Mandaatregeling WerkSaam Westfriesland

Het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en de voorzitter van WerkSaam Westfriesland, elk handelend voor zover het de eigen bevoegdheid betreft;

Gelet op het bepaalde in de Gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland, de Algemeen wet bestuursrecht, de Wet gemeenschappelijke regelingen in samenhang met de Gemeentewet;

Overwegende dat:

het voor een efficiënt functioneren van WerkSaam Westfriesland noodzakelijk is om de bevoegdheidstoedeling te regelen en wel in de vorm van een mandaatregeling;

deze regeling de uitgangspunten zoals deze staan in het bedrijfsplan van WerkSaam Westfriesland belichaamt, in die zin dat WerkSaam Westfriesland een platte organisatie beoogt te zijn met een grote mate van taakvolwassenheid en eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers;

Besluit:

de Mandaatregeling WerkSaam Westfriesland 2015 als volgt te wijzigen;

De tekst na wijziging luidt als volgt:

Mandaatregeling WerkSaam Westfriesland

Artikel 1. Begripsomschrijving

• 1. Bestuursorganen

• • a. Onder algemeen bestuur wordt verstaan het algemeen bestuur als bedoeld in artikel 10van de Gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland.

  • b. Onder dagelijks bestuur wordt verstaan het dagelijks bestuur als bedoeld in artikel 13 van de Gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland.

  • c. Onder voorzitter wordt verstaan de voorzitter van het algemeen en dagelijks bestuur, zoals bedoeld in artikel 15 van de Gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland.

• 2. Machtiging

• • a. Onder machtiging wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de machtigingverlener) feitelijke handelingen te verrichten, geen besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandelingen zijnde.

  • b. Onder machtigingverlener wordt verstaan degene die de machtiging verleent.

  • c. Onder machtigingverkrijger wordt verstaan degene die de machtiging verkrijgt.

• 3. Mandaat

• • a. Onder mandaat wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de mandaatgever) een besluit te nemen in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna te noemen: Awb).

  • b. Onder mandaatgever wordt verstaan degene die het mandaat verleend heeft. De mandaatgever blijft zelf verantwoordelijk en ook bevoegd de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen.

  • c. Onder gemandateerde wordt verstaan degene die het mandaat verkregen heeft;

• 4. Volmacht

• • a. Onder volmacht wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de volmachtgever) te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen en deze te verrichten.

  • b. Onder volmachtverlener wordt verstaan degene die de volmacht verleent.

  • c. Onder volmachtontvanger wordt verstaan degene die de volmacht ontvangt.

• 5. Directie

• Onder directie wordt verstaan de directeur zoals bedoeld in artikel 24 van de Gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland.

• 6. Medewerker

• Onder medewerker wordt verstaan, degene die bij WerkSaam Westfriesland in dienst is getreden, alsmede uitzendkrachten, gedetacheerden, stagiaires en ZZP’ers , die contractueel werkzaamheden verrichten voor WerkSaam Westfriesland.

Artikel 2. Mandaatverlening

Het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de voorzitter verlenen de directie en de medewerker het mandaat om namens hen alle besluiten te nemen die nodig zijn om een goede invulling te geven aan zijn taak en bevoegdheid, zoals hem deze op grond van de Gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland zijn toebedeeld.

Artikel 3. Grenzen aan het mandaat

• 1. Het in het artikel 2 bedoelde mandaat komt de gemandateerde slechts toe, voor zover de uitoefening van de bevoegdheid overeenstemt met de taken en verantwoordelijkheden van de afdeling waarbinnen de medewerker werkzaam is.

• 2. De gemandateerde is niet bevoegd om in mandaat te besluiten indien:

• • a. het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, vastgestelde richtlijnen en/of voorschrift;

  • b. het een bevoegdheid betreft die in de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland expliciet wordt genoemd en derhalve geacht wordt voorbehouden te zijn aan het desbetreffende orgaan aan wie het is toebedeeld;

  • c. het besluit een overschrijding van een budget of krediet tot gevolg heeft, danwel een groot financieel risico met zich brengt;

  • d. het besluit dusdanige gevolgen heeft voor de rechtspositie van een of meerdere medewerkers dat besluitvorming door het dagelijks bestuur vereist is;

  • e. het dagelijks bestuur dan wel een lid hiervan heeft aangegeven dat hij het voorstel aan de mandaatgever wenst voor te leggen;

  • f. de mandaatgever heeft aangegeven zelf te willen besluiten;

  • g. het een voordracht voor of benoeming van personen op grond van een wettelijk voorschrift betreft anders dan het aangaan van een dienstverband;

  • h. het een besluit betreft waarmee algemeen verbindende voorschriften, beleidsregels of beleid worden vastgesteld dan wel anderszins bevoegdheden betreft waarvoor ingevolge de Algemene wet bestuursrecht of in enig ander wettelijk voorschrift is bepaald dat mandaat niet kan worden verleend;

  • i. de in h. opgenomen grenzen zijn uitgezonderd voor zover het betreft de in artikel 4 van het Directiestatuut opgenomen bevoegdheid van de directie;

  • j. aan het besluit mogelijkerwijs politieke consequenties zijn verbonden dan wel dat dit precedentwerking tot gevolg kan hebben;

  • k. indien het voorgenomen besluit kan leiden tot bestuurlijke afbreuk.

• 3. De gemandateerde moet de instructies van de mandaatgever opvolgen.

Artikel 4. Reikwijdte van het mandaat

Indien het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter mandaat, volmacht of machtiging verleent ten aanzien van de uitvoering van een bevoegdheid, geschiedt deze verlening in de ruimste zin van het woord. Naast het nemen van besluiten in positieve of negatieve zin wordt hieronder dan ook mede verstaan:

• a. het nemen van alle voorbereidingsbesluiten en het verrichten van alle voorbereidingshandelingen;

• b. verdagen en/of uitstellen;

• c. verzoeken om aanvullende informatie;

• d. het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taken;

• e. het stellen van nadere voorwaarden;

• f. het bekend maken en toezenden van besluiten overeenkomstig wettelijke regels;

• g. en alle andere besluiten die genomen moeten worden en alle andere handelingen die verricht moeten worden binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid.

Artikel 5. Volmacht en machtiging

Voor de toepassing van deze mandaatregeling worden met mandaat gelijkgesteld de verlening van:

• 1. Volmacht om in naam van WerkSaam Westfriesland privaatrechtelijke handelingen aan te gaan.

• 2. Machtigingen om in naam van het dagelijks bestuur, de voorzitter of de directie handelingen te verrichten die noch als een besluit noch als een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn aan te merken.

Artikel 6. Verschoning

Indien de uitvoering van een gemandateerde bevoegdheid de persoon, functie of enig ander belang van de gemandateerde zelf betreft, gaat het mandaat over op de naast hogere medewerker.

Artikel 7. Informatieplicht

• 1. De gemandateerde stelt het dagelijks bestuur in kennis van in mandaat genomen besluiten waarvan hij moet aannemen dat kennisgeving van belang is.

• 2. Het dagelijks bestuur kan zich door de gemandateerde laten informeren over in mandaat genomen besluiten.

Artikel 8. Ondertekening

Bij de uitoefening van een mandaat worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

Met vriendelijke groet ,

namens het dagelijks bestuur van WerkSaam Westfriesland,

de naam van de gemandateerde, alsmede diens functienaam

(deze brief is in een geautomatiseerd proces vervaardigd en daarom niet ondertekend)

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze gewijzigde Mandaatregeling WerkSaam Westfriesland treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking en werkt terug tot 1 juli 2024.

Artikel 10. Citeertitel

Deze gewijzigde regeling wordt aangehaald als: Mandaatregeling WerkSaam Westfriesland.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 11 juli 2024.

De voorzitter,

Y.W. Nijsingh

De directeur algemene bedrijfsvoering,

D.G.H. Gelinck

Algemene toelichting op de Mandaatregeling WerkSaam Westfriesland

De wettelijke regels over het gebruik van mandaat zijn te vinden in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). In de Mandaatregeling WerkSaam Westfriesland zijn aanvullende spelregels en randvoorwaarden opgenomen waaronder mandaatverlening binnen WerkSaam Westfriesland plaatsheeft. Deze spelregels en randvoorwaarden bieden duidelijkheid en uniformiteit bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden. Een juiste naleving ervan vormt de waarborg dat WerkSaam Westfriesland ook bij mandaatverlening bevoegd besluiten neemt.

WerkSaam Westfriesland kan verschillende handelingen verrichten: bestuursrechtelijke rechtshandelingen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. Afhankelijk van de soort (rechts)handeling kan deze worden opgedragen aan de uitvoerende organisatie. Juridisch spreken we dan over mandaat, volmacht en machtiging. In de Awb zijn volmacht en machtiging door middel van een schakelbepaling onder de werking van de bepalingen over mandaat gebracht (artikel 10:12 Awb). Wat geldt voor de mandaten, geldt ook voor de volmachten en de machtigingen.

Bij mandaatverlening worden bevoegdheden die een bestuursorgaan op grond van diverse wet- en regelgeving bezit, opgedragen aan medewerkers die werkzaam zijn in de organisatie. Mandaatverlening is de rechtsfiguur om besluiten met een uitvoerend karakter op te dragen aan de uitvoerende organisatie. In het algemeen kan gesteld worden dat de navolgende besluiten voor mandatering in aanmerking komen:

• routinematige besluiten, dat wil zeggen besluiten die regelmatig terugkeren en waarbij geen of nauwelijks bestuurlijk gevoelige zaken optreden;

• gebonden beschikkingen, dat wil zeggen besluiten die binnen een vastgesteld beleidskader worden genomen, zoals de criteria van een wet of een plan.

De hoofdregel voor de organisatie is dat alle bevoegdheden aan de medewerker zijn gemandateerd en dat deze medewerker gemachtigd is om de uitvoeringshandelingen uit te voeren die noodzakelijk zijn voor dit werk. Het mandaat is begrensd tot bevoegdheden die voortvloeien uit de werkzaamheden die binnen een afdeling worden uitgevoerd en tevens functioneel noodzakelijk zijn.

In deze mandaatregeling is ook een aantal algemene uitzonderingen opgenomen in artikel 3 lid 2. Als één van deze uitzonderingen zich voordoet is niet de medewerker bevoegd, maar in de meeste gevallen het dagelijks bestuur. De medewerker wordt voldoende taakvolwassen geacht om zelfstandig de afweging te kunnen maken of hij de beslissing namens het dagelijks bestuur kan nemen. De manager ziet hier zo nodig op toe.

In artikel 3, lid 2 onder i, is bepaald dat de grenzen genoemd onder h zijn uitgezonderd voor zover het betreft de in artikel 4van het Directiestatuut opgenomen bevoegdheid van de directie. In het Directiestatuut is namelijk het volgende bepaald: de directeur financiële bedrijfsvoering is namens het dagelijks bestuur bevoegd tot het vaststellen van arbeidsvoorwaarden- en rechtspositieregelingen van de medewerkers, de directeur algemene bedrijfsvoering en de directeur financiële bedrijfsvoering uitgezonderd, voor zover de Ondernemingsraad instemmings/adviesrecht heeft en deze regelingen niet aan het Georganiseerd Overleg voorgelegd moeten worden. De arbeidsvoorwaarden- en rechtspositieregelingen zijn algemeen verbindende voorschriften en om de directie gebruik te kunnen laten maken van haar bevoegdheid, moet deze uitzondering op de bevoegdheidsgrenzen zijn opgenomen in de Mandaatregeling.

Voorop staat dat mandatering voor een groot deel een kwestie van vertrouwen is. De bestuurder moet erop kunnen vertrouwen dat de medewerker een correct besluit namens hem doet uitgaan. De medewerker neemt eenzelfde besluit als het bestuur zou nemen en dient terug te koppelen naar het bestuur als er met een zaak iets ‘aan de hand’ is dat voor het bestuur van betekenis is of kan worden. Een dergelijke houding past bij mandatering, omdat het bestuur eindverantwoordelijk is en blijft voor de genomen beslissing.