Controlstatuut SWO De Wolden Hoogeveen

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Control- en auditfunctie

Doel

• 1. Het doel van het controlstatuut is het vastleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de interne control- en auditfunctie bij de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen en het daarmee borgen van de onafhankelijke positie van de control- en auditfunctie.

Positionering

• 2. De Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen kent een organisatieonderdeel belast met de control- en auditfunctie.

• 3. De verantwoordelijkheid voor de control- en auditfunctie voor de Samenwerkings- organisatie De Wolden Hoogeveen berust bij de SWO-controller.

• 4. De SWO-controller heeft een onafhankelijke positie ten opzichte van de ambtelijke organisatie.

• 5. De SWO-controller rapporteert rechtstreeks aan de directie en via hen aan het bestuur van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen.

• 6. De SWO-controller kan, via het BBVO, zelfstandig vraagstukken voorleggen aan het bestuur van de SWO, indien de SWO-controller dit in het belang van het bestuur noodzakelijk acht.

Opdracht

De SWO-controller is, tezamen met de gemeentecontrollers van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen, verantwoordelijk voor de uitvoering van de volgende taken:

Audit

• 7. De auditfunctie is belast met de interne controlewerkzaamheden ten behoeve van controle op de rechtmatigheid van het handelen van de samenwerkingsorganisatie. Deze audit ligt tevens ten grondslag aan de rechtmatigheidsverantwoording door de gemeenten De Wolden en Hoogeveen, zoals bedoeld in artikel 75 van het Besluit Begroting en Verantwoording.

• 8. Ter realisatie van bovenstaande doelstelling voeren de medewerkers belast met de auditfunctie de onderstaande werkzaamheden uit:

  • a. Financiële onderzoeken, gericht op de betrouwbaarheid van de financiële informatie.

  • b. Procesgerichte onderzoeken, gericht op de getrouwheid van de processen en de kwaliteit van de ingezette beheersmaatregelen.

  • c. Systeemonderzoeken, gericht op de kwaliteit van de beheersing van alle aspecten van de bedrijfsvoering.

  • d. Rechtmatigheidsonderzoeken, waarbij de naleving van de van toepassing zijnde interne en externe wet- en regelgeving object van onderzoek zijn.

  • e. Doelmatigheidsonderzoeken, naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het bestuur gevoerde beleid.

• 9. Onder verantwoordelijkheid van de SWO-controller wordt, in samenspraak met de gemeentecontrollers van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen, jaarlijks een integraal controleplan opgesteld, waarin alle controlewerkzaamheden die door de functionarissen belast met de audit, dan wel door andere functionarissen binnen de organisatie moeten worden verricht, worden opgenomen.

• 10. Ter uitvoering van het integraal controleplan kan de SWO-controller aanwijzingen geven aan de ambtelijke organisatie.

• 11. Van de bevindingen vanuit de audit wordt een verslag gemaakt dat, door tussenkomst van de directie, aan het bestuur wordt aangeboden. Bij het verslag wordt aangegeven waar verbeteringen nodig worden geacht.

• 12. Vanuit de interimcontrole wordt tevens een verslag gemaakt, inclusief aanbevelingen en verbeterpunten, dat aan directie en management van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen wordt aangeboden.

Control

• 13. Control is het geheel van maatregelen gericht op het waarborgen dat de uitvoering van gemeentelijke taken effectief, doelmatig en rechtmatig is.

• 14. Het inrichten en toezien op deze maatregelen is primair de verantwoordelijkheid van de ambtelijke organisatie (budgethouders, proceseigenaren, management).

• 15. De ambtelijke organisatie wordt hierin ondersteund door adviseurs vanuit de organisatieonderdelen die belast zijn met de bedrijfsvoeringstaken (onder meer financiën, inkoop, juridische zaken, ICT en HRM).

• 16. De controlfunctie is, onder verantwoordelijkheid van de SWO-controller, in tweede lijn belast met het toezicht op het bestaan, opzet en werking van de maatregelen als bedoeld in artikel 14.

• 17. De SWO-controller kan aanbevelingen doen ter verbetering van de maatregelen als bedoeld in artikel 14.

• 18. De SWO-controller ziet toe op de nakoming van de aanbevelingen en verbeterpunten uit de audit als bedoeld in artikel 12 en de interimcontrole ex artikel 13.

• 19. De SWO-controller voegt aan de rapportage als bedoeld in artikel 12 een hoofdstuk toe met bevindingen ten aanzien van het ‘in control’ zijn van de ambtelijke organisatie.

Risicomanagement, bedrijfsvoering en bedrijfseconomische advisering

• 20. De controlfunctie is, onverminderd de verantwoordelijkheid van het ambtelijk management voor de risicobeheersing, verantwoordelijk voor het vormgeven van een organisatiebreed risicomanagement.

• 21. Jaarlijks rapporteert de SWO-controller aan directie en management over de belangrijkste risico’s vanuit financieel perspectief, de maatschappelijke effecten, de impact op de organisatie, de procesbeheersing alsmede vanuit het oogpunt van rechtmatigheid.

• 22. De bovengenoemde rapportage vormt mede de basis voor de risicorapportage in de paragraaf Weerstandsvermogen in de jaarstukken van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen.

• 23. De SWO-controller kan op basis van een risicoanalyse opdracht geven tot nader onderzoek of daartoe zelf het initiatief nemen.

• 24. De SWO-controller kan, na tussenkomst van de directie, gevraagd en ongevraagd het bestuur adviseren over de bedrijfseconomische aspecten en de financiële risico’s als gevolg van bestaand en/of voorgenomen gemeentelijk beleid, van gewijzigd rijksbeleid of handelen van derden.

• 25. De SWO-controller kan, na tussenkomst van de directie, gevraagd en ongevraagd het bestuur adviseren over de bedrijfsvoering van de samenwerkingsorganisatie. Met name waar het gaat om:

  • a. De inrichting en vormgeving van de planning en control documenten (kadernota, begroting, jaarstukken en tussentijdse rapportages).

  • b. De inrichting van de informatievoorziening aan management, college en raad.

  • c. De inrichting van werkprocessen ten aanzien van risicobeheersing en rechtmatigheid.

Aldus vastgesteld door het bestuur van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen op 20 maart 2024,

de voorzitter,

Inge C.J. Nieuwenhuizen

Toelichting

Doel

In het controlstatuut zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de control organisatie beschreven. Daarmee wordt een belangrijke voorwaarde vervuld om als organisatie in control te zijn. De basis voor dit controlstatuut is de visie op control en dan met name de visie dat het systeem van control voor de bestuurlijke en ambtelijke organisatie wordt gebaseerd op het ‘Three lines of defense-model’. Daarbij wordt de primaire verantwoordelijkheid voor control verankerd in de lijnorganisatie.

Een andere belangrijke reden om te taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de controlfunctie in een controlstatuut vast te leggen vloeit voort uit de gewijzigde regelgeving rondom de rechtmatigheidsverantwoording. De colleges van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen zijn verplicht deze verantwoording op te stellen. Hierbij steunen ze voor een belangrijk deel op de control binnen de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen. Dit vraagt om een onafhankelijke controlfunctie die voor het bestuur van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen de interne audit vormgeeft, doet uitvoeren en daarover verslag uitbrengt.

Positionering

De onafhankelijke positionering betekent dat de SWO-controller zijn werk zelfstandig organiseert en daarbij geen aanwijzingen hoeft op te volgen. Het betekent niet dat hij dit in een vacuüm doet. De audit taken volgen uit het vastgestelde normenkader, aangevuld met onderzoek op door directie en/of bestuur aan te geven onderwerpen, waarvan zij

-vanuit risicoperspectief- een nadere doorlichting wensen. Het vaststellen van bedrijfs- economische risico’s geschiedt in samenspraak met bestuur en ambtelijk management.

Daarnaast geldt voor de positionering binnen de samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen nog een bijzonderheid. De SWO-controller is in dienst van de samenwerkings­organisatie en valt derhalve hiërarchisch onder de directie van de SWO. Hij legt over zijn functioneren dan ook verantwoording af aan de directie. In personele zin kan een team­leider als hiërarchisch leidinggevende optreden. Voor de verslaglegging naar het bestuur van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen als bedoeld in de artikelen 11, 12, 19 en 25 volgt hij de gebruikelijke besluitvormingskanalen, waarin de directie de schakel naar het bestuur is.

Dit laat onverlet dat de SWO-controller van de directie mag verlangen deze bevindingen onverkort door te geleiden naar het bestuur en bij blijvend verschil van inzicht hierover het bestuur in te lichten. Hiertoe is artikel 6 opgenomen. Dit is een escalatiemogelijkheid die hoogst zelden benut zal worden en alleen is opgenomen als extra waarborg ten aanzien van de onafhankelijke positionering. Ook hier geldt vanzelfsprekend dat de directie vooraf geïnformeerd wordt.

Opdracht

De SWO-controller heeft drie hoofdtaken die separaat worden uitgewerkt in het statuut:

• 1. Advisering over bestuurlijke en bedrijfseconomische risico’s.

• 2. Het organiseren van de interne beheersing, wat zowel toezicht op de financiële kolom inhoudt, als ook het samenbrengen van de ‘specialistische’ control vanuit onder meer informatieveiligheid, inkoop, HRM en juridisch perspectief.

• 3. Het organiseren en doen uitvoeren van de interne audit.

Deze taken vervult de SWO-controller in samenspraak met de gemeentecontrollers van De Wolden en Hoogeveen.

De controlfunctie in de breedte

In de controlvisie is het three lines of defense model nader uitgewerkt. Dat maakt duidelijk dat de primaire -eerstelijns- verantwoordelijkheid voor het ‘in control’ zijn bij de lijnorganisatie en het lijnmanagement ligt. Als ons werk moet voldoen aan eisen van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Risico’s moeten beheerst. Zowel de sturing, beheersing als verantwoording dient zichtbaar geregeld te zijn. Specialisten op het gebied van onder meer inkoop, financiën, HRM, ICT en juridische zaken staan de eerste lijn daarin bij.

In de derde lijn zien we naast de SWO-controller en de gemeentecontrollers, auditors en specialistische controllers. Deze functionarissen worden in dit controlstatuut niet specifiek benoemd. Hun controltaken worden onder verantwoordelijkheid van de SWO-controller en gemeentecontrollers uitgevoerd. Hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn een afgeleide van die van de SWO-controller als beschreven in dit controlstatuut en die van de gemeentecontrollers als beschreven in de controlstatuten van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen.

Voor de specialistische controller geldt daarbij vaak dat deze binnen een specialistisch werkveld zijn rol vervuld en daarbinnen ook een hiërarchisch leidinggevende heeft. Een voorbeeld is de inkoopcontrol of de HR-control.

De auditfunctie is een hoofdtaak van de SWO-controller (en gemeentecontrollers). Om die uit te voeren is een intern auditteam noodzakelijk, die het door of namens de SWO- controller opgestelde controleplan uitvoeren.

Business controllers zijn (tweedelijns) hulptroepen die de eerste lijn bijstaan bij het inrichten van de beheersorganisatie. Dat kan zijn naar aanleiding van bevindingen van de SWO-controller of gemeentecontrollers, vanuit constateringen door de directie, of vanuit een hulpvraag vanuit het lijnmanagement.