantwoordingsgrens voor financiële rechtmatigheidsfouten wordt gesteld op 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves.

De rapporteringstolerantie wordt gesteld op € 100.000. Dit bepaalt boven welk bedrag het verplicht is om de fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid te melden in de paragraaf bedrijfsvoering. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats.

Voor zover hier niet genoemd, zijn de toleranties conform het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) van toepassing.

Voor de toleranties voor de controle van de informatie die in het kader van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in de jaarrekening moet worden opgenomen, wordt verwezen naar de ministeriële regeling: Controleprotocol WNT.

De goedkeuringstolerantie voor de getrouwheid is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de strekking van de af te geven controleverklaring, zoals in de bovenstaande tabel met minimumeisen is aangegeven.

Dit betekent een tolerantie van 1% voor fouten (1% van de lasten inclusief dotaties aan de reserves) en 3% voor onzekerheden (3% van de lasten inclusief resultaatbestemming). De tolerantie wordt jaarlijks achteraf op basis van de werkelijke cijfers definitief bepaald.

Werkzaamheden met betrekking tot het jaarverslag

Dit betreft:

• 1. De accountant beoordeelt de consistentie van de financiële informatie in het jaarverslag met de in de jaarrekening opgenomen financiële informatie (conform Standaard 720).

• 2. Met betrekking tot de niet-financiële informatie volgt de accountant eveneens de werkzaamheden voortvloeiend uit Standaard 720.

• 3. Indien in het jaarverslag toekomstgerichte informatie is opgenomen, beoordeelt de accountant de betrouwbaarheid van aannames ten opzichte van de onderliggende aannames van het meerjarenbeleid en de meerjarenbegroting (conform Standaard 720).

• 4. De accountant beoordeelt de consistentie van alle (financieel gerelateerde) onderwerpen opgenomen in het jaarverslag met de jaarrekening (conform Standaard 720).

Tussentijdse controles

In de tweede helft van het verslagjaar voert de accountant een zogenaamde interim-controle uit. De tussentijdse controle is met name gericht op de beoordeling van de opzet en werking van de bedrijfs- en financiële processen. Over de uitkomsten van de tussentijdse controle wordt een managementletter uitgebracht ten behoeve van de directie. Deze bevat adviezen en aanbevelingen, voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de uitgevoerde werkzaamheden en betrekking hebben op potentiële risico’s in de bedrijfsvoering van Werkom.

Verslag van bevindingen

Omtrent de controle van de jaarrekening brengt de accountant een verslag van bevindingen uit aan het bestuur. In dit verslag wordt onder andere gerapporteerd over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde informatieverzorging en analyses van de informatie in de jaarrekening.

Controleverklaring

In de controleverklaring van de onafhankelijke accountant wordt, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven ten aanzien van de getrouwheid. Deze controleverklaring is bestemd voor het bestuur.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur dd. 6 juli 2023.

H.M.M. Rotgans

voorzitter

S.W. van Drooge

secretaris-directeur