STATUUT OVERLEGORGANEN METROPOOLREGIO EINDHOVEN 2024

Het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven,

Overwegende dat,

• De raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten in Zuidoost-Brabant hun onderlinge samenwerking vastgelegd hebben in de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024;

• de samenwerking gericht is op het handhaven en uitbouwen van het kenmerkende economische profiel van de regio, om op die manier het vestigings- en verblijfsklimaat voor onze inwoners en bedrijven te stimuleren;

• de voorgestane wijze van samenwerken in de regio om een bestuurlijk arrangement vraagt dat enerzijds snel aangepast kan worden aan de inhoud van de samenwerking c.q. de opgaven waar de gemeenten voor staan en anderzijds recht doet aan de eisen van democratische legitimatie;

• om die reden in de gemeenschappelijke regeling van de Metropoolregio Eindhoven een hoofdstuk is opgenomen over het instellen van overlegorganen, dat nader wordt uitgewerkt in een door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven vast te stellen statuut;

• het hier uitdrukkelijk om een werkwijze gaat en niet om besluitvorming. Die besluitvorming is voorbehouden aan de bestuursorganen van de gemeenten en de Metropoolregio Eindhoven, zoals vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven.

Kennisnemend van:

• De Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024.

Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 22 januari 2024

Stelt vast het Statuut Overlegorganen Metropoolregio Eindhoven 2024, dat als volgt luidt:

I Begripsbepalingen

Artikel 1

In dit statuut wordt verstaan onder:

• a. Regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024.

• b. Metropoolregio: het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2, eerste lid, van de regeling.

• c. Gemeenten: de raden en colleges van de gemeenten Asten, Bergeijk, Best, Bladel, Cranendonck, Deurne, Eersel, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Gemert-Bakel, Heeze-Leende, Helmond, Laarbeek, Nuenen c.a., Oirschot, Reusel-De Mierden, Someren, Son en Breugel, Valkenswaard, Veldhoven en Waalre.

• d. Colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten.

• e. Raden: de gemeenteraden van de gemeenten.

• f. Regionale agenda: het vierjaarlijks vast te stellen strategische beleidsdocument dat de inhoud van de samenwerking bepaalt. Een beleidsdocument dat voldoet aan de begripsbepaling en overeenkomstig de bepalingen van de regeling is vastgesteld, is de regionale agenda, ongeacht de naam van dat document.

  Noot: In het Statuut Overlegorganen Metropoolregio Eindhoven 2019 is geregeld dat het samenwerkingsakkoord (zoals vastgesteld in 2019) de functie heeft van regionale agenda, zoals benoemd in de Gemeenschappelijke Regeling 2015. Bij voorzetting van dit begrip in de regeling heeft een document dat voldoet aan de begripsbepaling van regionale agenda die functie, ongeacht de naam van dat document.

• g. Werkprogramma: de jaarlijks door het algemeen bestuur vast te stellen uitwerking van de regionale agenda.

• h. Thema: de in de regionale agenda genoemde thema’s waarop wordt samengewerkt.

• i. Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Metropoolregio.

• j. Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Metropoolregio.

II Karakter en doel statuut

Artikel 2 - Algemeen

• 1. Dit statuut regelt de samenstelling en werkwijze van de overlegorganen als bedoeld in artikel 21 van de regeling.

• 2. De overlegorganen beschikken niet over publiekrechtelijke of privaatrechtelijke bevoegdheden om rechtens bindende besluiten te nemen.

III Regionale bijeenkomst

Noot: In het Samenwerkingsakkoord 2019-2022 is de halfjaarlijkse bijeenkomst als bedoeld in artikel 27 van de Regeling, de Metropoolconferentie.

Artikel 3 - Doelen

• 1. De regionale bijeenkomst heeft als doel colleges en raden beter in positie te brengen bij hun kaderstellende en controlerende rol door hen ten minste in staat te stellen te reflecteren op de samenwerking aan de hand van de regionale agenda, ontwerpbegroting en het werkprogramma.

• 2. Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur betrekken in hun besluitvorming over de vaststelling van de documenten, genoemd in het eerste lid, de beraadslagingen in de regionale bijeenkomst.

Artikel 4 – Agenda en verslag

• 1. De agendering van regionale bijeenkomsten wordt voorbereid door het dagelijks bestuur.

• 2. Indieners van agendapunten dragen zelf zorg voor de inhoudelijke voorbereiding en toelichting tijdens de regionale bijeenkomst. Het dagelijks bestuur bevordert dat de voorzitters van de portefeuillehoudersoverleggen tijdens bijeenkomsten verslag doen van de bereikte resultaten, de voortgang van het werkprogramma op het voor hen specifieke thema en eventueel een doorkijk naar het eerstvolgende jaar.

• 3. De regionale bijeenkomsten zijn slechts toegankelijk voor genodigden.

• 4. Het dagelijks bestuur brengt de uitkomsten van de regionale bijeenkomst ter kennis aan de colleges en raden.

• 5. Voor zover conclusies uit de beraadslagingen tot besluitvorming van het algemeen bestuur kunnen leiden, worden die door tussenkomst van het dagelijks bestuur, middels een voorstel, aan het algemeen bestuur voorgelegd.

IV Raadstafel21

Artikel 5 - Instelling en samenstelling

• 1. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van de raden van de deelnemende gemeenten een Raadstafel21 in. Artikel 24a van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen is van toepassing op de Raadstafel21.

• 2. De raden van de deelnemende gemeenten wijzen ieder uit hun midden twee leden van de Raadstafel21 aan. Een raad kan besluiten geen lid of slechts één lid aan te wijzen.

• 3. De Raadstafel21 wijst uit zijn midden een voorzitter en vicevoorzitter aan. Desgewenst stelt de Raadstafel21 een petit comité in dat de voorzitter bijstaat bij het organiseren van bijeenkomsten van de Raadstafel21.

• 4. Het lidmaatschap van de Raadstafel21 eindigt van rechtswege op het moment dat men ophoudt lid te zijn van de raad uit wiens midden men aangewezen is.

• 5. Artikel 22 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op de Raadstafel21.

• 6. De leden van de commissie als bedoeld in artikel 24a van de wet, kunnen een vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van de commissie ontvangen. De hoogte van de vergoeding staat in redelijke verhouding tot de aan het lidmaatschap van de gemeenschappelijke adviescommissie verbonden werkzaamheden, mede rekening houdende met de vergoeding voor werkzaamheden, die het lid ontvangt uit hoofde van zijn lidmaatschap van de raad.

Artikel 6 – Taken en doelstellingen

• 1. De Raadstafel21 heeft als primaire taak het fungeren als overlegplatform voor raadsleden van de deelnemende gemeenten met het oog op het goed kunnen vervullen van de kaderstellende en controlerende rol van de raden t.a.v. de samenwerking.

• In die hoedanigheid dient de Raadstafel21 als:

  • schakel tussen gemeenteraden en Metropoolregio;

  • sparringpartner voor de portefeuillehoudersoverleggen, c.q. voorzitter en vicevoorzitter van het portefeuillehoudersoverleg;

  • verbinder tussen college en raad;

  • klankbord bij de voorbereiding van de Metropoolconferenties.

• 2. De Raadstafel21 geeft invulling aan haar taak door:

  • Het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen lokale portefeuillehouders en raadsleden over regionale opgaven;

  • Het bevorderen van kennisdeling tussen gemeenteraden;

  • Het vervullen van de ambassadeursrol naar de eigen raad.

• 3. Het algemeen bestuur draagt geen bevoegdheden over aan de Raadstafel21.

• 4. Procesondersteuning wordt verleend door of namens de directeur van de Metropoolregio.

Artikel 7 - Werkwijze

• 1. Onderscheid wordt gemaakt in interne en externe werkwijze. Met interne werkwijze wordt bedoeld de wijze waarop de Raadstafel21 haar eigen bijeenkomsten organiseert. De externe werkwijze heeft betrekking op het optreden naar buiten toe, in het bijzonder op de informatievoorziening naar de raden.

• 2. De interne werkwijze van de Raadstafel21 kenmerkt zich door een optreden als een gezamenlijk overlegorgaan. De werkwijze is als volgt:

  • a. De Raadstafel21 vergadert ten minste 4x per jaar, bij voorkeur op woensdagavond. Vergaderingen kunnen ingelast worden wanneer de voorzitter dit nodig acht, of wanneer tenminste 10 leden van de Raadstafel21, onder opgave van redenen, dit schriftelijk verzoeken.

  • b. De vergaderingen van de Raadstafel21 zijn openbaar, tenzij het betreft een onderwerp ten aanzien waarvan het algemeen bestuur heeft bepaald dat een verplichting tot geheimhouding geldt. In dat geval geldt die geheimhouding totdat het algemeen bestuur die opheft.

  • c. De Raadstafel21 streeft ernaar per vergadering ten minste 1 regionaal thema te bespreken, dit in overleg met de voorzitter of vicevoorzitter van het betrokken portefeuillehoudersoverleg.

  • d. Een tweede vast agendapunt is het voor bespreken van en terugblikken op de regionale bijeenkomsten.

  • e. Het staat Raadstafelleden vrij ook zelf onderwerpen aan te dragen.

  • f. De voorzitter draagt bij het opstellen van de agenda zorg voor een goede balans tussen het behandelen van procesmatige en inhoudelijke aspecten van de samenwerking.in Metropoolregio Eindhoven verband.

  • g. Gelet op de primaire functie van de Raadstafel21 als overlegorgaan, vindt geen stemming plaats over aan de orde zijnde onderwerpen. De discussies en beraadslagingen hebben in zoverre een vrijblijvend karakter. Uitgangspunt is met elkaar in gesprek gaan, inspiratie opdoen en kennis te delen.

  • h. Voorzitter en vicevoorzitter bereiden in gezamenlijkheid de vergaderingen voor met procesondersteuning van de Metropoolregio.

  • i. Twee weken voorafgaand aan de vergadering worden de agenda en de stukken gedeeld (als dit niet mogelijk is wordt dit gemaild).

  • j. De stukken worden geplaatst in een online samenwerkingsplatform.

  • k. Raadstafelleden zijn gerechtigd een plaatsvervanger te laten deelnemen aan de vergadering bij verhindering

  • l. Uiterlijk twee weken na de bijeenkomst wordt een concept-verslag gestuurd. Raadstafelleden hebben twee weken de tijd om te reageren en dan wordt het definitieve verslag rondgemaild. Het verslag wordt gestuurd naar de leden van de Raadstafel21, de plaatsvervangende leden en naar de griffie van de gemeenteraad.

  • m. Derden kunnen worden uitgenodigd om deel te nemen aan een vergadering van de Raadstafel21.

• 3. Het externe werkwijze van de Raadstafel21 kenmerkt zich door een individueel optreden van de leden. Omdat dat optreden naar eigen inzichten per lid c.q. gemeente anders kan worden ingevuld, wordt in dit statuut volstaan met het noemen van enkele uitgangspunten. Deze uitgangpunten zijn gekoppeld aan de onderscheidenlijke taken of functies van de Raadstafel21, zoals genoemd in artikel 7, lid 2, van dit statuut.

• Het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen lokale portefeuillehouders en raadsleden over regionale opgaven

  • a. Raadstafelleden vragen de eigen portefeuillehouder regelmatig een terugkoppeling te geven over de regionale thema’s of –opgaven die in een vergadering van de Raadstafel21 aan de orde komen.

  • b. De agenda en het verslag van een vergadering van het Raadstafel21 bespreekt het Raadstafellid in de eigen raadscommissie of raad.

• Het bevorderen van kennisdeling tussen gemeenteraden

  • c. De Raadstafelleden delen hun kennis over de besprekingen in de eigen raad over de regionale thema’s en –opgaven zoveel mogelijk met elkaar, ook buiten de vergadering van de Raadstafel21 om. Andersom brengt het Raadstafellid in de eigen commissie of raad kennis in over standpunten of gevoelens die bij andere gemeenten heersen over onderwerpen die de regionale samenwerking raken.

• Het vervullen van de ambassadeursrol naar de eigen raad

  • d. Voor zover hiervoor nog niet aan de orde gekomen, geven de Raadstafelleden invulling aan hun ambassadeursrol door individueel meer duiding te geven aan de meerwaarde van de samenwerking door te streven naar een betere afstemming en informatievoorziening tussen de bestuursorganen van de Metropoolregio en de raden van de gemeenten. Zij benutten daartoe hun netwerk via de Raadstafel21.

• 4. Met het oog op de primaire taak van de Raadstafel21 is dit overlegorgaan gerechtigd procesvoorstellen in te dienen bij het algemeen bestuur. De voorzitter van de Raadtafel21 kan door de voorzitter van het algemeen bestuur wordt uitgenodigd om in een bijeenkomst van dat bestuursorgaan een toelichting te geven op het voorstel.

• 5. De voorzitter van de Raadstafel21 heeft een (staande) uitnodiging deel te nemen aan beraadslagingen in het algemeen bestuur. Dit op grond van artikel 10, zevende lid van de regeling. Bij ontstentenis van de voorzitter is de vice-voorzitter genodigd. De genodigde kan tijdens de bespreking van een agendapunt binnen de orde van de vergadering inbreng leveren, bijvoorbeeld over hetgeen omtrent een onderwerp in de Raadstafel21 is besproken. De genodigde heeft geen stemrecht in het algemeen bestuur, omdat dit is voorbehouden aan de leden van het algemeen bestuur die overeenkomstig de Wet gemeenschappelijke regelingen en de regeling daartoe zijn aangewezen.

V Portefeuillehoudersoverleggen

Artikel 8 – Instelling en samenstelling

• 1. Overeenkomstig de thema’s die in een bestuursperiode via de regionale agenda door de Metropoolregio ter hand worden genomen, stelt het algemeen bestuur een portefeuillehoudersoverleg in.

• 2. Leden van het portefeuillehoudersoverleg zijn de leden van de colleges tot wiens portefeuille de belangen behoren waartoe het overleg is ingesteld en hun plaatsvervangers.

• 3. Het portefeuillehoudersoverleg kiest uit zijn midden een voorzitter en vicevoorzitter..

• 4. Bij aanwijzing van de voorzitters streven de portefeuillehoudersoverleggen naar zoveel mogelijk regionale spreiding (De Peel, De Kempen, Stedelijk gebied en A2-gemeenten) .

• 5. De portefeuillehouders kunnen uit hun midden een “bestuurlijke koplopersgroep” formeren bestaande uit bestuurders die binnen de thema’s de diverse opgaven uitwerken en beraadslaging in het portefeuillehoudersoverleg daarover voorbereiden. De voorzitter van het portefeuillehoudersoverleg is voorzitter van de bestuurlijke koplopersgroep.

• 6. Externe partners kunnen participeren in de uitwerking van de deelopgaven door deelname in de koplopersgroep.

Artikel 9 – Taken, verantwoording en ondersteuning

• 1. De taken van het portefeuillehoudersoverleg zijn tweeledig:

  • a. bestuurlijke uitvoering geven aan een thema uit de regionale agenda;

  • b. uitoefenen van een signaalfunctie voor “nieuwe” binnen het thema op te pakken opgaven.

• 2. Het portefeuillehoudersoverleg kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur. In elk geval adviseert zij over voorstellen van dit bestuur aan het algemeen bestuur over het werkprogramma met daarin de concrete acties en te bereiken resultaten op het thema waarvoor dat portefeuillehoudersoverleg is ingesteld

• 3. De voorzitter van een portefeuillehoudersoverleg is voor het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en de Metropoolconferentie aanspreekpunt voor de opgaven binnen het thema waarvoor het portefeuillehoudersoverleg is ingesteld. De voorzitter van een portefeuillehoudersoverleg draagt zorgt voor verantwoording over de uitvoering van het werkprogramma aan het dagelijks bestuur

• 4. Ieder lid van het portefeuillehoudersoverleg is verantwoordelijk voor de informatievoorziening naar het eigen college en de eigen raad en het afleggen van verantwoording over uitvoering van het werkprogramma

• 5. Procesondersteuning wordt verleend door of namens de directeur van de Metropoolregio.

• 6. De portefeuillehouders dragen zorg voor ondersteuning vanuit hun eigen organisatie voor de inhoudelijke uitwerking van de opgaven. Uitsluitend indien de complexiteit van de opgave hier aanleiding toe geeft en indien de begroting van de Metropoolregio hierin voorziet, kan tijdelijk een beroep worden gedaan op externe ondersteuning.

Artikel 10 – Beraadslaging bijeenkomst

• 1. In het portefeuillehoudersoverleg ligt het accent op de bestuurlijke discussie en (voorbereiding van) besluitvorming tussen, respectievelijk door, de gemeenten. Externen maken geen deel uit van de beraadslagingen daarover.

• 2. Voor zover de beraadslagingen in het portefeuillehoudersoverleg ook tot besluitvorming door het algemeen bestuur leiden, maakt het dagelijks bestuur in zijn betreffende voorstel melding van de uitkomst van die beraadslagingen

• 3. Het portefeuillehoudersoverleg is alleen toegankelijk voor genodigden, behoudens het bepaalde in artikel 8, lid 6.

Artikel 11 – Adviseurs van het dagelijks bestuur

• 1. Het algemeen bestuur benoemt de voorzitters van de portefeuillehoudersoverleggen als adviseurs van het dagelijks bestuur.

• 2. De voorzitter van elk portefeuillehoudersoverleg neemt als adviseur deel aan de beraadslagingen van het dagelijks bestuur

• 3. De voorzitters van het portefeuillehoudersoverleg kunnen als adviseur van het dagelijks bestuur deelnemen aan vergaderingen van het algemeen bestuur om uitvoering te geven aan hun rol als bedoeld in artikel 9, derde lid.

• 4. Het dagelijks bestuur beoordeelt de complexiteit van de in het dagelijks bestuur belegde opgaven en de regionale spreiding van de voorzitters van de portefeuillehoudersoverleggen. Het dagelijks bestuur kan op basis van deze beoordeling aan het algemeen bestuur een voorstel doen tot benoeming van een extra adviseur van het dagelijks bestuur. Deze adviseur neemt eveneens deel aan de beraadslagingen van het dagelijks bestuur.

• 5. Indien de aard van de taken te beleggen bij de extra adviseur bedoeld in het vierde lid daartoe aanleiding geven, dan stelt het dagelijks Bestuur in haar voorstel aan het algemeen bestuur, als bedoeld in het vierde lid, voor om deze persoon aan te wijzen om zitting te nemen in het dagelijks Bestuur. Het bepaalde in artikel 14 en artikel 9 is hierbij van toepassing.

VI Adaptiviteit

Artikel 12 - Toevoeging van opgaven aan een thema

• 1. Een nieuwe opgave wordt via vaststelling of een tussentijdse aanpassing van het werkprogramma aan een thema toegevoegd.

• 2. De besluitvormingsprocedure is als volgt:

  • a. één of meerdere gemeenten stellen vast dat een nieuwe opgave aansluit op één van de thema’s uit de regionale agenda;

  • b. zij brengen via hun portefeuillehouder in het portefeuillehoudersoverleg de wens in om een nieuwe opgave aan een bestaand thema in de regionale agenda toe te voegen;

  • c. de voorzitter geeft opdracht tot een verkennend onderzoek nadat in het portefeuillehoudersoverleg is vastgesteld dat de opgave meerwaarde heeft om met de 21 gemeenten gezamenlijk op te pakken, urgent is, niet op een ander schaalniveau belegd zou moeten worden of door een andere organisatie opgepakt kan worden, en iets toevoegt aan het grotere doel: het handhaven en uitbreiden van het unieke economische profiel van de regio. Verder wordt verkend of er extra middelen benodigd zijn en of er sprake is van een incidentele of structurele opgave;

  • d. de uitkomsten van het verkennend onderzoek legt de voorzitter voor aan het dagelijks bestuur;

  • e. het dagelijks bestuur toetst of het toevoegen van een nieuwe opgave past binnen de regionale agenda;

  • f. bij een positieve toetst werkt het portefeuillehoudersoverleg een volledige propositie uit, die door tussenkomst van het dagelijks bestuur wordt verwerkt in (een aanpassing van) het werkprogramma;

  • g. het algemeen bestuur stelt het definitieve werkprogramma vast.

• 3. Als de toevoeging van de opgave leidt tot een aanpassing van de inwonerbijdrage aan de Metropoolregio, is artikel 25 en artikel 38 van de regeling van toepassing.

Artikel 13 - Toevoeging van een thema

• 1. Aan de regionale agenda kunnen tussentijds door de gemeenten nieuwe thema’s worden toegevoegd:

• 2. De besluitvormingsprocedure is als volgt:

  • a. in de regionale bijeenkomst als bedoeld in artikel 3 van dit statuut wordt aan de hand van een initiële discussie getoetst of een thema voldoende draagvlak heeft;

  • b. het dagelijks bestuur geeft opdracht tot een verkennend onderzoek waarin de toets wordt uitgevoerd als omschreven in artikel 12, tweede lid, onder c;

  • c. na afronding van het verkennend onderzoek wordt dit in het dagelijks bestuur integraal getoetst aan de missie van de Metropoolregio en de daaruit af te leiden integrale strategie;

  • d. het dagelijks bestuur brengt van het verkennend onderzoek verslag uit aan het algemeen bestuur, in voorkomende gevallen voorzien van een voorstel tot aanpassing van de regionale Agenda.

  • e. het algemeen bestuur stelt de aangepaste regionale agenda vast nadat de procedure zoals beschreven in artikel 25 van de regeling is doorlopen. Onderdeel van die procedure kan een begrotingswijziging zijn.

  • f. met het oog op het bepaalde in artikel 10, lid 2, van de Wet gemeenschappelijke regelingen vraagt het algemeen bestuur in haar voorstel over aanpassing van de regionale agenda gemeenten een uitdrukkelijk besluit te nemen over het toevoegen van een nieuw thema en de overdracht van daarbij horende bevoegdheden aan de Metropoolregio.

  • g. Het algemeen bestuur stelt voor het nieuwe thema een portefeuillehoudersoverleg in. Artikel 8, 9, 10 en 11 van dit statuut zijn van overeenkomstige toepassing.

VII Slotbepalingen

Artikel 14 – Inwerkingtreding

• 1. Dit statuut treedt in werking vanaf het moment dat het door het algemeen bestuur is vastgesteld.

• 2. Gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit statuut wordt het Statuut Overlegorganen Metropoolregio Eindhoven 2021, vastgesteld door het Algemeen bestuur op 15 december 2021, ingetrokken.

Artikel 15 – Citeertitel

Dit statuut wordt aangehaald als “Statuut Overlegorganen Metropoolregio Eindhoven 2024”.

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 3 juli 2024,

de secretaris, de voorzitter,