Verordening financieel beheer Recreatieschap Spaarnwoude

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Spaarnwoude;

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van Spaarnwoude d.d.11 april 2024;

gelet op Wet gemeenschappelijk regeling artikel 59 en overeenkomstig het bepaalde in artikel 190 tot en met 219 Provinciewet;

besluit vast te stellen de Verordening financieel beheer Recreatieschap Spaarnwoude:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Schap:

  Het openbaar lichaam Recreatieschap Spaarnwoude, als bedoeld in artikel 2 van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Spaarnwoude

• b. Deelnemers:

  De bestuursorganen die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling: Gemeenteraden en colleges van burgemeester en wethouder van de deelnemende gemeenten, alsmede Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten van Noord-Holland.

• c. Algemeen bestuur (AB):

  Het algemeen bestuur van het schap, als bedoeld in artikel 6 lid 1 van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Spaarnwoude

• d. Dagelijks bestuur (DB):

  Het dagelijks bestuur van het schap, als bedoeld in artikel 11 lid 1 van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Spaarnwoude

• e. Uitvoeringsorganisatie:

  De organisatie die in opdracht van het algemeen bestuur van het recreatieschap belast is met het dagelijks gebiedsbeheer, het financieel beheer, de beleidsvoorbereiding en de planvorming en -uitvoering.

• f. Budgethouder:

  De directeur van de uitvoeringsorganisatie of een door hem aangewezen functionaris

• g. BBV:

  Het Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten

• h. Administratie:

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het Algemeen bestuur, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Spaarnwoude en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd

• i. Rechtmatigheid:

  Het in overeenstemming zijn met de financiële beheersmaatregelen opgenomen in geldende wet- en regelgeving

• j. Doelmatigheid :

  Het realiseren van bepaalde prestatie met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen

• k. Doeltreffendheid:

  De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald

• l. Investeringskrediet:

  Een budget voor het realiseren van een investering

• m. Investering:

  Een opoffering in tijd, geld of menskracht waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Uitgangspunten begroting

• 1. De jaarlijks door het DB op te stellen ontwerpbegroting (concept Programmabegroting inclusief meerjarenbegroting) van het recreatieschap wordt opgesteld binnen de grenzen van het vastgestelde beleid en bevat een specificatie van de begrote participantenbijdragen.

• 2. De bedragen van de (meerjaren)begroting kunnen worden herzien op basis van de ramingen voor de loon- en prijsontwikkeling, conform de geldende uitgangspunten zoals jaarlijks vastgesteld in de ‘Kadernota’.

• 3. Begrotingsvoorstellen die afwijken van het bepaalde in voorgaande leden worden door het DB met een afzonderlijke toelichting voorgelegd aan het AB.

• 4. In de jaarbegroting en meerjarenbegroting wordt, voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft, de aan het recreatieschap geraamde verschuldigde bijdrage per deelnemer als bedoeld in het volgende lid vermeld.

• 5. De participantenbijdragen worden ten laste gebracht van de deelnemers volgens een door de deelnemers bij het vaststellen van deze verordening overeengekomen of later gewijzigde verdeelsleutel, welke als bijlage 1 bij deze verordening is gevoegd en welke bijlage deel uitmaakt van deze verordening.

• 6. De verdeelsleutel wordt bepaald om het aandeel van de deelnemers in de uitgaven aan gezamenlijke activiteiten, en de verantwoordelijkheid in de dekking van het exploitatietekort vast te stellen.

• 7. Het AB is bevoegd de verdeelsleutel te bepalen. Een dergelijk besluit van het AB dient met unanieme instemming van alle deelnemende gemeenten en provincie te worden genomen

• 8. Wijziging van de verdeelsleutel, zoals weergeven in bijlage 1, is slechts mogelijk nadat van alle deelnemers een positieve zienswijze is ontvangen op het ingediende voorstel.

• 9. De deelnemers zijn gehouden hun in de begroting geraamde bijdrage bij wijze van voorschot te voldoen, in twee termijnen en wel op 1 januari en 1 juli van het begrotingsjaar.

Artikel 3 Inrichting begroting

• 1. Het AB stelt per bestuursperiode de indeling van de begroting vast conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

• 2. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming per programma. Bij de jaarverslaggeving wordt een overzicht gegeven van de realisatie per programma en de bijdrage per deelnemer.

• 3. De begroting voor het komende jaar bevat een meerjarenbegroting over een periode van drie jaar, om de in de begroting opgenomen ramingen te kunnen plaatsen in een meerjarenperspectief.

• 4. In de begroting wordt van nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven met de afschrijvingstermijnen en de uit de investeringen voortvloeiende kapitaallasten (meerjarig).

Artikel 4 Procedure voorbereiden en vaststellen begroting

• 1. Het DB zendt de ontwerpbegroting (concept Programmabegroting inclusief de meerjarenbegroting), vergezeld van een toelichting binnen de wettelijk voorgeschreven termijn aan de raden van de deelnemende gemeenten en Provinciale Staten van de deelnemende provincie en gelijktijdig aan het AB.

• 2. De raden van de deelnemende gemeenten en Provinciale Staten van de deelnemende provincie kunnen binnen de wettelijk voorgeschreven termijn bij het DB hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen .

• 3. Het DB stelt de raden en provinciale staten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het tweede lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

• 4. Het AB stelt de begroting, meerjarenbegroting en eventueel gewijzigd investeringsschema vast binnen de wettelijk voorgeschreven termijn.

Artikel 5 Uitvoering begroting

• 1. Het DB waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Het DB draagt er zorg voor dat de begrote lasten en baten door middel van kosten toerekening eenduidig zijn toegewezen aan het programma.

Artikel 6 Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijziging

• 1. Het AB geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan het DB om de doelstellingen te realiseren en diensten te verlenen.

• 2. Het AB autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

• 3. Het DB draagt er zorg voor dat de lasten, zoals is geautoriseerd in de begroting, niet worden overschreden.

• 4. Indien het DB voorziet dat een programma of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het DB aan het AB gemeld. Dit kan middels de tussentijdse rapportages of middels een voorstel voor wijziging van het budget van het betreffende programma of investeringskrediet of een voorstel tot bijstelling van het beleid. Het DB legt dit aan het AB ter autorisatie voor.

• 5. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar, die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het DB voor het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van het investeringskrediet aan het AB voor. Voor deze procedure gelden volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen dezelfde termijnen als voor de begroting.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

• 1. Het DB informeert het AB eenmaal per jaar (in het najaar) door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het recreatieschap van het lopende jaar.

• 2. De tussentijdse rapportage bevat:

  • a. Een analyse van de uitkomsten ten opzichte van de begroting;

  • b. Een vooruitblik op het verwachte jaarresultaat;

  • c. Een overzicht van de bestede investeringskredieten;

• 3. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op investeringskredieten en afwijkingen op de raming van baten en lasten boven de 10% met een ondergrens van € 10.000 toegelicht.

Artikel 8 Jaarstukken

• 1. Het DB maakt elk jaar de rekening van het voorafgaande jaar op conform wet- en regelgeving. De jaarstukken bevatten in ieder geval:

  • a. Een programmaverantwoording;

  • b. De verplichte paragrafen;

  • c. Een balans, inclusief een uitgebreide toelichting hierop en een overzicht van de baten en lasten van het voorafgaande jaar;

  • d. Een verklaring over de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

• 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investerings­kredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 3. Het DB zendt binnen de wettelijk voorgeschreven termijn de voorlopige jaarrekening eventueel vergezeld van zijn opmerkingen en vergezeld van een verantwoording van het financieel beleid aan de raden van deelnemende gemeenten, aan Provinciale Staten van de deelnemende provincie en aan het AB onder overlegging van een afschrift van het verslag van het onderzoek naar de deugdelijkheid van de jaarrekening, ingesteld door de hiertoe door het AB aangewezen certificerend accountant(s).

• 4. De raden en provinciale staten kunnen binnen de wettelijk voorgeschreven termijn bij het DB hun zienswijze over de resultaatbestemming naar voren brengen. Het DB reageert gemotiveerd op deze zienswijzen en voegt zijn reactie op deze zienswijzen bij de ontwerpjaarrekening.

• 5. Het AB stelt de jaarrekening vast binnen de wettelijk voorgeschreven termijn alsmede de bijdragen die de deelnemers betalen in het eventuele exploitatietekort.

• 6. De vaststelling van de jaarrekening strekt het bestuur tot decharge.

Artikel 9 Negatief saldo

• 1. Het negatief saldo omvat het exploitatietekort verminderd met de begrote participantenbijdragen en met de begrote dekking uit bestemmingsreserves en de algemene reserve, conform de nota reserves en voorzieningen.

• 2. Wanneer in de jaarrekening sprake is van een negatief saldo over enig boekjaar besluit het AB of dit:

  • a. voor zover de reserves daarvoor toereikend zijn, ten laste gebracht worden van de door het recreatieschap gevormde reserves;

  • b. voor zover de reserves niet toereikend zijn, wordt een negatief saldo ten laste gebracht van de deelnemers volgens de op grond van de in bijlage 1 overeengekomen verdeelsleutel. De deelnemers voldoen hun aanvullende bijdrage op grond van dit lid binnen 60 dagen na de vaststelling van de jaarrekening.

• 3. Het AB is bevoegd te bepalen dat het nadelige exploitatiesaldo van één of meer daartoe bij de meerjarenbegroting aangewezen voorzieningen of onderdelen der exploitatie, niet wordt omgeslagen overeenkomstig de hierboven genoemde verdeelsleutel, maar geheel of gedeeltelijk rechtstreeks ten laste wordt gebracht van een of meer deelnemers.

• 4. Een besluit van het AB als bedoeld in voorgaande lid dient met instemming van tenminste twee-derde van het aantal deelnemers te worden genomen, waaronder de deelnemers aan wie het negatief exploitatiesaldo gaat worden omgeslagen.

Artikel 10 Positief saldo

Indien de jaarrekening inclusief de voorgeschoten participantenbijdragen sluit met een positief saldo van de exploitatie besluit het AB of dit:

• a. geheel of gedeeltelijk zal worden toegevoegd aan de algemene reserve, doch alleen en voor zover het door het AB vastgestelde maximum plafond van de reserve nog niet is bereikt, dan wel;

• b. geheel of gedeeltelijk zal worden toegevoegd aan een of meerdere bestemmingsreserves, dan wel;

• c. geheel of gedeeltelijk zal worden uitgekeerd aan de deelnemers in de verhouding, waarin zij volgens de verdeelsleutel in bijlage 1 bijdragen in het exploitatietekort.

Het voorgaande met inachtneming van artikel 8 lid 4.

Artikel 11 Garantstellingen

• 1. Voor de betaling van rente en aflossing van door het recreatieschap te sluiten geldleningen en in rekening-courant op te nemen gelden staan de deelnemers garant.

• 2. De deelnemers nemen aan de garantie deel in de verhouding waarin zij volgens de verdeelsleutel in bijlage 1 bijdragen in het exploitatietekort.

• 3. Indien uit deze bepaling in enig jaar voor de deelnemers betalingen voortvloeien, zullen deze na afwikkeling van het exploitatietekort of -overschot worden verrekend.

Artikel 12 Fiscale aspecten

• 1. Het recreatieschap maakt binnen de Wet op de omzetbelasting gebruik van de koepelvrijstelling voor de btw voor alle activiteiten met uitzondering van de btw-ondernemersactiviteiten. Daarbij worden jaarlijks de werkelijk gemaakte btw-kosten voor activiteiten die onder de koepelvrijstelling vallen, gemeld aan de participanten, zodat zij die kosten kunnen indienen bij het btw compensatiefonds. Deze kosten worden verdeeld over de participanten op basis van de verdeelsleutel in bijlage 1.

• 2. Om van de koepelvrijstelling voor de btw gebruik te mogen maken, mogen de reserves niet onbeperkt toenemen. Daarom wordt door het AB in de Programmabegroting een maximum plafond vastgesteld voor de algemene reserve.

Hoofdstuk 3 Financieel beleid

Artikel 13 Waardering en afschrijving vaste activa

De kaders voor activering, waardering en afschrijving van vaste activa worden separaat beschreven in de Nota activeren, waarderen en afschrijven. Het AB stelt deze nota vast.

Artikel 14 Reserves en voorzieningen

De kaders voor het instellen/vormen en het gebruik van reserves en voorzieningen worden beschreven in de Nota reserves en voorzieningen. Het AB stelt deze nota vast.

Artikel 15 Financieringsfunctie

• 1. Het schap neemt ten aanzien van de financieringsfunctie de Wet Financiering Decentrale Overheden (wet FIDO) en daarmee ook de Regeling Uitzettingen en Derivaten Decentrale Overheden (wet RUDDO) in acht;

• 2. Het AB stelt het Financieringsstatuut vast. Daarin zijn voor de financieringsfunctie kaders opgenomen voor het risicobeheer, financiering, kasbeheer en relatiebeheer.

Artikel 16 Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeenschappelijke regeling, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeenschappelijke regeling verleende diensten.

• 2. Bij de kosten worden betrokken de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

• 3. Voor de inzet van materiele activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting van de gemeenschappelijke regeling vastgesteld.

Artikel 17 Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het DB vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel aan het AB waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeenschappelijke regeling de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het DB vooraf een voorstel aan het AB waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

Hoofdstuk 4 Paragrafen

Artikel 18 Paragrafen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het DB conform het Besluit begroting en verantwoording minimaal de verplichte onderdelen van de paragrafen Bedrijfsvoering, Financiering, Onderhoud kapitaalgoederen, Grondbeleid, Verbonden partijen en Weerstandsvermogen en risicobeheersing op.

Hoofdstuk 5 Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 19 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a. Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de organisatie;

• b. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

• c. Het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• e. Het voldoen aan de inlichtingenverplichting die op grond van artikel 15, tweede lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten aan de deelnemers wordt opgelegd;

• f. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 20 Financiële organisatie

Het DB zorgt voor en legt vast:

• 1. Voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• 2. De verlening of goedkeuring van mandaten en volmachten aan de budgethouder voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 3. Het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;

• 4. Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten en diensten met inachtneming van geldende regels vanuit de Europese Unie.

Artikel 21 Interne controle

• 1. Het DB zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balans-mutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het DB maatregelen tot herstel.

• 2. Ten behoeve van deze stelselmatige toetsing draagt het DB zorg voor een controleplan. Voor de uitvoering van dit plan en de jaarlijkse actualisatie is de uitvoeringsorganisatie verantwoordelijk. Dit plan borgt de regelmatige toetsing van de bedrijfsprocessen, op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, op de rechtmatigheid van beheers handelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik.

Artikel 22 Verantwoording over de rechtmatigheid

• 1. Het DB verantwoordt zich over de rechtmatigheid van de beheershandelingen conform de bepalingen van het BBV met een rechtmatigheidsverantwoording en toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering.

• 2. Voor het rechtmatigheidsoordeel stelt het AB de verantwoordingsgrens vast op 3%. Deze grens van 3% geldt afzonderlijk voor zowel fouten als onzekerheden.

• 3. Het DB rapporteert in de paragraaf Bedrijfsvoering over alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid waardoor in het voorkomende geval de verantwoordingsgrens wordt overschreven en verder over alle bevindingen die het DB relevant acht voor de lezer van de jaarrekening.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 23 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening vastgesteld op 9 december 2022 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en 2024.

Artikel 24 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie op Overheid.nl.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: verordening financieel beheer Recreatieschap Spaarnwoude.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van Recreatieschap Spaarnwoude op 29 mei 2024.

De voorzitter,

B. Diepstraten

BIJLAGE 1 VERDEELSLEUTEL VERORDENING FINANCIEEL BEHEER

• 1. Met ingang van 1 januari 2024 is de verdeelsleutel voor het recreatieschap zoals in onderstaande tabel is aangegeven m.b.t. deelgebied SPW:

  Deelnemer	Aandeel in de verdeelsleutel
  Gemeente Amsterdam	22,1 %
  Gemeente Haarlem	12,8 %
  Gemeente Haarlemmermeer	4,4 %
  Gemeente Velsen	7,6 %
  Provincie Noord-Holland	53,1 %

• 2. Met ingang van 1 januari 2024 is de verdeelsleutel voor het recreatieschap zoals in onderstaande tabel is aangegeven m.b.t. deelgebied SGP:

  Deelnemer	Aandeel in de verdeelsleutel
  Gemeente Amsterdam	10 %
  Gemeente Haarlem *)	15 %
  Gemeente Haarlemmermeer	25 %
  Provincie Noord-Holland	50 %

  *) De door Haarlem verschuldigde bijdrage wordt op grond van in het AB gemaakte afspraken verminderd met de genormeerde kosten voor beheer en onderhoud in het deelgebied Ringvaart West op het grondgebied van Haarlem

• 3. Een jaarlijks tekort (na saldering van kosten en baten) wordt aangevuld uit de van de toenmalige Stichting Mainport en Groen ontvangen afkoopsom (besluit AB recreatieschap Spaarnwoude d.d. 19 december 2012) voor het beheer van het deelgebied totdat die afkoopsom is uitgeput. Met ingang van 1 januari 2024 is de verdeelsleutel voor het recreatieschap zoals in onderstaande tabel is aangegeven m.b.t. deelgebied SMG t.a.v. het resterende tekort:

  Deelnemer	Aandeel in de verdeelsleutel
  Gemeente Haarlemmermeer	50 %
  Provincie Noord-Holland	50 %

De in deze bijlage geduide deelgebieden (SPW, SGP en SMG) zijn aangegeven op de bij de GR gevoegde kaart (werkingsgebied).