Financiële verordening Regio Hart van Brabant 2023

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant,

gelet op artikel 35 Wet gemeenschappelijke regelingen in samenhang met artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 13 van de gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant;

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijk regeling Regio Hart van Brabant,

besluit vast te stellen de Financiële Verordening Regio Hart van Brabant 2023:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de GR Regio Hart van Brabant en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de regeling;

• bestuurscommissie jeugd: de commissie als bedoeld in artikel 25 Wgr, ingesteld door het algemeen bestuur voor de bestuurlijke aansturing van de uitvoering van bovenlokale jeugdhulp;

• bovenlokale taken: gemeentelijke taken in het kader van de Jeugdwet waarvan de colleges van burgemeester en wethouders van de aan de gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant deelnemende gemeenten in het regionale beleidskader jeugd hebben vastgesteld dat deze in gezamenlijkheid worden uitgevoerd;

• dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de regeling;

• deelnemende gemeenten: de aan de regeling deelnemende gemeenten;

• inkomsten: totaal van de baten vóór onttrekking reserves;

• rechtmatigheidhet voldoen aan wettelijke kaders en regelgeving;

• Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur, waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• regeling: de gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant;

• regionaal beleidskader jeugd: het vigerende regionale beleidskader jeugdhulp Hart van Brabant;

• Wgr: de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. De GR Regio Hart van Brabant heeft één programma met daarbinnen de domeinen Sociaal, Fysiek, Economie en Bedrijfsvoering

• 2. Bij de begroting worden onder elk van de domeinen de lasten en baten weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de domeinen de gerealiseerde lasten en baten weergegeven.

• 3.

• 4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting en de meerjarenraming.

• 5.

Artikel 3. Kaders begroting

Het dagelijks bestuur biedt conform artikel 34b Wgr de begroting voor het volgende begrotingsjaar, inclusief het beleid en de financiële kaders, en de meerjarenagenda aan de raden van de deelnemende gemeenten.

In de begroting wordt een indexering toegepast die is gebaseerd op de CPB-indexeringen uit de meest recente septembercirculaire van het gemeentefonds. Indexering vindt plaats op loon- en prijscomponenten waarbij een mogelijke correctie met een herberekening over de twee jaren vóór het begrotingsjaar plaatsvindt indien de begrote en werkelijke indexering van elkaar afwijken.

Uitzondering hierop betreft de deelbegroting Jeugd. Deze kent specifieke indexeringsontwikkelingen welke jaarlijks in de begroting worden opgenomen en toegelicht.

Artikel 4. Autorisatie begroting

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten.

• 2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten significant dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten significant dreigen te onderschrijden. Onder significant wordt in ieder geval verstaan een over- of onderschrijding van de deelbegroting Jeugd met meer dan 5%. Het algemeen bestuur geeft vervolgens aan of zij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 3. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur desgewenst voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en het bijstellen van het beleid.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur in het voor- en najaar over de realisatie van de begroting van de regeling door middel van een rapportage.

Artikel 6. Jaarstukken

• 1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het dagelijks bestuur het algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 7. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid;

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de GR Regio Hart van Brabant, inclusief dotaties aan de reserves;

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 0,1% van de totale lasten van de GR Regio Hart van Brabant, inclusief dotaties aan reserves, nader toegelicht.

Artikel 8. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks ter kennisname een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Indien uit de actualisatie van het normenkader wijzigingen blijken, wordt het gewijzigde normenkader ter vaststelling aan het algemeen bestuur voorgelegd.

Artikel 9. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

• 3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

  • b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

  • c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen van de gemeenschappelijke regeling en haar eigendommen.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa

De GR Regio Hart van Brabant beschikt niet over en investeert niet in vaste activa. Indien hiervan in de toekomst sprake gaat zijn, dan stelt het algemeen bestuur hierover regels op en neemt deze op in de financiële verordening.

Artikel 12. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

• 1. Het dagelijks bestuur geeft jaarlijks bij de begroting een overzicht van de reserves en voorzieningen

• 2. Het dagelijks bestuur hanteert de volgende uitgangspunten:

  • a. Een reserve wordt ingesteld of opgeheven door een besluit van het algemeen bestuur;

  • b. Een voorziening wordt alleen ingesteld of opgeheven door een besluit van het algemeen bestuur, indien sprake is van een keuzemogelijkheid voor het algemeen bestuur. Voorzieningen die van rechtswege worden ingesteld behoeven geen besluit van het algemeen bestuur;

  • c. In het besluit bij het instellen van een reserve of voorziening wordt in ieder geval aangegeven:

    • i. Het specifieke doel van de reserve of voorziening

    • ii. De voeding en onttrekking van/aan de reserve of voorziening

    • iii. De normering en bandbreedte

    • iv. De looptijd

Artikel 14. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van diensten van de regeling, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, hanteert de GR Regio Hart van Brabant een extracomptabel systeem van kostentoerekening en betrekt daarbij de directe en indirecte kosten.

Artikel 15. Financieringsfunctie

• 1. Het algemeen bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

• 3. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het algemeen bestuur indien mogelijk zekerheden.

• 4. Bij het verstrekken van een garantie wordt een voorziening ten laste van de begroting gevormd ter grootte van het risico dat de regeling met de garantie loopt. Als in de begroting niet is voorzien in budget voor deze voorziening dan doet het dagelijks bestuur vooraf aan de garantieverlening een voorstel aan het algemeen bestuur voor een begrotingswijziging.

Hoofdstuk 5. Paragrafen

Artikel 16. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de onderdelen op die artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten verplicht stelt

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 18. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a. Een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals in artikel 7 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• b. Een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• c. Rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• d. Geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 19. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de regeling als geheel;

  • b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vorderingen, schulden, contracten;

  • c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de diensten en de maatschappelijke effecten van het regionale beleid;

  • e. het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

  • f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• 2.

Artikel 20. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie van de regeling;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. De te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

• g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• i. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de regeling,

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 21. Interne controle

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 18, lid 1 onder a. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de GR Regio Hart van Brabant met dien verstande dat de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de kortlopende schulden en vorderingen jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 22. Intrekking oude verordening

De financiële verordening Regio Hart van Brabant 2015 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening Regio Hart van Brabant 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 13 december 2023,

De voorzitter,

Th.L.N. Weterings

De directeur Regiobureau,

F.A.J. van Mil