Mandaatbesluit Gemeente Leiden/ Holland Rijnland

Besluit het dagelijks bestuur en de voorzitter van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Holland Rijnland houdende regels omtrent het uitoefenen van de bevoegdheden door het college van burgemeester en wethouder van de gemeente Leiden (Mandaatbesluit Gemeente Leiden/ Holland Rijnland)

• 1. Het mandaatbesluit Holland Rijnland aan SP71 (Mandaatbesluit Servicepunt71 / Holland Rijnland) in te trekken met ingang van 1 januari 2023 wegens het beëindigen van SP71.

• 2. Het mandaatbesluit Holland Rijnland om mandaten te verlenen aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leiden (Mandaatbesluit Gemeente Leiden / Holland Rijnland) te nemen, met de mogelijkheid van het verlenen van ondermandaat met betrekking tot de werkzaamheden die voorheen werden gedaan door SP71.

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. het dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Holland Rijnland;

• b. de voorzitter: de voorzitter van het openbaar lichaam Holland Rijnland als bestuursorgaan, in en buiten rechte;

• c. het algemeen bestuur: het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Holland Rijnland;

• d. het college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leiden;

• e. mandaat: de bevoegdheid om in naam van Holland Rijnland besluiten te nemen;

• f. ondertekeningsmandaat: de bevoegdheid om door Holland Rijnland genomen besluiten namens Holland Rijnland te ondertekenen en bekend te maken;

• g. volmacht: de bevoegdheid om namens Holland Rijnland privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• h. machtiging: de bevoegdheid om namens Holland Rijnland handelingen te verrichten, geen besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandelingen zijnde.

Artikel 2 Mandaat

• 1. Aan het college wordt mandaat verleend ten aanzien van de in de bijlagen 1 tot en met 6 genoemde bevoegdheden.

• 2. Wanneer in dit besluit wordt gesproken over mandaat, wordt daaronder mede verstaan machtiging en volmacht.

• 3. Het college is bevoegd om van de bevoegdheden die bij dit besluit aan hem zijn toegekend, ondermandaat te verlenen.

• 4. Ondermandaat wordt verleend tot een leidinggevend niveau niet lager dan dat van manager van een service eenheid, tenzij expliciet in de bijlagen is aangegeven dat er aan medewerkers ondermandaat mag worden verleend. Plaatsvervangend leidinggevenden oefenen de bevoegdheden uit van de leidinggevende die zij bij diens afwezigheid vervangen.

• 5. Een ondermandaatbesluit wordt schriftelijk vastgelegd en ter informatie aan het dagelijks bestuur van Holland Rijnland gezonden.

Artikel 3 Algemene uitzonderingen van mandaat

• 1. Aan het dagelijks bestuur blijft voorbehouden de bevoegdheid tot het nemen van beslissingen die zijn neergelegd in een document, gericht tot:

  • a. het algemeen bestuur;

  • b. de Koning en andere leden van het Koninklijk Huis;

  • c. de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie, ministers en staatssecretarissen;

  • d. de voorzitter van de Eerste Kamer of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit één van die Kamers gevormde commissie;

  • e. de vicepresident van de Raad van State;

  • f. de president van de Algemene Rekenkamer;

  • g. enig bestuursorgaan van een provincie;

  • h. enig bestuursorgaan van een waterschap of een hoogheemraadschap;

  • i. de Nationale ombudsman.

• 2. Het college maakt geen gebruik van de hem toekomende bevoegdheid dan na voorafgaande terugkoppeling aan het dagelijks bestuur van Holland Rijnland indien hij redelijkerwijs weet of kan weten dat het dagelijks bestuur over het betreffende onderwerp wil of dient te beslissen.

• 3. Het college maakt geen gebruik van de hem toekomende bevoegdheid dan na voorafgaande terugkoppeling aan het dagelijks bestuur van Holland Rijnland indien het onderwerpen betreft:

  • a. met vergaande bestuurlijke, politieke of maatschappelijke consequenties;

  • b. waarbij wordt afgeweken van algemeen geldend beleid of richtlijnen.

Artikel 4 Voorwaarden

Het dagelijks bestuur respectievelijk de voorzitter kan voorwaarden stellen met betrekking tot de verlening van het (onder)mandaat.

Artikel 5 Rapportage

• 1. Teneinde het dagelijks bestuur en de voorzitter op de hoogte te houden van de in mandaat genomen beslissingen dient het college middels het jaarverslag te rapporteren aan de mandaatgever.

• 2. Het college stelt het dagelijks bestuur en de voorzitter onmiddellijk in kennis van krachtens mandaat genomen besluiten, waarvan hij redelijkerwijs moet aannemen dat kennisgeving aan dit orgaan van belang is.

Artikel 6 Ondertekening

• 1. Dit besluit heeft betrekking op de volgende besluiten en documenten:

  • a. Publiekrechtelijke besluiten en documenten waarin deze worden vastgelegd;

  • b. Privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen en documenten waarin deze worden vastgelegd;

  • c. Officiële standpunten van of namens het dagelijks bestuur en de voorzitter en documenten waarin deze worden vastgelegd.

• 2. Documenten, bedoeld in het eerste lid, worden opgemaakt op briefpapier en in de huisstijl van het dagelijks bestuur en worden als volgt ondertekend:

  Het Dagelijks Bestuur Holland Rijnland namens dezen, gevolgd door de afdeling, handtekening, naam en functieaanduiding van de ondertekenaar

  respectievelijk

  De voorzitter van het Dagelijks Bestuur Holland Rijnland namens deze, gevolgd door de afdeling, handtekening, naam en functieaanduiding van de ondertekenaar

• 3. Documenten, anders dan in het eerste lid bedoeld, zoals stukken ter voorbereiding van vergaderingen en dergelijke, kunnen desgewenst door medewerkers worden ondertekend.

• 4. Ingeval van ondertekeningsmandaat, worden de documenten opgemaakt op briefpapier en in de huisstijl van het dagelijks bestuur en als volgt ondertekend:

  Overeenkomstig het door het Dagelijks Bestuur Holland Rijnland d.d. [datum] genomen besluit, gevolgd door de afdeling, handtekening, naam en functieaanduiding van de ondertekenaar

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie.

Artikel 9 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als "Mandaatbesluit Gemeente Leiden / Holland Rijnland".

Aldus vastgesteld in de vergadering van 16 december 2022

De secretaris/directeur, De voorzitter,

De voorzitter,

Bijlage 1

Algemene bevoegdheden

Bevoegdheid	Voorwaarden
Het aangaan en opzeggen van contracten, voor zover door het dagelijks bestuur van Holland Rijnland voor de betreffende taken expliciet budget beschikbaar is gesteld.
Het ondertekenen van routinematige correspondentie niet zijnde besluiten en/of beschikkingen	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden.

Bijlage 2

Bevoegdheden op financieel gebied

Bevoegdheid	Voorwaarden
Het verlenen van uitstel van betalingen en het in dat verband treffen van betalingsregelingen	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden
Het bij de rechtbank aanhangig maken van een vordering kleiner dan € 25.000,--.	Na overleg met de service eenheid juridische zaken
Het ondertekenen van de verklaring derdenbeslag, wanneer derdenbeslag onder de deelnemer is gelegd.	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden.
Het doen van aangifte BTW voor het totaal van Holland Rijnland en aangiften van het BTW-compensatiefonds.
Het doen van verklaring van de vorderingen en zaken die door beslag zijn getroffen.	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden.
Het verrichten van betalingen en spoedbetalingen t.b.v. door of namens Holland Rijnland aangegane verplichtingen.	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden Overeenkomstig een door de Holland Rijnland gefiatteerde procedure.
Het doen van aangifte van Informatie Voor Derden (IV3), EMUsaldo en van andere aangiftes waartoe een deelnemer als werkgever of als rechtspersoon is gehouden.
Het per kwartaal doen van opgaaf aan de toezichthouder (Provincie) rond de kasgeldlimiet van de Wet fido.

Bijlage 3

Bevoegdheden op het gebied van Treasury,

Bevoegdheid	Voorwaarden
Bevoegdheden tot uitvoering van en advisering over het treasurybeleid (zie artikel 160.e Gw), niet zijnde het ondertekenen van overeenkomsten namens Holland Rijnland	De kaders van dit mandaat worden bepaald door de financiële verordening conform artikel 212.2.c Gw, het organisatiebesluit en de Nota Treasury
Machtiging om namens de voorzitter van het openbaar lichaam Holland Rijnland procuratie te verlenen op de bankrekening(en) van Holland Rijnland ter uitvoering van het betalingsverkeer van het openbaar lichaam Holland Rijnland, zoals opgedragen in de gemeenschappelijke regeling. Zie art. 171 Gemeentewet.	De kaders van dit mandaat worden bepaald door de vastgestelde regeling respectievelijk de Dienstverleningsovereenkomst (DVO)/ producten- en dienstencatalogus (PDC) met Holland Rijnland.

Bijlage 4

Bevoegdheden op personeelsgebied

Bevoegdheid	Voorwaarden
Het uitvoeren van het wervings- en selectiebeleid, waaronder het voeren van sollicitatieprocedures en het ondertekenen van de relevante correspondentie zoals ontvangstbevestiging, uitnodiging etc.	Ondertekeningsmandaat.
Het in behandeling nemen, behandelen en bekendmaken van besluiten, genomen door de secretaris/directeur van Holland Rijnland, op grond van de desbetreffende rechtspositieregeling (CAR-UWO) en eigen lokale regelingen,	Ondertekeningsmandaat met uitzondering van disciplinaire maatregelen.
Het behandelen en bekendmaken van besluiten, genomen door de secretaris/directeur van Holland Rijnland, in het kader van de functiebeschrijving en functiewaardering	Ondertekeningsmandaat.
Het verstrekken van informatie aan UWV / ABP / Loyalis/ IZA /Arbo Unie en/of overige uitvoeringsinstanties in het kader van sociale zekerheidswetgeving, de bovenwettelijke WW en suppletieregelingen.	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden.
Het uitvoeren van (gelegd) loonbeslag	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden.
Het afgeven van werkgeversverklaringen	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden.
Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden op het gebied van de salaris- en personeelsadministratie	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden.

Bijlage 5

Bevoegdheden op het gebied van juridische zaken

Bevoegdheid	Voorwaarden
Het voeren van de correspondentie en het verrichten van alle (rechts)handelingen in het kader van bezwaarprocedures, met uitzondering van het nemen van de beslissing op bezwaar.	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden.
Het in behandeling nemen en afhandelen van aansprakelijkstellingen door derden	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden. Over erkenning van aansprakelijkheid kan alleen worden besloten na overleg en in overeenstemming met Holland Rijnland. Het afhandelen mag geschieden op briefpapier en in de huisstijl de gemeente Leiden
Het aansprakelijk stellen van derden voor door hen bij Holland Rijnland veroorzaakte schades. (regreszaken)	Holland Rijnland meldt de schade bij de betreffende service eenheden van de gemeente Leiden Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden. Over het aansprakelijk stellen van derden kan alleen worden besloten na overleg en overeenstemming met Holland Rijnland. Het afhandelen mag geschieden op briefpapier en in de huisstijl van de gemeente Leiden.
Het voeren van schriftelijk en mondeling verweer, het verschaffen van nadere inlichtingen en het vertegenwoordigen van het openbaar lichaam Holland Rijnland en de bestuursorganen van Holland Rijnland ter rechtszitting in verband met de ingediende bezwaarschriften, zienswijzen en bedenkingen, ingesteld (hoger) beroep en/of verzoeken om voorlopige voorziening en verzetprocedures bij de gemeentelijke commissie bezwaarschriften, de gerechten, het college van gedeputeerde staten, de Centrale Raad van Beroep, de (voorzitter van de) Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State en het College van Beroep voor het bedrijfsleven.	Ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de Service eenheden De te volgen procedure en de stukken worden besproken met Holland Rijnland.
Het inschakelen van juridische bijstand	Na overleg en in overeenstemming met Holland Rijnland

Bijlage 6

Bevoegdheden op het gebied van inkoop en aanbesteding

Bevoegdheid	Voorwaarden
Het verrichten van rechts- en feitelijke handelingen in het kader van aanbestedingsprocedures voor werken, leveringen en diensten, niet zijnde het aangaan van een overeenkomst	ondermandaat kan worden verleend aan de medewerkers van de service eenheden.
Het aangaan van raamovereenkomsten	Mits het dagelijks bestuur van Holland Rijnland schriftelijk heeft aangegeven mee te willen doen in het aanbestedingstraject dat leidt tot de betreffende raamovereenkomst.