Controleverordening Regio Foodvalley 2023

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Foodvalley

gelet op artikel 213 Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole gemeenten en de Financiële verordening Regio Foodvalley.

Besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Regio Foodvalley.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Accountant:

een door het Algemeen Bestuur benoemde registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten.

b. Accountantscontrole:

de controle van de in artikel 43 van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Foodvalley bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de, door het Algemeen Bestuur benoemde, accountant van:

• het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• onrechtmatigheden in de jaarrekening, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden genomen.

c. Auditcommissie:

Het Algemeen Bestuur kan uit zijn midden een commissie benoemen waaraan zij de taken mandateert die in deze Controleverordening aan het Algemeen Bestuur toekomen.

d . Deelverantwoording:

Een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatieonderdeel of programma/project, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole van de jaarrekening wordt voor een bepaalde periode opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant.

• 2. Het Dagelijks Bestuur bereidt in overleg met het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

• a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

• b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

• c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

• f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

• g. de functies en of organisatieonderdelen van de gemeenschappelijke regeling met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

• 4. In afwijking van lid 3, letters f en g, kan het Algemeen Bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het Algemeen Bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de functies en de organisatieonderdelen van de Gemeenschappelijke Regeling, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

  • 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het Algemeen Bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

    In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen overeenkomstig de eisen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado).

    Goedkeuringstolerantie	Goedkeurend	Beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
    Fouten in de jaarrekening (% lasten)	< 1%	> 1% < 3%	-	> 3%
    Onzerkerheiden in de controle (% lasten)	< 3%	> 3% < 10%	> 10%	-

• Voor de rechtmatigheid wordt aangesloten bij de tolerantiegrens van de accountant, zodat er geen verschil kan ontstaan tussen een oordeel van het Dagelijks Bestuur en de accountant.

Artikel 3 Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur

• 1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van het Dagelijks Bestuur, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Het Dagelijks Bestuur overlegt tijdig de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur stelt binnen de wettelijk vastgestelde termijnen de jaarrekening vast.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

• 5. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het Dagelijks Bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeenschappelijke regeling en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 4 inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 5 Toegang tot informatie door accountant

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de Gemeenschappelijke Regeling.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de Gemeenschappelijke Regeling zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1. Het Dagelijks Bestuur kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. 2. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het Dagelijks Bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

• 3. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te warden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

Artikel 7 Rapportering door accountant

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, de manager, de controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 2. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.

• 3. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling in het Algemeen Bestuur van de jaarstukken, het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het Algemeen Bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het Algemeen Bestuur.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2023.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Controleverordening Regio Foodvalley".

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 15 december 2023.