Regeling Informatiebeheer Het Waterschapshuis 2024

Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis;

gelet op artikel 2 en 3 van de Informatieverordening het Waterschapshuis 2024;

besluit vast te stellen de Regeling informatiebeheer Het Waterschapshuis 2024.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a. Archiefbewaarplaats: de in artikel 36 van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaatsen die als zodanig zijn aangewezen door het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling het Waterschapshuis zijnde Archief Eemland van de gemeente Amersfoort te Amersfoort.

• b. Archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van informatieobjecten in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

• c. Archivaris: het overeenkomstig artikel 40 lid 2 jo. 37, derde lid van de Archiefwet 1995 aangewezen archivaris.

• d. Authenticiteit: het toekennen van één of meer kenmerken aan informatie op een wijze dat later kan worden vastgesteld dat het om originele authentieke informatie gaat.

• e. Beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• f. Beheerder: degene die door het dagelijks bestuur is belast met de uitvoering van het beheer van de niet overgebrachte informatieobjecten zijnde de secretaris-directeur.

• g. Conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

• h. E-depot: de digitale archiefbewaarplaats.

• i. Informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zoals vastgelegd in de selectielijst;

• j. Informatieobjecten: informatieobjecten als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995.

• k. Kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

• l. Migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

• m. Overbrenging: overbrenging van informatieobjecten naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

• n. Selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke informatieobjecten voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

• o. Strategisch informatieoverleg: (SIO) overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;

• p. Vervanging: het vervangen van informatieobjecten door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en

• q. Vervreemding: overdracht van informatieobjecten als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

Artikel 2. Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van informatieobjecten alsmede ten aanzien van de vervanging van informatieobjecten als bedoeld in artikel 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle informatieobjecten ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.

Hoofdstuk 2. Beheer

Artikel 3. Taken beheerder

• 1. De beheerder is belast met het beheer van de informatieobjecten, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

• 2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van informatieobjecten over te gaan een specificatie van vernietigbare informatieobjecten op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft het advies van de archivaris.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en archivaris

• 1. Het Strategisch informatieoverleg geeft het dagelijks bestuur of de beheerder advies over:

• a. vervreemding van informatieobjecten;

• b. uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken.

• De archivaris geeft het dagelijks bestuur of de beheerder in ieder geval advies over:

  • a. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;

  • b. overdracht van informatieobjecten aan een andere beheerder;

  • c. vervanging;

  • d. vervreemding;

  • e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

  • f. migratie en conversie van informatieobjecten;

  • g. overbrenging van informatieobjecten naar de archiefbewaarplaats;

  • h. beperkingen op de openbaarheid van informatieobjecten, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats of het E-depot;

  • i. duurzaamheid van digitale informatieobjecten, en

  • j. de bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van informatieobjecten.

Artikel 5 Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatieobjecten van de Gemeenschappelijke regeling het Waterschapshuis, welke niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats

• 1. De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatieobjecten die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundig personeel.

• 2. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.

• 3. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de informatieobjecten en de ruimten en systemen waarin deze zich bevinden.

• 4. De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van goed beheer moeten worden getroffen.

• 5. De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:

  • a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatorische eenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere organisatorische eenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten;

• 6. De archivaris brengt, als onderdeel van het jaarverslag, eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatieobjecten, die nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 6. Overdracht en terbeschikkingstelling van informatieobjecten

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de informatieobjecten getroffen:

• a. informatieobjecten betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

• b. van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;

• c. informatieobjecten betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

• d. informatieobjecten betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en

• e. informatieobjecten betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan kunnen, voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze beheerregeling Informatiebeheer treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: ‘Regeling Informatiebeheer Het Waterschapshuis 2024’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis.