Blad gemeenschappelijke regeling van Gelders Archief
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Gelders Archief | Blad gemeenschappelijke regeling 2024, 1518 | overige overheidsinformatie |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
In het Strategisch plan 2025-2028 hebben we onze missie, visie, ambities en strategie voor de komende jaren vastgelegd. Voorliggend plan, inclusief begroting, is hiervan de uitwerking voor 2025.
Wij zijn een ondernemende en vernieuwende informatiebeheerder. Wij borgen de duurzame toegankelijkheid van informatie en staan voor een sterke digitale dienstverlening. We ondersteunen onze Gelderse partners bij het beheer van hun informatie en we beheren de informatie die ons is toevertrouwd integer en professioneel. We stellen deze informatie op een laagdrempelige manier beschikbaar aan een breed publiek. Zo creëren we de voorwaarden voor een transparante overheid en zijn wij het informatiecentrum voor de geschiedenis van Gelderland en de regio Arnhem.
Wij zien dat de archiefvormers en archiefbeheerders verder naar elkaar toegroeien, waarbij het archief
op termijn kan uitgroeien tot het centrale loket voor het beheren en verdelen van (overheids)informatie.
Daarom zijn wij, als specialist op het gebied van informatiebeheer, aanwezig in de gehele informatieketen,
van creatie tot en met presentatie. Wij zijn intermediair tussen onze collectie en het publiek en
faciliteren het (historisch) onderzoek en (her)gebruik door derden.
We vertalen onze missie en onze visie in de volgende ambities, strategie en concrete invulling voor 2025:
We zijn een kenniscentrum voor onze partners. We willen het loket voor alle overheidsinformatie worden.
We ontwikkelen ons digitaal depot verder door. Het moet voor partners eenvoudig zijn om hun digitaal archief over te brengen en het moet voor alle burgers gemakkelijk zijn om deze archieven te raadplegen. Wij adviseren onze partners proactief over hun informatiehuishouding en positioneren ons als strategisch en tactische partner voor de aangesloten overheden.
Daarnaast nodigen wij nieuwe overheidsorganisaties in de regio uit om partner te worden van het Gelders Archief om zo schaalvoordelen te behalen en kennis te bundelen. Wij streven ernaar om de centrale plaats te worden waar burgers alle overheidsinformatie kunnen vinden om hun vragen te beantwoorden.
Onze collectie is waardevol voor de hele Gelderse samenleving. We hebben daarom aandacht voor onderbelichte archieven en doelgroepen.
We onderzoeken welke groepen binnen onze huidige collectie onderbelicht zijn en passen, waar nodig, ons collectieprofiel en acquisitiebeleid aan. Hierbij richten we ons vervolgens op (particuliere) acquisitie om eventuele lacunes in onze collectie aan te vullen.
We maken onze collectie voor een breed publiek toegankelijk via intuïtieve (digitale) dienstverlening.
Ook in 2025 blijven we onze dienstverlening verbeteren. Om een zo breed en divers mogelijk publiek te bereiken nemen we onze (digitale) dienstverlening onder de loep en herijken we waar nodig onze website en andere communicatiekanalen met betrekking tot taalgebruik, begrijpelijkheid en gebruiksvriendelijkheid.
We verbeteren de kwaliteit van onze data en de toegankelijkheid van onze collecties met projecten rondom veelgevraagde archieven zoals de Burgerlijke stand of de Doop-, Trouw- en Begraafboeken. Ook werken we aan een zo goed mogelijke raadpleging van archieven uit het digitaal depot via de website, zowel voor onze partners als onze bezoekers.
We maken gebruik van nieuwe, innovatieve technologie om onze collectie te beheren en (her)gebruik te faciliteren.
De laatste jaren is in het archiefveld de nodige ervaring opgedaan met de inzet van nieuwe technieken om collecties beter te ontsluiten en bruikbaarder te maken voor een breder publiek. Zo kunnen, door de inzet van kunstmatige intelligentie, steeds vaker handgeschreven archieven geautomatiseerd omgezet worden naar een hedendaagse, doorzoekbare teksten. Daarmee wordt een schat aan informatie ontsloten die eerder alleen toegankelijk was voor specialisten en op kleine schaal. Ook vindt een concept als Linked Open Data, waarbij collecties en collectieonderdelen aan elkaar worden verbonden, steeds meer toepassing, met winst voor de gebruiker. In 2025 willen we niet alleen scans van onze archieven aanbieden, maar ook beginnen met het aanbieden van transcripties, bijvoorbeeld met behulp van transcriptiesoftware. Op die manier maken we onze collectie beter toegankelijk en bruikbaar.
We ontwikkelen ons tot een topwerkgever in het belang van bezoekers, de organisatie en de maatschappij.
In 2019 is ons HR-beleid vastgesteld. Intussen zijn zowel ons personeelsbestand als de wereld om ons heen sterk veranderd. Medewerkers hebben andere verwachtingen van werkgevers en werkgevers vragen andere competenties van hun medewerkers. Daarbij verdwijnt het archiefonderwijs zoals we dat kennen en is onduidelijk wat daarvoor in de plaats komt. Het is dus zaak dat we ons opnieuw positioneren op de arbeidsmarkt, ons meer en meer bezig gaan houden met talentontwikkeling en beter gebruik gaan maken van het potentieel binnen en buiten het Gelders Archief. Diversiteit en inclusie en arbeidsparticipatie krijgen daarin een prominente plaats.
Om dit te bewerkstelligen zal in 2025 een herijking plaatsvinden van het HR-beleidsplan dat als basis zal dienen voor de doorontwikkeling van ons werkgeverschap in de jaren erna.
We zijn een duurzame organisatie, waarbij we streven naar een kleinere ecologische voetafdruk.
Grote winst op het gebied van duurzaamheid is te behalen door volop mee te gaan in de energietransitie. Wij gaan ons energieverbruik zo veel mogelijk reduceren en waar mogelijk (groene) energie zelf opwekken.
In het bijzonder de luchtbehandeling van onze depots en de koeling van ons datacenter vergen veel energie. Om hierin te verduurzamen brengen we in detail ons energieverbruik in beeld en onderzoeken we waar we op welke wijze kunnen besparen. Daarnaast verdiepen we ons in de mogelijkheden van duurzame energiebronnen en het zelf opwekken van (groene) energie. Dit zal leiden tot een totaalpakket aan maatregelen die zijn toegespitst op onze situatie.
Conform de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief (RGA), artikel 16, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. Deze zijn vermeld in de Financiële Begroting (onderdeel III) als “lumpsum”.
De aangekondigde juridische terugtrekking van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling heeft, volgens toezegging van de minister van OCW, geen financiële consequenties voor de huidige lumpsum.
De kosten voor de overhead van het Gelders Archief worden bepaald door de directe personele kosten. Deze betreffen 10 personen, die deels ook worden ingezet in het primaire proces of bij derden. In 2025 bedragen deze kosten naar verwachting € 715.000,-, dat betekent een overhead van minder dan 20%.
4. Bedrag voor vennootschapsbelasting
Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van onder meer de RHC’s in deze context; hier is geen gemeenschappelijk standpunt uit gekomen. Het Gelders Archief heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met BDO-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst. In juni 2018 heeft de Belastingdienst aangegeven het Gelders Archief vooralsnog niet uit te nodigen om aangifte te doen. Met BDO-adviseurs is nu een nadere onderbouwing opgesteld voor het geval om een aangifte wordt gevraagd. Vanwege de verwachting dat hier geen fiscale consequenties uit voortkomen, wordt hier in de begroting geen rekening mee gehouden.
In de RGA, art 16-23, zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere gemeenschappelijke regeling (GR) begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het Gelders Archief; de betreffende stukken zijn conform het BBV opgesteld.
Het Gelders Archief voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s.
2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Gelders Archief in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar.
Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Gelders Archief nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers.
Het weerstandsvermogen betreft de algemene reserve en bedraagt per 1 januari 2024 € 402.027.
Dit betreft 7,6% van de deelnemersbijdragen in het Gelders Archief. De mate waarin weerstandsvermogen wordt gevormd, wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (RGA, art 22, lid 2), waarin is opgenomen dat de reserve in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen.
Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn:
1) In 2020 is in het bestuur de bijdrage per deelnemer vastgesteld en is afgesproken dat de deelnemers zich hieraan conformeren. In 2025 zal het Rijk uittreden als deelnemer in de GR, maar heeft schriftelijk bevestigd dat er geen wijziging zal komen in de bijdrage en prijscompensatie voor het analoge Rijks archiefmateriaal dat is opgeslagen bij het Gelders Archief.
2) Ten aanzien van de extra benodigde personele capaciteit voor subsidies en zakelijke diensten wordt in het personeelsbestand gewerkt met tijdelijke functies en arbeidsovereenkomsten, zodat bij het ongepland wegvallen van inkomsten of extra personeelskosten dit binnen de bestaande begrotingen c.q. reserves kan worden opgevangen.
De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Hierbij blijkt dat de huisvestingschuld van het Gelders Archief ten opzichte van de jaarlijkse inkomsten relatief hoog is en drukt op de langdurige vaste lasten van de organisatie.
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de GR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De VNG gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Gelders Archief een GR is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben.
De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.
Het Gelders Archief beschikt over een gebouw en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. Het gebouw is eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het Gelders Archief. Hiervoor is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld, welke in 2022 is geactualiseerd. Er is geen sprake van achterstallig onderhoud. De afschrijvingen van het gebouw zijn gelijk aan de annuïtaire aflossingen van de lening.
Door het Algemeen Bestuur (AB) is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk beperkt.
Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 1 januari 2024 wordt een bedrag van € 6.228.197 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt € 1.000.000.
De renterisiconorm is wettelijk vastgesteld op 20% van de begrotingsomvang. Van de langlopende schuld mag maximaal dat bedrag aan een renteherziening onderhevig zijn. Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van € 2.500.000. De renterisiconorm is niet van toepassing voor het Gelders Archief.
Aan het hoofd van het openbaar lichaam Gelders Archief staat het AB. De voorzitter en twee leden van het AB hebben zitting in het dagelijks bestuur (DB). De ambtelijke leiding van het Gelders Archief is belegd bij een door het DB benoemde directeur.
Het Gelders Archief kent drie afdelingen (Publiek, Collectie en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de Archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers.
Er is geen budgetverdeling; enkele medewerkers kunnen bestellingen doen tot maximaal € 500,- en daarboven is vooraf toestemming vereist van de controller.
In de RGA (artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Vanaf het boekjaar 2023 moet het DB van het Gelders Archief de rechtmatigheid verantwoorden in de jaarrekening. Ingevolge de (aanpassing van de) Gemeentewet, het BBV en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is een Interne Controle Procedure (ICP) vastgesteld voor de verantwoording van de financiële rechtmatigheid.
In de ICP is vastgelegd welke controles uitgevoerd dienen te worden, hoe de taakverdeling is en wie bevoegd is. Er zijn tegengestelde belangen gecreëerd, zodat de kans op fraude en misbruik beperkt worden (functiescheiding). De mate waarin dit kan is overigens afhankelijk van de grootte van de organisatie. Er zijn autorisatietabellen opgesteld en er wordt gebruik gemaakt van werkinstructies, werkprogramma's en standaardformulieren voor het goed laten functioneren van de AO/IB. Risico’s op fraude in de crediteurenadministratie en/of betalingen worden systematisch gecontroleerd.
In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het dagelijks bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met vastgestelde kaders en relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.
Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Gelders Archief een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Gelders Archief heeft geen verbonden partij.
Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”.
De directie wordt gevoerd door mevrouw Petra Links. De directeur valt onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
Conform artikel 3.5 van de Wet Open Overheid (WOO) worden het beleid en de uitvoering van de wetgeving verantwoord in het jaarverslag; hier is nog geen standaardmodel voor. Het Gelders Archief plaatst zoals voorgeschreven alle publicaties van het algemeen bestuur digitaal op Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP), inclusief het jaarverslag en de begroting. Daarnaast wordt gepubliceerd op onze website (zie Organisatie).
III BATEN EN LASTEN MET TOELICHTING
De begroting 2025 sluit dekkend af. In het onderstaande wordt een toelichting gegeven van de posten in de begroting. De vermelde bedragen zijn in € 1.000.
Dit bestaat uit de volgende onderdelen:
a) personele kosten van de medewerkers met een arbeidsovereenkomst bij het Gelders Archief.
b) inhuur tijdelijke krachten voor additionele of projectmatige werkzaamheden.
c) de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten.
Hier zijn dus ook de personele kosten opgenomen van de projecten en zakelijke diensten.
Dit betreft het verwacht saldo van de liquide middelen per 31 december.
Bij schatkistbankieren OCW is een drempelbedrag vastgesteld van € 1.000.000. Het Gelders Archief houdt een drempelbedrag van € 250.000 aan. Behoudens perioden waarin de bijdragen van de deelnemers worden ontvangen of grote uitgaven staan gepland, wordt dat drempelbedrag niet overschreden.
De hoge liquiditeit is ontstaan bij de nieuwbouw van het Gelders Archief. In 2010 is voor de bouw de benodigde lening afgesloten bij de BNG. Tijdens de bouw bleek dat de uitgaven onverwacht minder waren vanwege extra subsidies, scherpe inkopen en fiscale restituties. Bij het aflossen van de lening wordt de volledige boeterente over de resterende looptijd in rekening gebracht. Het Algemeen Bestuur heeft daarom besloten de lening conform schema af te lossen. De huidige liquide middelen bestaan nu deels uit dit resterende deel van de lening en de opgebouwde voorzieningen.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2024-1518.html