Privacyreglement Veilig Thuis Noord-Holland Noord

1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. Veilig Thuis: Veilig Thuis als bedoeld in artikel 4.1.1.Wmo 2015;

• b. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

• c. bijzondere persoonsgegevens: informatie over een persoon over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;

• d. persoonsgegevens van gevoelige aard: bijzondere persoonsgegevens, het burgerservicenummer (BSN) en gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen;

• e. directbetrokkenen: diegenen die huiselijk geweld en/of kindermishandeling begaan of ondergaan, alsmede degene die tot hun huishouden of gezin behoren, voor zover Veilig Thuis directe bemoeienis met hen heeft gehad;

• f. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

• g. gezin of huishouden: de personen die in een gezinsverband leven of hebben geleefd of die een gezamenlijke huishouding voeren of hebben gevoerd;

• h. minderjarige: persoon die de leeftijd van 18 jaar nog niet heeft bereikt, niet gehuwd is of meerderjarig is verklaard;

• i. ouder: ouder(s) met gezag, adoptiefouder, stiefouder of anderen die de jeugdige als behorend tot hun gezin verzorgen en opvoeden;

• j. wettelijke vertegenwoordiger: de ouder(s) die het gezag uitoefen(t)en over de minderjarige, de voogd, de mentor of curator van personen vanaf 18 jaar die niet in staat zijn tot een redelijke waardering van hun belangen ter zake;

• k. dossier: de verzameling geautomatiseerde gegevens met betrekking tot een melding van huiselijk geweld of kindermishandeling of een vermoeden daarvan die in de registratie van Veilig Thuis zijn opgenomen;

• l. huiselijk geweld: lichamelijk, geestelijk of seksueel geweld of bedreiging daarmee door iemand uit de huiselijke kring;

• m. kindermishandeling: elke vorm van voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of van vrijheid staat, actief of passief opdringen, waardoor ernstige schade wordt berokkend of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel;

• n. verwerking van persoonsgegevens: alle handelingen die Veilig Thuis kan uitvoeren met persoonsgegevens. Hierbij kan het gaan om het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;

• o. verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die als verantwoordelijke het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

• p. verwerker: Een verwerker is een persoon/organisatie die geen deel uitmaakt van de organisatie van Veilig Thuis, maar wel in ‘opdracht’ van Veilig Thuis persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld de salarisadministratie voor Veilig Thuis uitvoert;

• q. gegevensverstrekking: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;

• r. toestemming: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de (direct)betrokkene duidelijk verklaart akkoord te gaan met de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens;

• s. persoonlijke werkaantekeningen: die gegevens, die naar hun aard niet bedoeld zijn om onder andere ogen dan die van de medewerker zelf te komen;

• t. vertrouwenspersoon: een door de gemeente aanwezen persoon die onafhankelijk de jeugdigen of volwassenen op hun verzoek ondersteunt in aangelegenheden die samenhangen met de wettelijke taken en verantwoordelijkheden van Veilig Thuis en die werkzaam is bij een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;

• u. verwijsindex: Verwijsindex risicojongeren als bedoeld in paragraaf 7.1. van de Jeugdwet;

• v. burgerservicenummer: burgerservicenummer als bedoeld in artikel 1 van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer;

• w. advies: een op de behoefte van de adviesvrager afgestemde set van aanwijzingen, raadgevingen en tips met als doel de adviesvrager in staat te stellen zelf verder te kunnen handelen in situaties van huiselijk geweld of kindermishandeling of bij een vermoeden daarvan;

• x. melding: het kenbaar maken aan Veilig Thuis van een situatie of vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling met vermelding van de persoonsgegevens van de betrokkene(n);

• y. veiligheidsbeoordeling: besluitvorming door Veilig Thuis over de vervolgstappen die naar aanleiding van de melding gezet worden en over de vraag aan welke professional of instelling de verantwoordelijkheid voor de verdere aanpak van de melding wordt toebedeeld;

• z. monitoren: nagaan of aan de veiligheidsvoorwaarden wordt voldaan, of directe en stabiele veiligheid wordt hersteld en of gewerkt wordt aan herstel van schade als gevolg van huiselijk geweld of kindermishandeling;

• aa. huiselijke kring: familielid, huisgenoot, (voormalig) echtgenoot of mantelzorger;

• bb. zicht op veiligheid: de situatie waarin Veilig Thuis aan de volgende voorwaarden voldoet: er is een actueel beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens; de veiligheid wordt ingeschat aan de hand van een gestandaardiseerd (risicotaxatie-) instrument; de veiligheid wordt beoordeeld in een multidisciplinair overleg.

Artikel 2 Reikwijdte van het reglement

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een dossier zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen en die verband houden met de taken van Veilig Thuis.

Artikel 3 Taken van Veilig Thuis

• 1. Veilig Thuis heeft op grond van de Wmo 2015 en daarbij behorende besluiten, voor zover van belang voor de verwerking van persoonsgegevens, de volgende wettelijke taken:

  • a. het fungeren als meldpunt voor gevallen of vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling;

  • b. het naar aanleiding van een melding onderzoeken of daadwerkelijk sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling;

  • c. het beoordelen van de vraag of - en zo ja tot welke stappen de melding aanleiding geeft;

  • d. het in kennis stellen van een instantie die passende professionele hulp kan verlenen, van de melding, indien het belang van de betrokkene of de ernst van de situatie daartoe aanleiding geeft;

  • e. het in kennis stellen van de politie of de RvdK van een melding van (een vermoeden van) huiselijk geweld of kindermishandeling indien het belang van de betrokkene of de ernst van het feit daar aanleiding toe geeft;

  • f. indien Veilig Thuis een verzoek tot onderzoek doet bij de RvdK, het in kennis stellen van het college van burgemeester en wethouders;

  • g. het op de hoogte stellen van de melder van de stappen die naar aanleiding van zijn melding zijn ondernomen.

  • h. het geven van advies en zo nodig het bieden van ondersteuning aan ieder die in verband met een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling om dit advies vraagt;

• 2. Onderdeel van de wettelijke taken van Veilig Thuis is het uitvoeren van een radarfunctie waaronder monitoren.

• 3. Veilig Thuis kan in overleg treden met de politie of de hulpofficier van justitie voor overleg over de mogelijkheden van het opleggen van een tijdelijk huisverbod of het (deels) uitvoeren hiervan.

• 4. Veilig Thuis kan, via de officier van justitie, het initiatief nemen om een beschermingsmaatregel voor een volwassene aan te vragen bij de kantonrechter.

• 5. Gemeenten en Veilig Thuis kunnen overeenkomen dat Veilig Thuis andere - niet wettelijke taken - in de sfeer van huiselijk geweld en kindermishandeling uitvoert.

Artikel 4 Toegang tot het dossier

Directe toegang tot het dossier hebben alleen die personen die behoren tot de organisatie van Veilig Thuis die belast zijn met het uitvoeren van Veilig Thuis-taken of degene met wie Veilig Thuis een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak. Anderen dan zojuist genoemde personen hebben slechts toegang indien een wettelijk voorschrift Veilig Thuis verplicht tot het verlenen van toegang.

Artikel 5 Algemene informatie voor de betrokkene over gegevensverwerking

Zo spoedig mogelijk na de eerste betrokkenheid van Veilig Thuis worden betrokkenen, waaronder degene die advies vraagt en degene die een melding doet, gewezen op beschikbare bronnen waarin te vinden is hoe Veilig Thuis met persoonsgegevens omgaat en wat hun rechten zijn. Daarnaast worden betrokkenen gewezen op informatie over de organisatie en op de klachtenregeling en krijgen ze uitleg over de wijze waarop Veilig Thuis de taak waarmee betrokkenen te maken krijgen, uitvoert.

2. Doel en voorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens

Artikel 6 Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is:

• a. het mogelijk maken van de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 4.1.1 Wmo 2015;

• b. het voldoen aan wettelijke verplichtingen in het kader van de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 4.1.1. Wmo 2015 en verder toegelicht in artikel 3 van dit reglement;

• c. het vastleggen van gegevens met het oog op het ontwikkelen van beleid, ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en advisering;

• d. het vastleggen van gegevens die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering van Veilig Thuis, alsmede het voldoen aan wettelijke verplichtingen die samenhangen met contractvoorwaarden van de gemeente en de toezichthoudende taak van de Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd;

• e. het mogelijk maken van het wettelijk klachtrecht dat betrokkenen hebben.

Artikel 7 Voorwaarden voor een rechtmatige verwerking

• 1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met AVG, Uitvoeringswet AVG en (uitvoeringsbesluit en -regeling) Wmo 2015 en bijbehorende regelingen op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

• 2. Persoonsgegevens worden voor de in artikel 6 van dit reglement genoemde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

• 3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

• 4. In het dossier en rapportages worden de van belang zijnde feiten volledig en naar waarheid aangevoerd. De weergegeven verklaringen van derden worden geverifieerd en er wordt zoveel mogelijk verwezen naar bronnen. Persoonsgegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd. Tevens dient Veilig Thuis alle redelijke maatregelen te nemen om persoonsgegevens die onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren.

• 5. Veilig Thuis neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en waarborgt dat directbetrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen.

Artikel 8 Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

• 1. Artikel 6 van de AVG bepaalt zes grondslagen waarop algemene persoonsgegevens mogen worden verwerkt, te weten indien:

  • a. de betrokkene voor de verwerking van de hem betreffende gegevens zijn toestemming heeft verleend;

  • b. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waar de directbetrokkene bij betrokken is;

  • c. de gegevensverwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de Veilig Thuis onderworpen is;

  • d. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter bescherming van een vitaal belang van de betrokkene;

  • e. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Veilig Thuis is opgedragen, of

  • f. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Veilig Thuis of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang van de betrokkene op bescherming van de persoonlijke levenssfeer prevaleert.

• 2. Veilig Thuis kan zonder toestemming van de cliënt persoonsgegevens verwerken, indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken genoemd in artikel 4.1.1 Wmo 2015 en nader toegelicht in artikel 3 van dit reglement en de informatieverstrekking vanuit Veilig Thuis plaatsvindt aan de in dit artikel genoemde ketenpartners ten behoeve van de genoemde doeleinden.

• 3. Veilig Thuis kan ten behoeve van de veiligheidsbeoordeling en indien zij dat voor een beoordeling van de melding relevant acht, de informatie uit de melding aanvullen met informatie uit de volgende bronnen:

  • a. Veilig Thuis kan bij ketenpartners nagaan óf de directbetrokkenen (de zogenaamde ‘dat’-informatie) bij hen bekend zijn.

  • b. Veilig Thuis kan inhoudelijke informatie (de zogenaamde ‘wat’-informatie) ophalen bij de volgende bronnen:

  • de eigen systemen van Veilig Thuis;

  • andere Veilig Thuis-organisaties;

  • de Basisregistratie Personen (BRP);

  • het Centraal Gezagsregister;

  • de RvdK;

  • de directbetrokkenen zelf, voogd of curator;

  • de politie indien:

    • dit voor inschatting van de veiligheid bij het leggen van het eerste contact noodzakelijk wordt geacht;

    • op basis van de melding duidelijk is, of door Veilig Thuis de inschatting wordt gemaakt, dat mogelijk ook strafrechtelijk onderzoek wordt gedaan.

Artikel 9 Verwerking persoonsgegevens van gevoelige aard

• 1. Veilig Thuis is op grond van de wet bevoegd om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en andere persoonsgegevens van gevoelige aard te verwerken voor zover dat noodzakelijk en proportioneel is voor de uitoefening van de wettelijke taken.

• 2. Veilig Thuis gebruikt het BSN van een betrokkene met het doel te waarborgen dat de in het kader van de uitvoering van Wmo 2015 de daarop rustende bepalingen te verwerken persoonsgegevens op betrokkene betrekking hebben.

• 3. Op het verwerken van persoonsgegevens van gevoelige aard is artikel 7 van dit reglement van overeenkomstige toepassing.

Artikel 10 Verwerking van persoonsgegevens met gebruik van audio- of visuele hulpmiddelen

• 1. Verwerking van persoonsgegevens door Veilig Thuis in het kader van uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 3 met gebruik van audio- of visuele hulpmiddelen vindt alleen plaats indien betrokkene hiervoor toestemming heeft verleend.

• 2. Het maken van een geluidsopname van een gesprek door de betrokken zelf geschiedt in overleg met Veilig Thuis. Alleen wanneer de privacy van de overige deelnemers aan het gesprek gewaarborgd is, kan een geluidsopname van een gesprek worden toegestaan. Dergelijke opnames mogen alleen worden gebruikt als geheugensteun voor betrokkene zelf en niet worden gedeeld met anderen of worden gebruikt in procedures.

• 3. Het maken van beeldopnamen van een gesprek is niet toegestaan, tenzij hiervoor toestemming van de betrokken gespreksdeelnemers is. Aan het maken van beeldopname kunnen aanvullende voorwaarden worden gesteld.

Artikel 11 Informatieverstrekking

• 1. Als door Veilig Thuis persoonsgegevens worden verkregen bij anderen dan degene die het betreft, brengt Veilig Thuis de betrokkenen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na het moment van vastlegging van de hem betreffende gegevens, op de hoogte.

• 2. Indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar, wordt de informatie als bedoeld in het eerste lid aan de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt. Indien de betrokkene al wel twaalf maar nog geen 16 jaar oud is, wordt de informatie als bedoeld in het eerste lid in beginsel zowel aan de betrokkene als de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt. Veelal zullen in eerste instantie de ouders met gezag/voogd de gesprekspartners zijn. Indien betrokkenen de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, wordt de informatie aan de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt.

• 3. De in het eerste lid genoemde termijn kan telkens met ten hoogste twee weken worden verlengd, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken van Veilig Thuis als bedoeld in artikel 3 lid 1 sub b t/m h van het reglement en dit noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken.

• 4. Veilig Thuis verstrekt hierbij aan de betrokkene inlichtingen over de herkomst van de persoonsgegevens, tenzij sprake is van een situatie als bedoeld in lid 5 of 6.

• 5. Veilig Thuis verstrekt geen inlichtingen over de identiteit van een melder of informant die anders dan als bedoeld in lid 6 niet beroepsmatig informatie heeft verstrekt, tenzij de melder of informant hiervoor uitdrukkelijk zijn toestemming heeft gegeven.

• 6. Veilig Thuis verstrekt geen inlichtingen over de herkomst van persoonsgegevens die het naar aanleiding van een melding heeft verkregen indien een persoon die in een beroepsmatige, hulpverlenende of pedagogische relatie tot het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer of zijn huiselijke kring staat, de persoonsgegevens naar aanleiding van een melding heeft verstrekt en het verstrekken van die inlichtingen:

  • een bedreiging vormt of kan vormen voor het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer of zijn huiselijke kring;

  • een bedreiging vormt of kan vormen voor de melder, of medewerkers van de melder, of

  • leidt of kan leiden tot een ernstige verstoring van de vertrouwensrelatie met de huiselijke kring waartoe het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer behoort.

• 7. In afwijking van artikel 13 en 14 van dit reglement kan Veilig Thuis de mededeling aan degene die het betreft dat ten aanzien van hem persoonsgegevens worden verwerkt achterwege laten, voor zover dit noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden van kindermishandeling te onderzoeken.

• 8. Veilig Thuis kan, zonder toestemming van de betrokkene, de melder op de hoogte brengen van de stappen die naar aanleiding van de melding zijn gedaan. De inhoud van deze informatie is afhankelijk van de aard van de melder.

Artikel 12 Verwerkingsverantwoordelijke

• 1. Veilig Thuis is de verwerkingsverantwoordelijk zoals bedoeld in artikel 4 AVG als het gaat om de uitvoering van de (wettelijke) taken van Veilig Thuis.

• 2. Veilig Thuis ziet toe op de naleving van alle wettelijke verplichtingen en de bepalingen in dit reglement met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene.

• 3. Veilig Thuis treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die ten behoeve van de taken als bedoeld in artikel 3 van dit reglement worden verwerkt.

• 4. Veilig Thuis ziet erop toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens van betrokkene die worden vastgelegd in het bestand passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen.

3. Inzage, afschrift, correctie, gegevensbeperking en verzet

Artikel 13 Inzage en afschrift aan de directbetrokkene

• 1. Veilig Thuis verstrekt aan de directbetrokkene desgevraagd zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van een (mondeling of schriftelijk) verzoek, inzage in en afschrift van bescheiden die betrekking hebben op betrokkene. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan betrokkene dat de termijn wordt verlengd dient tijdig (dus binnen voormelde termijn) te worden gedaan. Inzage in of afschrift van relevante stukken uit het dossier kan (gedeeltelijk) worden geweigerd voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander, waaronder die van de jeugdige zelf, daardoor zou worden geschaad.

• 2. Inlichtingen, inzage in of afschrift van de bescheiden wordt aan de betrokkene geweigerd, indien deze:

  • a. jonger is dan 12 jaar, of

  • b. de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.

• 3. Is de directbetrokkene jonger dan 16 jaar, of 16 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de wettelijke vertegenwoordiger inlichtingen dan wel inzage in of afschrift van de bescheiden verstrekt, tenzij het belang van directbetrokkene zich daartegen verzet.

• 4. Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden de verplichtingen in dit reglement in beginsel jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft sprake is van een situatie als bedoeld in lid 5 van dit artikel. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel? Dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.

• 5. Inlichtingen over, inzage in of afschrift van de bescheiden kan worden geweigerd, voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander dan betrokkene daardoor zou worden geschaad dan wel dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de wettelijk taken van Veilig Thuis of om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen dan wel een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken.

• 6. Informatie over een anonieme melder of informant en informatie waardoor de identiteit van de melder of informant bekend zou kunnen worden, is niet ter inzage.

• 7. De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Veilig Thuis.

• 8. Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die nog in bewerking zijn, zijn niet ter inzage.

• 9. Indien een directbetrokkene als bedoeld in het eerste lid een verzoek doet op grond van lid 1, kan gevraagd worden of hij zich kan legitimeren.

Artikel 14 Kennisneming door een betrokkene niet zijnde de directbetrokkene

• 1. Indien in het dossier persoonsgegevens worden verwerkt van een ander dan de directbetrokkene, dan deelt Veilig Thuis aan die ander desgevraagd mede dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt in het dossier. Hiervan wordt alleen afgeweken als de geheimhoudingsplicht dat vereist.

• 2. Indien de betrokkene als bedoeld in het eerste lid een verzoek doet op grond van lid 1, dient hij de naam te noemen van degene op wiens naam het dossier geregistreerd staat, en dient hij zich te legitimeren.

Artikel 15 Recht op correctie en toevoegen eigen verklaring

• 1. De betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel mededeling is gedaan omtrent zijn persoonsgegevens, kan Veilig Thuis schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

• 2. Het verzoek bedoeld in lid 1 wordt gedaan door:

  • a. de wettelijk vertegenwoordiger indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar;

  • b. de wettelijk vertegenwoordiger en/of de betrokkene indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar;

  • c. de betrokkene van 16 jaar of ouder;

  • d. indien betrokkene jonger is dan 16 jaar, of de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, door de wettelijke vertegenwoordiger, tenzij het belang van betrokkene zich daartegen verzet.

  • e. Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake? Dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden de verplichtingen in dit reglement in beginsel jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel? Dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.

• 3. Veilig Thuis bericht de verzoeker binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan verzoeker dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om rectificatie of verwijdering van gegevens, motiveert Veilig Thuis de reden van de afwijzing.

• 4. Bij rectificatie van persoonsgegevens stelt Veilig Thuis degene die deze persoonsgegevens heeft ontvangen hiervan in kennis, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vergt.

• 5. Is de betrokkene het niet eens met gegevens die over hem in het dossier zijn opgenomen, dan kan hij Veilig Thuis verzoeken om een eigen verklaring hierover aan het dossier toe te voegen.

Artikel 16 Recht op beperking van de verwerking

• 1. Een (direct)betrokkene heeft het recht Veilig Thuis te verzoeken om verwerking van persoonsgegevens te beperken. Dit verzoek kan worden toegewezen indien:

  • a. de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene, gedurende een periode die Veilig Thuis in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;

  • b. de verwerking onrechtmatig is en de betrokkene zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik daarvan;

  • c. Veilig Thuis de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, maar de betrokkene deze nodig heeft voor het instellen/uitoefenen of de onderbouwing van een rechtsvordering;

  • d. de betrokkene in afwachting is van een uitspraak van de rechtbank bij een ingevolge artikel 23 van dit reglement ingediend verzoek bij de rechtbank.

• 2. Veilig Thuis bericht de betrokkene zo spoedig mogelijk en in ieder geval uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of Veilig Thuis aan het verzoek om gegevensbeperking voldoet. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan verzoeker dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om rectificatie, motiveert de Veilig Thuis de reden van de afwijzing.

• 3. Indien Veilig Thuis de beperking opheft, stelt zij de betrokkene hierover vooraf in kennis.

Artikel 17 Recht van bezwaar

• 1. De (direct)betrokkene heeft het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die over hem gaan. Dit recht komt een betrokkene alleen toe:

  • a. als het gaat om persoonsgegevens die Veilig Thuis verwerkt die noodzakelijk zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag.

  • b. er geen voor Veilig Thuis dwingende gerechtvaardigde gronden zijn bij verwerking van persoonsgegevens die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene.

• 2. Veilig Thuis beoordeelt zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het bezwaar of het bezwaar gerechtvaardigd is. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan de (direct)betrokkene dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Indien het bezwaar gerechtvaardigd is, beëindigt Veilig Thuis onmiddellijk de verwerking, tenzij er sprake is van dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, vrijheden en rechten van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Artikel 18 Kosten van uitoefenen rechten

• 1. Voor het verstrekken van informatie over de persoonsgegevens die over iemand worden verwerkt, het verstrekken van een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt, verzoeken om gegevensbeperking en wijzigen of vernietigen van persoonsgegevens worden geen kosten in rekening gebracht.

• 2. Wanneer verzoeken van een betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn of bij herhaling worden gedaan, of indien een betrokkene om bijkomende kopieën van de persoonsgegevens die over hem worden verwerkt verzoekt, kan Veilig Thuis op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding in rekening brengen.

• 3. Indien Veilig Thuis een vergoeding voor inzage in rekening heeft gebracht, en conform artikel 15 van dit reglement op verzoek van de betrokkene tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming is overgegaan, dient dit bedrag te worden teruggegeven aan betrokkene.

4. Derdenverstrekking

Artikel 19 Derdenverstrekking

• 1. Veilig Thuis verstrekt alleen met toestemming van de betrokkene inlichtingen over de betrokkene, dan wel afschrift van de bescheiden aan anderen, tenzij bij of krachtens de wet anders is bepaald. Verstrekking mag verder alleen plaatsvinden voor zover hierbij de persoonlijke levenssfeer van een ander daarbij niet wordt geschaad.

• 2. Indien de betrokkene minderjarig is, is in plaats van diens toestemming de toestemming van zijn wettelijke vertegenwoordiger vereist, indien hij:

  • jonger is dan 12 jaar of

  • de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.

• 3. Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden in beginsel de verplichtingen in dit reglement jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel, dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.

• 4. Veilig Thuis kan bij de uitvoering van haar taken zonder toestemming van de betrokkene informatie over de betrokkene verstrekken indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken van Veilig Thuis als omschreven in artikel 3 van dit reglement:

  • a. aan de RvdK en politie, indien het belang van de betrokkene dan wel de ernst van de situatie waarop de melding betrekking heeft daartoe aanleiding geeft;

  • b. aan een instantie die passende professionele hulp kan verlenen bij huiselijk geweld of kindermishandeling, van een melding van huiselijk geweld of kindermishandeling of een vermoeden daarvan, indien het belang van de betrokkene dan wel de ernst van de situatie waarop de melding betrekking heeft daartoe aanleiding geeft;

  • c. aan het college, indien Veilig Thuis een verzoek tot onderzoek bij de RvdK doet. De informatieverstrekking is in dat geval beperkt tot het in kennis stellen van het college dat de RvdK verzocht is onderzoek te doen;

  • d. aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in geval van een calamiteit;

  • e. aan de klachtencommissie of tuchtcollege in het geval de betrokkene of een ander daar een klacht heeft ingediend;

  • f. aan de rechter bij gerechtelijke procedures waar Veilig Thuis bij is betrokken.

• 5. Zonder toestemming van de betrokkene kan een jeugdige worden gemeld aan de verwijsindex indien wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 7.1.4.1 Jeugdwet.

• 6. Het in afwijking van de voorgaande leden verstrekken van inlichtingen over de betrokkene aan anderen dan de betrokkene, is uitsluitend toegestaan in een situatie van conflict van plichten.

• 7. Met inachtneming van de bepalingen uit dit reglement, verschaft Veilig Thuis aan de vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 1.1 Wmo 2015 en artikel 1 van dit reglement van de betrokkene alle inlichtingen en toont Veilig Thuis alle bescheiden die deze voor een juiste uitoefening van zijn taak nodig heeft.

Artikel 20 Gegevensverstrekking ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek

• 1. Zonder toestemming van de betrokkene kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid, opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen, kinderbescherming of jeugdreclassering aan een ander desgevraagd inlichtingen over de betrokkene of inzage in het dossier worden verstrekt indien:

  • a. het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, of

• 2. het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen.

• 3. Verstrekking overeenkomstig het eerste lid is slechts mogelijk indien:

  • a. het onderzoek een algemeen belang dient,

  • b. het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, en

  • c. voor zover de betrokkene tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.

• 4. Bij een verstrekking overeenkomstig het eerste lid wordt daarvan aantekening gehouden in het dossier.

Artikel 21 Gegevensverstrekking ten behoeve van de beleidsinformatie

• 1. Veilig Thuis verstrekt kosteloos, conform de wettelijke bepalingen, gegevens aan Onze Ministers van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en van Veiligheid en Justitie, om een zorgvuldig en samenhangend jeugdbeleid te kunnen voeren zodat de stelselverantwoordelijkheid kan worden gewaarborgd.

• 2. Veilig Thuis verstrekt conform de wettelijke bepalingen, kosteloos gegevens aan het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de totstandbrenging van een doelmatig, doeltreffend en samenhangend gemeentelijk beleid ten aanzien van preventie, jeugdhulp, de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering en Veilig Thuis, ten behoeve van de verwerking, bedoeld in het eerste lid, en ten behoeve van de toegang.

5. Bewaartermijnen en vernietiging

Artikel 22 Bewaren van persoonsgegevens

• 1. Na beëindiging van de bemoeienis van Veilig Thuis wordt het dossier ondergebracht in het (digitale) archief van Veilig Thuis. Op de verwerking van persoonsgegevens die zijn ondergebracht in het archief, is het bepaalde in dit privacyreglement onverkort van toepassing.

• 2. Veilig Thuis bewaart het dossier van een betrokkene dat is aangelegd naar aanleiding van een melding gedurende twintig jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de bemoeienis is afgesloten.

• 3. Voor zover aannemelijk kan worden gemaakt dat het bewaren redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van de wettelijke taken van Veilig Thuis noodzakelijk is, kan de bewaartermijn worden verlengd.

• 4. Veilig Thuis vernietigt het dossier na afloop van de in het tweede en derde lid genoemde termijn. Het dossier wordt zonder kennisgeving hiervan aan de betrokkene op wie het dossier betrekking heeft, vernietigd.

• 5. Inzake de verplichtingen die ingevolge de Archiefwet 1995 en de artikelen 55 en 56 Wet op de jeugdzorg tot 1 januari 2015 rustten op de stichting Bureau Jeugdzorg is artikel 12.3 Jeugdwet van toepassing.

Artikel 23 Vernietiging van persoonsgegevens op verzoek

• 1. Veilig Thuis vernietigt conform het bepaalde in artikel 5.3.5 Wmo 2015 de door haar bewaarde bescheiden binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van degene op wie de bescheiden betrekking hebben. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om vernietiging, motiveert Veilig Thuis de reden van de afwijzing.

• 2. Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek bescheiden betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.

• 3. Een verzoek om vernietiging van de bescheiden wordt in ieder geval ingewilligd indien door de uitkomst van het onderzoek door Veilig Thuis de inhoud van de melding is weerlegd.

• 4. Het verzoek van een betrokkene zoals bedoeld in het eerste lid, wordt niet ingewilligd indien deze betrokkene jonger is dan 12 jaar of de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.

• 5. In de gevallen bedoeld in het vierde lid, kan het verzoek ten aanzien van een (direct)betrokkene door een wettelijk vertegenwoordiger worden gedaan. Indien de (direct)betrokkene meerderjarig is en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, kan het verzoek worden gedaan door de wettelijke vertegenwoordiger of de schriftelijke gemachtigde van deze directbetrokkene. Indien ten aanzien van de (direct)betrokkene een gemachtigde ontbreekt, kan het verzoek worden gedaan door de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt in welke geval het verzoek kan worden gedaan door een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige, tenzij deze persoon dat niet wenst.

6. Slotbepaling

Artikel 24 Klachten en rechtsbescherming

• 1. Indien een (direct)betrokkene het niet eens is met een beslissing van Veilig Thuis op een verzoek om inzage in het dossier, afschrift of vernietiging, correctie, aanvulling of beperking van persoonsgegevens, dan kan de betrokken op grond van artikel 35 UAVG binnen zes weken na de beslissing van Veilig Thuis een verzoek bij de burgerlijke rechter indienen om hierover een beslissing te nemen. Is Veilig Thuis onderdeel van een gemeenschappelijke regeling of ander openbaar lichaam, dan kan Veilig Thuis als een bestuursorgaan worden aangemerkt. In dat geval kan de betrokkene op grond van artikel 34 UAVG tegen de beslissing bezwaar maken bij het bestuursorgaan.

• 2. Indien de (direct)betrokkene klachten heeft over de wijze waarop hij is bejegend in verband met bepalingen van dit reglement kan hij zich wenden tot de (onafhankelijke) klachtencommissie van Veilig Thuis en/of een andere door Veilig Thuis hiervoor aangewezen functionaris of procedure. Daarnaast kan de betrokkene bij onvrede over de wijze waarop Veilig Thuis met zijn/haar persoonsgegevens is omgegaan contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens met een verzoek om te bemiddelen of te adviseren of een klacht in te dienen.

Artikel 25 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Privacyreglement Veilig Thuis Noord-Holland Noord’.

• 2. Het Privacyreglement treedt in werking op de dag na vaststelling door het dagelijks bestuur.

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur op 3 juli 2024